Ostojen raportointi

Ostojen raportille pääset ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi.

Ostojen raportointi on uudistettu versio vanhasta ostojen raportoinnista. Toisin kuin vanhassa ostojen raportissa, uudessa raportissa tiedot haetaan reaaliaikaisesti Procountorin tietokannasta. Sekä uusi että vanha ostojen raportointi tulevat toimimaan hetken aikaa rinnakkain.

Ostojen raportin avulla voit seurata ostoja tuotteiden ja toimittajien mukaan. 

 

Käyttöoikeudet

Jotta käyttäjä pääsee tarkastelemaan ostojen raporttia, tulee hänellä vähintään olla seuraavat käyttöoikeudet:

• Käyttöoikeus ostolaskuille: Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet
• Ostolaskujen haku: Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet
• Ei käytössä rajoitusta: Pääsy vain käyttäjän luomiin ostolaskuihin
• Ei käytössä rajoitusta: Pääsy vain laskuihin, joissa käyttäjä on asiatarkastajana tai hyväksyjänä
• Ei käytössä lisäominaisuutta: dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus 

 

Hakuehdot

1. Määrittele ensin raportin hakuehdot.
2. Paina Muodosta -painiketta.
3. Ohjelma muodostaa hakuehtojen mukaiset ostojen raportit.

Hakuehdot määritellään Ostojen raportti -näkymän ylärivin painikkeista. Raporttia on mahdollista suodattaa seuraavilla ehdoilla:

 

Ajanjakso

Ajanjakso -painikkeesta voit määritellä miltä ajalta haluat hakea tietoja.

• Nykyinen tilikausi 
• Viimeiset 6kk 
• Viimeiset 12kk
• Nykyinen vuosi
• Muu kausi: Syötä aloitus- ja lopetuspäivämäärä. Kalenteripainikkeella saat kalenterin käyttöön.
• Tiedot raportille haetaan ostolaskuilta oletuksena laskun päivämäärän mukaan.

 

Tuotteet

Tuotteet -painikkeesta avautuu tuotevalinta. Voit hakea tuotteita, tuoteryhmiä ja laskun tuotteita.

• Tuotteet: Osio näyttää kaikki tuotteet, jotka on syötetty tuoterekisteriin, riippumatta siitä onko niitä käytetty laskuilla.
• Tuoteryhmät: Osio näyttää ostojen tuoteryhmät, joiden perusteella haetaan tuoteryhmän tuotteita.
• Laskun tuotteet: Osio näyttää vain ne tuotteet, joita on käytetty laskuilla. Tuotteen ei tarvitse olla perustettuna tuoterekisteriin.

Haku-kenttä: Voit suodattaa listausta syöttämällä tuotteiden, tuoteryhmien ja laskun tuotteiden nimen tai minkä tahansa osan nimestä.

 

Toimittajat

• Toimittajat: Osio näyttää kaikki toimittajat, jotka on syötetty toimittajarekisteriin.
• Toimittajaryhmät: Osio näyttää toimittajaryhmät, joiden perusteella haetaan toimittajaryhmän  ostoja.
• Laskun toimittajat: Osio näyttää vain ne toimittajat, joille on kirjattu lasku. Toimittajan ei tarvitse olla perustettuna toimittajarekisteriin.

Haku-kenttä: Voit suodattaa listausta syöttämällä toimittajan, toimittajaryhmän tai laskun toimittajan nimen tai nimen alkuosan.

 

Luvut

• EUR: ostot euroissa ilman arvonlisäveroa (Procountor ympäristön maan valuutta eli Suomessa aina EUR).
• EUR + Alv: ostot euroissa sisältäen arvonlisäveron (Procountor ympäristön maan valuutta eli Suomessa aina EUR). 
• Määrä: laskuilla käytettyjen tuotteiden lukumäärä.

 

Laskun pvm tai tosite pvm

• Voit valita haetaanko ostolaskut laskun päivämäärän vai tositteen päivämäärän mukaan.

 

Tapahtumat

• Kaikki tapahtumat: hakee sekä liiketapahtumat että muut tapahtumat.
• Liiketapahtumat: hakee mukaan kaikki liiketapahtumat.
• Muut tapahtumat: hakee mukaan ne tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia. 

 

Muodosta raportti

Muodosta raportti -painikkeella ohjelma hakee hakuehtojen mukaiset tiedot.

Palauta oletustila -painikkeella tekemäsi valinnat tyhjennetään ja hakuehdot palautuvat oletuksiin.

Rivitiedot -painikkeesta siirryt tarkastelemaan kuvaajien sisältöä rivitasolla. Avautuvalla Ostolaskurivit -näkymällä, voit viedä tiedot exceliin Vie Exceliin –painikkeesta.

 

Ostojen kehitys

Ylin kuvaaja esittää hakuehtojen mukaisen yleisen ostojen kehityksen.

Voit seurata ostojen kehitystä esimerkiksi vuosittain, kuukausittain tai päivittäin.

• Valitse Näytä -painikkeen alasvetovalikosta joko:
  • Vuosittain
  • Kuukausittain
  • Päivittäin
  • Viikottain
  • Puolivuosittain
  • Vuosineljänneksittäin
• Valitse Kuvaajan tyyppi -alasvetovalikosta joko:
  • Jaksollinen 
  • Kumulatiiviset ostot
  • Ostojen vertailu edelliseen vuoteen 
  • Kumulatiivisen ostojen vertailu edelliseen vuoteen 
  • Ostojen muutos % edelliseen vuoteen 

Kuvaaja on mahdollista tallentaa PNG-muotoisena kuvatiedostona painamalla Vie PNG kuvaksi -painiketta. 

 

Osto tuotteittain tuoteryhmittäin ja laskun tuotteittain

Näkymän keskimmäisessä kuvaajassa ostoja tarkastellaan tuotetasolla.

 

Tietojen suodattaminen

• Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa tuotteittain, tuoteryhmittäin tai laskun tuotteittain. 
  • Tuotteittain -välilehdellä ostot näytetään tuoterekisterissä olevien tuotteiden mukaan listattuna.
  • Laskun tuotteittain -välilehdellä ostot näytetään laskuille kirjattujen tuotteiden mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös ne tuotteet, joita ei ole lisätty tuoterekisteriin tai tuotteen nimi eroaa rekisterissä olevasta tuotteen nimestä.
• Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen tuote, tuoteryhmä tai laskun tuote tarkasteluun painamalla esimerkiksi tuotteen nimeä. Valitsemalla sama rivi uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa

Painikkeet

• Vie Exceliin  -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon. 
• Kuvaajan oikean yläkulman nuoli  -painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää. 
•  - painikkeesta voit porautua tuotteen laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun tuotteeseen.
  • Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä. 

 

Osto toimittajittain, toimittajaryhmittäin ja laskun toimittajittain

Näkymän alimmaisessa kuvaajassa ostoja tarkastellaan toimittajittain.

 

Tietojen suodattaminen

• Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa toimittajittain, toimittajaryhmittäin vai laskun toimittajittain.
  • Toimittajittain -välilehdellä ostot näytetään toimittajarekisterissä olevien toimittajien mukaan listattuna.
  • Laskun toimittajittain -välilehdellä ostot näytetään laskuilla näkyvien toimittajien mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös niiden toimittajien ostolaskut, joita ei ole lisätty toimittajarekisteriin tai toimittajan nimi eroaa rekisterissä olevasta nimestä.
• Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen toimittaja, toimittajaryhmä tai laskun toimittaja tarkasteluun painamalla esimerkiksi toimittajan nimeä. Valitsemalla saman rivin uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa.

Painikkeet

• Vie Exceliin  -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon. 
• Kuvaajan oikean yläkulman nuoli  -painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
•  - painikkeesta voit porautua toimittajan laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun toimittajaan.
  • Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä. 

 

Huomioitavaa vertailutietojen näkymisestä raportilla

Raportilla näytettävät vertailukauden luvut (esimerkiksi "edellinen vuosi") voivat tietyissä tilanteissa poiketa toteutuneista luvuista.

• Jos hakuehdoissa on valittuna Tuotteet: Kaikki ja / tai Toimittajat: Kaikki, raportin taulukoissa Osto tuotteittain ja Osto asiakkaittain näytetään vain ne tuotteet / tai toimittajat, joilla on kuluvalla kaudella ostoja.
  • Toisin sanoen, jos käytetään raportin oletushakua (ei rajata eriksen haettavia tuotteita tai toimittajia) ja jollain tuotteella tai toimittajalla ei ole ollut kuluvalla kaudella myyntiä ⮞ Tuote/toimittaja jää pois raportilta, jolloin vertailukauden luvut voi tulkita nollaksi, vaikka sillä olisi ollut vertailukaudella ostoja, 

• Jos halutaan mukaan myös ne tuotteet / toimittajat, joilla ei ole kuluvalla kaudella ostoja, mutta ostoja on vertailukaudella, tulee raportin tuotteet / toimittajat käydä erikseen valitsemassa Tuotteet- ja Toimittajat-hakuehtojen kautta.

(Tilanne 11/2024: Vertailukauden lukujen näyttämisen logiikan viilaaminen on kehitystiimimme työlistalla, tällä hetkellä kuitenkin ilman tarkempaa arviota julkaisun aikataulusta.)

 

Huomioitavaa tuotteen nimestä

• Jos tuotetta ei haeta laskulle suoraan tuoterekisteristä, vaan se syötetään käsin, osto raportti näyttää tuotteen N/A tuotteena Osto tuotteittain -kuvaajassa.
  • Tuotteen nimen tai tuotekoodin kirjoittaminen laskuriville ei vielä tee kohdistusta rekisterissä olevaan tuotteeseen, vaan tuote tulee hakea rekisteristä.
• Tuote, jota ei ole perustettu tuoterekisteriin, vaan se on syötetty käsin laskulle, näytetään tuotteen nimi Osto Laskun tuotteittain -kuvaajassa.
• Jos muutat tuoterekisteristä haetun tuotteen tuotenimeä laskurivillä, nousee se alkuperäisellä tuotteen nimellä Osto Tuotteittain -kuvaajaan, ja muutetulla nimellä Osto Laskun tuotteittain -kuvaajaan.
• Jos muutat tuotteen nimeä tuoterekisterissä, se päivittyy sekä Osto Tuotteittain - että Osto Laskun tuotteittain -kuvaajassa.