Matka- ja kululaskun laadinta muille

Procountorissa on mahdollista laatia matka- ja kululaskuja. Tämä artikkeli käsittelee matka- ja kululaskujen laadintaa muille henkilöille. Mikäli laadit laskuja aina vain itsellesi (rajoitetut käyttöoikeudet) siirry kohdennettuun ohjeeseen tästä. 

Matka- tai kululaskuja päästään laatimaan ohjelman kohdasta Uusi > Uusi matka- tai kululasku. 

Huom! Tämä ohje koskee Procountorin selainversiossa tehtäviä matka- ja kululaskuja. Jos lasku luodaan puhelimen Procountor -mobiilisovelluksella, siirry ohjeisiin tästä.

 

Laskun laatiminen 

1. Uuden oman matka- tai kululaskun laatiminen aloitetaan ohjelman kohdasta Uusi > Matka- tai kululasku. 

 

2. Uusi matka- tai kululasku -näkymällä täytetään uuden laskun perustietoja, sekä määritetään, kenen lasku on ja onko luotava lasku tyypiltään matka- vai kululasku. 

Henkilö 

• Valitse henkilö, jonka matka- tai kululaskua parhaillaan laaditaan painamalla Hae henkilö -painiketta.
  • Henkilökunta-roolin käyttäjä voi luoda laskun vain itselleen, eli henkilövalintaa ei tehdä erikseen, jos käyttäjäoikeudet ovat rajoitetut. 

Tositelaji 

• Matka- ja kululasku eroavat toisistaan siten, että matkalaskussa on kululaskun ominaisuuksien lisäksi matkoja koskevat tiedot; matkalaskulla voidaan käyttää matkalaskuria sekä laskulle voidaan lisätä päivärahoja ja kilometrikorvauksia. Matkalaskuilla olevat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset ilmoitetaan Tulorekisteriin. Muutoin laskujen toiminnallisuudet ovat samat. 

Laskun otsikkotietoja ja rivitietoja voi halutessaan täyttää jo tässä vaiheessa. Kuitenkin laskun luonnin jälkeen näitä tietoja voi vielä muokata.

• Oletuksena Laskun tuoterivit -painikkeesta aukeavassa alasvetovalikossa on valinta "Haetaan tuoterekisteristä", jolloin tuotteita voi hakea laskulle jo tässä vaiheessa. Jos valikkoon vaihdetaan "Käytetään matkalaskuria", tuoterekisterilinkki ei ole käytettävissä ja matkalaskuri aukeaa automaattisesti.
  • Kummassakin tapauksessa sekä tuoterekisteriä että matkalaskuria voi käyttää uudella laskulla laskun luomisen jälkeen. 

3. Perustietojen täyttämisen jälkeen paina Luo uusi lasku -painiketta. 

 

 

4. Lasku-näkymä avautuu, johon on kerätty haetun henkilön tiedot henkilörekisteristä ja valitut tuoterivit, jos valinta tehtiin edellisellä näkymällä. 

• Mikäli kyseessä on matkalasku, avautuu näkymälle Matkalaskuri, jos se on valittuna oletukseksi. Matkalaskuri on mahdollista avata erikseen Lasku-näkymän Matkalaskuri-painikkeesta. Matkalaskuriin voidaan syöttää matkan tiedot ja näiden tietojen avulla Procountor laskee matkan hinnan. Tarkemmat ohjeet matkalaskurista löytyvät täältä. 
• Kun laadittava lasku on matkalasku näkymälle voidaan määrittää matkan tiedot. Matkatietoihin voidaan kirjata matkan kesto, paikkakunnat ja matkan tarkoitus.

5. Määritä maksutiedot, jos ne eivät ole tulleet automaattisesti henkilörekisteristä haetun henkilön takaan.  

6. Määritä hyväksymiskierto (vain siinä tapauksessa, jos yrityksessä käytetään hyväksymiskiertoa), jos se ei ole tullut automaattisesti näkymälle oletuksien avulla.

• Hyväksymiskierron tiedot -osio on näkyvillä, mikäli käyttöasetuksissa on määritelty, että matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä.
• Hyväksymiskierron tiedot -osiosta voidaan tarkistaa laskun mahdolliset asiatarkastajat ja hyväksyjät liittyen hyväksymiskiertoon.
• Tiedot haetaan henkilörekisteristä. Jos tiedossa on, että lasku tulee välittää poikkeuksellisesti muulle henkilölle, voidaan laskun asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi valita muu Procountor-käyttäjä. 

7. Laskulle on lisättävä vähintään yksi tuoterivi. Tuoterivejä voidaan lisätä neljällä tavalla: 

• Haetaan kulu Hae tuote -painikkeella.
  • Tällöin haetaan valmiista kulurekisteristä tuotteita laskulle, esim. ulkomaan päivärahoja tai pysäköintikuluja. 
  • Käytettäessä Hae tuote -painiketta, avautuu matka- ja kululaskujen tuoterekisteri. 
  • Valitse tuote rekisteristä (tai useampi pitämällä CTRL painiketta pohjassa) ja paina Vie laskulle -painiketta. 
• Lisätään matkan tiedot painamalla Matkalaskuri-painiketta.
  • Matkalaskuri-painikkeesta aukeaa matkalaskuri, jolla voi laskea päivärahojen määrän ja antaa muita matkan tietoja. Matkalaskuri toimii ainoastaan kotimaan matkalaskuja muodostaessa. Lue lisää matkalaskurin käytöstä. 
• Lisätään laskulle tyhjä tuoterivi Lisää rivi -painikkeella. 
  • Huom! Kilometrikorvaukset ja päivärahat nousevat automaattisesti palkkailmoituksille vain, jos käytetään Procountorin tuoterekisterin valmiita tuotteita/matkalaskuria. Valmiiden tuotteiden käyttö helpottaa myös kulujen raportointia. Kohdista rivi tuoterekisteriin -painikkeella voidaan tarvittaessa kohdistaa valmiiksi kirjoitettu tuoterivi Procountorin kululajiin. 
• Kopioidaan olemassa oleva tuoterivi Kopioi rivi -painikkeella.
  • Rivitietoja voi muokata. 

 

 

8. Muokkaa lisättyyn riviin alla olevat rivitiedot.

• Tuote-sarakkeessa määritetään teksti, joka näkyy laskulla tuoterivillä. 
• Määrä-sarakkeeseen määritellään kyseisen tuotteen kappalemäärä. Jos käytetään matkalaskuria, lasketaan tähän automaattisesti esim. kokopäivärahojen määrä. 
• Hinta-sarakkeeseen merkitään kulun hinta. Hinnasta tehdään automaattisesti erittelyt "Ilman alv" ja "Alv-summa". 
• Alv-prosentti voidaan vaihtaa tuoteriveittäin. Jos käytetään valmiita kuluja/matkalaskuria, alv-prosentti määritellään automaattisesti. Mahdolliset poikkeukset on merkittävä käsin. 
• Kommenttiin lisätään tarkentavia tietoja kuluista. Riviselite voidaan kirjoittaa suoraan Kommentti-sarakkeeseen. Vaihtoehtoisesti käytetään Kommentti-painiketta, jolloin tekstin kirjoittamiseen saadaan enemmän tilaa. 

 

 

9. Kun kaikki tarpeelliset tiedot on täytetty laskulle, tulee niiden oikeellisuus tarkistaa.

10. Lisää laskulle tarvittavat liitteet painamalla -ikonia näytön oikeassa reunassa. 

• Liitteitä voidaan asettaa myös suoraan laskuriveille. 

11. Kun lasku on valmis paina Tallenna. 

• Tietojen muokkaus tallennuksen jälkeen on mahdollista. 
• Tallennuksen jälkeen aktivoituvasta Keskustelu-painikkeesta avautuu laskukohtainen keskustelu, johon voidaan kirjoittaa laskuun liittyviä kommentteja ja kysymyksiä laskun asiatarkastajille ja hyväksyjille. 

12 Merkitse lasku valmiiksi painamalla Merkitse valmiiksi -painiketta.

• Lasku lähetetään asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi hyväksymiskierron asetusten mukaan. Mikäli asetuksia ei ole määritetty ja hyväksymiskierto ei ole käytössä siirry suoraan laskun tarkastamiseen (Siirry > Tarkastaminen).
• Tarkemmat tiedot laskun tarkastamisesta ja hyväksymisestä löytyvät täältä. 

 

 

 

Hakusanat: Matkalasku, Kululasku, Matkakulu