Perinteinen tositehaku – Procountor

Perinteinen tositehaku pidetään toistaiseksi käytössä uuden Tositteiden haun rinnalla ja perinteinen haku tulee poistumaan myöhemmin. Perinteiseen tositehakuun päästään ohjelman kohdasta Haku > Perinteinen tositehaku.

Tositteiden haku -näkymä mahdollistaa Procountoriin tallennettujen laskujen ja muiden tositteiden hakemisen ja käsittelemisen. Käytettävissä olevat toiminnot riippuvat käyttäjälle annetuista käyttöoikeuksista.

Tositteiden haun käyttöoikeudet

Jotta käyttäjä voi hakea Tositteiden hausta tositteita, tulee hänellä olla tositelajeihin vähintään katseluoikeudet. Näytettävät tositelajit määräytyvät käyttöoikeuksien mukaan seuraavasti:

Myyntilaskut ja -tilaukset: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi myyntilasku" ja "Myyntilaskujen haku"
Ostolaskut ja -tilaukset: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi ostolasku" ja "Hae laskut"
Matka- ja kululaskut: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi matka- ja kululasku" ja "Hae laskut"
Muistiotositteet: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi muistiotosite" ja "Hae laskut"
Palkkalaskelmat: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Palkanlaskenta" ja "Hae laskut"
Kausiveroilmoitus: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Ilmoitukset"

Tositteiden hakeminen

Tositteiden haku -näkymä on jaettu kahteen osaan siten, että käytettävät hakuehdot määritetään sivun yläosan kentissä ja hakutulokset näytetään sivun alaosan taulukossa. Hakutulos näytetään hakuehtojen alapuolella ja hakutulokseen liittyvät toiminnot on kasattu valikoiksi hakutuloksen yhteyteen. Käytettäväksi valitut hakuehdot eivät palaudu oletuksiin Procountor-istuntojen välillä. Varsinainen haku suoritetaan painamalla Hae laskut -painiketta. Hakuehtoikkunan oikeassa yläkulmassa on lukkoikoni, jolla voi lukita hakuikkunan pysymään auki/tai piiloutumaan tarpeen mukaan.

Hakutoiminnot

Hae laskut -painike hakee annettuja hakuehtoja vastaavat tositteet ja listaa ne näkymän alaosan taulukossa.

Tyhjennä-painike tyhjentää annetut hakuehdot.

Omat haut -painikkeella voidaan tallentaa ja käyttää usein käytettyjä hakuehtojen yhdistelmiä.

Ruksi-painikkeella poistetaan hakuehto.

Plus-painikkeella lisätään se hakuehto, joka on valittuna Uusi hakuehto -valikosta.

Haun tyyppi -valikosta valitaan joko Laskujen haku, Avointen haku, Tarkastettavien haku tai Maksettavien haku.

Tositelaji- ja Tila-hakuehdoissa ruksimalla Kaikki saadaan kerralla kaikki tositelajit tai tilat aktiivisiksi. Vaihtoehdoista voidaan valita käytettävät tositelajit ja tilat myös yksitellen.

Tositelajit, joita ei voi hakea valitun haun tyypin kanssa, ovat passiivisina.

Tositelaji-valinnat vaikuttavat siihen, mitä tiloja on valittavissa. Kaikki tositelajit eivät voi olla kaikissa tiloissa, jolloin nämä ylimääräiset tilat näytetään passiivisina.

Hakuehtojen käyttäminen

Hakuehtoja voi yhdistellä haluamillaan tavoilla. Useamman hakuehdon käyttäminen toimii JA-hakuna, eli hakutulokseen tulevat mukaan vain ne tositteet, jotka täyttävät kaikki annetut hakuehdot.

Uusia hakuehtoja voi selata Uusi hakuehto -valikon vieressä olevasta suurennuslasipainikkeesta (hakuehdot aukeavat uuteen ikkunaan) tai valikon nuolesta. Uusi hakuehto lisätään hakuun Jatka-painikkeesta (jos uusi ikkuna on avattu) tai plus-painikkeesta.

Tekstihakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä.

Päivämäärillä haku:

jos annetaan pelkkä alkupäivä, tuodaan kaikki kyseistä päivästä eteenpäin olevat tiedot (mukaan lukien ko. päivä)
jos annetaan pelkkä loppupäivä, tuodaan kaikki tiedot kyseiseen päivään asti (mukaan lukien ko. päivä)
jos annetaan sekä alku- että loppupäivät, haetaan tiedot kyseiseltä väliltä (mukaan lukien alku- ja loppupäivät)

Valittavissa olevat hakuehdot

Asiakasnumero
Hakuehto määrittää haun asiakasnumeron perusteella.

Asiakkaan osoite
Dimensiot

Eräpäivä välillä
Erääntyminen Hakuehto määrittää ainoastaan Avointen haussa joko Erääntyneet tai Erääntymättömät tositteet. Hallinnan vastuuhenkilö Hakuehto määrittää haun Hallinta-näkymälle määritellyn Vastuuhenkilön perusteella. Jaksotetut tositteet Hakuehto määrittää haun joko vain jaksottamattomien tai vain jaksotettujen tositteiden perusteella. Kirjanpitopäivä välillä Hakuehto määrittää haun syötettyjen kirjanpitopäivien mukaan. Kp-arvo ja valuutta Hakuehto määrittää haun kirjanpitoarvon ja valuutan perusteella. Hakuehdolla voi luvun edessä käyttää < tai > merkkiä tai antaa arvoväli viivalla erotettuna. Tiettyä valuuttaa olevia laskuja voi hakea valitsemalla alasvetovalikosta haluttu valuutta. Kp-kausi välillä Hakuehto määrittää kirjanpitokauden tositteet tietyllä ajanjaksolla. Laskukanava Hakuehto määrittää haun laskukanavan perusteella, esimerkiksi Posti tai Verkkolasku. Laskun tapahtumatiedot Kyseistä hakuehtoa käytettäessä muodostuvat sekä aikaväli-, että toimenpide-hakuehdot ja vapaa tekstikenttä tapahtuman tekijän nimeä varten. Laskunumero Hakuehto määrittää haun ohjelmassa olevan laskunumeron perusteella. Jos Laskuttajan laskunumero -kenttään on syötetty toimittajan laskulle antama numero, voidaan sillä hakea laskuja Tositteiden haun Laskunumero hakuehdolla. Hakuehdolla voidaan määritellä laskuväli väliviivalla (esim. 10-15) tai tietyt laskut voidaan valita pilkulla erotettuina (esim. 10, 12, 15). Laskuryhmä Hakuehto määrittää tositteiden haun tietyllä laskuryhmällä, esimerkiksi Joukkolasku. Laskutusosoite Hakuehto määrittää haun tositteella olevan laskutusosoitteen perusteella. Laskut välillä Hakuehto määrittää aikavälin, jolle päivätyt tositteet tulevat mukaan hakutulokseen. Liikekumppaneille kohdistamattomat Hakuehto määrittää haun siitä, haetaanko ainoastaan kohdistamattomat tositteet. Liikekumppani, jolle kohdistettu Hakuehto määrittää haun tositteelle kohdistetun liikekumppanin perusteella. Liikekumppanipääryhmä Hakuehto määrittää tositteiden haun joko asiakkaiden, toimittajien tai henkilöiden perusteella. Haussa käytetään joko liikekumppanin nykyistä ryhmää tai laskun laadintahetken ryhmää. Jos pääryhmät ovat käytössä, voi myös niiden perusteella hakea. Liikekumppaniryhmä-alasvetovalikon perässä oleva suurennuslasipainike avaa liikekumppaniryhmän hakuikkunan, josta liikkekumppaniryhmä voidaan hakea. Liikekumppaniryhmä Hakuehto määrittää tositteiden haun luotujen liikekumppaniryhmien perusteella. Liikekumppaniryhmän rajaus Hakuehto määrittää tositteiden haun nykyisen ryhmän tai laadintahetken liikekumppaniryhmän mukaan. Lisätietoja Hakuehto määrittää haun Lisätiedot kentän termien perusteella. Maksumuistutus lähetetty Hakuehto määrittää haun joko siten että maksumuistutus on lähetetty tai ei ole lähetetty. Maksupäivä välillä Hakuehto määrittää haun kahden maksupäivän välillä. Maksutapahtumat saakka Hakuehdolla haetaan Avointen haussa tositteita, joilla ei ole maksutapahtumia tiettyyn päivämäärään mennessä. Hakuehdolla voidaan siis hakea laskuja, jotka ovat olleet avoimena tiettynä ajankohtana. Muistiinpanoja Hakuehto määrittää haun Muistiinpanoja-kentän termien perusteella. Nimi Hakuehto määrittää haun laskulla näkyvän nimen perusteella. Nimikkeet Hakuehto määrittää haun dimension nimikkeiden perusteella. Omat asiatarkastettavat Hakuehto määrittää haun omien asiatarkastattavien tositteiden perusteella. Omat hyväksyttävät Hakuehto määrittää haun omien hyväksyttävien tositteiden perusteella. Perintä- ja viivästyskulut Hakuehto määrittää haun perintä- ja viivästyskulujen perusteella. Pääkirjatilit Hakuehto määrittää haun valitun pääkirjatilin mukaan. Valinnalla voi hakea tositteita, jotka on tiliöity tietylle tilille. Usaeamman tilin voi valita samalla kertaa. Pääkirjatilit-valikon vieressä oleva suurennuslasipainike avaa pääkirjatilien hakuikkunan, josta pääkirjatilejä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä tai valitsemalla listalta. Tila Hakuehto määrittää ne tilat, joissa olevat tositteet tulevat mukaan hakutulokseen (useamman tilan valinta samaan aikaan on mahdollista) Toimitusosoite Hakuehto määrittää haun liikekumppanin toimitusosoitteen perusteella. Toimituspäivä välillä Hakuehto määrittää haun toimituspäivien mukaan. Tositelaji Hakuehto määrittää ne tositelajit, jotka tulevat mukaan hakutulokseen (useamman tositelajin valinta samaan aikaan on mahdollista) Tuotekoodi Hakuehto määrittää haun tuotteen nimen perusteella. Tuotteen nimi Hakuehto määrittää haun tuotteen nimen perusteella. Viimeisin muokkaaja Hakuehto määrittää haun tositteen viimeisimmän muokkaajan perusteella. Viitenumero Hakuehto määrittää haun ohjelmassa olevan viitenumeron perusteella. Y-tunnus Hakuehto määrittää haun yrityksen seitsemännumeroisen tunnuksen perusteella. Yhteyshenkilö Hakuehto määrittää haun ohjelman asiakashallintaan merkityn yhteyshenkilön perusteella. Rahoitussopimukset Hakuehdolla voit hakea myyntilaskuja tietyllä rahoitussopimuksella. Huomaathan, että sinulla täytyy olla valittuna Tositelajeista Myyntilasku ja/tai Myyntitilaus, jotta Rahoitussopimus-hakuehto tulee valittavaksi Uusi Hakuehto –alasvetovalikkoon. Kun yrityksen rahoitussopimuksista on valittu yksi, avautuu lisää hakuehtoja. Voit rajata hakua Siirtoluettelon tilan mukaan sekä siirtoluettelon päivämäärän mukaan. Hakuehto korvaa vanhoista Voyant-raporteista Siirtoluetteloraportin.

Hakutuloksen käsittely

Hakuehtoja vastaava hakutulos näytetään Tositteiden haku-näkymän alaosan taulukossa.

Hakutulosta voi lajitella (esim. nimen tai kp-arvon perusteella) klikkaamalla hiirellä sarakeotsikoita. Lajittelujärjestys säilyy, kunnes näkymältä poistutaan. Näkyvien rivien määrää voidaan muuttaa siirtämällä kursori hakuehtojen ja hakutuloksen rajakohtaan painikerivin yläpuolella (kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi oikella kohdalla) ja vetämällä rajaa ylös- tai alaspäin hiiren vasemmalla painikkeella (vanha Procountor).

Hakuehdot voi piilottaa klikkaamalla otsikkosaraketta Hakuehdot. Hakuehdot saa takaisin esille uudestaan klikkaamalla.

Hakutulokset-näkymältä löytyy sarakkeet: Nimi, Y-tunnus, Laskunumero, Laskun päivä, Kp-arvo, Tositelaji, Tila, Eräpäivä, Maksupäivä, Laskukanava, Liitteitä ja Muistiinpanoja. Muistioilla Kp-arvo -sarakkeessa näytetään kirjausten debet-arvo. Lisäksi on sarake Tark.merk, mikäli Myyntilaskujen tarkistus Procountorissa ovat käytössä. Lisäksi on myös sarakkeet Maks.pv. ja Perintäkirjeet sekä Kp-arvo:n sijasta on sarake Avoin summa.

Hakutuloksiin voi kohdistaa toimintoja listan yläpuolella olevilla painikkeilla tai hiiren oikeanpuoleisesta painikkeesta aukeavasta valikosta.

Toiminnot painikepalkissa

Siirry-painikeen kautta pääsee suoraan laskunäkymälle, tositteen kirjanpitosivulle tai Dimensiot-näkymälle. Liitteet-valinnalla tositteelle pääsee liittämään liitetiedostoja sekä katsomaan ja poistamaan olemassa olevia liitteitä (ks. lisätietoja Liitetiedostot-toiminnosta). Avautuvalla näkymällä on myös Seuraava- ja Edellinen-painikkeet, joilla voi siirtyä hakutuloksessa eteen- tai taaksepäin.

Esikatselu-painike avaa valitun tositteen tulostettavassa muodossa (HTML tai PDF).

Tulostettava listaus -painikkeen kautta on mahdollista avata hakutulos erilaisisssa muodoissa. Vaihtoehtoina ovat: Hakutulos ja ALV-erittely, Tulostettava ZIP-paketti, Tulostettava PDF-paketti, Suppea export-tuloste ja Laaja export-tuloste.

Laaja export -tulosteessa on omina sarakkeinaan useita eri laskun tietoja.

Laaja export -tuloste muodostaa laskujen tiedoista Excel -taulukon, jossa on sarakkeet:

Laskun tyyppi, Laskun tila, Laskunumero
Nimi, Y-tunnus (mikäli laskulla ei ole Y-tunnusta näytetään sarakkeessa ALV-tunnus jos se laskulla on)
Asiakasnumero
Asiakkaan osoite, Laskutusosoite, Toimitusosoite
Laskun päivä, Eräpäivä, Maksupäivä,Toimituspäivät
Laskun summa ilman ALV, ALV yhteensä, Loppusumma, Valuutta, Maksettu (EUR), Avoin summa (EUR)
Viitenumero, Tilinumero, Maksutapa, Maksuehto, Viivästyskorko-%
Tilausviite, Asiaa hoitaa (yhteyshenkilö), Lisätietoja, Muistiinpanoja, Toimitustapa
Laskukanava, Kieli, Laskuttajan laskunumero ja perintäkirjeet

Ilman ALV, ALV yhteensä ja Loppusumma ovat valuutassa, mikäli kyseessä on valuuttalasku.

Suppea export -tuloste -valinta muodostaa laskujen tiedoista Excel -taulukon, jossa on sarakkeet: Laskunro, Jäsennro, Kp-arvo, Avoinna, Maks. pv., Nimi, Laskukanava, Eräpäivä, Laskun pvm, Lisätietoja, Muistiinpanoja, Asiaa hoitaa ja Maksupäivä.

Hakutulos ja ALV-erittely tuo näkyviin HTML-muotoisen listan tositteista sekä raportin alalaitaan tulee näkyviin alv:n yhteenveto laskuista.

Tulostettava PDF -paketti tekee ainoastaan yhden PDF-paketin valituista tositteista (ei liitteitä). Tulostettava PDF -paketti, myös liitteet tekee yhden PDF-paketin, mutta se ei tuo muita liitteitä kuin PDF-liitteet. Puolestaan Tulostettava PDF -paketti, vain liitteetlistaa ainoastaan PDF-muotoiset liitteet.

Tulostettavaan ZIP-pakettiin tulevat mukaan puolestaan kaikki liitteet. Verkkolaskuissa olevat finvoice.xml -tiedostot eivät ole varsinaisia liitteitä, vaan kyse on xml-muotoisen finvoice-aineiston katselusta.

Tarkastaminen-painikkeen kautta pääsee suoraan hakutuloksesta valitun laskun Tarkastaminen-näkymälle tai Usean laskun tarkastamiseen.

Maksaminen-painikkeen kautta pääsee maksamaan yhden laskun tai Usean laskun maksamiseen.

Maksumuistutus-painikkeen kautta pääsee laatimaan maksumuistutuksen yhdelle tai usealle laskulle. Maksumuistutus ei ole valittavissa, jos hakutuloksessa ei ole yhtään myyntilaskua.

Lisää toimintoja -painikkeen kautta aukeaa valikko:

Tiliotekohdistus-painikkeesta siirrytään tiliotekohdistus-näkymälle, johon otetaan mukaan kaikki hakutulosten tositteet
Joukkodimensiointi-valinta mahdollistaa usean laskun dimensioninnin yhdellä kertaa
Jaksotukset-valinta mahdollistaa usean muistion laatimisen yhdellä kertaa
Usean myyntilaskun hyväksyntä ja lähetys
Usean tilauksen käsittely
Yhdistä tilaukset laskuksi
Joukkokirje
Erikoistilanteet-valinta avaa myyntilaskujen Erikois-tilanteet näkymän, jossa voidaan mm. laatia hyvityslaskuja ja muokata maksutapahtumia
Laskun tapahtumatiedot -valinta näyttää mm. laskun tapahtumat, niiden aikaleimat ja muokkaajien nimet
Muistiinpanot-valinnalla lisätään valitulle riville muistiinpanoja
Lähetä-valinta lähettää laskun valittua laskukanavaa pitkin (myyntilaskut tiloissa Lähettämätön ja Lähetetty)
Tee uusi lasku muodostaa uuden laskun samalle liikekumppanille ja samoilla tuotteilla
Kohdista liikekumppanille avaa näkymän, jossa valitun laskun voi kohdistaa toiselle liikekumppanille. Laskun tiedot säilyvät sellaisenaan
Luo uusi liikekumppani -valinnalla luodaan valitun tositteen tietojen pohjalta uusi liikekumppani

Toiminnot hiiren oikean painikkeen valikossa

Painettaessa hakutuloksen kohdalla hiiren oikeaa painiketta, aukeaa valikko, josta löytyy painikkeiden toimintojen lisäksi useita toimintoja:

Hakutulos ja ALV-erittely -valinta muodostaa hakutuloksesta ja sen ALV-erittelystä tulosteen html-muodossa uuteen selainikkunaan, josta sen voi tulostaa paperille tai tallentaa tiedostoon.

Tulostettava ZIP-paketti -valinta muodostaa rivien laskuista tai palkoista ZIP-paketin. Laskut tai palkkalaskelmat ovat paketissa PDF-tiedostoina ja laskuilla mukana ovat kaikki liitetiedostot.

Tulostettava PDF-paketti -valinta muodostaa rivien laskuista tai palkoista PDF-paketin. Laskut tai palkkalaskelmat ovat paketissa yhtenä PDF-tiedostona ja laskuilla mukana ovat lähetettävät liitetiedostot.

Laskun tapahtumatiedot -valinta näyttää yhteenvedon (Laskunumero, Laskun summa, Luotu, Muokattu, Lähetetty, Maksettu, Laskuryhmä, Maksumuistutus (myyntilaskut) valitun tositteen tiedoista. Jos Ulkopuolinen rahoitus on käytössä, näkyy myyntilaskuilla myös Rahoitusaineisto siirtojonossa ja Rahoitusaineisto lähetetty -tiedot. Palkoilla laskun summassa näkyy palkan nettosumma. Lue lisää laskun tapahtumatiedoista täältä.

Muistiinpanot-valinta avaa ikkunan jossa pääsee katsomaan ja muokkaamaan laskun / tositteen Muistiinpanoja -kentän tietoja riippumatta tositteen tilasta. Muistiinpanoihin mahtuu rajoittamaton merkkiä tekstiä.

Tee uusi lasku -valinnalla päästään tekemään valitun rivin liikekumppanille samaa tositelajia oleva laskun / tositteen. Mikäli käyttöoikeudet eivät sitä salli, tulee asiasta ilmoitus. Tee uusi lasku -valintaa käytetään mm. perintä- ja viivästyskululaskun tekoon.

Lähetä-valinnalla pystyy lähettämään uudelleen valitun myyntilaskun, joka on tilassa Lähettämätön tai Lähetetty, ja jonka laskukanava ei ole Ei lähetetä. Lasku lähtee täysin samanlaisena kuin aiemmin. Uudelleen lähetyksestä jää merkintä Laskun tiedot -kohtaan. Uudelleen lähetetystä laskusta laskutetaan hinnaston mukainen lähetysmaksu.

Tämän osion artikkelit