Pääryhmät ovat liikekumppaniryhmistä koostuvia, ylemmän tason liikekumppaniryhmiä, joita voidaan perustaa helpottamaan suurten liikekumppanirekisterien hallintaa. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten pääryhmiä perustetaan ja miten niitä voidaan hyödyntää Procountorissa.
Pääryhmiä päästään perustamaan ja tarkastelemaan ohjelman kohdassa Rekisterit > Pääryhmät.
Pääryhmän perustaminen
- Pääryhmät-näkymä tulee näkyviin ohjelman Rekisterit-osioon, kun Käyttöasetuksissa on määritetty, että käytetään kaksitasoisia liikekumppaniryhmiä.
- Procountorissa ei ole oletuksena pääryhmiä, vaan käyttäjä pääsee luomaan itse ryhmiä tarpeen mukaan. Pääryhmiin voidaan liittää ainoastaan liikekumppaniryhmiä, eli ei yksittäisiä liikekumppaneita.
- Pääryhmä perustetaan seuraavasti:
1. Paina Pääryhmät-näkymän hakuehtojen alapuolella olevaa Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta valikosta joko Asiakas, Toimittaja tai Henkilö.
2. Ohjelma antaa ilmoituksen ”Ryhmä lisätty”, minkä jälkeen valitun tyypin mukainen tyhjä ryhmärivi tulee näkyviin Lisää-painikkeen alapuolella oleviin hakutuloksiin. Jos ryhmiä on jo aiemmin luotu, tulee uusi lisättävä ryhmä listauksen alimmaiseksi.
3. Syötä ryhmälle Nimi-sarakkeeseen haluamasi nimi (maksimipituus 80 merkkiä) ja tallenna tiedot Tallenna-painikkeella.
Liikekumppaniryhmien asettaminen pääryhmiin ja erottaminen pääryhmistä
- Liikekumppaniryhmiä päästään liittämään pääryhmiin ja tarvittaessa erottamaan pääryhmistä Ryhmien ja pääryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymällä, jolle päästään siirtymään Pääryhmät-näkymän Liitä/erota -painikkeesta.
Liittäminen
Liikekumppaniryhmiä liitetään pääryhmiin seuraavasti:
1. Valitse Ryhmien ja pääryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymän hakuehdoissa Liikekumppanien tyyppi -valikosta se liikekumppanityyppi, jonka mukaiset liikekumppaniryhmät halutaan hakuun mukaan. Jos haetaan vain tiettyä liikekumppaniryhmää, voidaan lisäksi syöttää hakuehdoissa Nimi-kenttään kyseisen liikekumppaniryhmän nimi.
2. Kun hakuehdot on määritetty, paina Hae ryhmät-painiketta, jolloin hakutuloksiin listataan vasemmalle puolelle hakuehdoissa valitun liikekumppanityypin mukaiset liikekumppaniryhmät ja oikealle puolelle pääryhmät.
3. Valitse vasemman puoleisesta osiosta liikekumppaniryhmät ryhmän nimeä klikkaamalla. Useamman ryhmän saat valittua pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa valintoja tehdessä. Oikeanpuoleisesta osiosta valitaan pääryhmä tai ryhmät, johon valitut liikekumppaniryhmät halutaan liittää.
4. Kun ryhmien ja pääryhmien valinnat on tehty, paina näkymän yläreunassa olevaa Liitä-painiketta, jolloin valitut ryhmät liitetään valittuun pääryhmään tai -ryhmiin.
- Samaan pääryhmään voidaan liittää useampia liikekumppaniryhmiä. Yksittäiset liikekumppanit voivat kuulua useampaan liikekumppaniryhmään, mutta vain yhteen liikekumppaniryhmään saman pääryhmän sisällä. Jos samaan pääryhmään liitetään useampi liikekumppaniryhmä ja jokin liikekumppani kuuluu useampaan kuin yhteen niistä liikekumppaniryhmistä, joita ollaan lisäämässä keskenään samaan pääryhmään, antaa ohjelma Liitä-painikkeen painamisen yhteydessä seuraavan virheilmoituksen:
- ”Liikekumppani ei saa kuulua useampaan samaan pääryhmään kuuluvaan liikekumppaniryhmään”.
Erottaminen
Liikekumppaniryhmiä erotetaan pääryhmistä seuraavasti:
1. Valitse Ryhmien ja pääryhmien liittäminen ja erottaminen-näkymän hakuehdoissa Liikekumppanien tyyppi -valikosta se liikekumppanityyppi, jonka mukainen pääryhmä halutaan hakea. Valitse sitten hakuehtojen Pääryhmä-valikosta se pääryhmä, josta on tarkoitus erottaa liikekumppaniryhmiä.
2. Kun hakuehdot on määritetty, paina Hae ryhmät-painiketta, jolloin hakutuloksiin listataan vasemmalle puolelle ne liikekumppaniryhmät, jotka kuuluvat hakuehdoissa valittuun pääryhmään ja oikealla puolella on listattuna valitun liikekumppanityypin mukaiset pääryhmät.
3. Valitse vasemman puoleisesta osiosta erotettavat liikekumppaniryhmät ryhmän nimeä klikkaamalla. Useamman ryhmän saat valittua pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa valintoja tehdessä. Oikeanpuoleisesta osiosta valitaan se pääryhmä, jonka perusteella haku valittiin tehtäväksi hakuehdoissa.
4. Kun ryhmien ja pääryhmän valinta on tehty, paina näkymän yläreunassa olevaa Erota-painiketta, jolloin valitut ryhmät erotetaan pääryhmästä.
Pääryhmien hyödyntäminen ohjelmassa
- Pääryhmää voidaan käyttää hakuehtona useimmissa rekisterihauissa, esimerkiksi liikekumppanirekisterin selailussa, sekä uuden laskun, joukkolaskun ja joukkokirjeen laadinnassa.
- Jos pääryhmät ovat käytössä, on Liikekumppaniraportilla ja CRM-toimenpideraportilla käytettävissä hakuehtona Pääryhmä, eli raporttien haku voidaan rajata tiettyyn pääryhmään.