Lomavuoden aikana on mahdollista olla useampi lomanansaintasääntö. Tähän voi olla tarve saman lomavuoden aikana, mikäli esimerkiksi:
- palkansaajan työtehtävät muuttuvat ja palkanmaksuperuste muuttuu, ja siten lomanansaintasäännöt muuttuvat. Esim. jos ajalla 1.4.–30.6. lomanansaintasääntönä on 14 päivän sääntö, joka on prosenttiperusteinen, ja 1.7. eteenpäin on käytössä 35 tunnin sääntö, joka on keskituntiperusteinen. Lomavuoden aikana on käytössä kaksi ansaintasääntöä.
- palkansaajan työsuhde on päättynyt, mutta hän palaa takaisin uuteen työsuhteeseen, samoin tai eri lomanansaintasäännöin. Esimerkiksi ajalla 1.6.–31.8. lomanansaintasääntönä on 35 tunnin sääntö joka on keskituntiperusteinen. Työsuhde on päättynyt ja lomat on maksettu pois. Palkansaaja palaa työsuhteeseen 1.12.–31.12. samoilla lomanansaintasäännöillä, mutta loman kertymisajankohta muuttuu, jonka vuoksi luodaan uusi ansaintasääntö. Tältä työsuhteelta lomia ei makseta pois, mutta työsuhde vakinaistetaan 1.1. eteenpäin 14 päivän säännöllä ja keskituntiperusteisena. Lomavuoden aikana on käytössä kolme ansaintasääntöä.
Huomaathan, mikäli lomanansaintasäännöt muuttuvat kesken palkanmaksukauden, niin palkanmaksukausien on täsmättävä lomanansaintakausien kanssa. Esimerkki: käytössä on kuukausipalkanmaksukaudet, mutta lomanansaintasääntö muuttuu 15.5. Vanha loma-asetus on ajalle 1.4.–14.5. ja uusi loma-asetus on 15.5.–31.3. Palkkakaudet on luotava palkansaajalle toukokuussa seuraavasti: 1. palkkakausi ajalle 1.–14.5. ja 2. palkkakausi ajalle 15.5.–31.5., jotta lomapäivien ja -ansioiden kerrytys kohdistuu oikeaan loma-asetukseen. Procountor ohjeistaa palkkalistan luomisessa tällaisessa tilanteessa.
Milloin luodaan uusi loma-asetus?
Uuden asetuksen luomiseen on muutama ehto:
- Mikäli nykyiselle loma-asetukselle ei ole vielä tehty yhtään palkkalaskelmaa, uutta asetusta ei tarvitse luoda (tämä estetty), vaan olemassa olevaa asetusta voidaan muokata.
- Mikäli palkansaajalla on keskeneräisiä palkkalaskelmia, uutta asetusta ei pysty luomaan.
- Uuden asetuksen alkamisajankohdan jälkeisellä ajalla ei saa olla palkkalaskelmia, eikä myöskään manuaalisesti lisättyjä lomapäiviä kuukausitasonäkymällä.
Mitkä muutokset vaativat uuden asetuksen luomisen?
- lomalaskennan aloituspäivämäärän muutos (esim. uusi työsuhde)
- lomanansaintasäännön muutos 14pv / 35 h / oikeus vapaaseen
- eri työehtosopimus (mikäli muutos tapahtuu työehtosopimuksen sisällä, uutta asetusta ei tarvita vaan voidaan käyttää Uudelleenlaskenta -painiketta palkansaajan Vuosilomat -näkymällä)
- laskentaperusteen muuttaminen muutamin poikkeuksin:
- kuukausiperusteisen laskentasäännön muuttaminen prosenttiperusteiseksi toimii kuten ennenkin ilman uuden asetuksen luomista. Mutta mikäli esimerkiksi 14 päivän sääntö muuttuu samalla 35 tunnin sääntöön, on luotava uusi asetus. Ensimmäisen asetuksen voi muuttaa prosenttiperusteiseksi (mutta ei vaihdeta 14 päivän sääntöä), ja luodaan uusi sääntö, joka on 35 tunnin sääntö ja prosenttiperusteinen.
- kuukausiperusteisen lomalaskennan muuttaminen eri kuukausipohjaiseen laskentaperusteeseen (koskee vain standardijakaja- ja työpäiväjakajalaskentaa).
Uuden loma-asetuksen luominen
Lomanansaintasääntöä voidaan muokata näkymällä Palkat > Palkansaajarekisteri > Vuosilomat -välilehti.
Muokkaa lomanansaintasääntöä -komennon vieressä on uusi alasvetovalikko, jonka alta löytyy nykyisen lomanansaintasäännön muokkausmahdollisuus ja Luo uusi asetus -komento.
Valitse Luo uusi asetus ja syötä uuden asetuksen voimaantulopäivä. Tämä antaa automaattisesti edelliselle asetuksen päättymispäiväksi edellisen päivän. Anna uudet lomanansaintasäännöt ja tallenna.
Lomanmääräytymisvuoden viereen ilmestyy nyt uusi kenttä, jossa näkyy loma-asetuskaudet. Oletusarvoisesti viimeisin asetus näkyy Vuosilomat -välilehdelle saavuttaessa. Alasvetovalikon kautta voidaan tarkistaa ja/tai muokata vanhaa asetusta.
Vuosilomat -välilehden yläosa näyttää kaikkien lomavuosien ja mahdollisten eri loma-asetuskausien yhteenlasketut jäljellä olevat lomapäivät, lomarahapäivät ja lomapalkan, lomarahan jne. Huomaathan, mikäli käytössä on useampi loma-asetuskausi, joiden sisällä ansaitut puolikkaat lomapäivät pyöristetään ylöspäin asetuskausikohtaisesti, yläosan jäljellä olevat päivät pyöristetään kuitenkin vielä vuositasokohtaisesti. Oikean pyöristystavan selvitys on työn alla.
Useamman lomanansaintakauden vaikutus muihin Palkansaajarekisterin Vuosilomat -toimintoihin
- Muokkaa -painike (ent. Muokkaa vuositasolla) toimii asetuskausitasolla, jotta esim. ylimääräisinä myönnetyt lomat tulee lasketuksi oikealla laskentasäännöllä.
- Muokkaa kuukausitasolla näyttää edelleen koko vuoden ansaitut päivät, vaikka ne koostuisivatkin useasta eri ansaintasäännöistä. Kentät vaihtuvat sääntöjen perusteella. Pystyt muokkaamaan kuukausitasoisesti ansaittuja päiviä minkä asetuksen kautta hyvänsä. Muutos ja muutoshistoria näkyy oikeassa asetuksessa.
- Mikäli lomavuoden päättyessä henkilö ansaitsee lisävapaapäiviä, lisää ne viimeiselle loma-ansaintasäännölle.
- Uudelleenlaskenta -painike toimii nyt loma-asetuskohtaisesti, eli mikäli useammassa asetuksessa TES-sääntöä on muokattu, niin kaikkien loma-asetukset tulee uudelleenlaskettaa erikseen.
- Lomatietojen asettaminen > Tietojen sisäänluku -toiminnossa ei tueta useamman eri loma-asetusten tuontia samalle henkilölle.
Mikäli henkilöllä ei ole useampaa loma-asetusta lomavuoden aikana, näkymät ja toiminnot pysyvät pääsääntöisesti ennallaan.
Lomapäivien ja lomarahapäivien ansainta
Lomapäivät ja lomarahapäivät ansaitaan asetusten perusteella. Mikäli henkilöllä on useampi asetus lomavuoden aikana, ansaitut lomapäivät ja lomarahapäivät kertyvät kyseiseen loma-asetukseen, mutta näkyvät Muokkaa kuukausitasolla -näkymässä minkä loma-asetuksen kautta hyvänsä.
Lomapäivien ja lomarahapäivien manuaalista muokkausta voi tehdä minkä asetuksen kautta hyvänsä. Lisävapaapäivien muokkaus tulisi tehdä viimeisen loma-asetuksen kautta.
Mikäli loma-asetusmuutos on tapahtunut kesken kuukautta, huomaathan, että 14 päivän tai 35 tunnin säännön ansainta voi toteutua vain toisessa säännössä, joko vanhassa tai uudessa. Mutta ansainta ei välttämättä toteudu automaattisesti kummassakaan asetuksessa, jolloin ansaintaa tulee muokata manuaalisesti.
Lomapalkkaan vaikuttavien kumulatiivisten ansioiden ansainta
Palkkalaskelma voidaan luoda vain yhden lomapalkka-asetuksen ajalle. Kumulatiiviset ansiot kuuluvat siten sille asetukselle, joka on kyseisellä palkkakaudella voimassa.
Manuaalista ansioiden muokkausta voi tehdä vain kyseisen loma-asetuskauden takaa.
Lomien maksaminen palkkalaskelmalla – Uusittu Lomapalkka -painike
Lomapalkka -painikkeen takainen näkymä on uusittu.
Uudessa Lomapalkka-näkymässä käyttäjän tulee ensin valita oikea tapahtumalaji: Lomapalkka, Lomaraha tai Lisävapaapäivät. Tapahtumalajin valinnan jälkeen käyttäjä näkee käytettävissä olevat loma- / lomaraha- / lisävapaapäivät eri lomavuosilta ja eri loma-asetuskausilta.
Kun haluttu rivi on valittu, voidaan merkitä maksettavien loma- / lomaraha- / lisävapaapäivien osuus. Lisää laskelmalle -painike sulkee näkymän ja lisää oikean palkkalajin annetuilla päivillä palkkalaskelmalle.
Oikeus vapaaseen lomakorvaus löytyy Lomapalkka -tapahtumalajin alta.
Huomaathan, että lomapäivät ja lomarahapäivät, jotka ansaitaan kyseisellä palkkalaskelmalla, ovat mukana Jäljellä oleva määrä -kentässä Lomapalkka-näkymässä.
Lomalaskentaperusteen ollessa Kuukausipalkka työpäiväjakajalla, tulee erikseen syöttää maksettavat lomapäivät ja työpäivien lukumäärä. Kalenteri ja laskentalogiikka on poistettu.
Lomien maksaminen palkkalaskelmalla – useampi loman ansainta-asetus
Mikäli palkansaajalla on useampi loman ansainta-asetus lomavuoden aikana, näkyvät ne kaikki Lomapalkka-näkymässä asetuskohtaisesti ja käytettävissä olevat loma- / lomaraha- / lisävapaapäivät näkyvät riveillä.
Lomapäiviä voidaan valita kerralla maksuun useammalta lomavuodelta, mikäli niiden loma-asetus on sama. Kunkin lomavuoden maksettavat päivät näkyvät eri riveinä palkkalaskelmalla.
Palkkalaji valitaan automaattisesti loma-asetuksen perusteella.
Loma- /lomaraha- / lisävapaapäiviä ei voi valita maksettavaksi enempää kuin mitä palkansaaja on ansainnut.
Maksettujen lomapäivien korjaus palkkalaskelmalla – useampi loman ansainta-asetus
Maksettujen loma- / lomaraha- / lisävapaapäivien korjaus palkansaajille, joilla on useampi loman ansainta-asetus tehdään kuten palkansaajille, joilla on vain yksi loman ansainta-asetus.
Kaikki maksetut päivät näkyvät lomien ansainta-asetuskohtaisesti eri riveillä. Voit tehdä useamman lomapäivän korjauksen samalla, mikäli niiden ansainta-asetus on sama.
Lomapalkkavelkaraportti
Lomapalkkavelkaraporttia on muokattu huomioimaan useammat loman ansainta-asetukset. Raportti näyttää laskentatapana vain viimeisimmän asetuksen, mutta summa sisältää kaikkien loma-asetusten jäljellä olevat lomapäivät ja maksamattomat lomapalkat.
Lomien yhden vuoden ansaintasäännön tarkistus
Automaattisin päivitys tapahtuu näkymällä Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomanmääräytymisvuodet > Tarkista yhden vuoden ansaintasääntö.
Näkymä näyttää useammalla rivillä, mikäli palkansaajalla on useampi asetuskausi lomavuoden aikana. Kun valitsee yhden rivin, muut kyseisen henkilön rivit tulevat automaattisesti valituksi.
Näkymä näyttää myös, mitkä muutokset kyseessä olevissa asetuskausissa muuttuvat. Mikäli valitaan kuukausitason ansainnan takautuva päivittäminen, niin lomanmääräytymisvuoden kaikkien asetuskausien kuukausikohtaiset ansaitut päivät ja lomarahapäivät päivittyvät samalla.
Mikäli lomarahojen ansainnan aloituspäivä on myöhemmin kuin lomapäivien ansainnan aloituspäivä, rivi näkyy Tarkista yhden vuoden ansaintasääntö -näkymällä.
Palkansaajarekisterin Vuosilomat -välilehden kautta voi tehdä hallitumpaa päivittämistä ansaintakausikohtaisesti, mikäli TES-säännöissä on poikkeavia sääntöjä. Täällä tehdyllä päivityksellä ei ole vaikutusta kaikkien asetuskausien ansaintasääntöihin.
Lomanansainta-sääntöjen ei-tuettujen muutosten käsittely
Aiempien kesken lomavuotta tehtyjen loma-ansaintasääntöjen muutosten ajalta ansaitut loma- ja lomarahapäivät täytyy edelleen maksaa lomatoiminnallisuuden ulkopuolella, eli käyttäen manuaalisia palkkalajeja.
Loma-asetuksen poistaminen
Loma-asetuksen voi poistaa tietyn kriteerein. Loma-asetuksella ei saa olla:
- luotuja palkkalaskelmia (mahdolliset laskelmat tulee mitätöidä, jotta asetuksen voi poistaa).
- lisättyjä arvoja (päiviä tai ansioita).
Lomavuoden ensimmäistä asetusta ei voi poistaa, sillä jokaisella lomavuodella tulee olla vähintään yksi asetus.
Poistaaksesi luodun asetuksen, valitse ensin Asetuskausi-alasvetovalikosta poistettava asetus. Tässä esimerkissä on luotu ajalle 1.7.2024 - 31.03.2025 uusi asetus, joka poistetaan.
Klikkaa Muokkaa lomanansaintasääntöä -painikkeen viereistä nuoli-kuvaketta, valitse Poista valittu asetus. Vahvista asetuksen poisto.
Alkuperäinen asetus on nyt voimassa koko lomanmääräytymisvuoden 1.4. - 31.3., ja palkansaajalle voidaan määritellä uusi loma-asetus.