Tässä ohjeessa käydään läpi, miten käteis- ja korttimyyntejä voidaan kirjata Procountorissa. Käteis- ja korttimyynnit voivat liittyä esimerkiksi käteisellä tapahtuvaan kassamyyntiin, käteisellä maksettuihin laskuihin, pankkikorttimyyntiin tai luottokorttimyyntiin.
Kassamyynti (käteiskauppa)
Käteismyynnit voidaan ohjelmassa kirjata joko muistiolla tai myyntilaskulla. Jokaisesta myynnistä ei kuitenkaan tarvitse tehdä erillistä myyntilaskua tai muistiota, vaan tilitykset kassakoneesta, kassakirjasta tai vastaavasta voidaan kerätä sopivin välein (päivä, viikko, kuukausi) ja tehdä niistä koonti.
Muistio tai myyntilasku tulee kuitenkin laatia vähintään kerran kuussa, jotta arvonlisävero saadaan kirjautumaan oikealle kuukaudelle. ALV-laskelma ja Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus voidaan laatia ja kassa täsmäyttää vasta sen jälkeen, kun muistio tai lasku on laadittu ja hyväksytty.
Kirjaaminen muistiolla
Kun käteismyynnit kirjataan muistiolla:
- Valitaan laadittavalle muistiolle ALV-tyypiksi Myynti ja tämän jälkeen tilanteeseen soveltuva myynnin ALV-status.
- Muistiolle syötetään kootut tiedot myynneistä arvonlisäverokannoittain. Jos on tarvetta, voi tarkan erittelyn myynneistä tehdä esimerkiksi Excel-taulukkoon, jonka voi liittää muistion liitetiedostoksi.
- Kun muistio on valmis hyväksyttäväksi viralliseen kirjanpitoon, painetaan Hyväksy-painiketta, joka muuttaa muistion tilaksi Hyväksytty. Hyväksytyn muistion tiliöintejä voidaan vielä tarvittaessa muokata, kun seurantajakso, jolle muistio on päivätty, on avoimena.
Kirjaaminen myyntilaskulla
Kun käteismyynnit kirjataan myyntilaskulla:
- Laskujen laadintaa varten on suositeltavaa perustaa liikekumppanirekisteriin asiakas, jonka voi nimetä esimerkiksi ”Käteismyynnit”. Kyseiselle asiakkaalle vaihdetaan asiakasrekisterin Oletustilit-välilehdellä myyntien debet-tiliksi 1900 (Rahat / käteisvarat) ohjelman oletuksen 1700 (Myyntisaamiset) sijasta.
- Kun käteismyyntejä kirjattaessa valitaan rekisteristä kyseinen asiakas, kirjautuvat myyntilaskut automaattisesti 1900 (Rahat / käteisvarat) / 3000 (Myynti).
- Rekisteriasiakkaan käyttö myyntilaskuja kirjattaessa myös helpottaa laskujen hakemista myöhemmin sekä selkeyttää raportointia.
- Laskulle syötetään kootut tiedot myynneistä arvonlisäverokannoittain.
- Jos myyntejä halutaan seurata tuotetasolla tai tiliöidä eri tileille, kannattaa tuoterekisteriin perustaa myyntituotteita, joille asetetaan tuoterekisteriin halutunlainen oletustiliöinti ja käyttää näitä tuotteita.
- Liikekumppanille voidaan myöskin määritellä valmiiksi oletustuotteita, jos tietyt tuotteet toistuvat käteiskaupassa usein.
- Lasku on selkeintä tehdä niin, että rivien hinnat sisältävät arvonlisäveron, joko rastittamalla laskulla Hintojen verollisuus -valinta (Yksikköhinnat sis. ALV) tai määrittelemällä ALV-oletuksissa, että myyntituotteet ovat oletuksena arvonlisäverollisia.
- Kun lasku on laadittu ja hyväksytty, käydään se merkitsemässä maksetuksi myyntilaskujen Erikoistilanteet-näkymällä, jolloin laskun tilaksi tulee Maksettu muualla.
- Jos laskua laadittaessa on käytetty asiakasta, jolle on määritelty myyntisaamisten oletustiliksi 1900 (Rahat / käteisvarat), ei laskun tiliöintiä tarvitse käydä muokkaamassa.
- Muussa tapauksessa on mentävä laskun Kirjanpito-näkymälle ja muutettava kirjaus 1700 Myyntisaamiset => 1900 Rahat / käteisvarat.
- Kirjanpito-näkymällä tehdään myös muut tarvittavat muutokset tiliöintiin ja Dimensiot-painikkeen kautta päästään Dimensiot-näkymälle tekemään mahdollinen dimensiointi.
Asiakas maksaa myyntilaskun käteisellä
Asiakkaan maksaessa laskun käteisellä:
- Asiakkaalle laaditaan myyntilasku, jonka debet-kirjaus tiliöidään tilin 1700 (Myyntisaamiset) sijaan tilille 1900 (Rahat / käteisvarat).
- Kun lasku on laadittu, hyväksytty ja maksettu, käydään se merkitsemässä maksetuksi myyntilaskujen Erikoistilanteet-näkymällä, jolloin laskun tilaksi tulee Maksettu muualla.
- Jos tietty asiakas maksaa aina käteisellä, kannattaa kyseiselle asiakkaalle vaihtaa myynnin oletustileissä 1700 (Myyntisaamiset) tilalle 1900 (Rahat / käteisvarat), jolloin laskut tiliöityvät oletuksena 1900 / 3000.
Pankkikorttimyynti
Pankkikorttimyynneistä laaditaan myyntilasku kuten kohdassa "Kassamyynti (käteiskauppa)".
- Pankkikorttimyyntejä varten kannattaa tilikarttaan perustaa erillinen tili, esimerkiksi 1701 (Pankkikorttimyyntisaamiset) sekä liikekumppanirekisteriin asiakas, jonka voi nimetä esimerkiksi ”Pankkikorttimyynnit”.
- Kyseiselle asiakkaalle vaihdetaan asiakasrekisterin oletustileissä tilin 1700 (Myyntisaamiset) tilalle 1701 (Pankkikorttimyyntisaamiset), jolloin laskut tiliöityvät oletuksena 1701 / 3000. Erillisen tilin käyttö helpottaa pankkikorttimyyntien ja suoritusten seurantaa.
- Rekisteriasiakkaan käyttö myyntilaskuja kirjattaessa myös helpottaa laskujen hakemista myöhemmin sekä selkeyttää raportointia.
- Koska suoritukset pankista tulevat yleensä jo seuraavana päivänä ja voidaan olettaa, että pankista tulee kaikki suoritukset, voi laaditun laskun käydä heti merkitsemässä maksetuksi muualla myyntilaskujen Erikoistilanteet-näkymällä, jolloin laskun tilaksi tulee Maksettu muualla.
- Tällöin tulee huomioida mahdolliset täsmäytys- ja tilinpäätöstilanteet, joissa laskut on merkitty suoritetuksi, vaikka suorituksia ei ole vielä tullut pankkitilille.
- Jos halutaan seurata tilannetta tarkasti, täytyy suorituksia käydä merkitsemässä laskulle Erikoistilanteet-näkymällä sitä mukaa, kuin niitä tulee tiliotteelle.
- Jos lasku maksetaan osissa ja sille merkitään maksutapahtumia osasuoritusten summilla sitä mukaa kun suorituksia saadaan, on laskun tilana Osittain maksettu, kunnes sen avoin summa on nolla.
- Pankkikorttisuorituksen näkyessä tiliotteella, mennään tiliotteen kirjanpitosivulle muuttamaan suorituksen tiliöinti, joka oletusarvoisesti on 1990 (Rahansiirrot ja täsmäytykset), tiliksi 1701 (Pankkikorttimyyntisaamiset).
Luottokorttimyynti
Luottokorttimyynneistä laaditaan myyntilasku kuten kohdassa "Kassamyynti (käteiskauppa)".
- Luottokorttimyyntejä varten kannattaa tilikarttaan perustaa erillinen tili, esimerkiksi 1702 (Luottokorttimyyntisaamiset) sekä liikekumppanirekisteriin asiakas, jonka voi nimetä esimerkiksi ”Luottokorttimyynnit”.
- Kyseiselle asiakkaalle vaihdetaan asiakasrekisterin oletustileissä 1700 (Myyntisaamiset) tilalle 1702 (Luottokorttimyyntisaamiset), jolloin laskut tiliöityvät oletuksena 1702 / 3000 Myynnit. Erillisen tilin käyttö helpottaa luottokorttimyyntien ja suoritusten seurantaa.
- Rekisteriasiakkaan käyttö myyntilaskuja kirjattaessa myös helpottaa laskujen hakemista myöhemmin sekä selkeyttää raportointia.
- Jos luottokorttimyyntejä on paljon, voi olla perusteltua perustaa eri luottokorttiyhtiöille oma tili ja asiakas.
- Koska suoritukset luottokorttiyhtiöistä tulevat mahdollisesti vasta usean viikon kuluttua, ei tehtyä laskua voi käydä heti merkitsemässä maksetuksi muualla myyntilaskujen Erikoistilanteet-näkymällä.
- Suorituksia tulee käydä merkitsemässä laskulle Erikoistilanteet-näkymällä sitä mukaa, kuin niitä saadaan.
- Jos lasku maksetaan osissa ja sille merkitään maksutapahtumia osasuoritusten summilla sitä mukaa kun suorituksia saadaan, on laskun tilana Osittain maksettu, kunnes sen avoin summa on nolla.
- Luottokorttisuorituksen näkyessä tiliotteella, mennään tiliotteen kirjanpitosivulle muuttamaan suorituksen tiliöinti, joka oletusarvoisesti on 1990 (Rahansiirrot ja täsmäytykset), tiliksi 1702 (Luottokorttimyyntisaamiset).