Myyntilaskujen tarkistustoiminto on menetelmä, jolla myyjät pääsevät tarkistamaan itse asiakkaillensa lähetettävät laskut ennen varsinaista lähetystä.
Myyntilaskujen tarkistustoiminnon käyttöönotto
Myyntilaskujen tarkastusmerkinnän voi ottaa käyttöön ohjelman Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Myyntilaskujen tarkistusmerkinnät. Tämän jälkeen laskuille voidaan lisätä tarkistusmerkintöjä ja tarkistusmerkinnät sekä niihin liittyvät rajausehdot näkyvät tositteiden haussa.
Myyntilaskujen tarkistaminen
Myyjä etsii haluamansa laskut esiin tositteiden haun kautta. Laskulle täydennetään tarvittavat tiedot ja tarkastetaan, että ne ovat oikeelliset. Takistusmerkinnän voi tehdä laskuille, jotka ovat ainakin Kesken-tilassa. Merkinnän tekeminen ei vaikuta laskun tilaan.
1. Myyntilaskun tarkastaja eli myyjä tarkastaa omat laskunsa ja painaa Tark.merk.- painiketta.
2. Tark.merk. painikkeen painamisen vahvistetaan tarkistusmerkinnän lisääminen painamalla Lisää-painiketta.
3. Tarkistusmerkintä näytetään tositteiden haussa tai painamalla laskulla Tark.merk. painiketta. Tarkastusmerkintä tekee aikaleiman tarkastuksesta (esim. Laskulla on seuraavat tarkastusmerkinnät: Tutustuja, Tuija 01.10.20XX klo 12:16) ja merkintäaikaleiman jälkeen on mahdollista lisätä oma kommentti (max 255 merkkiä).
- Tarkistusmerkintöjä on mahdollista tehdä useampia, mikäli tarkistajia on enemmän. Jokaisen tarkastajan tarkistusmerkintänsä tallentuu Tark.merk.-painikkeen taakse näkyviin.
- Myyntilaskujen tarkastajat näkevät toistensa kommentit, mutta voivat muokata tai poistaa vain omia tarkistusmerkintöjään.
- Sama käyttäjä voi tehdä vain yhden tarkastusmerkinnän per lasku, mutta omaa merkintää on mahdollista muokata jälkikäteen ja poistaa.
Tarkistettujen myyntilaskujen hakeminen
Tosittein haun hakuehdoissa on omina kohtina alasvetovalikko tarkistusmerkintöjen laatijoista, merkinnän lukumäärästä ja kommentista. Laatija tarkoittaa tarkistusmerkinnän tehnyttä käyttäjää.
Tarkastusmerkinnän lukumäärä ja kommentti hakuehtoon on mahdollista hakea laskuja tarkastajien lukumäärällä tai tarkastusmerkinnän yhteydessä tehdyn muistiinpanon perusteella.
- Tark. merk. Lkm-nimiseen kenttään voi syöttää esim. =1, jolloin tuodaan esiin ne laskut, joilla on yksi tarkistusmerkintä.
- Rajauksen voi tehdä myös näin: 1-2, jolloin tuodaan esiin ne laskut, joissa on yksi tai kaksi tarkistusmerkintää.
- Jos syöttää arvon: < 3, tuodaan ne tositteet, joissa on nolla, yksi tai kaksi tarkistusmerkintää.
- Kommenttikenttään on mahdollista kirjoittaa sanallisesti muistiinpanoja, joita kyseisen tarkastuksen yhteydessä on kirjoitettu ja etsiä näin haluttuja laskuja.