Käteisalennuskäsittely

Procountorin käteisalennuskäsittelyn avulla voidaan ylläpitää asiakas- ja toimittajakohtaisia käteisalennuksia sekä laatia tilauksia ja laskuja käyttäen käteisalennuksia. Ohjelman käteisalennuskäsittelyn myötä myös reskontra on automaattisesti ajan tasalla ja käteisalennuskirjaukset saadaan muodostumaan automaattisesti.

Versiopäivityksessä 82.0 on julkaistu uusi käteisalennustoiminto, joka mahdollistaa 1-3 käteisalennusvaihtoehtoa yhden vaihtoehdon sijaan myynti- ja ostolaskuille, myyntitilaukselle ja -tarjoukselle, ostotilaukselle, joukkolaskulle, sopimuslaskulle, töiden laskutukselle sekä asiakas- ja toimittajarekistereihin. 

Päivityksen myötä ostolaskun maksunäkymää on myös muutettu siten, että käteisalennus lasketaan automaattisesti laskun maksusummaan. Aiemmin käyttäjän oli vaihdettava käteisalennettu maksusumma manuaalisesti. Automaattinen käteisalennuksen laskenta maksusummaan mahdollistaa myös Usean laskun maksaminen -toiminnon käytön eli useiden käteisalennusostolaskujen maksamisen samanaikaisesti. Tämä ei ollut mahdollista aiemmin.

Käteisalennusvaihtoehdot näkyvät samoissa näkymissä kuin vanha käteisalennus. Automaattinen kirjanpito, toimii samalla tavalla kuin yhdellä käteisalennusvaihtoehdolla. Nyt automaattisen kirjanpidon tarkistukset tehdään kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle, jos ne on laskulle asetettu.

Oikean yläkulman ikonia klikkaamalla saat esittelyn suuremmaksi.

Käteisalennuskäsittelyn käyttöönotto

Käteisalennuskäsittely otetaan käyttöön ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset. Käsittely otetaan käyttöön myynti- ja ostolaskuille erikseen.

• Myyntien käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä. Jos asetus otetaan käyttöön, voidaan myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.
• Ostojen käteisalennukset -asetus mahdollistaa kaksiosaisten maksuehtojen käytön ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä. Jos asetus otetaan käyttöön, voidaan ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.

 

Liikekumppanikohtaiset määritykset

Kun käteisalennuskäsittely on aktivoituna Käyttöasetuksissa, on Liikekumppanirekisteriin mahdollista tallentaa asiakas- ja toimittajakohtaiset maksuehdot ja käteisalennukset, joita käytetään tilauksilla ja laskuilla, kun tilaus tai lasku laaditaan rekisteritietoja käyttäen.

Liikekumppanin perustietoja päästään muokkaamaan ohjelman kohdassa Rekisterit > Liikekumppanit, jossa haetaan liikekumppanit ja siirrytään tarkasteltavan liikekumppanin Perustiedot-näkymälle.

Käteisalennuskäsittelyn ollessa aktivoituna, näytetään liikekumppanin Perustiedot-näkymällä oheiset kentät:

• Maksuehto (pv / %) -kenttiin tallennetaan laskun maksuehto (oletuksena Käyttöasetuksissa määritetty oletusmaksuehto) sekä käytettävä alennusprosentti. Jos tavallisen maksuehdon puitteissa maksettaessa ei alennusta myönnetä, ei prosenttikenttää täydennetä, vaan sen arvoksi jätetään 0. Huomioitavaa on, että maksuehdon vuorokausien lukumäärä ei voi olla pienempi, kuin käteisalennuksen vuorokausien lukumäärä.
• Käteisalennus (pv / %) Kohdassa on Päivät - ja % -kentät kolmelle  käteisalennusvaihtoehdolle.
  • Kenttiin tallennetaan käteisalennuksen päivä sekä käytettävä alennusprosentti.
  • Päivät -kentät tulee täyttää nousevassa järjestyksessä, esim. 5,6,7.
  • % -kentät tulee täyttää laskevassa järjestyksessä, esim. 7,6,5.
  • Jos järjestys on väärä, kenttä muuttuu punaiseksi

Esimerkki: Päivä -kenttään tallennetaan 7 (pv) ja 3 (%), mikä tarkoittaa, että maksettaessa lasku 7:n päivän sisällä laskun päivästä, myönnetään maksajalle 3%:n alennus laskun loppusummasta.

Alempaan Päivä -kenttään tallennetaan 8 (pv) ja 2 (%), mikä tarkoittaa, että maksettaessa lasku 8:n päivän sisällä laskun päivästä, myönnetään maksajalle 2%:n alennus laskun loppusummasta.

Jos asiakasrekisterissä tai suoraan myyntilaskulla maksuehdoksi olisi määritetty esimerkiksi 10 päivää ja sen yhteydessä oleva prosenttiarvo olisi 0 ja myyntilaskulle olisi määritelty ylempänä mainitut käteisalennukset, tulostuisivat maksuehtoon ja käteisalennukseen liittyvät tiedot laskulle seuraavalla tavalla:

Maksuehto:

10 päivää netto 

Laskun alaosaan

7 päivää  ja 3.00 %, eräpäivä xx, alennus xx€ ja maksettava summa xx€

8 päivää ja 2.00%, eräpäivä xx, alennus xx€ ja maksettava summa xx€

Kyseiset, kaksiosaiset maksuehdot voidaan tallentaa (tai olemassa olevia maksuehtoja muokata) massana useiden liikekumppanien perustietoihin liikekumppaniaineiston sisäänluvun kautta tai käyttäen Usean liikekumppanin muokkaus -toimintoa.

 

Käteisalennusten kopiointi

Liikekumppaneita on mahdollista kopioida kolmella käteisalennusvaihtoehdolla.

Tositteiden haku -näkymästä (Haku > Tositteiden haku > Lisää toimintoja > Luo uusi liikekumppani) on mahdollista luoda uusi liikekumppani laskutietojen perusteella. Jos lasku sisältää käteisalennuksen tiedot, ne kopioidaan uudelle liikekumppanille liikekumppanirekisteriin.

Useiden liikekumppanien käteisalennusten muokkaaminen

Useiden liikekumppanien käteisalennuksia voi muokata samanaikaisesti ohjelman kohdassa Rekisterit > Liikekumppanit. Valitsemalla yläriviltä Muokkaa useita ja painamalla Hae liikekumppanit – painiketta, voi valita listalta ne liikekumppanit, joita haluaa muokata kerralla. Tämän jälkeen painetaan Muokkaa liikekumppaneita -painiketta, jolloin avautuu Valitse muokattavat tiedot -ponnahdusnäkymä. Näkymällä on Päivä - ja % -kentät kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle.

 

Käteisalennukset liikekumppaniraportilla

• Kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit löytyvällä Liikekumppaniraportilla voidaan tarkastella asiakkaille tai toimittajille rekisteriin tallennettuja käteisalennuksia.
• Valitsemalla raportin hakuehdoissa Rekisterin tiedot -osiossa raportilla näytettäviksi tiedoiksi Maksuehto ja Käteisalennus, saadaan raportille näkyviin Maksuehto- ja Käteisalennus-sarakkeet, joissa molemmissa näytetään päivämäärä ja prosentti.
• Kun raportin tulostusmuodoksi valitaan hakuehdoissa Porautuva raportti, päästään raportin hakutuloksista suoraan porautumaan valitun liikekumppanin perustietoihin muokkaamaan tietoja.

 

Käteisalennusten käyttö

Myyntilasku

• Asiakasrekisteriin tallennetut maksuehto ja käteisalennusvaihtoehdot tuodaan laskun laadinnan yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / %) -kenttiä voidaan tarvittaessa muokata laskulla.
• Laskulla näytetään kentät kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle.
  • Päivät -kentät tulee täyttää nousevassa järjestyksessä, esim. 5,6,7.
  • % -kentät tulee täyttää laskevassa järjestyksessä, esim. 7,6,5.
  • Jos järjestys on väärä, kenttä muuttuu punaiseksi ja käyttäjä saa virheilmoituksen.
  • Molemmat sekä Päivät että % -kentät on täytettävä, muuten kentät muuttuvat punaisiksi ja käyttäjä saa virheilmoituksen.
• Alennussumma ja Maksettava summa -kentät lasketaan automaattisesti.
• Eräpäivä -kenttä täydentyy automaattisesti Päivät -kentän perusteella.
• Käteisalennuksen päivät eivät saa ylittää Maksuehdon päivien lukumäärää.
• Käteisalennusvaihtoehtojen tulee olla järjestyksessä, eli jos vain yksi käteisalennus on käytössä, kentät täytetään ylhäältä alkaen.
• Jos käytössä on kaksi käteisalennusta, ensimmäinen ja toinen käteisalennuksen rivi täytetään.
• Kun laskulle on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot -osiossa laskun loppusumma sekä ilman käteisalennusta, että siten että käteisalennus on huomioitu.

 

Laskun kuva

• Laskupohjan yläosan tietoihin tulostuu Maksuehto -kohtaan tavallinen maksuehto sekä teksti Käteisalennus saatavilla.
• Lisäksi laskun alaosaan, laskurivien alapuolelle tulostuu tieto käteisalennusvaihtoehdoista, alennuksien määrästä, eräpäivistä sekä käteisalennuksen mukaisista summista, esimerkiksi:
  • Käteisalennus päivä 5, 3 %, eräpäivä 20.12.2023, alennus 297,60€. Maksettava summa 9622,40€, muutoin laskun loppusumman mukaan.
  • Käteisalennus päivä 6, 2 %, eräpäivä 21.12.2023, alennus 198,40€. Maksettava summa 9721,60€, muutoin laskun loppusumman mukaan.

 

Myyntitilaus ja tarjous

• Myyntitilauksessa ja -tarjouksessa näkyvät kentät kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle ja se toimii samalla tavalla kuin myyntilasku. Myyntitilaus ja tarjous voidaan muuttaa ja/tai kopioida myyntilaskuksi, jossa on kolme käteisalennusvaihtoehtoa.

 

Joukkolasku

• Joukkolasku -näkymällä on mahdollisuus määritellä Päivä- ja % -kentät kolmelle käteisalennus vaihtoehdolle.

 

Sopimuslasku

• Sopimuslaskussa on mahdollista antaa kolme käteisalennusvaihtoehtoa.
• Kun lasku luodaan, voidaan laskulle lisätä kolme käteisalennusvaihtoehtoa

 

Töiden laskutus

• Työerien laskutuksesta syntyneille laskuille (Rekisterit>Töiden laskutus) on mahdollista asettaa kolme käteisalennusvaihtoehtoa.
• Töiden laskutus on lisäpalvelu

 

Ostolasku

• Toimittajarekisteriin tallennetut maksuehto ja käteisalennusvaihtoehdot tuodaan laskun laadinnan yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / %) -kenttiä voidaan tarvittaessa muokata laskulla.
• Laskulla näytetään kentät kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle.
  • Päivät -kentät tulee täyttää nousevassa järjestyksessä, esim. 5,6,7.
  • % -kentät tulee täyttää laskevassa järjestyksessä, esim. 7,6,5.
  • Jos järjestys on väärä, kenttä muuttuu punaiseksi ja käyttäjä saa virheilmoituksen.
  • Molemmat sekä Päivät että % -kentät on täytettävä, muuten kentät muuttuvat punaisiksi ja käyttäjä saa virheilmoituksen.
• Alennussumma ja Maksettava summa lasketaan automaattisesti.
• Eräpäivä -kenttä täydentyy automaattisesti Päivät -kentän perusteella.
• Käteisalennuksen päivät eivät saa ylittää Maksuehdon päivien lukumäärää. Käteisalennusvaihtoehdot merkitään järjestyksessä, eli jos vain yksi käteisalennus on käytössä, kentät täytetään ylhäältä alkaen.
• Jos käytössä on kaksi käteisalennusta, ensimmäinen ja toinen käteisalennusrivi täytetään. Ei ensimmäinen ja viimeinen rivi tai toinen ja kolmas rivi.
• Violetti kehys osoittaa nykyisen saatavilla olevan käteisalennusvaihtoehdon ja siirtyy seuraavaan, jos aiempaa käteisalennusvaihtoehtoa ei käytetty. 
• Kun laskulle on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot -osiossa laskun loppusumma sekä ilman käteisalennusta, että siten että käteisalennus on huomioitu.

 

Laskun kuva

• Laskun kuvan yläosan tietoihin tulostuu Maksuehto -kohtaan tavallinen maksuehto sekä teksti Käteisalennus saatavilla.
• Lisäksi laskun alaosaan, laskurivien alapuolelle tulostuu tieto käteisalennusvaihtoehdoista, alennuksien määrästä, eräpäivistä sekä käteisalennuksien mukaisesta summasta, esimerkiksi: 
  • Käteisalennuksen arvo on 30,00€. Maksettava 20.12.2023 mennessä 970€, muutoin laskun loppusumman mukaan.
  • Käteisalennuksen arvo on 20,00€. Maksettava 22.12.2023 mennessä 980€, muutoin laskun loppusumman mukaan.

 

Ostolaskun asiatarkastaminen ja hyväksyminen

Procountor lähettää sähköpostitse käyttäjälle huomautusviestin tarkastettavasta / hyväksyttävästä laskusta, kun lasku saapuu ohjelmaan. Huomautusviestissä on lisäksi teksti: Laskuun sovelletaan käteisalennusta, kun käteisalennus on käytössä kyseisessä laskussa. 

Ostolaskun tarkastaminen -näkymällä on laskun summan perässä teksti Käteisalennus saatavilla, kun laskulla on mahdollisuus hyödyntää käteisalennusta, eikä sen eräpäivä ole mennyt. Jos käteisalennuksen eräpäivä on ohitettu, ei teksti ole näkyvissä.

 

Ostolaskun maksaminen

• Kun ostolasku, jolle on tallennettu käteisalennusvaihtoehdot, laitetaan maksuun, lasketaan kulloinkin käytettävissä oleva käteisalennus automaattisesti Maksetaan -kenttään. 
  • Maksun määrää voi tarvittaessa muuttaa manuaalisesti.
• Maksetaan -kentän vieressä on teksti Käteisalennus käytössä/ Käteisalennus käytettävissä, joka osoittaa käteisalennuksen tilan.
  • Jos maksun summaa muutetaan manuaalisesti suuremmaksi kuin laskun alkuperäinen maksusumma, tekstiksi muuttuu Liikamaksu ja Maksetaan -kenttä muuttuu punaiseksi. 
• Maksupäivä kenttää voi muuttaa myös manuaalisesti.
  • Jos muuttuneelle maksupäivälle on saatavilla käteisalennus, se otetaan automaattisesti käyttöön eli Maksetaan -kenttä päivittää oikean summan käteisalennuksella ja Käteisalennus -teksti Laskun tiedot -paneelissa muuttuu vastaavasti.

 

Ostotilaus

• Ostotilauksessa näkyvät kentät kolmelle käteisalennusvaihtoehdolle.
• Ostotilauksessa ei ole violettia kehystä, joka ilmaisee nykyisen saatavilla olevan käteisalennuksen, muuten se on samanlainen kuin ostolasku.
• Ostotilaus voidaan muuttaa ja/tai kopioida ostolaskuksi, jossa on kolme käteisalennusvaihtoehtoa.

 

Usean laskun maksaminen

Usean laskun maksaminen on mahdollista myös niiden ostolaskujen kohdalla, joissa on käteisalennus käytössä. Useiden laskujen maksamiseen pääset Tositteiden haun kautta (Haku > Tositteiden haku). Suorita haku ja valitse hakutulokset osion Maksaminen -alasvetovalikosta Usean laskun maksaminen.

Käteisalennetun ostolaskun maksusumma lasketaan automaattisesti eikä maksusummaa tarvitse muuttaa itse.

Käteisalennuslaskut näkyvät Usean laskun maksaminen -näkymässä sarakkeissa Käteisalennuksen eräpäivä ja Käteisalennettu laskun summa.

Käteisalennuslaskujen Maksupäivä on oletusarvoisesti ensimmäinen käytettävissä oleva käteisalennuksen eräpäivä. Jos laskua ei makseta ensimmäisen vaihtoehdon eräpäivänä, se vaihtuu seuraavaan käytettävissä olevaan eräpäivään ja laskun summa seuraavaan käteisalennus summaan.

Kun kaikkien käteisalennusvaihtoehtojen eräpäivät ovat kuluneet, eräpäivä muuttuu laskun alkuperäiseksi eräpäiväksi ja laskun summa muuttuu laskun summaksi ilman käteisalennusta.

Maksupäivää voidaan muuttaa manuaalisesti ja laskun summa muuttuu vastaavasti, jos käteisalennusvaihtoehto on käytettävissä tai ei ole.

Jos Käytä maksupäivää -valintaruutu on valittuna, kaikki laskut maksetaan asetettuna päivänä. Käteisalennuslaskujen maksettava summa muuttuu vastaavasti.

 

Käteisalennuslaskujen hakeminen

Käteisalennuslaskuja voi hakea tositteiden haun kautta kaikilla hakutyypeillä: Laskut, Avoimet laskut, Tarkastettavat laskut ja Maksettavat laskut. 

Käteisalennuksen eräpäivä -hakukentät löytyvät Tositteiden haku -näkymän Tarkennettu haku -osiosta. Hakukentät näkyvät Tarkennettu haku -näkymässä, kun käteisalennus on aktivoitu myynti- ja / tai ostolaskuille Käyttöasetuksissa.  

 Laskuja voidaan hakea samoilla valinnoilla kuin muita tämän näkymän hakuja: Ei valintoja, Tämä viikko, Viime viikko, Tämä kuukausi, Viime kuukausi, Viimeiset 6 kk, Tämä vuosi, Viime vuosi, Muu. 

Hakutuloksissa käteisalennuksiin liittyvät sarakkeet ovat Käteisalennuksen avoin summa (Tässä sarakkeessa näkyy laskun käteisalennettu avoin summa), Käteisalennuksen eräpäivä ja Käteisalennus. 

Tiedot näissä sarakkeissa muuttuvat käteisalennuksen eräpäivän ja prosentin mukaan, jos laskulla on käytössä useita käteisalennuksia. Jos laskulla on esimerkiksi kolme käteisalennusvaihtoehtoa, hakuun tulee näkyviin ensimmäinen vaihtoehto ja käteisalennuksen eräpäivän ylitettyä toinen vaihtoehto ja seuraavaksi kolmas. Lopuksi, jos kaikki käteisalennusvaihtoehdot ovat ylittäneet eräpäivänsä näkymälle tulee laskun alkuperäinen summa ilman käteisalennusta. Jos laskun käteisalennuksien eräpäivät on ohitettu, kolme käteisalennus saraketta ovat tyhjiä.  

 

Maksutapahtumat ja kirjanpidon oikaisut

Myyntilaskun kuittaus avoimista

Kun myyntilaskua koskeva suoritus on maksettu viitteellisenä (eli maksutapahtuma on mukana viitemaksuaineistolla) ja suorituksessa on käytetty oikeaa viitettä, kohdistuu suoritus automaattisesti myyntilaskuun. Jos laskulle kohdistuvan suorituksen summa ei täsmää laskun loppusummaan ja käteisalennuskäsittely on käytössä, suorittaa Procountor tässä yhteydessä seuraavat tarkistukset:

• Onko laskulle, johon suoritus kohdistuu, merkitty käteisalennus
• Onko laskun loppusumman ja suorituksen summan välinen maksuero sama kuin käteisalennuksen määrä
• Onko viitesuorituksen maksupäivä sama tai pienempi kuin käteisalennuksen eräpäivä

Jos kaikki edellä mainitut ehdot toteutuvat, muodostaa ohjelma laskulle toisen maksutapahtuman käteisalennuksen summalla, jolloin lasku kuittaantuu Maksettu-tilaan sen sijaan, että sen tilaksi tulisi Osittain maksettu.

 

Kirjanpidon oikaisu annetusta käteisalennuksesta

Edellä mainitun käteisalennuskäsittelyn toteutuessa viitemaksuaineiston kirjanpitosivulle muodostetaan automaattisesti oikaisuvienti, jossa myyntisaamisista kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan annettuihin alennuksiin verokannoittain eriteltynä käteisalennuksen määrä. Näin ollen käteisalennukset kirjataan sille kuukaudelle, jolloin suoritus on saatu.

Jos asiakas on maksanut suorituksen väärällä viitteellä, eikä suoritus ole kohdistunut automaattisesti laskuun, voidaan Viitemaksun uudelleenkohdistus -toiminnolla kohdistaa suoritus oikeaan laskuun. Ohjelma käsittelee uudelleenkohdistuksen yhteydessä käteisalennuksen automaattisesti edellä kuvatulla tavalla.

 

Ostolaskun kuittaus avoimista

Kun Procountoriin saapuu maksupäivän tiliote, kohdistuu maksutapahtuma automaattisesti ostolaskulle, edellyttäen että lähtevät maksut ovat pankin muodostamalla tiliotteella eriteltyinä ja että pankki on toimittanut sisäisen kohdistustiedon tilioteaineiston mukana (tai että maksussa on käytetty viitenumeroa).

Jos laskulle kohdistuvan maksutapahtuman summa ei täsmää laskun loppusummaan ja käteisalennuskäsittely on käytössä, suorittaa Procountor tässä yhteydessä seuraavat tarkistukset:

• Onko laskulle, johon maksutapahtuma kohdistuu, merkitty käteisalennus
• Onko laskun loppusumman ja maksutapahtuman summan välinen maksuero sama kuin käteisalennuksen määrä
• Onko maksutapahtuman maksupäivä sama tai pienempi kuin käteisalennuksen eräpäivä

Jos kaikki edellä mainitut ehdot toteutuvat, muodostaa ohjelma laskulle toisen maksutapahtuman käteisalennuksen summalla, jolloin lasku kuittaantuu Maksettu-tilaan sen sijaan, että sen tilaksi tulisi Osittain maksettu.

 

Kirjanpidon oikaisu saadusta käteisalennuksesta

Edellä mainitun käteisalennuskäsittelyn toteutuessa tiliotteen kirjanpitosivulle muodostetaan automaattisesti oikaisuvienti, jossa maksuliikennetililtä kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan saatuihin alennuksiin verokannoittain eriteltynä käteisalennuksen määrä. Näin ollen käteisalennukset kirjataan sille kuukaudelle, jolloin maksu on suoritettu.