Tässä ohjeessa käydään läpi, miten käteis- ja korttiostoja voidaan kirjata Procountorissa. Käteis- ja korttiostoja voivat olla esimerkiksi yhtiön kassavaroilla tai pankkikortilla tehdyt ostot, sekä henkilön omalla rahalla tai kortilla tehdyt ostot.
Ostoksen teko yhtiön kassavaroja käyttäen (käteiskauppa)
- Käteisostot voidaan ohjelmassa kirjata joko muistiolla tai ostolaskulla. Jokaisesta ostosta ei kuitenkaan tarvitse tehdä erillistä muistiota tai ostolaskua, vaan ostot voidaan kerätä tietyltä ajanjaksolta (esimerkiksi viikko tai kuukausi) ja tehdä niistä koonti.
- Muistio tai ostolasku tulee kuitenkin laatia vähintään kerran kuussa, jotta arvonlisävero saadaan kirjautumaan oikealle kuukaudelle. ALV-laskelma ja Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus voidaan laatia ja kassa täsmäyttää vasta sen jälkeen, kun muistio tai lasku on laadittu ja hyväksytty.
Kirjaaminen muistiolla
- Valitaan laadittavalle muistiolle ALV-tyypiksi Osto ja tämän jälkeen tilanteeseen soveltuva ostojen ALV-status.
- Muistiolle syötetään kootut tiedot ostoista arvonlisäverokannoittain. Jos on tarvetta, ostoista voi tehdä tarkan erittelyn esimerkiksi Excel-taulukkoon, jonka voi liittää muistion liitetiedostoksi.
- Kun muistio on valmis hyväksyttäväksi viralliseen kirjanpitoon, painetaan Hyväksy-painiketta, joka muuttaa muistion tilaksi Hyväksytty. Hyväksytyn muistion tiliöintejä voidaan vielä tarvittaessa muokata, kun seurantajakso, jolle on muistio on päivätty, on avoimena.
Kirjaaminen ostolaskulla
- Ostolasku tulee laatia vähintään kerran kuussa, jotta arvonlisävero saadaan kirjautumaan oikealle kuukaudelle.
- Laskujen laadintaa varten on suositeltavaa perustaa liikekumppanirekisteriin toimittaja, jonka voi nimetä esimerkiksi ”Käteisostot”. Kyseiselle toimittajalle vaihdetaan toimittajarekisterin Oletustilit-välilehdellä ostojen kredit-tiliksi 1900 (Rahat / käteisvarat) ohjelman oletuksen 2880 (Maksuliikennetili) sijasta.
- Kun käteisostoja kirjattaessa valitaan rekisteristä kyseinen toimittaja, kirjautuvat ostolaskut automaattisesti 8450 (Muut hallintokulut) / 1900 (Rahat / käteisvarat).
- Rekisteritoimittajan käyttö ostolaskuja kirjattaessa myös helpottaa laskujen hakemista myöhemmin sekä selkeyttää raportointia.
- Laskulle syötetään kootut tiedot ostoista arvonlisäverokannoittain.
- Jos ostoja halutaan seurata tuotetasolla tai tiliöidä eri tileille, kannattaa tuoterekisteriin perustaa ostotuotteita, joille asetetaan tuoterekisteriin halutunlainen oletustiliöinti ja käyttää näitä tuotteita.
- Liikekumppanille voidaan myöskin määritellä valmiiksi oletustuotteita, jos tietyt tuotteet toistuvat käteisostoissa usein.
- Lasku on selkeintä tehdä niin, että rivien hinnat sisältävät arvonlisäveron, joko rastittamalla laskulla Hintojen verollisuus -valinta (Yksikköhinnat sis. ALV) tai määrittelemällä ALV-oletuksissa, että ostotuotteet ovat oletuksena arvonlisäverollisia.
- Kun lasku on laadittu ja hyväksytty, käydään se merkitsemässä maksetuksi ostolaskun Maksaminen-näkymällä, jolloin sen tilaksi tulee Maksettu muualla.
- Jos laskua laadittaessa on käytetty toimittajaa, jolle on määritelty oletustiliksi 1900 (Rahat / käteisvarat), ei laskun tiliöintiä tarvitse käydä muokkaamassa.
- Muussa tapauksessa on mentävä laskun Kirjanpito-näkymälle ja muutettava kirjaus 2880 Maksuliikennetili => 1900 Rahat / käteisvarat.
- Kirjanpito-näkymällä tehdään myös muut tarvittavat muutokset tiliöintiin ja Dimensiot-painikkeen kautta päästään Dimensiot-näkymälle tekemään mahdollinen dimensiointi.
- Jos käytössä on Procountorin Varastohallinta-ominaisuus ja varastotuotteita ostetaan käteisellä, kannattaa kirjaus tehdä ostolaskulla, koska muistiolta ei voida päivittää tapahtumia varastoon.
Ostoksen teko yhtiön pankkikorttia käyttäen
- Pankkikorttiostoja varten kannattaa perustaa erillinen kirjanpidon tili, esimerkiksi 2881 (Pankkikorttiostot).
- Pankkikorttiostot näkyvät tiliotteella omalla kirjausselitteellään, nro. 721. Kyseiselle kirjausselitteelle käydään kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit määrittelemässä oletustiliöinniksi 2881 Pankkikorttiostot (ohjelman oletus on 2880 Maksuliikennetili).
- Tällöin maksut pankkikorttiostoksista kirjautuvat tiliotteella automaattisesti tilille 2881, mikä helpottaa niiden seuraamista.
- Pankkikorttiostoista tehdään muistio samoilla vienneillä, kuin käteisostojen kirjaamisessa ostolaskulla, mutta kredit-kirjaus tulee tehdä tilin 2880 sijasta erilliselle, pankkikorttiostoja varten perustetulle tilille (tässä esimerkissä tilille 2881).
- Korttiostos voidaan laatia muistion sijasta myös kululaskulla ja tällöinkin kredit-kirjaus tulee tehdä tilin 2880 sijasta erilliselle, pankkikorttiostoja varten perustetulle tilille (tässä esimerkissä tilille 2881).
Ostoksen teko käyttäen henkilön omaa rahaa, pankki- tai luottokorttia
- Henkilö tekee ostoksistaan matka- tai kululaskun, jolla yritys maksaa kulut henkilölle.