Procountor-ohjelmisto sisältää kaikki ostolaskujen käsittelyssä ja maksamisessa tarvittavat työkalut. Ostolaskujen käsittelyprosessi alkaa ostolaskun saapumisesta ohjelmaan. Tämän jälkeen lasku käsitellään ja maksetaan. Tämä ohje kertoo ostolaskun käsittelyn eri vaiheista.
Yllä oleva kuva esittää ostolaskujen käsittelyn prosessin vaiheita Procountorissa. Kuva esiintyy myös muissa artikkeleissa, joissa pureudutaan tarkemmin ostolaskujen prosessin eri osiin. Tällöin kuvaan on myös merkitty, mitä prosessin vaihetta artikkeli käsittelee.
1. Ostolasku saapuu Procountoriin
Verkkolaskujen vastaanotto
Tehokkain tapa ostolaskujen tuonnille Procountoriin on ottaa ne vastaan verkkolaskuina. Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot voidaan lukea suoraan sisään taloushallinto-ohjelmaan ilman manuaalista tallennustyötä. Tämä tehostaa toimintaa ja vähentää laskujen kirjaamisessa tapahtuvia virheitä.
- Toimittajien lähettämät verkkolaskut saapuvat automaattisesti Procountor-ympäristöön tilassa Vastaanotettu, jonka jälkeen ne voidaan asiatarkastaa, hyväksyä ja maksaa sähköisesti.
- Saapuneiden laskujen kirjanpito muodostetaan automaattisesti oletusten perusteella.
Lue lisää verkkolaskuista ja niiden käyttöönotosta.
Ostolaskujen skannauspalvelu
Jos laskuttaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, mutta tavoitteena on kuitenkin sähköistää ostolaskujen käsittelyä, voidaan käyttää Apix Messaging Oy:n ostolaskujen skannauspalvelua.
- Ostolaskut ohjataan erilliseen postilokero-osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen, josta ne skannataan ja siirretään Procountor-ympäristöön. Tästä eteenpäin laskujen käsittely onnistuu täysin sähköisesti.
- Sekä verkkolaskuna vastaanotetut että skannatut ostolaskut löytyvät Procountorista tilassa Vastaanotettu.
- Laskujen haku onnistuu helposti esimerkiksi Tositteiden haku -toiminnolla.
Ostolaskujen kirjaaminen käsin
Ostolasku voidaan tallentaa Procountoriin myös käsin, joko toimittajarekisteriin tallennetulle toimittajalle tai suoraan tyhjälle laskupohjalle. Uuden laskun luominen onnistuu:
- Kohdasta Uusi > Ostolasku
- Painamalla toimittajarekisterissä Vie laskupohjalle –painiketta.
- Uusia ostolaskuja on mahdollista laatia myös kopioimalla vanhasta ostolaskusta uusi ostolasku.
2. Ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä
Asiatarkastus ja hyväksyntä
Ostolaskut tulee tarkastaa ennen niiden maksamista. Tätä varten Procountorissa on mahdollisuus asiatarkastaa ja hyväksyä saapuneet ostolaskut.
- Asiatarkastuksella tarkoitetaan sitä, että ostolaskun sisältö tarkistetaan esim. tilausvahvistusta vasten ja hyväksytään, että lasku on valmis maksettavaksi.
- Hyväksynnän jälkeen laskusta myös tulee kirjanpidon kannalta liiketapahtuma.
- Asiatarkastusta/ Hyväksyntää odottavat laskut löytyvät Procountorin etusivun Tarkastettavat laskut -widgetistä ja Hei, käyttäjä -widgetistä.
- Tositteiden haun kautta päästään selaamaan tarkastusta odottavia laskuja valitsemalla haun tyypiksi Tarkastettavat laskut.
Hakunäkymät näyttävät kaikki sillä hetkellä yhdelle henkilölle tarkastettavana olevat laskut.
Laskun muokkaaminen tai mitätöinti
Jos laskua tulee muokata tai se pitää mitätöidä hyväksynnän jälkeen, palautetaan lasku ensin tilaan Kesken.
- Lasku palautetaan Kesken -tilaan Lasku-näkymällä painikkeesta Muokkaa > Palauta kesken.
- Laskun ollessa Kesken -tilassa, voidaan se mitätöidä valitsemalla Muokkaa > Mitätöi.
- Vaihtoehtoisesti laskun voi palauttaa tilaan Kesken Tarkastaminen-näkymällä painikkeesta Poikkeus > Palauta kesken.
- Jos laskua pitää vielä muokata, tapahtuu se laskun Lasku -näkymällä.
Hyväksymiskierron käyttäminen
Jos ostolaskujen asiatarkastamiseen ja/tai hyväksymiseen osallistuu yrityksessä useampia henkilöitä, kannattaa käyttää ostolaskujen hyväksymiskiertoa. Tällöin laskuille on mahdollista määrittää nimetyt asiatarkastajat ja hyväksyjät ja he saavat tarvittaessa myös sähköpostitse ilmoituksia tarkastamista odottavista ostolaskuista.
3. Ostoreskontra ja maksaminen
Ostolaskujen haku
Avoimia ostolaskuja ovat asiatarkastetut tai hyväksytyt ostolaskut, joita ei ole vielä maksettu.
- Näiden haku onnistuu päävalikon Haku-painikkeen alla olevan Tositteiden haku -toiminnon avulla, kun haun tyypiksi valitaan Avoimet laskut sekä tositelajiksi Ostolasku.
- Toinen tapa hakea maksamista odottavia laskuja on käyttää haun tyyppiä Maksettavat laskut sekä tositelajia Ostolasku. Tämä haku hakee kaikki hyväksytyt ja osittain maksetut ostolaskut.
Ostojen maksaminen
Hyväksytyt laskut eivät mene automaattisesti maksuun, vaan ne täytyy maksaa aina erikseen.
- Maksaminen-näkymälle päästään Tositteiden haun kautta.
- Jos samalla kertaa halutaan maksaa useita laskuja, voidaan käyttää toimintoa Usean laskun maksaminen. Toiminto löytyy Tositteiden haun Maksaminen -alasvetovalikosta.
- Ostolaskun Lasku -näkymältä päästään maksamiseen valitsemalla yläpalkin Siirry -alasvetovalikosta Maksaminen.
Automaattinen tiliotteiden nouto
Procountoriin liitetyiltä tileiltä noudetaan automaattisesti tiliotteet. Tiliotteella näkyvät otot kohdistetaan viitenumeron perusteella maksettuihin ostolaskuihin, jolloin laskut kuitataan maksetuiksi ja ne poistuvat avoimien ostolaskujen joukosta.
- Mikäli ostolasku ei jostakin syystä kohdistu maksetuksi ja suoritus näkyy tiliotteella voidaan lasku kohdistaa maksetuksi käsin ohjelman kohdassa Maksut > Maksujen kohdistus.
- Ostolaskun voi myös merkitä Maksetuksi muualla laskun Maksaminen-näkymällä.
Ostolaskun ja maksumuistutuksen käsittely
Jos on vastaanotettu alkuperäinen ostolasku ja sen jälkeen maksumuistutus, jätetään viimeisin maksumuistutus avoimeksi ostolaskuksi ja kirjataan alkuperäinen lasku Maksettu muualla –tilaan. Maksupäiväksi merkitään sama päivä kun maksumuistutuksen kirjanpitopäivä.
Esimerkiksi kun alkuperäinen ostolasku on 100€ ja siihen on saapunut maksumuistutus 105€, josta 5€ on korkokuluja, muutetaan ostolaskun ja muistutuslaskun tiliöinnit seuraavasti:
- Alkuperäisen laskun kirjanpitopäivä 1.9.2015 ja tiliöinti laskulla: Debet 8450 Muut hallintokulut / Kredit 2880 Maksuliikennetili: 100,-
- 1.muistutus 1.10.2015 tiliöidään Debet 2880 / Kredit 2880: 100,- ja Debet Korkokulut tili / Kredit 2880: 5,-
- Alkuperäinen lasku merkitään Maksettu muualla -tilaan 1.10.2015 jolloin Maksuliikennetili 2880 ei erota ja uusin muistutus on avoimena ostolaskuna.