Ohjelmassa on mahdollista laatia ostotilauksia kohdassa Uusi > Ostolasku ja valitsemalla tositelajiksi Ostotilaus.
Ostotilauksen ja ostolaskun erot
Ostotilaus vastaa suurimmalta osin ostolaskua. Eroavaisuudet ovat:
- Tilaus on mahdollista lähettää toimittajille. Lähetä-painike lähettää tilauksen vastaanottajalle (paitsi jos laskukanavana on Ei lähetetä), jonka jälkeen ostotilauksen tilaksi tulee Lähetetty. Tilausta ei voi lähettää uudestaan ja tilauksen tietoja ei voi muokata lähetyksen jälkeen.
- Tilauksen voi muuttaa laskuksi, kopioida laskuksi tai kopioida laskuksi osittain. Muuta laskuksi –painike avaa ikkunan, jossa valitaan, kopioidaanko tilaus kokonaan, kopioidaanko tilaus osittain vai muutetaanko tilaus laskuksi.
- Kopioi laskuksi -valinnalla tilaus kopioidaan laskuksi ja alkuperäinen tilaus säilyy. Ohjelma muuttaa tilauksen Laskutettu-tilaan ja sen kirjanpito poistetaan. Laskutettu-tilassa olevia tilauksia voidaan hakea Tositteiden haussa. Muodostuvan ostolaskun päiväksi tulee kuluva päivä ja eräpäivä lasketaan laskun päivästä maksuehdon mukaisesti. Lasku saa uuden numeron ja viitenumeron. Kirjanpito- ja dimensiotietoja lukuun ottamatta muut tiedot säilyvät samoina. Liitetiedostot eivät siirry laskulle. Laskun tietoja voidaan vielä muokata ennen hyväksymistä.
- Kopioi osittain -valinnalla osa tilauksen tuotteista kopioidaan laskuksi säilyttäen tilaus. Valinta avaa ikkunan, jossa määritetään, kuinka monta yksikköä laskun tuoterivien laskuttamattomasta määrästä laskutetaan. Tilauksen rivillä tuotemäärä pienenee laskutetun määrän verran. Tilauksen kommenttiin tulee tieto siitä, paljonko on laskutettu ja mikä on laskun numero. Kun tilauksen kaikki tuotteet on kopioitu laskuksi, tilaus laitetaan Laskutettu-tilaan ja sen kirjanpito poistetaan.
- Muuta laskuksi -valinnalla tilaus muutetaan laskuksi, jolloin tilaus poistetaan. Muutettaessa tilaus laskuksi laskun numerona säilyy tilauksen numero ja viitenumerona tilauksen viitenumero. Muut tiedot säilyvät samoina, myös kirjanpito- ja dimensiotiedot. Muutettaessa liitetiedostot siirtyvät laskulle. Laskun tietoja voidaan vielä muokata ennen hyväksymistä.
- Ostotilaus voidaan kohdistaa toimittajalta tulleeseen ostolaskuun laskun Tarkastaminen-näkymällä painamalla Hae ostotilauksia -painiketta.
- Toiminnon saa käyttöön valitsemalla hyväksymiskierron asetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron asetukset) asetuksen Ostotilausten ja -laskujen kohdistaminen.
- Ostotilausta ei ole mahdollista maksaa, vaan tilaus tulee muuttaa ensin laskuksi tai kohdistaa olemassa olevaan laskuun.
Ostotilauksen laadinta
Ostotilaus laaditaan ohjelman kohdassa Uusi > Ostolasku. Valitse tositelajiksi ostotilaus ja täytä ostotilauksen tiedot tai paina suoraan Luo uusi lasku -painiketta. Tarkemmat ohjeet ostotilauksen laadinnasta löytyvät täältä ja tarkemmat tiedot ostolaskun kentistä löytyvät täältä.