Laskuja voidaan lähettää Procountorista eri laskukanavia eli lähetystapoja käyttäen. Tästä ohjeesta löydät lisätietoa Procountorin laskukanavista ja niiden käytöstä.
Yleistä
- Laskukanavalla tarkoitetaan tapaa, jolla lasku lähetetään ohjelmasta eteenpäin liikekumppanille.
- Käytettäviä laskukanavia Procountorissa on neljä: Posti, Sähköposti, Verkkolasku sekä Ei lähetetä (jota käytetään, kun lasku lähetetään ohjelman ulkopuolelta, esimerkiksi oman sähköpostin kautta).
- Asiakasrekisteriin voidaan määrittää oletuksena käytettävä laskukanava asiakkaittain, mutta laskukanava on mahdollista valita myös laskukohtaisesti laskun laadinnan yhteydessä.
- Kun ohjelmassa painetaan Lähetä-painiketta, lasku siirtyy lähetyslistalle, jolta se poistuu automaattisesti laskun päiväyksen mukaisesti. Jos lasku on päivätty kuluvalle päivälle, kolmen päivän sisään (tai menneisyyteen), lasku lähtee ohjelmasta käytännössä välittömästi, eikä sen etenemistä ole mahdollista enää peruuttaa. Tulevaisuuteen päivätyt laskut lähtevät ohjelmasta kolme päivää ennen laskun päiväystä.
Mitä jos saisit rahat tilille heti laskun lähettämisen jälkeen? Lue lisää Kassaturvastamme.
Käytettävät laskukanavat Procountorissa
Posti
- Lasku siirtyy Procountorista sähköisessä muodossa tulostuspalveluun (Apix Messaging Oy), joka tulostaa, kuorittaa ja postittaa laskun. Aamupäivällä klo 10 mennessä lähetetyt laskut ja kirjeet lähtevät normaalisti tulostuspalvelusta postin jakeluun saman päivän aikana. Kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm. Postitettavilla laskuilla näkyy kuoritusviivakoodi kirjekuoren ikkunassa, mikä mahdollistaa automaattisen kuorituksen.
- Postitse lähetettävien myyntilaskujen mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Lisäksi voidaan valita, lähetetäänkö lasku mustavalkoisena vai värillisenä sekä käytetäänkö economy- vai priority-postia. Economy-postia käytettäessä on syytä huomioida, että Postin mukaan kirjeet ovat perillä pääsääntöisesti kolmantena työpäivänä postituksesta.
- Laskutusosoite haetaan automaattisesti asiakkaan rekisteritiedoista, mutta voidaan antaa myös myyntilaskun Lasku-näkymällä ennen lähetystä. Laskun tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kohdistuu tai kohdistetaan maksetuksi.
Verkkolasku
- Myyntilasku lähetetään sähköisessä muodossa Procountorista vastaanottajan järjestelmään. Käytettävä operaattori valikoituu automaattisesti vastaanottajan osoitteen perusteella (sen mukaan, onko vastaanottajan osoite pankkiverkossa vai operaattoriverkossa), mikäli lähettäjällä on lähetysosoitteet sekä Apix Messaging Oy:n että pankin kautta.
- Verkkolaskun mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja, mikäli verkkolasku lähetetään käyttäen Apixin verkkolaskuosoitteita. Liitetiedosto välitetään Apixille aina PDF-muotoisena. Tällöin on kuitenkin kiinnitettävä huomiota siihen, mitä verkkolaskuoperaattoria lähetyksessä käytetään.
- Pankkiverkko ei tue liitetiedostojen tai laskun kuvan siirtämistä muun tiedon mukana. Kun verkkolasku lähtee Procountorissa Finvoice-muodossa pankkiverkkoon, laskuun lisätään kuitenkin linkki, jonka kautta vastaanottaja voi nähdä laskun ja sen liitteet PDF-muodossa.
- Jos lasku lähetetään käyttäen verkkolaskuoperaattorina Apixia ja vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki, liitetiedostot eivät siirry vastaanottajalle asti. Kun lasku liikkuu operaattorien välillä operaattoriverkosta pankkiverkkoon, eivät liitetiedostot tai tieto niistä siirry eteenpäin.
- Jos lasku lähetetään Apixin verkkolaskuosoitteesta asiakkaalle, joka vastaanottaa laskut operaattoriverkossa, liitteet siirtyvät laskun mukana.
- Operaattoriverkkoon kuuluvat mm. Apix Messaging Oy, OpusCapita, Tieto, Basware, Liaison, jne ja niiden välillä laskuttajalta vastaanottajalle verkkolasku voi siirtyä monessa eri muodossa (esim. Finvoice, ecXML, TeappsXML).
- Verkkolaskutunnus haetaan asiakkaan tiedoista tai syötetään myyntilaskulle Lasku-näkymällä. Procountorissa vastaanottajan verkkolaskuosoite muodostuu kolmen kentän (Verkkolaskuoperaattori, Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus) tiedoista. Verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite tulee täydentää käyttäjän toimesta ja OVT-tunnus täydentyy tässä yhteydessä automaattisesti. Vaihtoehtoisesti verkkolaskuosoite voidaan hakea laskulle TIEKE-painikkeesta avautuvan verkkolaskuhakemiston kautta. Lisätietoa verkkolaskukanavan valinnasta liikekumppanille löydät täältä.
- Lähettämisen jälkeen laskun tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kohdistuu tai kohdistetaan maksetuksi.
- Lisätietoa verkkolaskuista.
Sähköposti
- Lasku lähetetään PDF-muotoisena liitetiedostona asiakkaalle sähköpostilla. Sähköpostitse lähetettävän myyntilaskun mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Sähköpostiosoite haetaan automaattisesti asiakkaan tiedoista, mutta se voidaan antaa myös Myyntilasku-näkymällä. Laskun tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kohdistuu tai kohdistetaan maksetuksi.
- Procountorin kautta tehtävissä sähköpostilähetyksissä lähettäjän osoitteena käytetään no-reply@procountor.com, mutta sähköpostin metatiedoissa on löydettävissä Procountorin Perustiedot-näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot) tallennettu laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Metatiedoista löytyvä sähköpostiosoite tulee näkyviin, kun sähköpostin vastaanottaja avaa viestin ja valitsee "reply"-toiminnon. Mikäli Procountorin Perustiedoissa ei ole määritelty laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta, käytetään metatiedoissa laskun lähettäjän Omiin tietoihin määriteltyä sähköpostiosoitetta. Mikäli sitäkään ei ole määritelty, käytetään metatiedoissa samaa osoitetta kuin lähetysosoite eli no-reply@procountor.com.
- Myyntilaskun mukana lähtee sähköpostiviesti, jossa on mukana maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja viestin otsikossa sana Lasku, laskun numero, sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Ei lähetetä
- Kun laskukanavaksi valitaan Ei lähetetä, laskua ei lähetetä Procountorin kautta, vaan se voidaan tallentaa esikatselun kautta ja lähettää esimerkiksi omasta sähköpostista (jos lasku on ylipäätään tarkoitus lähettää).
- Esimerkiksi käteismyyntien kohdalla valitaan, että laskua ei lähetetä.
- Laskun tilaksi jää Hyväksytty, kunnes se kohdistuu tai kohdistetaan maksetuksi.
Laskukanavat tositelajeittain
Laskut ja tilaukset
Myyntilasku
- Myyntilaskun (mukaan lukien joukkolasku) laskukanava voi olla Verkkolasku, Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Maksumuistutus
- Maksumuistutuksen laskukanava voi olla Sähköposti, Posti tai Puhelin/Ei lähetetä.
- Laskukanava-valinta Puhelin/Ei lähetetä tarkoittaa, että muistuttaminen hoidetaan ohjelman ulkopuolelta, kuten puhelimitse.
Myyntitilaus
- Myyntitilauksen (mukaan lukien tarjous) laskukanava voi olla Verkkolasku, Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Ostolasku
- Skannauspalvelusta tai verkkolaskuina vastaanotetuilla ostolaskuilla näkyy vastaanotto-operaattori- ja osoitetieto. Verkkolaskuilla on nähtävillä sekä vastaanotto-operaattori että osoitetieto. Skannatuilla laskuilla nähtävillä on ainoastaan operaattori, koska vastaanotto-osoite on nähtävillä kokonaisuudessaan skannatun laskun kuvalta.
- Manuaalisesti luodulla ostolaskulla laskukanava, operaattori ja vastaanotto-osoite eivät ole muokattavia tietoja.
- Ostolaskun laskukanavalla ei ole merkitystä, koska ostolaskuja ei lähetetä, mutta laskukanavan perusteella voidaan päätellä, missä muodossa lasku on saapunut.
- Verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun kuva näkyy liitetiedostona.
- Skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun laskukanavana näytetään Posti ja verkkolaskuna tulleen laskun laskukanavana näytetään Verkkolasku.
Ostotilaus
- Ostotilauksen laskukanava voi olla Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Matka- ja kululasku
- Matka- ja kululaskuja ei voida lähettää ohjelmasta, eikä niille näin ollen voida määrittää laskukanavaa.
Muut tositteet
Muistio
- Muistioita ei voida lähettää ohjelmasta, eikä niille näin ollen voida määrittää laskukanavaa.
Joukkokirje
- Joukkokirje voidaan lähettää joko Postitse tai Sähköpostilla.
Palkkalaskelma
- Palkkalaskelman lähetyskanava voi olla Posti, Sähköposti, Ei lähetetä ja Mobiilipalkka.
- Haluttaessa estää palkkalaskelmien lähetys sähköpostitse, voidaan tämä tehdä Käyttöasetuksissa.
Palkansaajan vuosiyhteenveto
- Voidaan lähettää palkansaajalle joko postitse tai sähköpostilla
Myyntilaskun kentät
Myyntilaskulla näkyvät kentät vaihtelevat alla olevilla tavoilla riippuen käytetystä laskukanavasta:
