Procountor mobiilisovellus - Ominaisuudet

Tuki -ohjeet saatavilla myös sovelluksen Valikko -painikkeen kautta.

 

Ominaisuudet

Koti-näkymä

Procountor mobiilisovelluksen Koti -näkymällä näet ilmoitukset ja odottavat tehtävät kuten hyväksymistä ja maksamista odottavat laskut. Voit vaihtaa organisaatiota painamalla oikean yläkulman Kerrostalo -ikonia ilman erillistä uloskirjautumista.

• Sovelluksessa käytettävät ALV -statukset tulevat Procountor ohjelmiston ALV -oletuksista (Hallinta > Kirjanpidontiedot > ALV-oletukset).
• Sovellus käyttää kurssityyppiä, joka on määritelty Procountor ohjelmistossa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Valuuttakurssien selailu.
• Laskujen hyväksymiskierto noudattaa Procountor ohjelmiston Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä tehtyjä määrityksiä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta).
  • Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä määritellään myös, sallitaanko laskukohtainen keskustelu laskuilla.

 

Valikko

Alarivin Valikko -painikkeesta avautuu:

• Omat tiedot (oma nimi)
  • Näyttää käyttäjätiliisi liitetyt tiedot kuten puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Tietoja voi muuttaa Procountorin selainversion Omissa tiedoissa ja asetuksissa.
• Yrityksen tiedot (yrityksen / organisaation nimi)
  • Näyttää yrityksen tiedot kuten osoitetiedot ja käytössä olevat pankkitilit.
  • Vaihda yritystä -painikkeesta pääset vaihtamaan toiseen yritykseen kirjautumatta ulos sovelluksesta.
• Asetukset
  • Valitse sovelluksen kieli (suomi, ruotsi, englanti)
  • Hallitse toimintoja -painikkeesta voit määritellä mitkä ominaisuudet näkyvät sovelluksessa.
• Kortit
  • Lisää maksukortin tiedot sovellukseen.
    • Mahdollistaa automaattisen maksutavan valinnan kuitteja käsiteltäessä.
    • Maksukortin lisääminen nopeuttaa kuittien käsittelyä.
• Tuki
  • Saatavilla Procountor mobiilisovelluksen käyttöliittymä ohjeet aihealueittain.
  • Tukiartikkelien kautta voit ottaa yhteyttää Procountorin asiakaspalveluun lähettämällä viestin (toistaiseksi pois käytöstä) tai soittamalla.
  • Asiakaspalvelu palaa sinulle sähköpostitse siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on tallennettu käyttäjätietoihisi Procountorin Omat tiedot ja asetukset -näkymällä. Huomioithan, että mikäli tiedoistasi puuttuu sähköpostiosoite, viestin lähettäminen asiakaspalveluun ei onnistu.
• Kirjaudu ulos
  • Pääset kirjautumaan ulos sovelluksesta.

 

Kuitit

Sovelluksella saat otettua nopeasti kuvat kuiteista.

• Älykäs kuvantunnistus. Kuitin tiedot luetaan automaattisesti OCR -tekniikkaa hyödyntäen.
• Kuvatut kuitit siirtyvät Procountor ohjelmiston Kuittihallintaan käsiteltäväksi.
• Tarkista että Procountorin näkymällä Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset on tallennettu käytettäviksi ALV-prosenteiksi Ostot-sarakkeessa ne ALV-prosentit, joita kuiteille on tarkoitus saada tallennettua.
• Kuitille valittavat kulutyypit tulevat Procountor ohjelmiston matka- ja kululaskujen tuoterekisteristä.
  • Kuitille voi lisätä kerrallaan vain yhden kulutyypin.
  • Uusia kulutyyppejä ei ole mahdollista lisätä.

Miten kuvaan kuitteja?

1. Paina etusivun Uusi kuitti -painiketta tai valitse alavalikosta Kuitit > Uusi kuitti.
2. Ota kuitista kuva. Jos tarvitset lisää valoa kuvaamiseen paina vasemman yläkulman taskulamppu -ikonia.
   Voit hakea myös puhelimen kuvagalleriaan tallennettuja kuitteja painamalla oikean alakulman Galleria -ikonia.
   Vasemman alakulman Tiedostot -painikkeesta pääset hakemaan puhelimen omiin tiedostoihin tallennettuja kuitteja.
3. Sovellus pyrkii tunnistamaan kuitin reunat ja rajaa kuitin automaattisesti. Voit halutessasi muokata rajausaluetta vetämällä kehyksen reunoista. Tämä helpottaa kuitin jatkokäsittelyä kirjanpidossa.
4. Paina Valmis -painiketta.
   Tarvittaessa voit ottaa uuden kuvan painamalla Ota Uusi -painiketta.
5. Procountor lukee kuitin tiedot ja syöttää ne automaattisesti. Voit lisätä kerralla vain yhden kuitin tiedot.
   Kuitille voi lisätä muita liitteitä painamalla Lisää liite -painiketta.
6. Voit muokata Procountorin tunnistamia tietoja manuaalisesti sovelluksessa sekä myöhemmin Procountorissa. Pakollisia tietoja ovat maksutapa, ostopäivä, summa ja ALV%. Valittavissa olevat maksutavat kuitille: 
   1. Yrityksen luottokortilla
   2. Yrityksen pankkikortilla
   3. Yrityksen käteisellä 
   4. Yrityksen tilisiirto
   5. Omalla rahalla
      • Maksutavan ollessa Omalla rahalla, sovellus luo automaattisesti kuitista kululaskun, kun tallennat kuitin tiedot. Jos sinulla on keskeneräinen kululasku, sovellus lisää kuitin kyseiselle laskulle.
      • Muistathan lähettää kululaskun, kun se on valmis.
7. Paina Tallenna – painiketta. Kuitti tallentuu sovellukseen sekä siirtyy Procountor ohjelmiston Kuittihallintaan.

 

Kululaskun luominen

• Luot kuitista kululaskun valitsemalla maksutavaksi Omalla rahalla.
• Kuitit, joiden maksutavaksi on valittu Omalla rahalla, ovat kululaskuja, jolloin ne eivät näy Procountor ohjelmiston Kuittihallinnassa. 
  • Kululaskuja voi hakea Procountor ohjelmistossa esimerkiksi kohdasta Haku > Tositteiden haku tai etusivun Tarkastettavat laskut -widgetin kautta.

Miten luon kululaskun?

1. Paina etusivun Uusi kuitti -painiketta tai valitse alavalikosta Kuitit > Uusi kuitti. Ota kuva kuitista.
2. Procountor mobiilisovellus lukee kuitin tiedot. Täydennä tietoja tarvittaessa ja valitse Maksutavaksi Omalla rahalla.
   Paina Tallenna.
3. Kuitti tallentuu kululaskuna Kuitit -näkymän Maksettu omalla rahalla -osion alle. 
   
   1. Sovellus muodostaa kuitista automaattisesti uuden kululaskun. Jos sinulla on aiempi keskeneräinen kululasku, sovellus lisää uuden tekemäsi kululaskun samalle kululaskulle.
   2. Procountor ohjelmistoon kululasku siirtyy Kesken -tilassa. 
4. Kuittaa kululasku sovelluksessa loppuun painamalla Lähetä hyväksytettäväksi. Hyväksymiskierron ollessa käytössä, lasku siirtyy seuraavalle asiatarkastajalle/ hyväksyjälle.
   1. Kululasku näkyy sovelluksessa Käsittelyssä -osion alla. 
   2. Procountor ohjelmistossa kululasku on Vastaanotettu -tilassa.
5.  Kululasku pitää ensin tarkistaa ja hyväksyä ennen kuin sen voi maksaa. Jos maksat laskun sovelluksessa, siirryt Maksa -painikkeesta vahvistamaan maksun Avain -sovelluksella.

•  

Matkalaskun luominen

Voit lisätä matkalaskulle päivärahat, ulkomaanmatkan tiedot, kilometrikorvaukset ja muut kulut matkalla.

 

Miten luon matkalaskun?

1 Aloita painamalla alavalikon Matkat -painiketta. Omat matkat -näkymällä paina Uusi matka -painiketta.

2 Syötä matkan tiedot, kuten matkan kohteen ja aloitus- sekä lopetuspäivän. Nämä vaikuttavat päivärahan laskentaan. Seuraava - painikkeella siirryt eteenpäin.

3. Ulkomaanmatkan tiedot: Aktivoi Matkustitko ulkomaille? -vetopainike, jos kävit matkasi aikana ulkomailla. Tiedot vaikuttavat päivärahan laskentaan.

4. Päivärahat: Sovellus on laskenut matkan keston mukaisesti päivärahat. Voit lisätä matkavuorokautta koskevat tiedot kuten ateriakorvaukset matkavuorokautta painamalla. 

5. Kilometrikorvaukset: Jos käytit matkan aikana esimerkiksi omaa ajoneuvoa, paina Lisää ajomatka -painiketta.
Valitse käyttämäsi ajoneuvo ja lisää mahdolliset lisähenkilöt. Syötä ajomatkan reitti.

• Sovelluksessa on automaattinen matkan alku- ja loppupisteen täydennys ja reitin pituuden laskenta.
• Voit syöttää reitille myös välietappeja painamalla alariviltä +Lisää välietappi -painiketta.

6. Kulut: Jos maksoit matkan aikana työhön liittyviä kuluja omalla rahalla, paina Lisää kulu -painiketta. Ota kuva kuiteista ja syötä kululaskun tiedot.

• Jos kyseessä on ulkomaankulu, huomioithan, että lasku muodostetaan euroina, ohjelma hyödyntää Procountoriin määriteltyä kurssia.

7. Yhteenveto: Lopuksi näet vielä yhteenvedon matkastasi. Voit palata vielä takaisin korjaamaan tietoja.

8. Kun matkalasku on valmis, paina Valmis -painiketta. Voit tallentaa matkalaskun Keskeneräisenä tai Tallentaa ja lähettää sen hyväksymiskiertoon.
9. Matkalasku tulee ensin tarkastaa ja hyväksyä ennen kuin sen voi maksaa. Jos maksat laskun sovelluksessa, siirryt Maksa -painikkeesta vahvistamaan maksun Avain -sovelluksella.

• Kun matkalasku lähetetään hyväksymiskiertoon, siirtyy se sovelluksen Omat matkat -näkymälle Käsittelyssä - osion alle. Procountor ohjelmistoon Matkalasku siirtyy Vastaanotettu -tilassa.
• Voit tallentaa matkalaskun keskeneräisenä. Matkalasku tallentuu Matkat-osion Keskeneräiset -otsikon alle, josta voit jatkaa sen käsittelyä.

 

Ostolaskun luominen

Miten luon ostolaskun?

1. Aloita painamalla Uusi lasku tai valitse alavalikosta Laskut > Uusi lasku.
2. Ota laskusta kuva, lue tiedot viivakoodilla tai hae lasku puhelimen kuvagalleriasta tai tiedostoista. Sovellus ei lue laskun kuvasta automaattisesti tietoja.
3. Syötä laskun tiedot ja paina Valmis.
   Lasku tallentuu Odottaa tarkistusta -tilaan ja siirtyy Procountor ohjelmistoon Kesken -tilassa.
4. Hyväksymiskierron ollessa käytössä, lasku siirtyy seuraavalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle. 
5. Lasku tulee ensin tarkistaa ja hyväksyä ennen kuin sen voi maksaa. Jos maksat laskun sovelluksessa, siirryt Maksa -painikkeesta vahvistamaan maksun Avain -sovelluksella.

• Laskun tiedot voi lukea helposti viivakoodilla.
• Laskun voi lähettää myös ilman viitenumeroa. Jos laskulle halutaan lisätä viesti, voi sen tehdä Procountor ohjelmiston kautta.

 

Laskujen selailu

• Näet kaikki yrityksessä luodut laskut alareunan Laskut -painikkeen kautta. Laskut on jaoteltu niiden tilojen mukaan.
• Näytä kaikki -painikkeesta pääset tarkastelemaan kyseisen tilan kaikkia laskuja. Laskut on ryhmitelty kuukausittain.

 

Laskun muokkaaminen

Voit muokata keskeneräisiä tai vastaanotettuja laskuja seuraavasti:

1. Avaa lasku, jota haluat muokata.
2. Laskunäkymällä valitse muokattava osio: päivärahat, kilometrit tai kulut.
3. Jos haluat muokata esimerkiksi päivärahoja, paina Päivärahat -osiota, jolloin siirryt Päivärahat -näkymälle. Valitse muokattava summa tai lisää uusi painamalla Lisää uusi -painiketta.
4. Muokkaa tietoja, kuten summaa ja ALV-prosenttia.
5. Tallenna lopuksi tiedot.
   Voit myös poistaa syötetyt tiedot painamalla Poista -painiketta.

 

Laskun asiatarkastaminen ja hyväksyminen

• Laskujen asiatarkastus ja hyväksyminen noudattaa Procountorin Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä tehtyjä määrityksiä.

Miten asiatarkastan ja hyväksyn laskuja?

Procountor ohjelmiston Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä voit määritellä hyväksymiskierron asetukset. Mobiilisovellus noudattaa samoja sääntöjä. 

• Sovelluksen etusivulla näet tiedot hyväksyntää ja asiatarkastusta odottavista laskuista.
• Voit siirtyä suoraan etusivulta asiatarkastamaan / hyväksymään laskuja ilmoitusta painamalla.
• Näytä lasku -painikkeesta pääset selaamaan laskun sivuja.
• Laskun voi halutessaan pelkästään asiatarkastaa tai hyväksyä.
• Pääset tarkistamaan laskut myös Laskut -näkymän kautta. Laskut on ryhmitelty niiden tilojen mukaan, jolloin näet helposti odottaako jokin lasku vielä tarkistusta tai hyväksyntää.

Laskukohtaisella -näkymällä Valitse toiminto -painikkeesta valitsemalla Palauta tekijälle-valinnan, voit palauttaa hyväksymiskierrossa olevan laskun edelliselle asiatarkastajalle/hyväksyjälle.

 

Laskun maksaminen

• Maksut hyväksytään Procountor Avain -sovelluksen avulla. Lataa Avain -sovellus puhelimeesi, jotta maksaminen onnistuu.
• Pankkitilitiedot tulevat Procountor ohjelmiston Pankkiyhteydet -näkymältä.

Miten maksan laskuja?

1. Siirry maksamista odottavalle laskulle.
2. Paina Maksa -painiketta.
3. Maksa lasku -näkymällä voit vaihtaa maksutiliä tai maksupäivää painamalla kyseisiä kenttiä. Painaessasi Vahvista maksut Avaimella - painiketta, sovellus avaa Procountor Avain -sovelluksen, jonka kautta pääset vahvistamaan maksun.

 

Usean laskun maksaminen

Sovelluksessa voi maksaa useamman laskun kerralla.

1. Siirry kohtaan Laskut ja valitse välilehti Käsiteltävät.
2. Otsikon Maksettavat alta paina Näytä kaikki.
3. Valitse listauksesta maksettavat laskut ja paina Maksa laskut -painiketta.
4. Maksa lasku -näkymällä voit vaihtaa vielä maksutiliä tai maksupäivää. Vahvista maksut avaimella.

 

Laskun dimensiointi

• Dimensiointi onnistuu laskukohtaisesti Valitse toiminto -painikkeesta.
• Procountor mobiilisovellus hakee tiedot dimensioista ja nimikkeistä Procountor ohjelmiston kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot.
• Sovellus käyttää tositekohtaista dimensiointia. Voit määritellä koko tositetta koskevat dimensiot ja niiden nimikkeet sekä jakaa tosite prosentuaalisesti näiden välillä.
• Voit dimensioida matka- ja kululaskuja sekä ostolaskuja sovelluksen kautta.
• Voit dimensioida laskuja, jotka odottavat hyväksyntää / asiatarkastusta. Laskuja ei voi dimensioida niiden luomisen yhteydessä tai kun ne on maksettu. 

Miten dimensioin laskuja?

1. Siirry haluamallesi laskulle Kuitit- , Matkat- tai Laskut -painikkeen kautta.
2. Mikäli laskulle on jo asetettu dimensioita, laskulla näkyy Kustannuspaikat -kenttä.
3. Lasku -näkymällä paina Valitse toiminto ja valitse Lisää kustannuspaikat. 
   Jos laskulle on jo asetettu dimensioita, valittavissa on Muokkaa kustannuspaikkoja.
4. Valitse ensin dimensio, esimerkiksi Projekti ja sen alta projektia koskevat nimikkeet. Voit valita useamman eri dimension nimikkeen. Paina Valmis -painiketta.
5. Sovellus jakaa dimensionimikkeiden prosenttiosuudet automaattisesti. Voit muokata myös yksitellen nimikkeiden prosenttiosuuksia painamalla nimikkeen prosenttilukua. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlasketun prosenttiarvon tulee olla 100 prosenttia. 
6. Paina lopuksi Valmis -painiketta.

 

Laskun merkitseminen Maksettu muualla -tilaan

Osto- , matka- ja kululaskun voi merkitä myös Maksettu muualla -tilaan, jos lasku on jo maksettu esimerkiksi verkkopankin kautta. Laskun tulee ensin olla tarkistettu ja hyväksytty, ennen kuin sen voi merkitä maksetuksi. 

1. Siirry laskulle, jonka haluat merkitä maksetuksi.
2. Valitse alariviltä Valitse toiminto -painike.
3. Valitse Merkitse maksetuksi.

Huomioithan, että käyttäjällä tulee olla kaikki oikeudet Maksettu muualla -asetukseen, ja rajoitusta Estä uusien laskujen luonti ja laskun muokkaus ei saa olla käytössä käyttäjäoikeuksissa. 

 

Laskukohtainen keskustelu 

Laskukohtainen keskustelu on käytössä matka-, kulu- ja ostolaskuilla. Keskustelut näkyvät laskun tiedoissa, niin Procountorissa kuin mobiilisovelluksessa reaaliaikaisesti.

Procountorin Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä voit määritellä, sallitaanko laskukohtainen keskustelu organisaation laskuilla.

Miten lisään kommentin laskulle?

1. Siirry haluamallesi laskulle Kulut- , Matkat- tai Laskut -näkymältä ja paina laskua.
2. Paina Valitse toiminto ja sieltä Lisää kommentti.

• Kommentit näkyvät reaaliaikaisesti sovelluksessa ja Procountor ohjelmistossa laskun Keskustelu -toiminnon kautta. 

 

Laskun mitätöinti

Voit mitätöidä laskuja, jotka ovat tilassa Kesken tai niitä ei ole tarkistettu / hyväksytty. Mitätöinti onnistuu laskukohtaisella näkymällä Valitse toiminto -painikkeesta valitsemalla Mitätöi lasku. Lasku näkyy sovelluksessa ja Procountor ohjelmistossa Mitätöity -tilassa.

• Alarivin Laskut-painikkeen kautta mitätöidyt laskut näkyvät Mitätöity-otsikon alla (tässä näkyy mitätöidyt osto-, matka- ja kululaskut).