Procountor Junior Dimensiointi

Mikä on Junior Dimensiointi?

• Tekoälyassistentti, joka ehdottaa ostolaskuille kustannuspaikkoja eli dimensiota ja dimensionimikkeitä.
• Tekee ehdotuksia ainoastaan ostolaskujen dimensioihin.
• Antaa dimensioehdotuksia, jolloin käyttäjän vastuulle jää vain tarkistaa ehdotusten oikeellisuus.

• Toimii oletuksena kaikilla ostolaskuilla, mutta sen voi ottaa laskukohtaisesti pois käytöstä.

• Ei tee muutoksia esimerkiksi kirjanpitotiliin, ALV-statukseen tai ALV-vähennysprosenttiin. Tiliöintiehdotuksia antaa toinen teköälyassistenssi Junior, josta voit lukea täältä. 

Junior Dimensiointi on lisäpalvelu, joka kytketään erikseen käyttöön Procountorin asetuksista. Palvelun laskutus tapahtuu kuukausittain tavallisen Procountor-kuukausilaskutuksen mukana. Hinnastoomme pääset tästä. 

 

Miten Junior Dimensiointi otetaan käyttöön?

Mitä Junior Dimensioinnin käyttöönottamiseksi vaaditaan?

Jotta Junior Dimensiointi on mahdollista ottaa käyttöön, seuraavien ehtojen tulee täyttyä:

• Juoksevan 12kk aikana ympäristössä tulee olla vähintään 50 ostolaskua, jotka katsotaan liiketapahtumiksi.
  • Tämä tarkoittaa sitä, että laskujen tulee olla tilassa Hyväksytty, Maksukiellossa, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu muualla tai Maksettu.
• Ostolaskut tulee tiliöidä riveittäin.
  • Tämä voidaan tarkistaa Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset).
• Ympäristön, jossa Junior Dimensiointia aiotaan käyttää, tulee olla suomalainen Procountor-ympäristö.
• Ympäristön, jossa Junior Dimensiointia aiotaan käyttää, tulee olla tuotantokäytössä. Koekäytössä olevissa ympäristöissä Junior Dimensiointi ei toimi.
• Junior Dimensiointi voidaan ottaa käyttöön vain Procountor Taloushallinto -tuoteversiossa. Tuoteversion tulee olla Taloushallinto Perus, Plus, Max, Premium, Rajaton, Enterprise tai Jousto.
• Jotta käyttäjä voi tehdä päätöksen Junior Dimensioinnin käyttöönotosta, hänellä tulee olla oikeudet Procountor-ympäristön käyttöasetuksiin.
• Lisäominaisuus Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus ei voi olla käytössä samanaikaisesti.

 

Missä ja miten Junior Dimensiointi otetaan käyttöön?

Kun edellisessä kappaleessa kuvatut ehdot täyttyvät, Junior Dimensiointi voidaan ottaa käyttöön joko ostolaskun Tarkastaminen-näkymällä avautuvan avustetun käyttöönoton avulla tai vaihtoehtoisesti Käyttöasetukset-näkymällä.

Junior Dimensioinnin käyttöönotto ei vaikuta takautuvasti ympäristössä jo oleviin laskuihin, eli Junior Dimensiointi tekee dimensioehdotuksia vain sellaisiin laskuihin, joiden kirjanpito on luotu Junior Dimensioinnin käyttöönoton jälkeen tai laskuihin, joiden rivitietoja on muokattu Junior Dimensioinnin käyttöönoton jälkeen.

 

Junior Dimensioinnin käyttöönotto ohjatun käyttöönoton kautta Tarkastaminen-näkymällä

• Mikäli edellisessä kappaleessa kuvatut ehdot täyttyvät, Procountor ehdottaa Junior Dimensioinnin ohjattua käyttöönottoa käyttäjän siirtyessä ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle.
• Procountor antaa ehdotuksen erillisessä avautuvassa ikkunassa, jossa kerrotaan perustietoja Junior Dimensioinnista sekä Junior Dimensioinnin odotettu tarkkuus kyseisessä Procountor-ympäristössä.
  • Ikkunassa esitetään vaihtoehdot Kyllä, otan Junior Dimensioinnin käyttöön! ja Ei kiitos, ehkä myöhemmin.
  • Mikäli Junior Dimensiointi päätetään ottaa käyttöön, valitaan Kyllä, otan Junior Dimensioinnin käyttöön! 
  • Mikäli Junior Dimensiointia ei haluta ottaa käyttöön, valitaan vaihtoehto Ei kiitos, ehkä myöhemmin. Tällöin Junior Dimensiointia ei oteta käyttöön ja Procountor ei jatkossa enää ehdota Junior Dimensioinnin ohjattua käyttöönottoa ympäristön käyttäjille siirryttäessä ostolaskun Tarkastaminen-sivulle. Junior Dimensiointi voidaan kuitenkin myöhemmin ottaa käyttöön Käyttöasetukset-näkymällä.
  • Mikäli ikkuna painetaan kiinni oikean yläkulman rastista, ehdotusta ei näytetä samalle käyttäjälle enää uudelleen. Ehdotus näytetään kuitenkin muille ympäristön käyttäjälle heidän siirtyessään ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle.
• Kun Junior Dimensiointi on otettu käyttöön ja käyttäjä siirtyy ensimmäisen kerran ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle käyttöönoton jälkeen, käyttäjälle tarjotaan vielä kerran muistutuksena Junior Dimensiointi-esittelyä.

 

Junior Dimensioinnin käyttöönotto Käyttöasetukset -näkymällä

• Mikäli edellisessä kappaleessa kuvatut ehdot täyttyvät, Junior Dimensiointi voidaan ottaa käyttöön myös Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset).
• Junior Dimensiointi otetaan käyttöön Käyttöasetukset-näkymällä valitsemalla asetus Käytä ostolaskuilla Juniorin dimensioehdotuksia.
• Kun Junior Dimensiointi on otettu käyttöön ja käyttäjä siirtyy ensimmäisen kerran ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle käyttöönoton jälkeen, käyttäjälle tarjotaan muistutuksena Junior Dimensiointi -toimintojen esittelyä.

 

Millaisissa tilanteissa Junior Dimensiointi kannattaa ottaa käyttöön?

Tilanteet, joissa Junior Dimensiointi kannattaa ottaa käyttöön:

• Junior Dimensiointi kannattaa ottaa käyttöön, jos odotettu tarkkuus Junior Dimensioinnin  ehdottamille dimensioille kyseisessä ympäristössä on erinomainen. Voit myös tarkistaa odotetun tarkkuuden Käyttöasetuksissa kohdasssa "Dimensioasetukset" > Tarkista Juniorin tarkkuustaso. Odotettu tarkkuus on myös näkyvillä käyttöönottotyökalussa, joka avautuu ostolaskun Tarkastaminen-näkymällä.
• Junior Dimensioinnin käytöstä voi saada huomattavaa apua ja sitä kannattaa kokeilla, vaikka odotettu tarkkuus olisi kohtalainen. Mikäli Junior Dimensiointi otetaan käyttöön kohtalaisella odotetulla tarkkuudella, kannattaa aluksi seurata tarkemmin, kuinka hyvin dimensioiden ennustaminen onnistuu. Mitä enemmän käyttäjä hyväksyy tai muokkaa Juniorin antamia dimensioehdotuksia, sen tarkemmaksi Junior jatkossa kehittyy.

Tilanteet, joissa Junior Dimensioinnista ei välttämättä ole lisähyötyä:

• Jos oletusdimensiot ovat yrityksellä tehokkaasti käytössä, ei Juniori Dimensioinnista välttämättä saada lisähyötyä. Tällöin kannattaa jatkaa toimivien oletusdimensioinnin käyttöä.

Tilanteet, joissa Junior Dimensioinnin käyttöönoton kanssa voi odottaa:

• Junior Dimensiointi ei välttämättä osaa tehdä dimensiointeja kovin hyvin, mikäli yrityksen dimensiointikäytännöissä on tapahtunut kuluneen vuoden aikana muutoksia.
  Oppiminen tapahtuu kuitenkin taustalla, vaikka Junior Dimensiointi ei olisikaan kytkettynä käyttöön ympäristöön. Kun muutosten jälkeen tulee lisää kuukausia, joiden aikana saadaan Junior Dimensioinnin opetukseen johdonmukaista dimensiointia, Junior Dimensioinnin ennustuksista tulee tarkempia.

 

Miten Junior Dimensiointi toimii?

 

Varmat ja epävarmat dimensioehdotukset

• Junior Dimensiointi antaa kullekin ostolaskulle dimensioehdotukset, jotka ovat näkyvissä tositten Tarkastaminen-sivulla.
• Junior Dimensiointi tekee dimensioehdotuksia, jotka se luokittelee värikoodeilla varmoihin (taulukon oletusväri/valkoinen) ja epävarmoihin (keltainen).
• Epävarmoihin ehdotuksiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Myös varmoiksi luokitellut ehdotukset ovat kuitenkin yhä ehdotuksia, eli myös ne on syytä silmäillä läpi.

 

Milloin dimensioehdotukset muodostetaan laskulle

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset tuodaan laskun luontivaiheessa tai kun lasku saapuu ohjelmaan.
• Jos ostolaskuja tuodaan kerralla huomattavan iso määrä esim. API-rajapinnan kautta, pieni viive dimensioehdotusten muodostumisessa on mahdollista.
• Jos laskulla on yli 300 riviä, dimensioehdotukset eivät ole saatavilla.
• Dimensioehdotukset muodostetaan laskulle uudelleen, mikäli laskun sisältöön on tehty sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat dimensiointeihin.

 

Junior Dimensioinnin dimensioehdotusten käsittely

• Jos dimensioehdotusten tarkastuksessa todetaan, että ehdotukset ovat oikeita, dimensioinnit voi hyväksyä Hyväksy epävarmat dimensioinnit -painikkeella.
• Jos sen sijaan todetaan, että ehdotuksia on syytä korjata kokonaan tai osittain, voi ehdotuksia muokata. Muutosten jälkeen muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella.
• Junior Dimensiointi oppii sekä hyväksytyistä että muokatuista ehdotuksista.
• Huom! Dimensioehdotukset voi olla tarpeen tarkistaa uudestaan, jos laskun rivitietoja muokataan sen jälkeen, kun dimensiot on jo tarkistettu. (Junior Dimensiointi luo uudet dimensiointiehdotukset uusien riitietojen pohjalta)

 

Junior Dimensioinnin poistaminen käytöstä yksittäisellä laskulla

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset voi ottaa pois käytöstä laskukohtaisesti.
• Käytä Tarkastaminen-näkymällä taulukon yläkulmassa olevaa Juniorin dimensioehdotukset -kytkintä. Samalla kytkimellä dimensioehdotukset voidaan laittaa uudelleen päälle.
• Jos dimensioehdotukset kytketään pois päältä, Procountor asettaa laskun dimensiot mahdollisten oletusdimensiointien mukaisesti.
• Jos dimensioehdotukset kytketään pois päältä, kaikki Junior Dimensiointiin liittyvät värikorostukset poistuvat Tarkastaminen-näkymältä

 

Laskuilla näytettävät tekstit, kun laskuilla on dimensioehdotuksia

Niillä ostolaskuilla, joille Junior Dimensiointi on antanut dimensioehdotuksia, näytetään tieto kys. ehdotuksista sekä laskun Dimensiot-sivulla että Kirjanpito-sivulla.

Laskun Dimensiot-näkymällä näytetään tietolaatikko: "Tällä laskulla on Juniorin ehdottamia dimensioita ja nimikkeitä. Tarkastus-näkymällä voit tarkastaa ja hyväksyä Juniorin tekemät ehdotukset".

 

Kirjanpito-näkymällä kerrotaan seuraavasti: "Tällä laskulla on Juniorin ehdottamia dimensioita ja nimikkeitä. Juniorin tekemät ehdotukset voi tarkistaa Tarkastaminen-näkymällä".

 

Nimikkeiden jakaminen prosenttijaolla

Junior Dimensiointi ei osaa tehdä nimikkeisiin ehdotuksia prosenttijaoista. Mikäli nimikkeitä on enemmän kuin yksi, Procountor jakaa nimikkeet tasaprosentein nimikkeiden välillä. Tämän toiminnallisuuden saa pois Käyttöasetukset-näkymällä poistamalla valinta kohdasta Junior saa jakaa kohdistukset dimensionimikkeille tasaprosentein.

 

Erikoistilanteet

Poikkeustapaukset Tarkastaminen-näkymällä

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset tuodaan laskun luontivaiheessa tai kun lasku saapuu ohjelmaan. Mikäli laskuja tuodaan esimerkiksi isoja määriä API-rajapinnan kautta, pieni viive dimensioehdotusten muodostumisessa on mahdollista.
• Mikäli käyttäjä muokkaa dimensioita ennen kuin Junior Dimensiointi ehtii antaa ehdotuksia, Junior Dimensiointi ei ”ylikirjoita” käyttäjän tekemiä muutoksia.
• Dimensioehdotusten nouto on kesken

  • Tällöin Tarkastaminen-näkymän Juniorin dimensioehdotukset -kytkin ei ole valittavissa ja dimensioinnit on tehty oletusdimensioiden pohjalta.

• Dimensioehdotusten nouto on epäonnistunut.

  • Tällöin Tarkastaminen-näkymän Juniorin dimensioehdotukset -kytkin ei ole valittavissa ja dimensioinnit on tehty oletusdimensiointien pohjalta.

• Seurantajakso tai tilikausi on suljettu ennen kuin dimensioehdotukset on saatu noudettua.

  • Suljetuilla kausilla olevia dimensiointeja ei muuteta. Dimensioehdotukset eivät ylikirjoita käyttäjän dimensioihin tallentamia muutoksia.

Laskun Lasku-näkymältä on poistettu valinta Kirjanpito riveittäin.

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset ovat käytettävissä vain jos kirjanpito tehdään riveittäin sekä laskulla että yleisesti ympäristössä (käyttöasetuksissa).

Kirjanpitosivulla on käytetty rivit vienneiksi / viennit riveiksi toimintoa.

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset eivät ole käytettävissä tämän jälkeen, ellei itse laskulle tehdä päivityksiä ja kirjanpitoa luoda uudelleen.

Laskulle on luotu dimensioinnit liittymän tai aineiston sisäänluvun kautta.

• Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset eivät ole saatavilla, jos laskulle on tuotu dimensioinnit toisesta järjestelmästä integraation tai csv-aineiston sisäänluvun kautta.

Korkean turvallisuuden ja julkishallinnon Procountor-ympäristöt

• Jos kyseessä on korkean turvallisuuden ympäristö tai muut julkishallinnon asiakkuus, mahdollisuus Junior Dimensioinnin käyttöön on estetty, eli Junior Dimensiointi ei ole aktivoitavissa tällaisiin ympäristöihin.

 

Miten Junior Dimensiointi oppii tekemään dimensioehdotuksia?

Junior Dimensiointi analysoi kunkin ympäristön lasku- ja dimensiohistoriaa viimeisen vuoden ajalta ja luo sen perusteella dimensioehdotuksia ostolaskuille. Junior Dimensioinnin dimensiologiikka on aina ympäristökohtainen, eli jokaisella Procountor-ympäristöllä on yksilölliset dimensiointimallit perustuen ympäristön ostolaskudataan ja dimensiointikäytäntöihin. Mitä enemmän dataa Junior Dimensioinnilla on käytössään, sen paremmin se oppii. Ostolaskuja se tarvitsee vähintään 50 vuodessa oppiakseen niistä.

Junior Dimensiointi lukee Procountorissa ostolaskun tietoja tuoterivitasolle asti, mutta se ei kuitenkaan pysty analysoimaan esim. laskun kuvasta tietoja.

Junior Dimensiointi päivittää dimensiointimallejaan joka yö, jotta se pystyy dimensioimaan laskuja entistä paremmin. Uudet laskut, niiden dimensiot sekä tarkastajan/kirjanpitäjän tekemät korjaukset ja muut muutokset vaikuttavat kaikki Junior Dimensioinnin dimensointimalleihin. Muutokset perustuvat tilastoihin: et näe muutoksia heti seuraavana päivänä vaan ajan kuluessa, kun laskuja on tullut enemmän. Yksi korjattu lasku on osa koko kuluvan vuoden laskumassaa.

 

Tositteiden haku Juniorin dimensioehdotusten mukaan

Voit hakea ostolaskuja Junior Dimensioinnin dimensioehdotusten mukaan, eli voit hakea laskut seuraavilla hakuehdoilla:

• Vain epävarmoja dimensioehdotuksia sisältävät ostolaskut
• Kaikki dimensioehdotuksia sisältävät ostolaskut
• Ei valintoja (=haetaan ostolaskut riippumatta siitä, onko laskuilla dimensioehdotuksia vai ei)

Löydät Junior Dimensiointiin liittyvät hakuehdot avaamalla toditteiden haun Tarkennettu haku -osion ja valitsemalla halutut rajaukset.

 

Miten Junior Dimensiointi kytketään pois päältä?

Junior Dimensiointi voidaan kytkeä pois käytöstä Käyttöasetukset-näkymällä poistamalla valinta kohdasta Käytä ostolaskuilla Juniorin dimensioehdotuksia. Tämän jälkeen muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella.

Huom! Vaikka Junior Dimensiointi kytkettäisiin pois päältä, sen tekemät dimensioehdotukset pysyvät kirjanpidossa niillä laskuilla, joilla ne ovat osa tallennettua dimensiointia. Dimensointeja ei muuteta takautuvasti, vaikka Junior Dimensiointi kytkettäisiin pois käytöstä. Epävarmoja dimensioehdotruksia ei kuitenkaan enää korosteta, eivätkä Junior Dimensioinnin dimensioehdotukset -kytkin ja muut Junior Dimensiointiin liittyvät toiminnallisuudet ole käytettävissä. Siksi on suositeltavaa, että epävarmat dimensiot käydään läpi ennen Junior Dimensioinnin kytkemistä pois käytöstä.