Myynti- ja ostotuotteita päästään käsittelemään Tuotteet-näkymällä, jonne siirrytään ohjelman kohdasta Rekisterit > Tuotteet. Näkymällä voidaan tarkastella ja muokata tuoterekisterin olemassa olevia tuotteita, lisätä uusia tuotteita, sekä tarvittaessa passivoida tai poistaa tuotteita. Samalla näkymällä voidaan hakea ja käsitellä sekä myynti- että ostotuotteita.
Liikekumppanirekisterissä voidaan liittää tuoterekisteriin perustettuja tuotteita liikekumppanien oletustuotteiksi.
Tuotteiden hakeminen
Tuotteet-näkymän yläosassa on Hakuehdot-osio, jossa päästään asettamaan halutut hakuehdot, minkä jälkeen tuotteet haetaan näkymän oikean ylänurkan Hae tuotteet -painikkeella. Käytettäviä hakuehtoja ovat:
- Nimi
- Tuotekoodi
- Pääryhmä: hakuehto on näkyvissä, jos Käyttöasetuksissa on määritetty, että käytetään kaksitasoisia tuoteryhmiä.
- Tuoteryhmä
- Tuotteiden tyyppi: valittavissa Myynti ja Osto, joista voidaan valita molemmat tai toinen. Jos tyyppiä ei valita, haetaan oletuksena myyntituotteet.
- Passiiviset (Näytä myös passiiviset tuotteet): valinnalla saadaan hakutuloksiin mukaan myös passiiviset tuotteet. Oletuksena valinta ei ole rastitettuna.
Nimen tai tuotekoodin avulla haettaessa riittää myös osa nimestä tai koodista ja annettu teksti voi olla myös nimen tai tuotekoodin keskellä, jos Hakujen täydennys -asetus ei ole päällä Käyttöasetuksissa.
Kyseisiin hakuehtoihin syötettyihin arvoihin voidaan yhdistää *- ja ?-merkkejä, joista * vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja ? vastaa mitä tahansa yksittäistä merkkiä. Hakujen täydennyksestä on kerrottu lisää täällä.
Jos hakuehdoista rastitetaan Tuotteiden tyyppi ja Käyttöasetuksissa on käytössä Automaattihaku-asetus, ei Hae tuotteet –painiketta tarvitse painaa, vaan ohjelma hakee suoraan valitun tuotetyypin tai –tyyppien mukaiset tuotteet.
Hakutulosten tuotelistalla päästään tarkastelemaan ja tarvittaessa muokkaamaan tuotteiden tietoja aktivoimalla muokattavan tuotteen riviltä se kenttä, jota on tarkoitus muokata. Tietoja voidaan muokata myös Tuotekortilla, josta on kerrottu tässä ohjeessa tarkemmin.
Hiiren oikeanpuoleisen painikkeen valikon toiminnot
Painettaessa hakutulosten päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta, avautuu valikko, jossa on käytettävissä seuraavat toiminnot:
- Tuotekortti
- Tallenna
- Osto: luo uuden ostotuotteen
- Myynti: luo uuden myyntituotteen
- Kopioi
- Poista
- Avaa Excel: avaa koko hakutuloksen Exceliin
- Avaa PDF: avaa koko hakutuloksen PDF-muodossa
- Avaa HTML: avaa koko hakutuloksen HTML-muodossa
Tuoterekisteristä saadaan tarkempia tietoja ulos Tuoterekisteriraportin avulla ja myydyistä tai ostetuista tuotteista saadaan raportointia esimerkiksi Rekisteri-dimensio-raportoinnin kautta.
Tuotteiden hallinta
Tuotteen lisääminen
- Valitse hakuehtojen alapuolella olevasta Lisää tuote –valikosta joko Osto tai Myynti riippuen, kumpi tuote halutaan perustaa
- Syötä tyhjälle tuoteriville tuotteen tiedot
- Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella
Tuotteiden perustamisessa voidaan hyödyntää myös tuoteaineiston sisäänluku -toimintoa.
Kun tuote on perustettu, se tulee näkyviin hakutulosten tuotelistaukseen. Tuotteelle voidaan täydentää suoraan tuotelistauksessa seuraavat tiedot:
- Nimi: pakollinen tieto
- Tyyppi: osto tai myynti
- Tuotekoodi
- Tuoteryhmä: valittavissa, jos tuoteryhmiä on perustettu
- Tili: tuotteella oletuksena käytettävä kirjanpitotili
- Yksikkö
- Hinta
- Valuutta: oletuksena EUR
- Alennus (%)
- Mikäli tuotteelle on asetettu Alennus (%) esim. 0,00%, ajaa se liikekumppanin oletusalennus-% yli.
- Mikäli Alennus(%) -kenttä on tyhjä, käytetään tuoterivillä liikekumppanin oletusalennus-%:a, mikäli se on määriteltynä.
- ALV (%)
- ALV-status: tuotteella oletuksena käytettävä ALV-status. Tuotteen alv-statuksena käytetään oletuksena Kotimaata, jos muuta alv-statusta ei ole määritetty.
- Varastosaldo: kenttä näytetään, jos Varastonhallinta-toiminto on käytössä ja siinä näytetään tuotteen tämänhetkinen varastosaldo.
Tuotteen lisääminen kopioimalla
- Valitse kopioitava tuoterivi
- Paina Kopioi-painiketta.
- Avautuvassa Uuden tuotteen lisäys -ikkunassa on tuotteen tyypiksi valittuna oletuksena joko myynti tai osto alkuperäisen tuotteen tyypin perusteella, mutta valintaa voidaan tarvittaessa vaihtaa.
- Kun haluttu tuotetyyppi on valittuna, painetaan kyseistä tuotetyyppiä, eli Myynti- tai Osto-painiketta.
- Avautuvassa Uusi myyntituote- tai Uusi ostotuote -ikkunassa (riippuen, kumpi tuotetyyppi on valittu), päästään täydentämään tuotteen tiedot ja lopuksi painetaan Kopioi-painiketta ikkunan oikeassa alanurkassa.
Tuotteen tietojen muokkaaminen
- Aktivoi tuoterivi, jota muokataan.
- Muokkaa tietoja suoraan riville tai siirry tarkempien tietojen muokkaamiseen painamalla Tuotekortti–painiketta.
- Paina Tallenna–painiketta, kun muutokset on tehty.
Tuotteen poistaminen tai passivoiminen
- Aktivoi tuoterivi, jonka haluat poistaa.
- Paina Poista–painiketta.
- Ohjelma kysyy, halutaanko tuote poistaa vai passivoida.
- Voit passivoida tuotteita valitsemalla Aseta passiiviseksi-painiketta. Passiiviset tuotteet jäävät talteen tietokantaan, mutta eivät tule hakutulokseen mukaan ilman erillistä Näytä myös passiiviset tuotteet -valintaa.
- Poistaminen poistaa tuotteen kokonaan rekisteristä.
- Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.
Tuotteiden poistamista ei suositella, jos niitä on käytetty laskuilla, koska poistamisen jälkeen tuotteita ei enää näytetä raporteilla. Jos tuote asetetaan sen sijaan passiiviseksi, näytetään se edelleen raporteilla, mutta se ei tule oletuksena mukaan tuoterekisterin tuotteiden hakuun.
Usean tuotteen muokkaaminen
- Valitse useampi tuote rekisteristä.
- Paina Muokkaa useita tuotteita -painiketta.
- Avautuvassa Muokkaa valittuja tuotteita -ikkunassa, tee tuotteille halutut muutokset.
- Tallenna muutokset Päivitä-painikkeella.
Tuotelistan yläosan painikkeet ja toiminnot
- Tallenna-painikkeella tallennetaan tiedot
- Lisää-valikon kautta päästään luomaan osto- tai myyntituote
- Kopioi-painikkeella kopioidaan valittu tuote
- Poista-painikkeella voidaan valittu tuote poistaa tai passivoida.
- Muokkaa useita tuotteita –painikkeella päästään muokkaamaan usean tuotteen tietoja samanaikaisesti. Painike aktivoituu, kun vähintään kaksi tuotetta on valittuna tuotelistalta. Painike avaa Muokkaa valittuja tuotteita –ikkunan, jossa halutut muutokset päästään tekemään.
- Tuotekortti-painikkeella siirrytään Tuotekortille
- Oletusdimensiot-painikkeella voidaan asettaa tuotteelle oletusdimensiointi, jos dimensiointi on käytössä.
- Takaisin perinteiseen taulukkoon -painike palauttaa taulukon ennen 33.0. 19.10.2019 päivitystä olleeseen taulukkoon.
- Mikäli taulukkon osalta tulee ongelmia, käyttäjän on mahdollista palata vanhaan versioon. Palautetta voi antaa yhteydenottolomakkeella.
Tuotekortti
Kun uusi tuote on tallennettu, päästään siirtymään tuotteen Tuotekortille. Tuotekortille siirrytään joko painamalla tuotelistauksen päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta Tuotekortti, tai listan yläpuolella olevasta Tuotekortti-painikkeesta.
Tuotekortille avautuvat sen tuotteen tiedot, joka on tuotelistauksessa valittuna Tuotekortille siirryttäessä. Tuotelistauksessa on oletuksena aktiivisena se tuote, joka viimeksi tallennettiin, mutta haluttaessa aktivoida kyseisen tuotteen sijaan jokin muu tuote, onnistuu tämä klikkaamalla haluttua tuoteriviä.
Tuotekortin osiot
Perustiedot
- Perustiedot-osion tietoja voidaan muokata sekä suoraan tuotelistalla että tuotekortilla. Osiossa näytetään tuotteesta samat tiedot kuin tuoterekisterin listauksessa, lukuun ottamatta Aktiivinen/Passiivinen –valintaa, joka näytetään vain Tuotekortilla.
- Tuote voidaan tarvittaessa passivoida, tai vastaavasti aktivoida Aktiivinen/Passiivinen-valikosta. Oletuksena perustettavat tuotteet ovat aktiivisia.
Oletukset
- Osiossa päästään muokkaamaan tuotteen oletustili-valintaa ja alv-statusta, jotka ovat muokattavissa myös suoraan tuotelistalla. Osiossa näytetään lisäksi tuotteelle määritetty varastonhallinnan vastaava tuote, jos se on määritetty ja Varastonhallinta-toiminto on käytössä.
Mainosteksti & Käyttöohjeet, Lisätietoja & Muistiinpanoja
- Näiden osioiden kenttiin voidaan syöttää tarvittaessa sisäisiä lisätietoja tuotteesta. Kyseiset tiedot eivät tule tuotteen mukana näkyviin laskulle.
Tuotteen kuva
- Tuotteelle voidaan tuoda kuva Tuotekortin yläreunan Vaihda kuva –painikkeen kautta ja kuva näytetään Tuotteen kuva –osiossa.
Tuotteen nimi muilla kielillä
- Tuotteelle, jonka oletusnimi on suomenkielinen, voidaan tarvittaessa määrittää käännökset englanniksi, ruotsiksi, norjaksi tai tanskaksi. Vastaavasti, jos tuotteen oletusnimi on muun kuin suomenkielinen, voidaan tuotteelle asettaa myös suomenkielinen käännös.
- Kieliversioiden avulla sama tuote voidaan viedä laskulle eri kielillä tilanteesta riippuen. Tuotteen kieli vaihdetaan esimerkiksi myyntilaskulla Kieli-alasvetovalikosta. Kielen vaihtamisen jälkeen laskun tuotteet päivittyvät valittua kieltä vastaavaan nimeen, joka on asetettu tuotekortin kyseistä kieltä vastaavaan kenttään.
Tuotekortin painikkeet
Tallenna–painike tallentaa tiedot.
Vaihda kirjanpitotili –painikkeella voidaan asettaa tai vaihtaa tuotteelle oletuksena käytettävä kirjanpitotili.
Vaihda kuva –painikkeella voidaan asettaa tai vaihtaa tuotteelle kuva.
Oletusdimensiot –painikkeella voidaan asettaa tuotteelle oletusdimensiointi, jos dimensiointi on käytössä.
Varastonhallinnan vastaava tuote –painikkeella voidaan määrittää tuotteelle varastonhallinnan vastaava tuote, jos Varastonhallinta on käytössä.