Kun Procountor-mobiilisovellus on otettu käyttöön, Procountor-ohjelmistoon tulee uusi näkymä: Kuittihallinta. Kuittihallintaan kootaan mobiilisovelluksella kuvatut kuitit. Kuitit voi täältä käsin lisätä uudelle kulu- tai matkalaskulle.
Kuittihallintaan pääsee seuraavilta näkymiltä:
- Procountorin etusivun Uudet kuitit -widgetistä.
- Kohdasta Haku > Kuittihallinta
- Laskulla olevasta Liitteet - osion alasvetovalikosta Lisää tiedostoja > Lisää kuittihallinnasta.
Kuittihallinnassa näkyvät kuitit
Procountor-mobiilisovelluksella kuvatut kuitit siirtyvät Kuittihallintaan näkyviin.
Oletuksena näytetään vain käsittelemättömät kuitit eli kuitit, joita ei ole lisätty tositteelle, mutta hakuehtoja muokkaamalla voi lisätä hakutuloksiin myös aiemmat, jo käsitellyt kuitit.
Kuittihallinnassa voivat näkyä tilanteesta riippuen pelkästään omat, tai myös toisten käyttäjien kuvaamat kuitit.
- Jos käyttäjän tulee nähdä myös muiden henkilöiden lisäämät kuitit Procountorin Kuittihallinnassa, tulisi hänellä olla kaikki oikeudet luoda matka- ja kululaskuja sekä vähintään katseluoikeudet henkilörekisteriin. Käyttöoikeudet määritellään Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä.
Kuitit, joiden maksutavaksi oli mobiilisovelluksessa valittu "Omalla rahalla", eivät tule tarkasteltavaksi kuittihallintaan. Näistä kuiteista on tehty kululasku heti mobiilisovelluksessa, eikä kuitteja voi enää lisätä toisille tositteille.
Kulu- tai matkalaskun luominen
- Voit siirtää kuitin suoraan uudelle matka- tai kululaskulle valitsemalla kuittirivin ja painamalla ylärivin Luo kululasku tai Luo matkalasku –painiketta.
- Tällöin kuitti siirtyy automaattisesti uuten laskun liitteeksi ja kuitille määritellyt tiedot siirtyvät laskun tietoihin.
- Uusi lasku avautuu tavalliseen Lasku-näkymään, jossa tietoja voi jatkomuokata ja esim. uusia tuoterivejä voi lisätä tarpeen mukaan.
- Kun lasku on valmis, tallenna, ja tämän jälkeen paina Merkitse valmiiksi -painiketta. Riippuen organisaatiosi hyväksymiskierrosta, lasku voi lähteä tässä vaiheessa tarkastettavaksi/hyväksyttäväksi muille käyttäjille. Vaihtoehtoisesti voit läsitellä laskun loppuun asti itse.
Kuitin lisääminen muille tositteille
Jos liite on tarkoitus lisätä muille (olemassa oleville) tositteille, voi sen lisätä niiden liitteiden hallinnan kautta. Pääset lisäämään kuitin valmiille osto-, myyntilaskuille, tiliotteelle tai muistiolle.
1. Siirry tositteelle (Lasku- tai Kirjanpito –näkymälle) ja paina oikean yläkulman -painiketta.
2. Valitse Lisää tiedostoja > Lisää kuittihallinnasta.
3. Lisää haluttu kuitti tositteelle. Kuittia ei voi tallentaa ilman vähintään yhtä liitettä.
Kuitin lisääminen ostolaskulle
Kuitin lisääminen ostolaskulle sen "Lasku"-näkymällä luo ostolaskulle automaattisesti uuden rivin kuitissa olevien tietojen perusteella.
Usein esimerkiksi ostolaskuilla on jo valmiina kaikki tarvittavat rivitiedot ennen liitteiden lisäämistä. Siksi voi olla syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, millä näkymällä kuitteja lisätään.
- Jotta ostolaskun loppusumma pysyy samana ja kuitti liitetään vain liitteeksi, kuitti tule lisätä vasta Kirjanpito-näkymällä.
- Kuittiin kirjoitettu Lisätieto näkyy Vientiselite-kentässä kirjanpitosivulla.
- Mikäli kuitti lisätään Lasku-näkymällä, muodostuu siitä oma tuoterivinsä ostolaskulle. Voit yhä tarvittaessa poistaa uuden tuoterivin. Liite ja kuittiin kirjoitetut lisätiedot jäävät laskulle (lisätieto näkyy Rivikommentti-kentässä ja Kirjanpito-sivun Vientiselite-kentässä).
- Huomioithan, että mikäli kuitilla on vain yksi liite, liitettä ei voi poistaa. Jos haluat poistaa liitteen, lisää ensin uusi liite ja poista tämän jälkeen toinen liitteistä.
Muut kuittihallinnan toiminnot
- Klikkaamalla kuitiriviä pääset kuitin esikatseluikkunaan ja voit muokata kuitin tietoja.
- Tiliotetapahtumien täsmäytys -painikkeesta pääset kohdistamaan käsittelemättömiä tiliotetapahtumia oikealle kuitille.