Henkilörekisteri löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Henkilörekisteri.
Henkilöt, joille maksetaan palkkoja tai kulukorvauksia perustetaan henkilörekisteriin, jotta heille maksetut korvaukset voidaan ilmoittaa Tulorekisteriin. Henkilön perustiedot -näkymälle täydennetään tarkat viranomaisten vaatimat henkilötiedot. Tarkemmat tiedot vaadittavista henkilötiedoista löytyvät täältä.
Tietojen syöttäminen
Henkilön nimi ja osoite
Henkilön etunimi ja sukunimi ovat pakollisia tietokenttiä. Henkilölle tulee olla määritelty katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, jos palkkalaskelmat lähetetään henkilölle postitse. Osoitetiedot eivät ole palkkatietojen ilmoittamisen kannalta pakollisia tietoja, mutta jos tiedot on annettu, tiedot välitetään palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
Osoite kotimaassa
Osoite kotimaassa -kenttään syötetään suorituksen saajan osoitetiedot kotimaassa. Tietyissä kansainvälisissä palkanmaksun tilanteissa kotimaan osoitetietojen täyttäminen on pakollista palkkatietojen ilmoittamisen osalta.
Laskutustiedot
Palkkatietoilmoituksella tulonsaaja yksilöidään ensisijaisesti suomalaisella asiakastunnisteella eli henkilötunnuksella. Tulorekisterin uudistuksen myötä henkilötunnuksen kirjainten on oltava isoilla kirjaimilla (ppkkvv-000M tai ppkkvvA000M).
Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, annetaan ulkomainen tunniste (hetu omassa maassa). Tällöin on annettava myös henkilön tai yrityksen nimi ja osoite kotimaassa (täytä Osoite kotimaassa kenttä). Jos tulonsaaja on luonnollinen henkilö, ilmoitetaan myös syntymäaika ja sukupuoli. Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomaalainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.
Tunnus-kenttään voidaan Henkilötunnuksen puuttuessa käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta (ppkkvv-UUUU tai ppkkvvAUUUU). Huomioithan että Procountorista ei voi ilmoittaa verohallinnon keinotunnuksella palkkatietoilmoituksia (ppkkvv-9xxx tai ppkkvvA9xxx) vaan tällaisessa tapauksessa palkkatietoilmoitukset tulee antaa manuaalisesti Tulorekisterin asiointipalveluun.
Asiakasnumeroa voidaan käyttää vapaaehtoisesti henkilöiden tunnistamisessa apuna. Henkilönumeroinnin voi laittaa juoksevaksi päälle käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Henkilöiden automaattinumerointi), minkä jälkeen uudelle henkilölle muodostuu automaattisesti asiakasnumero tallentamisen yhteydessä. Palkansaajien haku onnistuu myös henkilönumeron perusteella palkansaajanrekisteristä.
Syntymäaika-kenttä: Työntekijän ikä lasketaan ensisijaisesti Syntymäaika-kentästä. Jos kenttä on tyhjä, niin ikä lasketaan edelleen tunnuksesta, mikäli mahdollista. Keinotunnusta käytettäessä syntymäaika syötetään tähän kenttään.
Maksutiedot
Henkilölle tulee olla määriteltynä tilinumero, jotta henkilö näkyy myös palkansaajarekisterissä. Procountorista voidaan maksaa palkkoja ainoastaan EU:n alueelle.
Maksuehto-kentällä ohjataan matka- tai kululaskun eräpäivää. Palkkalaskelman maksamisen päivämäärät määritellään palkkalistan luonnin yhteydessä.
Rekisteritiedot
Rekisteritietojen tietokenttien täyttäminen on vapaaehtoista.
Sähköpostiosoitteen täyttäminen on olennaista, mikäli palkkalaskelman lähetyskanavaksi halutaan valita sähköposti. Henkilöltä on varmistettava suostumus palkkalaskelman lähettämisestä sähköpostitse, sillä Procountorin sähköpostikanava ei lähetä suojattuja viestejä.
Henkilö voidaan määritellä kuuluvaksi yhteen tai useampaan henkilöryhmään. Henkilöryhmittely auttaa mm. uusien palkkojen luonnissa sekä palkkojen raportoinnissa. Lisäksi henkilölle voidaan määritellä raportointiryhmä (vain yksi).
Henkilö on oletuksena aina aktiivinen. Henkilö voidaan passivoida, minkä jälkeen henkilöä ei enää näytetä henkilörekisterin haussa ilman erillistä hakuehdon asettamista. Huomaathan kuitenkin, että passiivisen henkilön palkkatiedot eivät siirry vuonna 2018 käytettäville vuosi-ilmoituksille. Suosittelemme, että henkilö pidetään aktiivisena niin kauan, kunnes kaikki palkkojen vuosi-ilmoitukset on annettu eri instituutioihin esim. verohallintoon ja vakuutusyhtiöihin.
Henkilön riittävä tunnistaminen
Tammikuusta 2019 lähtien palkkojen ja suoritusten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Palkkatietoilmoituksella annetaan tietoa myös tulonsaajasta. Mikäli henkilölle luodaan matkalaskuja tai lasketaan palkkoja, tulee henkilön perustiedoista löytyä riittävät tiedot henkilön tunnistamiseksi.
Procountorissa henkilön tunnistaminen tapahtuu Henkilön perustiedot -näkymällä. Pääasiallinen tunniste on suomalainen henkilötunnus tai y-tunnus. Mikäli suomalaista tunnistetietoa ei ole tarjolla, on henkilön perustietoihin annettava riittävän tarkat tiedot henkilön tunnistamiseksi.
Procountorissa matkalaskulla voidaan käsitellä kilometrikorvauksia, päivärahoja ja ateriakorvauksia. Nämä suoritukset tulee ilmoittaa tulorekisteriin, joten henkilöstä on löydyttävä riittävät tunnistetiedot myös matkalaskun luomiseksi.
Kun riittävät tunnistustiedot on annettu, henkilölle voidaan luoda matkalaskuja ja henkilö siirtyy Palkansaajarekisterin luettelolle mukaan. Henkilön tulee olla palkansaaja, jotta hänelle voidaan määritellä palkkatiedot ja palkkaperuste, joiden perusteella varsinainen palkanlaskenta hoidetaan.
Suomalainen henkilötunnus
Mikäli henkilöllä on suomalainen henkilötunnus, henkilörekisteriin tulee antaa vähintään nämä tiedot:
Nimi: sukunimi ja etunimi
Tunnus: HETU ja henkilötunnuksen merkkijono muodossa ppkkvv-000X tai ppkkvvA000X. Henkilötunnuksessa esiintyvien kirjainten tulee olla kirjoitettu isoilla kirjaimilla.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Suomalainen y-tunnus
Mikäli verovapaata korvausta tai tuloa maksetaan yhtiölle, jolla on suomalainen y-tunnus, tulee henkilörekisteriin tallentaa vähintään seuraavat tiedot:
Nimi: sukunimi-kenttään kirjoitetaan yhtiön nimi
Tunnus: FI ja y-tunnuksen merkkijono muodossa NNNNNNN-N. Y-tunnuksen on oltava olemassa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä YTJ:ssä.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Kansainvälinen tilanne
Mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta tai y-tunnusta, tulee henkilörekisteriin henkilön perustietoihin tallentaa seuraavat tiedot henkilöstä:
Nimi: sukunimi ja etunimi
Tunnus: Henkilötunnuksen puuttuessa Tunnus-kenttään voidaan käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta (ppkkvv-UUUU tai ppkkvvAUUUU). Tunnus-tietokenttä on täytettävä, jos henkilölle halutaan luoda matkalaskuja tai palkkalaskelmia Procountoriin. Huomioithan että Procountorista ei voi ilmoittaa verohallinnon keinotunnuksella palkkatietoilmoituksia (ppkkvv-9xxx tai ppkkvvA9xxx) vaan tällaisessa tapauksessa palkkatietoilmoitukset tulee antaa manuaalisesti Tulorekisterin asiointipalveluun.
Tunnus kotimaassa: mikäli on tiedossa kotimaan henkilötunnus, niin tämä tieto täydennetään. Tunnus kotimaassa ei ole pakollinen tieto.
Sukupuoli: on erikseen määriteltävä kansainvälisessä tilanteessa, jossa henkilön sukupuolen määritystä ei saada suomalaisesta henkilötunnuksesta. Tieto on kansainvälisessä tilanteessa pakollinen lisätieto ja tieto on annettava tulorekisteriin verovapaiden korvausten ja palkkatulojen ilmoittamista varten.
Osoite kotimaassa: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa. Henkilöllä tulee olla kotimaan osoitetieto määriteltynä. Jos henkilöllä on sekä suomalainen osoite että osoite kotimaassa, molemmat tiedot voidaan täyttää, mutta osoite kotimaassa on pakollinen kansainvälisissä tilanteissa. Huomaathan määritellä osoitetietoon myös tiedon "Maa". Suomalaiseen osoitetietoon annetaan maaksi "Finland". Maa tieto on pakollinen osoitteen lisätieto kansainvälisessä tilanteessa.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus. Henkilörekisterissä henkilölle voidaan tallentaa vain SEPA-alueen maksamiseen liittyvät pankkitiedot. Mikäli henkilön matkalasku tai palkka tulee maksaa ulkomaiseen pankkiin, tulisi maksaminen toteuttaa esim. ostolaskulla.
Henkilön hallintatiedot
Hallinta-painike avaa henkilön Hallinta-sivun, jolle päästään syöttämään henkilöiden hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää henkilöiden hakemiseen henkilörekisteristä. Hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla.
Hallintasivu on samanlainen kaikilla liikekumppanityypeillä (asiakkaat, toimittajat, henkilöt) ja myös hallinnassa käytettävät tilat ja toimenpiteet ovat yhteiset. Lisätietoja hallintasivusta löytyy täältä.
Henkilön oletukset
Perustietosivun Oletukset-painikkeesta avautuu valikko, jonka kautta päästään määrittelemään henkilölle oletustuotteita ja -dimensioita. Oletukset määrittelemät, millaisia tietoja nousee henkilön matka- ja kululaskuille.
Henkilön oletustuotteet
Oletustuotteita voi lisätä painikkeesta Oletukset > Oletustuotteet. Kun henkilölle määritellään oletustuote, nousee se automaattisesti henkilön matka- tai kululaskulle, kun oletuslukumäärä on 1 tai enemmän. Oletustuotteiden avulla voidaan myös hallinnoida henkilökohtaisia hintoja ja alennuksia.
Luotujen laskujen tuotetietoja voi tarvittaessa muokata myös laskun luonnin jälkeen.
Lisätietoja oletustuotteiden määrittelystä liikekumppaneille (ml. henkilöille) löytyy täältä.
Henkilön oletusdimensiot
Henkilörekisterin oletusdimensioissa määritellään, miten henkilön kulu- ja matkalaskut sekä palkkalaskelmat dimensioidaan automaattisesti. Jos henkilön tositteille ei sovi tietty oletusdimensiointi, voi tositteet tarvittaessa dimensioida aina tapauskohtaisesti.
Oletusdimensiointeja voi tehdä vain sellaisilla dimensioilla ja nimikkeillä, jotka on jo perustettu kirjanpidon tietoihin.
Oletusdimensiot-sivulla dimensiot määritellään valitsemalla alasvetovalikosta dimensionimike tai -nimikkeet ja asettamalla näille prosenttiosuudet. Dimension nimikkeiden yhteissumman tulee olla 100 %. Oletusnimikkeitä pääsee valitsemaan kullekin dimensiolle maksimissaan niin monta kuin Käyttöasetusten Dimensiointien lkm -kentässä on määritelty.
Muut toiminnot
Henkilön perustiedoista löytyy myös muutama muu toiminto.
Muokkaa-painikkeen avulla voidaan suorittaa seuraavat toiminnot:
- lisätään kokonaan uusi henkilö rekisteriin
- kopioidaan henkilön tiedot uuden henkilökortin pohjaksi
- poistetaan kyseinen henkilökortti rekisteristä
Hae liikekumppanin tiedot -toiminnolla avataan henkilön perustiedot Exceliin tai html-tiedostoksi valitulla kielellä.
Laskutettavat työt -painike on näkyvissä, mikäli käytössä on Töiden laskutus -lisäominaisuus.
Vie laskulle -painikkeella siirretään tarkasteltavan henkilön tiedot uudelle matka- tai kululaskulle (tarvittaessa myös muille tositelajeille).
Hae laskut -painikkeella siirrytään tositteiden hakuun ja näytetään kaikki kyseisen henkilön palkkalaskelmat sekä matka- ja kululaskut.