Kirjanpidollisella aloittamisella tarkoitetaan ajankohtaa, josta eteenpäin kirjanpito on tarkoitus hoitaa Procountorissa. Tällä ohjesivulla käydään läpi toimenpiteet kirjanpidon aloittamiseksi.
Kun olet tehnyt Procountorin käytön aloittamiseen liittyvät toimenpiteet pääkäyttäjän aloitusohjeen mukaisesti, voit aloittaa kirjanpidon sekä laskujen laatimisen. Kirjanpito Procountorissa voidaan aloittaa tilikauden vaihtuessa tai myös kesken tilikauden.
Kirjanpidon aloittamisen vaiheet
1. Tilikartan vertailu
Procountorin tilikartta saattaa poiketa yrityksen aiemmin käyttämästä tilikartasta. Vertaile tilikarttoja ja käy läpi ainakin alla mainitut asiat:
- Procountorissa ALV-käsittely ei ole kytketty kirjanpitotileihin, eli tilikartassa ei tarvitse olla ALV-kannoittain omia kirjanpitotilejä. Lue lisää Procountorin ALV-käsittelystä täältä.
- Tarvitaanko kaikkia aikaisemmin käytettyjä tilejä? Voidaanko sisäinen seuranta hoitaa esimerkiksi tuoteraportoinnin tai dimensioiden (sisäisen laskennan seurantakohteiden) avulla?
- Perusta tarvittavat uudet alatilit tilikarttaan
- Huomioi Procountorin automaattitiliöinnit, kuten
- 1700 myyntisaamiset
- 2880 maksuliikennetili
- 2930 ALV-velka
- 2920 työnantajasuoritusten velka
- Palkoilla on vain yksi siirtovelkatili 2950 kaikille vakuutusveloille.
2. Alkuvuoden palkka- ja matkalaskutietojen tuominen
Jos palkanlaskenta Procountorissa aloitetaan kesken vuotta ja toisessa järjestelmässä laaditut, kyseistä vuotta koskevat palkat ja matkalaskut on kuitenkin tarve saada mukaan Procountorin palkka- ja matkalaskuraporteille, tulisi palkkalaskelmat ja matkalaskut muodostaa Procountoriin.
- Jos palkat on jo ilmoitettu toisen järjestelmän kautta Tulorekisteriin, tulisi kyseisillä palkoilla rastittaa Tulorekisteri-ilmoittaminen -kohdasta valinta Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella, jotta ne eivät nouse Procountorin kautta laadittaville ilmoituksille. Jos muussa järjestelmässä laaditut palkat on tarve saada Procountorin raporteille kuukausitasolla, tulisi ne tällöin muodostaa yksitellen Procountoriin. Sen sijaan, jos riittää, että palkoista saadaan yhteissummat Procountoriin, voidaan tällöin laatia koontilaskelmat.
- Matkalaskut voit tuoda laskuaineiston sisäänlukua hyödyntäen. Huomioithan, että jos muusta järjestelmästä ilmoitettuja matkalaskuja tuodaan Procountoriin, tulee kyseisten matkalaskujen Tarkastaminen-näkymällä rastittaa Tulorekisteri-ilmoittaminen -kohdasta valinta Älä ilmoita laskulla olevia tuloja. Näin muusta järjestelmästä ilmoitettujen matkalaskujen tiedot eivät nouse Procountorissa laadittavalle Palkkatietoilmoitukselle.
- Lisätietoa palkkojen tuomisesta takautuvasti Procountoriin löydät täältä.
- Jos palkkojen ja matkalaskujen kirjanpito tuodaan osana alkusaldoja ja lisäksi ne tuodaan palkkalaskelmina ja matkalaskuina, tulee näistä muodostuva kirjanpito nollata, jotta viennit eivät ole kahteen kertaan kirjanpidossa.
3. Kirjanpidon saldojen tarkistus
Ennen virallista kirjanpidon aloittamista, on Procountoriin voitu jo vastaanottaa ostolaskuja sekä tiliote- ja viitemaksuaineistoja, tai laatia myyntilaskuja, joista on muodostunut automaattisesti kirjaukset ohjelman oletustiliöintien mukaisesti. Tarkista ennen kirjanpidon aloittamista, onko kirjanpidon tileillä saldoa, eli tuleeko kirjanpitoa nollata.
- Ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut löytyvän Kirjanpitotilien tarkistusraportin avulla saat nopeasti selville, millä kirjanpidon tileillä on saldoa.
- Jos saldoa ei ole aloitusta edeltävillä kausilla, etene tallentamaan vertailutietoja.
- Jos saldoa on aloitusta edeltävillä kausilla, etene kirjanpidon vientien nollaukseen.
4. Kirjanpidon vientien nollaus
Jos ohjelmaan on muodostunut kirjauksia esimerkiksi vastaanotettujen laskujen myötä, tulee kirjanpitoviennit nollata, ennen kuin varsinainen kirjanpito aloitetaan. Samalla nollataan mahdollisesti tuotujen alkuvuoden palkkojen ja matkalaskujen kirjanpito.
5. Avoimien reskontrien tuominen
Aloitushetkellä avoinna olevat reskontrat voidaan tallentaa ohjelmaan kahdella tavalla, joko saldoina tai laskuittain.
6. Vertailutietojen ja alkusaldojen tallentaminen
Kirjanpidon aloituksen yhteydessä tallennetaan edellisen tilikauden vertailutiedot sekä alkusaldot, jos kirjanpito aloitetaan kesken tilikauden.
- Kirjanpitotilien saldot kirjataan kirjanpidollista aloitushetkeä edeltävälle päivälle.
- Voit tuoda kirjanpitotilien saldot koontina tai kuukausitasolla.
7. Aloituksen onnistumisen tarkistus
Kun olet tuonut myynti- ja ostoreskontran tiedot Procountoriin sekä tallentanut kirjanpidon saldot, tarkista, että reskontra ja kirjanpito täsmäävät.
- Käytä tarkistamiseen Avointen laskujen täsmäytysraporttia, joka löytyy kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut.