Procountorin Ulkopuolinen rahoitus -toiminto mahdollistaa myyntilaskujen laatimisen yrityksen ja rahoitusyhtiön sopimuksen mukaisesti. Procountorin ja joidenkin rahoitusyhtiöiden väillä on olemassa valmiita yhteyksiä, joiden kautta tiedot laskuista (myyntisaatavista) voidaan siirtää rahoitusyhtiölle. Tässä ohjeessa on kerrottu toimenpiteet ulkopuolisen rahoituksen käyttöönottoa varten.
Ulkopuolisen rahoituksen käyttöönotto
- Ulkopuolinen rahoitus valitaan käytettäväksi käyttöasetuksissa ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset. Käyttöasetuksissa valitaan Ulkopuolisen rahoituksen asetukset -osiosta kohta Onko ulkopuolinen rahoitus käytössä?
- Ulkopuolisen rahoituksen tileistä (Laskutili ja Rahoitustili) tehdään pankkiyhteysvaltuutukset muiden pankkitilien tavoin.
- Mikäli pankkiyhteysvaltuutuksia ei tehdä, on mahdollista suorittaa ainoastaan viitesuoritusten nouto laskutilin osalta. Tällöin laskutilin ja rahoitustilin tapahtumat kirjataan muistiolla ohjelmaan, mutta viitesuoritukset kuittaantuvat automaattisesti.
- Ulkopuolisen rahoituksen rahoitus- ja laskutili tallennetaan yrityksen pankkitileihin ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
- Laskutilin ja rahoitustilin seuraamista varten on suositeltavaa avata tilikarttaan omat kirjanpitotilit, esim. 1725 Factoring-saamiset (Laskutili) ja 2840 Factoring-velka (Rahoitustili).
Huom! Ulkopuolisen rahoituksen ollessa käytössä myyntilaskun numerointia ei voi muuttaa jälkikäteen, koska viitenumero koostuu laskun numerosta.
Ulkopuolisen rahoituksen sopimukset
Kun ulkopuolinen rahoitus on otettu käyttöön käyttöasetuksissa, ohjelman valikkoon ilmestyvät rahoitussopimukset kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Rahoitussopimukset. Tiedot rahoitusyhtiöiden kanssa tehdyistä sopimuksista syötetään Rahoitussopimukset-näkymälle. Sopimuksia voi olla useita ja kunkin sopimuksen tiedot syötetään omalle rivilleen seuraavasti:
Rahoitusyhtiö
- Alasvetovalikosta valitaan sen rahoitusyhtiön nimi, jonka kanssa sopimus on tehty.
Rahoitusyhtiön tilinumero
- Sarakkeeseen kirjataan rahoitusyhtiön ilmoittama pankkitilinumero.
- Tämä pankkitilinumero tulee näkyviin laskulle ja on se tilinumero, jolle asiakkaan halutaan maksavan laskunsa sen sijaan, että asiakas maksaisi laskunsa (suoraan) yrityksen pankkitilille.
- Huom! Tätä tilinumeroa ei tallenneta yrityksen omaksi pankkitiliksi yrityksen tietoihin.
- Sarakkeeseen voi tallentaa myös ulkomaisen IBAN-muotoisen tilinumeron.
- Kun sarakkeeseen syötetään suomalainen IBAN-osoite, täydentyy BIC-koodi -kenttä automaattisesti.
Sopimusnumero
- Sarakkeeseen syötetään rahoitusyhtiöltä saatava sopimusnumero.
Viitenumeroerotin
- Sarakkeeseen syötetään viitenumeroerotin, joka vaikuttaa laskulle muodostettavaan viitenumeroon.
- Tieto saadaan rahoitusyhtiöltä.
Oma Finvoice-osoite ja Rahoitusyhtiön Finvoice-osoite
- Sarakkeisiin syötetään oma ja rahoitusyhtiön Finvoice-osoite (yrityksen oma pankista saatu verkkolaskujen lähetysosoite ja rahoitusyhtiön ilmoittama verkkolaskujen vastaanotto-osoite), jos rahoitusyhtiön kanssa on sovittu Finvoice-muotoisen verkkolaskuaineiston toimituksesta Finvoice-osoitteita käyttäen.
OP-Factoring vastatili (Tämä sarake huomioitava ainoastaan, jos rahoitusyhtiönä on OP)
- OP-Factoring vastatili -kentästä valitaan yrityksen oma pankkitili, mikäli OP:n kanssa on sovittu viite-erittelyn noudosta, eli FL-viiteaineiston noudosta.
- Kyseinen tili on yrityksen oma pankkitili, jonka avulla saapuvat viite-erittelyt liitetään pankkitiliin, jolle suoritukset saapuvat.
- Tili on valittava, koska OPlta saapuvalla FL-viiteaineistolla ei ole määriteltynä lainkaan tilinumeroa (kuten KTL-aineistolla on), jolle saapuvat viite-erittelyt tulisi lukea. OP kuitenkin lisää FL-viiteaineiston tapahtumille rahoitusviitenumeron. Rahoitusviitenumero puolestaan sisältää aina rahoitussopimusnumeron ja tämä mahdollistaa FL-viiteaineiston sisäänluvun Procountoriin, kun OP-Factoing vastatili on määritetty kyseiseen sarakkeeseen. HUOM! OPlla on rahoitusviitenumerolle kaksi muotoa: "lyhyt" ja "pitkä". OPn täytyy valita näistä se "lyhyt" viitenumeromuoto, jotta FL-aineiston sisäänluku onnistuu Procountoriin.
Siirtoilmoitus (suomi, ruotsi, englanti, eesti)
- Siirtoilmoituskenttiä on neljälle eri kieliversiolle. Kenttiin kirjataan laskulle tulostuva siirtoilmoitus, josta laskun saajalle käy ilmi, että laskun maksu tulee suorittaa rahoitusyhtiölle sen sijaan, että laskun maksu suoritettaisiin suoraan yrityksen pankkitilille.
- Siirtoilmoitus on tärkeä, sillä laskulla tulee aina olla tieto siitä, että saatava on siirretty rahoitusyhtiölle. Pääsääntöisesti rahoitusyhtiöt määrittelevät sen, missä muodossa siirtoilmoitus on oltava laskuilla. Siirtoilmoituksen kieli määräytyy laskulle automaattisesti laskun kielen mukaan.
WS-asiakasnumero
- WS asiakasnumero on pakollinen tieto, kun rahoitusyhtiönä on Danske Bank, OP tai Nordea.
- Lisää tietoa numeroista löydät täältä.
Finvoice
- Laskutiedot Procountorista rahoitusyhtiöille voidaan pääsääntöisesti lähettää verkkolaskuina vain finvoice-muodossa. Poikkeuksena Kassaturva, joille laskut lähetetään API-rajapintaa käyttäen.
- Rahoitusyhtiösopimuksiin lisättävät Finvoice-osoitteet koskettavat vain ulkopuolisen rahoituksen laskuaineistoja ja pääsääntöisesti laskutiedot voidaan lähettää Finvoice-aineistona ainoastaan silloin, kun rahoitusyhtiönä toimii jokin pankkiyhteysvaltuutuslomakkeissa mainittu pankki. Jos siis Factoringlaskuaineisto halutaan lähettää rahoitusyhtiölle sähköisesti verkkolaskuna, tulee rahoitussopimuksiin täyttää yrityksen oma pankista saatu verkkolaskujen lähetysosoite (Oma Finvoice-osoite) sekä rahoitusyhtiön ilmoittama vastaanotto-osoite (rahoitusyhtiön Finvoice-osoite).
- Yritys voi halutessaan tallentaan oman Finvoice verkkolaskuosoitteen Verkkolasku- ja skannausosoitteet-näkymälle, jos yrityksen laskuja lähetetään asiakkaille näitä osoitteita käyttäen.
- Jos laskutietoja ei haluta tai ei ole mahdollista lähettää Finvoice-muodossa rahoitusyhtiölle, rahoitusyhtiöltä on hyvä selvittää, voiko laskutiedot toimittaa paperisena tai muulla tavalla. Tällä hetkellä laskutietoja voidaan lähettää Finvoice-muodossa vain pankkien rahoitusyhtiöille, kuten Nordealle, OP:lle ja Danske Bankille.
Ropo Finance Myyntisaatavarahoitus
- Ropo Finance Myyntilaskurahoitus on Procountorin yhteistyökumppanin Ropo Capitalin tarjoama palvelu, jonka avulla voidaan siirtää Procountorissa laaditut myyntilaskut Ropo Capitalille rahoitusta varten.
- Lisätietoja palvelusta saa Ropo Capitalin kotisivuilta, joilta päästään myös tekemään rahoitushakemus: Ropo Capital Myyntisaatavarahoitus.
- Kun rahoituspäätös on saatu, Ropo Capital Oy voidaan lisätä Procountorin Rahoitussopimukset-näkymälle. Tämän jälkeen rahoitussopimus voidaan valita käyttöön joko asiakas- tai laskukohtaisesti.
- Myyntilaskujen hyväksynnän yhteydessä laskuista lähtee automaattisesti tieto Ropo Capitalille.
- Rahoituksen lisäksi Ropo Capital tarjoaa myös Procountoriin valmiiksi integroituja huomautus- ja perintäpalveluita, joista löydät lisätietoa täältä: Huomautus- ja perintäpalvelu Ropo Capital.
Svea Saatavarahoitus
- Svea Saatavarahoitus on Procountorin yhteistyökumppanin Svea Ekonomin tarjoama palvelu, jonka avulla voidaan siirtää Procountorissa laaditut myyntilaskut Svea Ekonomille rahoitusta varten.
- Lisätietoja palvelusta saa Svea Ekonomin kotisivuilta, joilta päästään myös tekemään rahoitushakemus: Svea Ekonomi
- Kun rahoituspäätös on saatu, Svea Ekonomi voidaan lisätä Procountorin Rahoitussopimukset-näkymälle. Tämän jälkeen rahoitussopimus voidaan valita käyttöön joko asiakas- tai laskukohtaisesti.
- Myyntilaskujen hyväksynnän yhteydessä laskuista lähtee automaattisesti tieto Svea Ekonomille.
- Rahoituksen lisäksi Svea Ekonomi tarjoaa myös Procountoriin valmiiksi integroituja huomautus- ja perintäpalveluita, joista löydät lisätietoa täältä: Huomautus- ja perintäpalvelu Svea Ekonomi
Procountor Kassaturva
- Procountor Kassaturva on ketterä palvelu, jonka avulla rahoitat kaiken kokoiset myyntisaatavat.
- Kassaturva on integroitu Procountoriin ja palvelu on tuotettu Puro Finance Oy:n kanssa yhteistyössä.
- Integrointi helpottaa myyntilaskujen käsittelyä API-rajapinnan avulla.
- Lue lisää palvelusta täältä.
Huom! Mikäli olet aikeissa käyttää jotakin muuta rahoitussopimuksen tarjoajaa, kuin pankkiyhteysvaltuutus-sivulle listattuja pankkeja tai Ropo Capitalia tai Svea Saatavarahoitusta olethan ensin yhteydessä Procountorin asiakaspalveluun lisätietojen saamiseksi: yhteydenottolomake.
Ulkopuolisen rahoituksen käyttö
Ulkopuolisen rahoituksen sopimus asiakkaalle
- Kun ulkopuolinen rahoitus on otettu käyttöön, voidaan asiakkaille Liikekumppanirekisterissä valita ulkopuolisen rahoituksen sopimus valitsemalla asiakkaan perustietojen Maksutiedot-osion Rahoitussopimus-kenttään oikea sopimus alasvetovalikosta. Tällöin asiakkaalle tulee maksutilinumeroksi valitun rahoitussopimuksen mukainen pankkitilinumero ja siirtoilmoitus sopimukselta. Laadittaessa tälle kyseessä olevalle asiakkaalle laskua, tarjotaan oletuksena valittua rahoitussopimusta ja rahoitussopimuksen mukaista maksutilinumeroa laskulle.
- Sopimus voidaan lisätä usealle asiakkaalle massana ohjelman kohdassa Rekisterit > Asiakasrekisteri > Muokkaa useita > Muokkaa liikekumppaneita > Rahoitussopimus.
- Jos liikekumppanirekisterissä olevalle asiakkaalle ei ole määritettynä ulkopuolista rahoitusta (rahoitussopimusta ei ole valittu liikekumppanirekisterissä asiakkaalle oletukseksi), laskulle tulostuu maksutilinumeroksi laskuttajan oma tilinumero.
Ulkopuolisen rahoituksen sopimus laskulle
- Kun ulkopuolinen rahoitus on otettu käyttöön, voidaan laskua laadittaessa valita ulkopuolisen rahoituksen sopimus laskun Maksutiedot-osion Rahoitussopimus-kentän alasvetovalikosta. Tällöin laskulle tulee maksutilinumeroksi valitun rahoitussopimuksen mukainen tilinumero. Laskulla ei näy muita tilinumeroita.
- Laskulle tulostuu laskun kielen mukainen siirtoilmoitus lisätietojen jälkeen ennen laskurivejä.
- Siirtoilmoitus on tärkeä, sillä laskulla tulee aina olla tieto siitä, että saatava on siirretty rahoitusyhtiölle. Siirtoilmoituksia voidaan tallentaa eri kielillä, ja tämä tuodaan laskulle automaattisesti laskun kielen mukaan. Jotta siirtoilmoitus näkyy laskulla, ei laskun Pohja-valikossa saa olla valittu vaihtoehtoa Tilisiirto.
- Huom! Rahoitettaville laskuille on tärkeää täydentää laskutettavan tahon yritystunnus tai henkilötunnus.
- Laskuille muodostetaan viite Rahoitussopimukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Rahoitussopimukset) määritellystä sopimusnumerosta, viitenumeroerottimesta ja laskunumerosta. Sopimusnumeron ja viitenumeroerottimen tiedot saadaan rahoitusyhtiöltä.
- Jos rahoitusyhtiö on OP, viite = rahoitussopimusnumero + erotin (301/001/002) + laskunumero (täydennetty etunollilla 9-merkkiseksi) + tarkistusmerkki.
Huom! OP:n osalta viitenumeroerotin syötetään Sopimusnumero-kenttään sopimusnumeron perään ja Viitenumeroerotin-kenttä jätetään tyhjäksi. Esimerkiksi, jos sopimusnumero olisi OP:lla muotoa 55555/001, niin Sopimusnumero-kenttään kirjattaisiin tässä tapauksessa 55555001 (ja Viitenumeroerotin-kenttä jätettäisiin tyhjäksi).
OP:n osalta on myöskin huomioitava, että RF viitteen käyttö ei ole mahdollinen. OP ei tue RF viitteellisiä rahoitusaineistoja, joten tästä syystä OP factoring laskuilla tulee käyttää normaalia viitettä yllämainitulla tavalla.
- Jos rahoitusyhtiö on Nordea, viite = rahoitussopimusnumero + erotin (0) + laskunumero (täydennetty etunollilla 8-merkkiseksi) + tarkistusmerkki.
- Jos rahoitusyhtiö on jokin muu, viite = rahoitussopimusnumero + erotin + laskunumero (täydennetty etunollilla 7-merkkiseksi) + tarkistusmerkki.
Rahoitettavan laskun käsittely
- Kun laskulla painetaan Hyväksy-painiketta, myyntilasku siirtyy Lähettämätön-tilaan ja lasku lähtee rahoitusyhtiölle, jos Procountorista on valmis yhteys valittuun rahoitusyhtiöön. Laskua ei voi tämän jälkeen palauttaa tilaan Kesken, sillä tiedot on jo lähetetty Procountorista eteenpäin. Tarvittaessa laskulle tulee laatia hyvityslasku.
- Lasku lähetetään asiakkaalle normaaliin tapaan valittua laskukanavaa pitkin, kun laskulla painetaan Lähetä-painiketta.
- Jos myyntilaskut laaditaan jossain muussa ohjelmassa kuin Procountorissa ja lähetetään laskujen automaattisiirtoliittymän kautta ohjelmaan. Laskut tulevat suoraan ohjelmaan Lähettämätön-tilassa ja tällöin lähtee tieto myyntilaskusta rahoitusyhtiöön ja asiakkaalle vasta Lähetä-painiketta painamalla.
- Rahoitusaineistoja siirretään Procountorista pankkeihin ajastetusti muutaman tunnin välein. Tarkista omalta rahoitusyhtiöltäsi aikataulut rahoitusaineiston vastaanottoon.
- Laskun tapahtumatietoihin jää merkinnät siirtoon liittyvistä toiminnoista. Ikkunassa näkyy tietoja laskulle kohdistetuista toimista. Ulkopuolista rahoitusta koskevia toimia ovat muun muassa:
- Rahoitusaineisto siirtojonossa: kentässä näkyy aika, jolloin lasku hyväksyttiin.
- Rahoitusaineisto lähetetty: kentässä näkyy aika, jolloin aineisto siirtyi Procountorista pankkiin.
- Rahoitusyhtiölle lähetettyjä tietoja voidaan tarkastella Tositteiden haun Tulostettava listaus -painikkeella saatavan Laajan export-tulosteen kautta. Tulosteeseen tulee mukaan sarake Siirtoluettelo, josta on nähtävissä niiden aineistojen siirtoluettelonumerot, joista on siirtynyt aineisto rahoitusyhtiöön.
- Jos halutaan hakea Tositteiden hausta vain ne laskut, joille on valittu tietty rahoitussopimus, voidaan tässä hyödyntää Rahoitussopimus-hakuehtoa Tarkennettu haku –osiossa.
- Svea Saatavarahoitukseen siirrettyjen laskujen osalta siirtoluettelonumeroa ei tule näkyviin Laajaan export -tulosteeseen, koska Svea ei toimita laskuista siirtoluettelonumeroa. Sveaan siirrettyjen laskujen osalta siirron ajankohta voidaan laskukohtaisesti tarkistaa Laskun tapahtumatiedot -ikkunasta, eli siellä siirron aikaleima on nähtävissä kohdassa Rahoitusaineisto lähetetty.
Rahoitusyhtiönä jokin muu yhtiö
Mikäli suunnittelet yhteistyötä jonkun muun rahoitusyhtiön kanssa kuin pankkiyhteysvaltuutus sivulla listattujen pankkien tai yllä mainittujen toimijoiden kanssa olethan yhteydessä ensin Procountorin asiakaspalveluun: yhteydenottolomake.
- Yllä olevat ohjeistukset on suunniteltu vain mainituille toimijoille, joten varmistathan tarvittavat toimenpiteet ennen rahoitussopimuksen aloittamista, mikäli rahoitusyhtiösi ei ole yllä mainittuna.
- Asiakaspalvelumme osaa antaa lisää ohjeita rahoitusyhtiön yhteensopivuudesta ohjelman kanssa ja asetuksista, jotka tulee huomioida ennen laskutuksen aloittamista.
- Pyydämme seuraavia tietoja sähköpostitse, jotta voimme selvittä asiaa tarkemmin:
- Tiedon siitä, mikä rahoitusyhtiö on kyseessä (rahoitusyhtiön koko nimi ja y-tunnus).
- Tarkat tiedot siitä, millä toimenpiteillä rahoitusyhtiö ohjeistaa factoring-aineiston toimituksen rahoitusyhtiölle silloin, kun myyntilaskut lähetetään taloushallinto-ohjelmiston kautta (kuten Procountor).
Esimerkki Nordean factoring-laskujen kirjanpidosta
Nordean factoring-laskujen oletustiliöinnit
Tiliotteella voidaan hyödyntää tiliotteen oletustiliöintejä esimerkiksi näin:
Laskutili 1725
- Siirtoluettelo (Slo) kirjataan tiliotteella per Laskutili an 1700
- Kirjausselite 710, ohjaus tilille 1700 (sääntö nro 1)
- 710 Slo 000033
- Viitteellinen suoritus kirjataan tiliotteella per 1700 an Laskutili
- Kirjausselite 720, ohjaus tilille 1700 (sääntö nro 2)
- 720 Viitteellinen suoritus//
Rahoitustili 2840
- Viitteellinen suoritus kirjataan per Rahoitustili an 1990
- Procountorin oletustiliöinti ok
- Rahanlähetys kirjataan per 1995 an Rahoitustili
- Kirjausselite 720, ohjaus tilille 1995 (sääntö nro 3)
- Rahoituksen kulut kirjataan per rahoituskulu an Rahoitustili
- Kirjausselite 730, ohjaus tilille 9440 (sääntö nro 4)
- 730 Viitesuorituspalkkio//
- 730 Maksuhuomautuskulu//
Shekkitili 1910
- Rahansiirto rahoitusyhtiöltä kirjataan per Pankki an 1995
- Kirjausselite 710, ohjaus tilille 1995 (sääntö nro 5)
Factoring-täsmäytysten apuna
- Laskutilin (1725) saldo kertoo factoring-saamisen ja sen pitäisi täsmätä laskutilin tiliotteeseen sekä reskontrassa avoinna oleviin myyntilaskuihin, jotka on siirretty rahoitusyhtiölle ja ovat vielä avoinna.
- Halutessa laskutilin voi lisätä reskontratiliksi ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta > Näytä myynti- ja ostoreskontran tilit, jolloin rahoitetut laskut eivät erottaisi Avoimien laskujen täsmäytysraportilla.
- Tilikarttaan on suositeltavaa perustaa tili matkalla oleville saamisille.
- Rahoitustilin (2840) saldo kertoo factoring-velan määrän ja sen pitäisi täsmätä rahoitusyhtiön tiliotteeseen.
- Rahoitustilin tiliotteella näkyy sivun alareunassa päivittäin rahoitussopimuksen tilanne.
Hakusanat: laskusaatavarahoitus, factoring, myyntisaatavarahoitus, laskut rahaksi