Tälle sivulle on koottuna Procountorin toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia, joita voidaan hyödyntää myös EU:n tietosuoja-asetuksessa esitettyjen prosessien tukena.
Henkilön oikeus saada tietoonsa hänestä järjestelmään tallennetut tiedot
Liikekumppanirekisteristä löytyy toiminnallisuus, jonka avulla liikekumppanin (asiakkaan, toimittajan tai henkilön) tiedot voidaan avata erilliseen Excel- tai HTML-tiedostoon. Toiminnallisuus löytyy Liikekumppanin perustiedot -näkymältä.
- Hae liikekumppanin tiedot -painiketta painaessa avautuu ikkuna, josta voidaan valita tiedoston kieli ja tiedostomuoto, jossa tiedot näytetään. Tiedosto pitää sisällään kaikki liikekumppanin tiedot, jotka on tallennettu liikekumppanirekisteriin. Palkansaajien osalta tiedostossa näytetään henkilörekisterin tietojen lisäksi palkansaajan tiedot sekä palkkaperuste.
- Liikekumppaniin liittyvät laskut ja tositteet voit hakea erikseen Hae laskut -painikkeella. Tämä toiminto avaa kaikki liikekumppaniin kohdistuneet tositteet Tositteiden haku -näkymälle, josta ne voidaan ladata talteen halutussa muodossa Tulostettava listaus -valikon kautta.
Käyttäjätunnusten oikeuksien muutosloki
Käyttäjät ja käyttöoikeudet –näkymällä voidaan tarkastella käyttäjille tehtyjä käyttöoikeusmuutoksia. Muutoslokiin päästään valitsemalla ensin käyttäjä Käyttäjät-listalta. Sen jälkeen valitaan käyttäjä Käyttöoikeudet-ikkunasta ja painetaan Näytä käyttöoikeusmuutokset -painiketta. Tiedot saadaan siirrettyä HTML- Excel tai PDF-tiedostoon.
Käyttäjätunnusten oikeuksien muutosloki on käytettävissä käyttäjillä, joilla on kaikki oikeudet yrityksen käyttäjähallintaan.
Sähköposti-vaihtoehdon poistaminen palkkalaskelmien lähetyskanavista
Sähköposti-palkkakanava on mahdollista poistaa käytöstä yrityksen Procountor-ympäristössä. Tämän voi tehdä ympäristön Käyttöasetuksissa poistamalla valinnan kohdasta Salli sähköposti palkkalaskelmien lähetyskanavana.
- Jos sähköposti asetetaan ei-sallituksi palkkakanavaksi, poistuu se palkkakanavavaihtoehdoista ympäristössä, eikä sitä voi käyttää palkkalaskelmien lähetykseen.
- Muutos sähköposti-palkkakanavan asetuksiin on hyvä tehdä siinä vaiheessa, kun edellisen kauden palkat on hoidettu ja ennen seuraavan kauden palkkojen laskennan aloittamista.
- Jos Sähköpostia asetetaan ei-sallituksi palkkakanavaksi ja se on aiemmin ollut sallittuna, Procountor ilmoittaa, jos jollakin palkansaajalla on palkkakanavaksi valittuna sähköposti.
Tietosuoja-vastaavan lisääminen yrityksen perustietoihin
Procountor-ympäristöihin on mahdollista tallentaa yrityksen tietosuojavastaavan tiedot. Tietosuojavastaavan yhteystiedot voi tallentaa Yhteyshenkilöihin, jotka löytyvät ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot. Tietosuojavastaavan tiedot kannattaa täydentää ympäristöön nopean tiedonkulun mahdollistamiseksi tietoturvaan liittyvän tilanteen sattuessa.
GDPR-tiedostopankki
GDPR-tiedostopankki sisältää sopimusehdoissakin mainitun Seloste käsittelystä - dokumentin. GDPR-tiedostopankki löytyy Procountorista oikean ylänurkan Perustiedot-valikosta.