Tilitoimistotyökalut / Laajennettu käyttäjähallinta

Laajennettu käyttäjähallinta mahdollistaa useamman käyttäjän käyttöoikeuksien muokkaamisen samanaikaisesti. Laajennettu käyttäjähallinta on osa Procountorin partneritilitoimistoille tarjottavia Tilitoimistotyökaluja.

• Laajennetun käyttäjähallinnan avulla voidaan muun muassa muokata useamman käyttäjän oikeuksia, poistaa käyttäjä/käyttäjiä useammasta ympäristöstä kerralla, tai kopioida tietyt oikeudet valituille käyttäjille. 

Tilitoimistotyökalujen Laajennettu käyttäjähallinta -näkymä on uudistettu versio vanhasta Laajennettu käyttäjähallinta -näkymästä.

Versiojulkaisun 84. (20.1.2024)  jälkeen vanha Laajennettu käyttäjähallinta -näkymä poistuu Procountorin päänäkymästä ja uuden Laajennettu käyttäjähallinta -näkymän nimen perästä poistetaan sana (uusi). 

Uudella näkymällä voit hakea yrityksiä tuoteversion tai käyttäjän roolin mukaan. Voit lisätä käyttäjiä ja muokata käyttöoikeuksia samaan tapaan kuin vanhallakin näkymällä.

Tarvitset vähintään seuraavat käyttöoikeudet, jotta pääset näkymälle:

• Kuulut Procountorin partneritilitoimistoon, jolloin käytössäsi on Tilitoimistotyökalut .
• Kaikki tai katselu oikeudet yrityksen käyttäjähallintaan.
  
  • Jotta oikeuksia päästään muokkaamaan toiminnon kautta, tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet käyttäjähallintaan siinä asiakasympäristössä, jonka oikeuksia on tarkoitus Laajennetun käyttäjähallinnan kautta muokata.  
  • Katseluoikeuksilla käyttäjä pääsee ainoastaan tarkastelemaan tämän hetkisiä käyttöoikeuksia, muttei muokkaamaan niitä. 
• Henkilökunta-roolia ei ole mahdollista muokata missään tilanteessa. 

 

 

Yläosan painikkeet

Hae - Painikkeella haet määriteltyjen hakuehtojen mukaisen hakutuloksen.

Tallenna  - painikkeella tallennat näkymällä tehdyt muutokset.

Luo uusi käyttäjä  - lisäät uuden käyttäjän ympäristöön.

Lisää käyttäjiä ympäristöihin - painikkeella voit valita useamman käyttäjän ja ne ympäristöt, joihin käyttäjät lisätään. Lue lisää täältä.

 

Hakuehdot

Tuoteversio -alasvetovalikko

• Voit hakea yrityksiä niiden tuoteversion mukaan.
• Valittavissa on Procountor Taloushallinto, Procountor Tallennus ja Procountor Solo

Rooli -alasvetovalikko

• Voit hakea yrityksestä/yrityksistä ne käyttäjät, joilla on valitsemasi rooli.
• Valikko näyttää kaikki roolit, jotka ovat valitsemassasi tuoteversiossa saatavilla.

Yritys 

• Listalta valitaan haluttu yritys tai useampia kerralla rastittamalla yrityksen nimen edessä oleva valintaruutu.  
• Yrityksiä voi etsiä joko selaamalla listausta tai käyttämällä hakukenttää. 

Käyttäjä 

• Käyttäjälistalla näytettävät käyttäjät päivittyvät automaattisesti sen mukaan, mikä yritys tai yrityksiä yrityslistalta on valittu tai minkä roolin olet määritellyt. 
• Listalta valitaan haluttu käyttäjä tai useampia kerralla.  
• Käyttäjiä voi etsiä joko selaamalla listausta tai käyttämällä hakukenttää. 
• Valitut käyttäjät -osio listaa hakuehtojen perusteella valitut käyttäjät ja näyttää suluissa yrityksen nimen. 

 

Hakutulokset

1. Määrittele ensin hakuehdot

2. Paina Hae -painiketta, jolloin saat näkyville hakuehtojen mukaisen tuloksen. 

• Hakutulokset-osiossa näytetään suluissa hakuehtoja vastaava käyttäjien määrä. 
• Oletuksena aktiivisina on vain valinnat Avaa ja Valitse, kun yhtään henkilöä ei ole Hakutuloksesta valittu aktiiviseksi. 
  • Avaa-valikon kautta voit avata hakutulokset Excel- tai HTML-muodossa 
  • Valitse-valikon kautta voit valita kerralla kaikki hakutuloksissa olevat henkilöt (valinta Kaikki), tai tyhjentää valinta kaikilta kerralla (valinta Tyhjennä). 

Poista - painikkeesta poistat yhden tai useamman käyttäjän hakutulosten mukaisesta yrityksestä. 

• Poista-painikkeesta avautuu uusi ikkuna, jossa varmistetaan valittujen käyttäjien poistaminen.  
• Suluissa näytetään yritys, josta käyttäjä poistetaan. 
• Poista-valinnalla käyttäjät poistetaan ja Peruuta-valinnalla poistoa ei tehdä. 

Kopioi oikeudet  -painikkeesta voit kopoioida yhden käyttäjän oikeudet toisille käyttäjille.

1. Valitse käyttäjä, jonka käyttöoikeudet haluat kopioida rastimalla henkilön nimen edessä oleva laatikko. Paina Kopioi oikeudet -painiketta, jolloin henkilön X oikeudet kopioituvat muistiin.
2. Valitse seuraavaksi kaikki ne käyttäjät, joille henkilön X oikeudet kopioidaan ja paina Liitä oikeudet –painiketta.

Käyttöoikeusmuutokset - painikkeesta pääset  tarkastelemaan yksittäiselle käyttäjälle tehtyjä käyttöoikeusmuutoksia. 

• Avautuvasta ikkunasta näet muokkausten ajankohdan muokkaajan, käyttöoikeuden, jota on muokattu, käyttöoikeuden vanhan ja uuden arvon, sekä muokkauksen tyypin. 
• Tiedot on mahdollista saada tarkasteltaviksi myös HTML, Excel tai PDF-tiedostona. 

 

Uuden käyttäjän luominen

 

Kun ympäristöön tai ympäristöihin käyttäjäksi lisättävällä henkilöllä ei ole vielä Procountor-käyttäjätunnusta, toimitaan seuraavasti: 

 

1. Paina Luo uusi käyttäjä -painiketta, jolloin avautuu Lisää käyttäjä -ikkuna. 

2. Anna käyttäjän etunimi ja sukunimi, joiden perusteella käyttäjätunnus muodostetaan. 

3. Anna käyttäjän muut henkilötiedot. Pakollisia tietoja ovat matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite. 

4. Valitse ,lähetetäänkö tunnukset käyttäjälle automaattisesti sähköpostitse tai tekstiviestillä, vai toimitatko tunnukset käyttäjälle henkilökohtaisesti. 

5. Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, paina Lisää käyttäjä ympäristöön -painiketta. 

6. Avautuvalla näkymällä valitaan yritykset, joihin käyttäjä halutaan lisätä. Tämän lisäksi valitaan käyttäjärooli sekä kotiympäristö.

7. Tarkista, että täytetyt tiedot ovat oikein, ja tee mahdolliset tarvittavat muutokset ennen tallennusta. 

8. Paina Tallenna. 

9. Tallennuksen jälkeen tulee ilmoitus, että käyttäjä on luotu ympäristöön.

• Jos tunnukset valittiin lähetettäväksi käyttäjälle automaattisesti, tulee tässä kohtaa ilmoitus: ”Käyttäjätunnus ja kirjautumisohjeet lähetetään osoitteeseen: sähköpostiosoite@yritys.xxx. Salasana lähetetään numeron +358 00 000 0000.” 
• Jos tunnukset valittiin toimitettavaksi henkilökohtaisesti, avautuu ikkuna, jossa näytetään käyttäjän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tiedot voi ottaa copy/paste -toiminnolla talteen ikkunasta.  

10. Tallennusvaiheen jälkeen palataan takaisin Laajennettu käyttäjähallinta -näkymälle ja hakutuloksessa näytetään tehdyt muutokset. 

 

Käyttäjien lisääminen ympäristöihin

 

Kun haluat lisätä ympäristöön tai ympäristöihin käyttäjän, jolla on olemassa Procountor-käyttäjätunnus, toimitaan seuraavasti:

1. Paina Lisää käyttäjiä ympäristöihin -painiketta. 

2. Valitse ympäristöihin lisättävät käyttäjät.

• Käyttäjiä voidaan joko selata listalta, tai hakea hakukenttää hyödyntäen. 

3. Valitse yritykset, joihin käyttäjät halutaan lisätä. 

4. Rooli-alasvetovalikosta valitse rooli, jonka valituille käyttäjille annetaan.

5. Näkymän alalaidassa näytetään Tallennettaessa tehtävät muutokset -osio, jonka tiedot päivittyvät valintoja tehtäessä. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja muokkaa tietoja tarvittaessa. 

6. Tallenna-painikkeella tallennat muutokset ilman varmistuskysymystä. Tallennusvaiheen jälkeen palaat takaisin Laajennettu käyttäjähallinta -näkymälle ja hakutuloksessa näytetään tehdyt muutokset.

 

Käyttöoikeuksien kopioiminen toiselle käyttäjälle

 

1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.

2. Valitse käyttäjä, jonka oikeudet haluat kopioida.

3. Paina Kopioi oikeudet -painiketta. 

• Kun Kopioi oikeudet -painiketta on painettu, Liitä oikeudet -painike aktivoituu.

4. Valitse käyttäjä / käyttäjät, jolle haluat liittää kopioidut oikeudet. 

5. Paina Liitä oikeudet -painiketta, jonka jälkeen tulee varmistuskysymys siitä, kenen oikeudet ollaan kopioimassa ja mille käyttäjille. Kopioi-valinnalla oikeudet kopioidaan ja Peruuta-valinnalla kopiointia ei tehdä. 

 

Käyttöoikeuksien muokkaaminen

1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.

2. Tee halutut muokkaukset käyttöoikeuksiin kunkin hakutuloksissa olevan käyttäjän ja ympäristön kohdalla. 

• Hakutuloksissa näytetään kunkin käyttäjän kohdalla sen ympäristön nimi, jota listatut oikeudet koskevat.  
• Jokainen yritys näytetään erikseen, eli jos hakutuloksissa on useampia ympäristöjä, joihin käyttäjä on liitetty, näytetään sama käyttäjä ja käyttäjän oikeudet erikseen kunkin ympäristön osalta. 

3. Voit muuttaa käyttöoikeuksia kunkin oikeuden kohdalla valitsemalla oikeuden alasvetovalikosta. muuttaa haluamallaan tavalla, joko vaihtamalla käyttäjän roolia tai muokkaamalla jokaista oikeutta erikseen.

4. Tallenna muutokset painamalla Tallenna-painiketta, jolloin näkymän keskelle tulee näkyviin ilmoitus tietojen tallentamisesta. 

Käyttöoikeuksien muokkaus tapahtuu samalla tavoin kuin Käyttäjät ja Käyttöoikeudet  -näkymällä. 

 

Käyttäjien poistaminen ympäristöistä

1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.

2. Valitse käyttäjät, jotka haluat poistaa ympäristöstä.

3. Poista-painikkeesta avautuu uusi ikkuna, jossa varmistetaan, poistetaanko seuraavat käyttäjät valituista yrityksistä. Poista käyttäjä-valinnalla oikeudet poistetaan ja Peruuta-valinnalla poistoa ei tehdä.