Audit log- näkymä (Hallinta > Audit log) näyttää Procountor ympäristön kaikki lokitiedot eli tapahtumatiedot kaikista toimenpiteistä mitä ohjelmassa on tehty ja kenen toimesta (esimerkiksi maksetut laskut, muutetut käyttöoikeudet, laskujen hyväksyntäkierto ja kirjanpidon merkinnät). Audit log - näkymältä voi vain hakea ja katsella tietoja, eikä tietojen muokkaaminen ole mahdollista. Tapahtumatietoja voidaan käyttää esimerkiksi auditointitarkoituksiin ja ne voi viedä myös erilliseksi tiedostoksi.
Audit log -käyttöoikeus
Audit log -näkymälle pääsevät ne käyttäjät, joille lisätään Audit log -käyttöoikeus Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä. Audit log -käyttöoikeudella käyttäjä näkee kaikki ympäristön tapahtumatiedot riippumatta käyttäjälle asetetuista muista käyttöoikeuksista. Esimerkiksi jos käyttäjällä ei ole oikeuksia palkanlaskentaan tai hänellä ei ole oikeuksia osto- tai myyntilaskuihin, näkee käyttäjä rajoituksista huolimatta kaikki näihin liittyvät tapahtumatiedot Audit log -näkymällä. Näin ollen esimerkiksi henkilölle, joka ei saa nähdä palkkatietoja tai maksuja, ei kannata laittaa Audit log -oikeutta päälle.
Kun käyttöoikeus lisätään käyttäjälle, ohjelma pyytää vielä erikseen hyväksymään sen.
Audit log -käyttöoikeus on oletuksena käytössä vain Pääkäyttäjällä ja Johto / Tarkastaja käyttäjärooleilla. Vanhoille Pääkäyttäjä ja Johto / Tarkastaja roolin omaaville käyttäjille, jotka on perustettu ennen 18.5.2024 ei tule Audit log -käyttöoikeutta automaattisesti päälle. Käyttöoikeus tulee automaattisesti päälle, kun perustetaan uusi käyttäjä näillä rooleilla tai vaihdetaan käyttäjäroolia jo olemassa olevalle käyttäjälle.
Mitä tapahtumatietoja Audit log -näkymä näyttää?
- Kirjanpidon merkinnät ja päivitykset
- Laskutapahtumat
- Käyttäjät ja käyttöoikeudet
- Tilikaudet ja seurantajaksot
- Tilikartta muutokset
- Maksutapahtumat
- Myyntireskontra ja ostoreskontra
- Pankkitilimuutokset
- Yleiset oletutiliöinnit
- Tositelajien oletutiliöinnit
- Tiliotteen oletustiliöinnit
- Viitemaksujen oletustiliöinnit
Hakuehdot
Voit määritellä tapahtumatietojen hakuehtoja seuraavasti:
Kausi: Voit hakea tietoja joko kalenterivuoden, Tilivuoden tai Mukautetun ajanjakson perusteella.
Ajanjakso: Valitse vuosi, jolta tietoja haetaan.
Alkaen / Päättyen: Päivämäärä -kentät aktivoituvat, kun olet valinnut haettavaksi Kaudeksi Mukautetun ajanjakson.
Kategoria: Valitse lokitiedot kirjanpidosta tai muista tapahtumista sisältäen lasku- ja maksutapahtumat, tiliöinti, tilikartta, käyttäjät ja käyttöoikeudet, tilikausi ja pankkitilitiedot.
Käyttäjät: Voit merkitä erikseen ne käyttäjät, joiden tekemiä tapahtumatietoja haluat tarkastella. Jos jätät merkitsemättä käyttäjät, ohjelma hakee oletuksena kaikkien käyttäjien tapahtumia.
Paina lopuksi Hae -painiketta.
Hakutulokset ja raportin sarakkeet
- Hakutulokset tapahtumatiedoista listautuvat ylempään taulukkoon.
-
Tapahtumatieto sisältää:
- Toimenpiteen aikaleiman
- Käyttäjänimen
- kategorian (kuten palkka, muistio, laskutapahtuma yms.)
- kohteen (Kuten myyntilasku nro 21734)
- toiminnan ja sen kuvauksen (kuten lähetys, hyväksyntä, ensimmäinen tallennus tai kirjanpidon merkinnät haettaessa kirjanpidon tietoja)
- Oikean yläkulman ratas -painikkeesta pääset piilottamaan tai lisäämään sarakkeita hakutuloksiin.
- Hakutulosten järjestystä ei pysty muuttamaan.
Tiedoston luominen tapahtumista
Voit muodostaa hakemistasi tapahtumatiedoista Audit log -raportin CSV- tai PDF -tiedostomuodossa. Raportti on saatavilla vain englanninkielisenä.
- Syötä ensin hakuehdot ja paina Hae -painiketta.
- Paina ylärivin Valitse CSV -painiketta, jolloin ohjelma alkaa luomaan tapahtumista CSV -muotoista tiedostoa. Jos haluat tiedoston PDF -muodossa, paina alasveto-painiketta ja valitse PDF.
Tiedoston luomisen kesto riippuu haettavan tiedon määrästä. Procountorin käyttöä voi jatkaa luomisen aikana normaalisti. Kun tiedoston luominen on valmis, saat siitä erillisen sähköposti-ilmoituksen, josta löytyy lataamisen tarkemmat ohjeet sekä linkki tiedostoon. - Tiedostot ovat ladattavissa myös alemmassa Viedyt tiedostot -taulukossa. Taulukosta näet kaikki ympäristössä muodostetut tiedostot.
Tiedoston Tila -sarake kertoo, milloin tiedosto on valmis ladattavaksi. Valitse tiedostot, jotka haluat ladata ja paina ylärivin Lataa -painiketta. Voit päivittää näkymää Päivitä -painikkeesta, jolloin saat ajantasaiset tiedot.
Tiedoston tilana voi olla:
- Tiedostoa valmistellaan: Tiedoston luominen on vielä kesken, eikä tiedostoa ole vielä saatavilla.
- Valmis ladattavaksi: Tiedoston voi ladata.
- Ei enää saatavilla: Tiedosto on ladattavissa ohjelmassa 6 päivän ajan, jonka jälkeen se poistuu.
- Epäonnistui: Tiedoston luominen epäonnistui. Voit yrittää luoda tiedoston uudelleen samoilla hakuehdoilla. Jos tiedoston luominen ei edelleen onnistu, olethan yhteydessä asiakaspalveluun.
Voit lisätä ja piilottaa näkymän sarakkeita oikean yläkulman Ratas -painikkeesta. Sarakkeiden piilottaminen ei vaikuta tiedoston sisältöön.