Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi)

Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) – näkymällä voit määritellä mitä käyttöoikeuksia eri käyttäjillä on organisaatiosi Procountor -ympäristöön. Näkymällä voit myös lisätä uusia käyttäjiä sekä poistaa käyttäjiä ympäristöstä.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten pääset hakemaan ja suodattamaan käyttäjiä käyttöoikeuksien perusteella, miten määrittelet heille käyttöoikeuksia sekä miten pääset tarkastelemaan käyttäjien muutoshistoria -tietoja. 

Pääset näkymälle valitsemalla ohjelman päävalikosta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi).

Tarvitset seuraavat käyttöoikeudet, jotta pääset näkymälle:

• Näkymän tietojen selailuun tarvitaan katseluoikeudet kohtaan Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
• Uuden käyttäjän lisääminen, käyttöoikeuksien muokkaaminen sekä Käyttäjien muutoshistoria -tietojen selaaminen vaatii Kaikki oikeudet kohtaan Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

 

Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) 

Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) on uudistettu versio vanhasta Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymästä. Sekä vanha että uusi näkymä toimivat toistaiseksi rinnakkain ja ne ovat valittavissa ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet / Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi).

Voit lisätä käyttäjiä ja muokata käyttöoikeuksia sekä vanhalla että uudella näkymällä ja tiedot päivittyvät molemmille näkymille automaattisesti.

Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) - näkymän keskeiset uudistukset:

• Lisätty uusi hakuehto: Käyttäjiä voidaan suodattaa käyttöoikeuksien perusteella.
• Käyttöoikeudet on järjestetty uudelleen aihealueittain.
• Lisätty uusi näkymä: Käyttäjien muutoshistoria. Näkymältä näkee kaikki käyttäjien oikeuksiin tehdyt muutokset kyseisessä ympäristössä.
• Muutokset käyttäjärooleihin
  • Olemassa olevien käyttäjien käyttöoikeuksia ei ole muutettu.
  • Käyttäjärooleilla Oppilas ja kirjanpitäjä on jatkossa oletuksena Kaikki oikeudet Maksamiseen. Aiemmin näillä rooleilla oli oletuksena katseluoikeudet Maksamiseen.
    • Käyttöoikeusmuutos astuu voimaan vain perustaessa uuden käyttäjän tai vaihdettaessa Oppilas tai kirjanpitäjä roolin vanhalle käyttäjälle.

 

Käyttäjien hakeminen

Pääset hakemaan ympäristön käyttäjiä ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) osiosta Käyttäjät.

Oletuksena ohjelma ryhmittää käyttäjät käyttäjärooleittain, jolloin näet mitä rooleja organisaatiollasi on käytössä ja kuinka monta käyttäjää kussakin roolissa on. Roolille listatut käyttäjät voit avata ja piilottaa klikkaamalla roolin edessä olevaa nuolta.

Ryhmittelyn saat pois klikkaamalla Ryhmitä käyttäjärooleittain –tekstin vieressä olevaa painiketta. Tällöin ohjelma näyttää kaikki käyttäjät ilman roolijakoa.

 

Käyttäjän hakeminen käyttöoikeuden perusteella

1. Käyttäjät -osion hakuehdoissa valitse ensin Käyttöoikeus -alasvetovalikosta minkä käyttöoikeuden perusteella haluat hakea käyttäjiä. Voit lisätä hakuehtoihin useamman käyttöoikeuden, joiden perusteella haet käyttäjiä. Ohjelma lisää automaattisesti uuden hakuehdon edellisen alle.
2. Valitse Valinta -alasvetovalikosta, mikä oikeus käyttäjällä tulee olla kyseiseen käyttöoikeuteen.
3. Ohjelma listaa asettamasi hakuehdon omaavat käyttäjät automaattisesti Kaikki käyttäjät -osioon.

• Voit poistaa yksittäisen hakuehdon rasti -painikkeesta.
• Tyhjennä hakuehdot -painikkeesta kaikki asettamasi hakuehdot poistetaan.

 

Käyttäjän Käyttöoikeuksien muokkaaminen

1. Valitse ensin käyttäjä vasemmasta sarakkeesta, jolloin käyttäjän käyttöoikeudet avautuvat oikeanpuoleiseen sarakkeeseen.
2. Voit valita käyttäjälle valmiin roolin, jonka mukaan käyttöoikeudet määräytyvät tai voit asettaa käyttöoikeuksia yksitellen valitsemalla käyttöoikeuden oikeanpuoleisesta alasvetovalikosta jonkin seuraavista oikeuksista

• Kaikki oikeudet
• Katseluoikeudet 
• Ei käyttöoikeuksia

3. Tallenna tekemäsi muutokset painamalla ylärivin Tallenna -painiketta.

Käyttäjän oikeuksien muuttaminen tietyssä Procountor-ympäristössä ei vaikuta hänen toimintaansa muissa ympäristöissä, joihin hänellä on käyttöoikeudet. 

Huomioithan

• Osa käyttöoikeuksista eivät voi toimia rinnakkain. Ohjelma estää automaattisesti niiden käyttöoikeuksien valinnan, joiden yhteistoiminta aiheuttaisi ristiriitoja.
• Mikäli käyttöoikeus liittyy rajoitukseen, sen perään on lisätty kysymysmerkki. Viemällä hiiren kysymysmerkin päälle, saat lisätietoja mihin rajoitus vaikuttaa.
• Osto-, matka- ja kululaskujen sekä muistiotositteiden hakemiseen liittyvät käyttöoikeudet ovat sidoksissa toisiinsa, eikä niitä voi asettaa erikseen. Jos esimerkiksi määrittelet kaikki oikeudet ostolaskujen hakemiseen, muuttaa ohjelma automaattisesti kaikki oikeudet myös matka- ja kululaskujen sekä muistiotositteiden hakemiseen.

 

Rajoitukset käyttäjäoikeuksiin

Rajoitukset ovat oletusasetuksena pois päältä. Rajoituksilla voit antaa käyttäjälle asetettua roolia laajemmat, mutta silti normaaleja oikeuksia suppeammat oikeudet tiettyihin toimintoihin.

Rajoitukset on ryhmitelty sen aiheen alle, johon rajoitus liittyy. Saat lisätietoja rajoituksen vaikutuksesta, viemällä hiiren sen perässä olevan kysymysmerkin päälle.

Esimerkiksi henkilölle voidaan antaa oikeudet tehdä ja muokata omia matka- ja kululaskuja valitsemalla rajoitus Pääsy vain käyttäjän luomiin matka- ja kululaskuihin, sekä antamalla kaikki oikeudet kohtaan käyttöoikeus matka- ja kululaskuille sekä matka- ja kululaskujen hakuun.

 

Käyttäjän oikeuksien kopiointi

Tietyn käyttäjän oikeudet on mahdollista kopioida yhdelle tai useammalle muulle käyttäjälle.

1. Valitse Käyttäjät -sarakkeesta kaikki ne näyttäjät, joille kopioidaan oikeudet henkilöltä X ja lisäksi henkilö X, jonka oikeudet kopioidaan.
2. Oikealle Käyttöoikeudet -sarakkeeseen avautuvat kaikki ne käyttäjät, jotka valitsit vasemmalta Käyttäjät -sarakkeesta.
3. Valitse seuraavaksi henkilö, jonka käyttöoikeudet haluat kopioida rastimalla henkilön nimen edessä oleva laatikko. Paina Kopioi oikeudet -painiketta, jolloin henkilön X oikeudet kopioituvat muistiin.
4. Valitse nyt kaikki ne käyttäjät, joille henkilön X oikeudet kopioidaan ja paina Liitä oikeudet –painiketta.

 

Käyttäjän tietojen tulostaminen

Organisaation käyttäjien nimet saa tulostettavassa muodossa painamalla käyttäjälistausta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Vie lista valituista käyttäjistä Excel, HTML, tai PDF.

Käyttäjän/käyttäjien käyttöoikeuksien tiedot on mahdollista ottaa tulostettavassa muodossa painamalla Käyttöoikeudet-osiossa Avaa -alasvetovalikkoa  ja valitsemalla sen alta joko Avaa Excel, Avaa HTML tai Avaa PDF. Tiedosto sisältää kaikkien valittujen käyttäjien tiedot.

 

Käyttäjien muutoshistoria

Pääset selaamaan käyttäjien muutoshistoriaa klikkaamalla Käyttäjien muutoshistoria – painiketta, jonka löydät Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi) -näkymän ylävalikosta. Näkymän tietoja pääsee tarkastelemaan käyttäjät, joilla on kaikki oikeudet kohtaan Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

Käyttäjien muutoshistoria -painike avaa uuden näkymän, jossa näet kaikki käyttäjiin tehdyt käyttöoikeus muutokset. Pääset tarkastelemaan myös poistettujen käyttäjien käyttöoikeuksia. Näet myös tiedon kuka on poistanut käyttäjän.

Muutoshistoria näyttää kootusti tiedot muokkausajasta eli tiedon, milloin käyttöoikeusmuutos on tehty, minkä käyttäjän tietoja on muutettu, mikä on ollut toimenpide ja kuka on muutoksen tehnyt.

• Voit sortata tietoja käyttäjän tai muutoksen tehneen henkilön nimen perusteella syöttämällä nimen hakukenttään.
• Muutoshistoria -tiedot saat otettua PDF, Excel ja HTML muodossa ulos. Valitse ensin ruksimalla ne käyttäjät, joiden tiedot haluat ulos ja paina tämän jälkeen ylärivin Vie PDF, Avaa HTML tai Avaa Excel -painiketta.

Klikkaamalla listalta käyttäjän nimeä, näet kaikki muutokset, joita kyseiselle käyttäjälle on tehty käyttöoikeuksien osalta. Vanha arvo kertoo, mikä oli käyttäjälle aiemmin asetettu käyttöoikeus ja uusi arvo kertoo, mikä on asetettu uudeksi käyttöoikeudeksi. 

• Yksittäisen käyttäjän muutoshistoria -tiedot saat otettua ulos painamalla Vie PDF, Avaa HTML tai Avaa Excel -painiketta.

 

Pääset myös Käyttöoikeudet -osion kautta tarkastelemaan yksittäiselle käyttäjälle tehtyjä käyttöoikeusmuutoksia. Valitse ensin tarkasteltava käyttäjä vasemmasta Käyttäjät -osiosta ja paina Käyttöoikeudet -osion Käyttöoikeusmuutokset–painiketta.

 

Käyttäjäroolit

Käyttäjien oikeuksien määrittelemistä varten on Procountorissa (Taloushallinto- ja Tallennus-tuoteversioissa) olemassa seuraavat valmiit roolit:

• Pääkäyttäjä
• Myynti
• Ostot
• Palkanlaskija
• Maksuliikenne
• Yrittäjä
• Kirjanpitäjä / Tilitoimisto
• Johto / Tarkastaja
• Henkilökunta
• Oppilas

Käyttäjäroolin valitseminen muodostaa käyttäjälle automaattisesti tietyt käyttörajaukset. Roolin asettamisen jälkeen käyttäjäoikeuksia voi vielä muuttaa haluamallaan tavalla manuaalisesti ja tarkentaa käyttöoikeutta käyttäjäkohtaisesti. Poikkeuksena Henkilökunta-rooli, joka on tarkoitettu ainoastaan matka- ja kululaskujen laatimiseen ja omien palkkojen tarkastelemiseen.

Käyttäjälle ei ole pakko määritellä roolia, vaan sen voi jättää roolille Muokattu. Kyseinen rooli muuttaa automaattisesti kaikki oikeudet tilaan "ei oikeutta"  ja tämän jälkeen oikeuksia voi muuttaa manuaalisesti halutulla tavalla yksitellen.

Procountorin ohjelmavalikossa näkyvät kullekin käyttäjälle ne toiminnot, joihin hänellä on oikeudet ja loput toiminnot ovat piilotettuina.

Yrityksen käyttäjänhallintaan ei pidä antaa kaikkia oikeuksia kuin pääkäyttäjälle ja hänen varahenkilölleen. Vain pääkäyttäjällä on valmiiksi oikeudet laskujen maksamiseen.

 

Pääkäyttäjä -rooli

Ympäristön pääkäyttäjällä on oletuksena oikeudet kaikkiin ympäristön toimintoihin. Pääkäyttäjä pääsee esimerkiksi muokkaamaan yrityksen tietoja, lisäämään uusia käyttäjiä ja muokkaamaan käyttäjärooleja. Pääkäyttäjä näkee myös yrityksen palkanlaskennan tiedot, kuten palkansaajien palkkalaskelmat.

Pääkäyttäjäroolia voi myös muokata ja käyttöoikeuksia eri toimintoihin voi rajoittaa.

 

Henkilökunta -rooli

Henkilökunta-rooli oikeuttaa henkilön ainoastaan täyttämään ja katselemaan omia matka- ja kululaskujaan sekä katselemaan omia palkkalaskelmiaan eli tutkia graafista raporttia palkoistaan sekä hakea ja katsella yksittäisiä lähetettyjä tai maksettuja palkkalaskelmia (tilat: Lähetetty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu ja Maksettu muualla). Hänellä ei ole Procountorin muihin osioihin pääsyoikeuksia. Henkilökunta-roolin oletusasetuksia ei voi muuttaa manuaalisesti.

Jos käyttäjä saa virheilmoituksen yrittäessään laatia matka- tai kululaskua, tulee hänen varmistaa, että henkilötunnus on täydennetty Omiin tietoihin ja asetuksiin. Mikäli matka- tai kululaskun laadinta ei vieläkään onnistu, puuttuvat henkilötiedot Henkilörekisteristä. Henkilörekisterin tietojen täydentämistä varten henkilön tulee olla yhteydessä yrityksen Procountor-pääkäyttäjään.

 

Käyttäjäroolien oletukset

	Pääkäyttäjä	Myynti	Ostot	Palkanlaskija	Maksu-liikenne	Yrittäjä	Kirjanpitäjä	Johto / Tarkastaja	Henkilökunta	Oppilas
Hallinta
Yrityksen perustiedot	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Kirjanpidon perustiedot	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Tilikartta ja oletusraportit	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Käyttäjät ja käyttöoikeudet	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Ei	Ei
Yrityksen perustaminen	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Ei	Ei
Aineiston sisäänluku	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki
Ilmoitukset	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Tulorekisterivarmenne	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Joukkokirje	Kaikki	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki
Käyttäjä
Omien tietojen muuttaminen	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki
Rajoitetut dimensiot	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Salli vain M2M API-kirjautuminen	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Myynnit
Käyttöoikeus myynti- ja joukkolaskuille	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Myyntilaskujen haku	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Pääsy vain Käyttäjän luomiin myyntilaskuihin	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Asiakasrekisteri	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Myyntien Tuoterekisteri	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Ostot
Käyttöoikeus ostolaskuille	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu (Ei Tallennuksessa)	Ei	Kaikki
Ostolaskujen haku	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki
Pääsy vain käyttäjän luomiin ostolaskuihin	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Toimittajarekisteri	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu (Ei Tallennuksessa)	Ei	Kaikki
Ostojen tuoterekisteri	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu (Ei Tallennuksessa)	Ei	Kaikki
Matka- ja kululaskut
Käyttöoikeus matka- ja kululaskuille	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki (Ei Tallennuksessa)	Kaikki
Matka- ja kululaskujen haku	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki
Pääsy vain käyttäjän luomiin matka- ja kululaskuihin	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Laskujen hyväksymiskierto
Asiatarkastaminen	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Katselu (Ei Tallennuksessa)	Ei	Kaikki
Hyväksyminen	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Pääsy vain laskuihin joissa käyttäjä on asiatarkastajana tai hyväksyjänä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Palkat
Palkanlaskenta (kaikki palkkatoiminnot)	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki	Ei	Katselu	Kaikki	Katselu	Katselu	Kaikki
Pääsy vain omiin palkkatietoihin	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Henkilörekisteri	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki	Ei	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Maksut
Maksaminen	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Ei	Ei	Kaikki
Palkanmaksu	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Maksettu muualla	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Suora tilisiirto	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Katselu	Ei	Ei	Katselu
Tiliotteet ja viitemaksut	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Maksujen kohdistus	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Kirjanpito
Käyttöoikeus muistiotositteille	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Muistiotositteiden haku	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu		Kaikki
Pääsy vain käyttäjän luomiin muistiotositteisiin	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Tilinpäätöstyökalut	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Estä uusien laskujen luonti ja laskun muokkaus	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Estä laskun kirjanpitosivun muokkaus	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä	Ei käytössä
Kirjanpitoraportit	Kaikki	Ei	Ei	Ei	Ei	Kaikki	Kaikki	Katselu	Ei	Kaikki
Arkisto	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Katselu	Kaikki	Katselu	Ei	Ei

 

Solo -tuoteversion käyttäjäroolit

Solo-tuoteversion käyttäjäroolit eroavat Procountorin Taloushallinto- ja Tallennus-tuoteversioista seuraavalla tavalla:

• Solo-ympäristöä perustava kirjanpitäjä tai palkanlaskija on aina myös samalla ympäristön pääkäyttäjä: vaikka Solo-ympäristössä ei voi valita varsinaista Pääkäyttäjä-roolia, kuuluu Solo-ympäristöä perustavan kirjanpitäjän tai palkanlaskijan Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-rooliin oletuksena Kaikki oikeudet kohtaan Yrityksen käyttäjähallinta. Jos Solo-ympäristöä perustava käyttäjä kuitenkin lisää ympäristöön myöhemmin muita käyttäjiä esimerkiksi Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-roolilla, vastaavat näiden käyttäjien käyttöoikeusvalinnat edellä esitettyä taulukkoa.

Tarkempaa tietoa Solo-tuoteversion käyttäjärooleista on saatavilla tästä artikkelista.

 

Tallennus -tuoteversion käyttäjäroolit

Laskutamme Tallennus ympäristöistä käyttäjien mukaan. Tallennus -ympäristön maksuttomat käyttäjäroolit ovat Johto/Tarkastaja- ja Henkilökunta Tallennus-rooli. Muista käyttäjärooleista veloitamme hinnastomme mukaisesti. Lisätietoa Accountor Finagon laskutuksesta voit lukea täältä.