Omia tietoja hallinnoidaan ohjelman näkymällä Omat tiedot ja asetukset. Näkymälle pääsee ohjelman ylävalikossa olevasta hahmoikonista aukeavasta valikosta.
Näkymällä voidaan muun muassa muokata omia yhteystietoja, vaihtaa ohjelman teemaa, hallinnoida Procountor Avain -laitteita sekä vaihtaa salasanoja. Aiemmin näkymällä vaihdettiin myös ohjelman kieli, mutta nykyään se vaihdetaan etusivun oikean yläkulman maapallo-ikonista.
Näkymän kentät
Tiedot
Pakolliset tiedot
- Etunimi
- Sukunimi
- Lähiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Matkapuhelinnumero (+358xxxxxxxxx muodossa)
- Sähköpostiosoite
- Käytettävä tulorekisterivarmenne
Vain käyttäjä itse voi muokata omia tietojaan. Ohjelma pyytää sisäänkirjautumisen yhteydessä tarkistamaan ja täydentämään Procountoriin tallennetut henkilökohtaiset yhteystiedot noin 6 kuukauden välein. Tämän yhteydessä ohjelma ehdottaa myös Procountor Avain-sovelluksen käyttöönottoa, mikäli se ei ole jo käytössä. Ajantasaiset henkilö- ja yhteystiedot, sekä matkapuhelinnumero tallennettuna ohjelmaan auttavat asiakkaita mm. kirjautumiseen liittyvissä ongelmissa, sekä Procountorin asiakaspalvelua tunnistamaan asiakkaat ja ottamaan oikeisiin yhteystietoihin yhteyttä ongelman sattuessa.
Kotiympäristö
Kotiympäristö-kohdassa käyttäjä voi määrittää itselleen kotiympäristön. Mikäli käyttäjä on liitetty vain yhteen ympäristöön, valikossa on näkyvillä vain kyseinen ympäristö. Jos taas käyttäjä on liitetty useampaan ympäristöön, hän voi valita alasvetovalikosta itselleen kotiympäristön, tai ei kotiympäristöä. Valikon vieressä olevan suurennuslasin kautta avautuu uusi ikkuna, josta voidaan myös valita haluttu ympäristö.
Kotiympäristön määrittäminen näkyy ohjelman Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä. Vieraillessasi ympäristössä, joka ei ole kotiympäristösi, käyttäjätunnuksesi näkyy Ulkopuolisena käyttäjänä käyttäjälistalla.
Henkilötunnus
Henkilötunnus yhdistää käyttäjän Procountorin Henkilörekisterissä olevaan tietoon. Jotta henkilön pääsee tekemään matka- ja kululaskuja Procountor Mini tai Kuitit -sovelluksella tulisi hänellä olla henkilötunnus täydennettynä Omiin tietoihin ja asetuksiin. Myöskin tilanteessa, jossa käyttäjällä on rajoitetut käyttöoikeudet tai käyttäjäroolina Henkilökunta, henkilötunnuksen täyttäminen on pakollista. Mikäli rajoitettujen käyttöoikeuksien omaavalla käyttäjällä ei ole henkilötunnusta omissa tiedoissa, ohjelma antaa virheilmoituksen matka- ja kululaskun luomisen yhteydessä. Lisäksi käyttäjä tulee lisätä henkilörekisteriin.
Kun henkilötunnus on syötetty kokonaisuudessaan (ppkkvv-xxxx) oikein ohjelmaan, ei sitä voi muuttaa tai korjata. Ohjelmassa on tarkiste henkilötunnuksen osalta ja jos tunnus menee tarkisteesta läpi, se muuttuu harmaaksi kentäksi tallennuksen jälkeen.
Sähköpostiosoite
Omiin tietoihin merkittyä sähköpostiosoitetta käytetään seuraavissa tilanteissa:
- Salasanan palauttaminen/vaihtaminen
- Käyttäjien tunnistaminen asiakaspalvelutilanteissa
- Ilmoitukset saapuneista/tarkastettavista laskuista
- Procountorin uutiskirje
- Häiriötiedotteet
- Ilmoitukset laskukohtaisesta keskustelusta
- Asiakaskyselyt
Sähköpostiasetuksissa määritellään, mitä viestejä halutaan vastaanottaa. Sähköpostiviestien kieli määräytyy Procountorin käyttökielen mukaan.
Omat tiedot kannattaa täyttää huolellisesti ja pitää aina ajan tasalla, sillä käyttäjän määrittämien omien tietojen avulla tunnistamme henkilöt asiakaspalvelutilanteissa ja näihin yhteystietoihin palautamme puuttuvat salasanat.
Käytettävä tulorekisterivarmenne
Käyttäjällä, jolla on useampi tulorekisterivarmenne käytössä voi valita tästä valikosta, mitä varmennetta käytetään Tulorekisteri-ilmoituksilla.
- Varmenne-valikko on näkyvissä vain niillä käyttäjille, joilla on käyttöoikeus tulorekisterivarmenteeseen.
Sähköpostiviestit Procountorista
Asetuksissa määritellään, mitä viestejä omiin tietoihin merkittyihin sähköpostiin lähetetään
- Haluan ilmoituksia esim. tarkastettavista laskuista. Sähköpostiin lähetetään tieto tarkastettavista ja hyväksyttävistä laskuista, kun olet hyväksymiskierrossa seuraava käsittelijä.
- Haluan kutsuja Procountorin asiakaskyselyihin. Asiakaskyselyitä lähetetään n. 1-2 kertaa vuodessa.
- Haluan procountorin uutiskirjeen. Uutiskirje lähetetään kuukausittain ja sisältää ajankohtaista tietoa Procountorista ja taloushallinnon alalta. Uutiskirjeen mukana lähetetään myös myös versiopäivitystiedotteet.
- Haluan sähköposti-ilmoituksia palveluun liittyvistä häiriötilanteista. Häiriötilanteista voidaan lähettää ilmoitus sähköpostiin, jos kyse on erityisen merkittävästä häiriöstä. Tyypillisesti näitä ilmoituksia on lähetetty korkeintaan muutama vuodessa.
- Haluan ilmoituksen sähköpostiini jos minut on merkitty laskukohtaisessa keskustelussa. Sähköpostiin lähetetään viesti, jos joku on merkinnyt käyttäjän nimen laskun Keskustelu-ikkunaan.
Ilmoitukset tapahtumista
- Haluan ilmoituksen Procountor Mini sovellukseen, jos minut on mainittu laskukohtaisessa keskustelussa. Kun kohta on valittuna, Procountor Miniin lähetetään ilmoitus, jos käyttäjän nimi merkitään laskukohtaisessa keskustelussa.
Näkymän painikkeet
Salasanat
Vaihda salasana
- Painikkeen avulla pääset määrittämään itsellesi uuden salasanan. Salasanan vaihtaminen vahvistetaan nykyisellä salasanalla sekä Procountor Avain -sovelluksella tai salasanalistalla.
Vaihda salasanalista
- Painike muodostaa uuden salasanalistan. Salasanalistan voi vaihtaa myös järjestelmään kirjautumisen yhteydessä, kun salasanoja on jäljellä 10 tai vähemmän.
- Uuden listan luonnin jälkeen vanhaa ei voi enää käyttää, vaan uuden listan käyttö alkaa heti.
- Salasanalista tallennetaan omalle tietokoneelle HTML- tai PDF-muodossa. Listan voi tarvittaessa tulostaa.
- Voit kirjautumistunnusten ollessa kateissa palauttaa ne Procountorin kirjautumissivulta löytyvän Ongelmia kirjautumisessa? -toiminnon avulla. Salasana ja/tai käyttäjätunnus lähetetään Omat tiedot ja asetukset -näkymällä täytettyyn matkapuhelinnumeroon tai sähköpostiosoitteeseen.
- Vaihtoehtoisesti voit käyttää kirjautumisessa Procountor Avain –sovellusta, joka korvaa salasanalistan. Lataa Avain-sovellus omasta sovelluskaupastasi ja aktivoi se käyttöösi. Tämän jälkeen et tarvitse salasanalistaa kirjautumiseen.
Procountor Avain -laitteet
- Procountor Avain -laitteet -painikkeesta avataan Procountor Avain -laitteiden hallinta -näkymä, josta näet, mitkä laitteet olet rekisteröinyt Procountor Avain -sovellukseen. Tätä kautta voit ottaa Procountor Avain -sovelluksen käyttöön, rekisteröidä uuden puhelimen sovellukseen tai poistaa vanhan käytöstä. Tarkempaan ohjeistukseen pääset tästä.
Teemat
- Teemat-painikkeesta avataan omat teema-asetukset. Täällä tehdyt asetukset vaikuttavat vain omassa käytössä.
- Väriteema-kohdasta valitaan käytettävä väriteema: Finago (violetti), pinkki tai voimakkaan kontrastin väriteema. Oletuksena Procountorissa käytetään Finago-teemaa. Voimakkaan kontrastin teemassa on selkeytetty mm. taulukoiden ja painikkeiden rajoja hyvin erottuviksi.
- Taulukoiden rivitiheys -asetus määrittää, miten tiiviisti tietoja sijoitellaan eri näkymien taulukoihin.
- Sallimalla Näkymäkohtainen ohje säilytetään ohjelman oikeassa alakulmassa näkyvä infoikoni, jonka kautta voidaan siirtyä lukemaan näkymään liittyviä käyttöohjeita. Poistamalla näkymäkohtaiset ohjeet käytöstä piilotetaan infoikoni kaikilta näkymiltä.
- Vasemman päävalikon avaaminen -valinnassa määritellään, miten päävalikko avautuu. Oletuksena valikko avautuu, kun siirretään kursori valikon päälle. Asetuksessa voidaan määrittää valikko avautuvaksi klikkauksesta, jolloin alavalikko aukeaa vasta, kun päävalikkoa klikataan.
