Budjettiaineiston siirtotiedosto

 

Budjettien luominen Procountoriin onnistuu budjettiaineiston siirtotiedoston avulla. Budjetteja on kahdenlaisia:

• Perusbudjetti, jossa budjetointi tapahtuu normaalisti tili- ja kuukausitasolla.
• Dimensiobudjetti, jossa tarkastelunäkökulmaa laajennetaan myös dimensioiden ja niiden nimikkeiden tasolle.

Sisäänluettava budjetti luodaan budjettipohjan avulla, josta kerrotaan tarkemmin tämän artikkelin seuraavan otsikon alla.

Kun budjetteja on tuotu Procountoriin, voidaan niiden tietoja käyttää vertailu- ja seurantatietoina erilaisilla raporteilla, kuten esimerkiksi tuloslaskelmalla, taseessa tai johdon raportoinnissa.

 

 

 

Budjettipohja

 

Budjettipohja-toiminnon avulla muodostetaan Excel-muodossa oleva pohja budjettiaineiston sisäänlukua varten. Budjettipohja luodaan ohjelman kohdassa Raportointi > Budjettiraportit > Budjettipohja.

Tyyppi-valinnalla voidaan valita joko perusbudjetti tai dimensiobudjetti. Jos valitaan dimensiobudjetti, tulee myös dimensio valita ikkunassa alimmaisena olevassa Dimensio-kentässä.

Tilit-valinnalla valitaan joko tuloslaskelman tilit, taseen tilit tai kaikki tilit.

Vain käytetyt tilit -valinnalla määritetään se, käytetäänkö pohjalla vain tapahtumia sisältäviä tilejä vai tilikartan kaikkia tilejä.

Budjetoitava tilikausi -valinnan mukaisen tilikauden tulee olla syötettynä ohjelman kohtaan Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.

Pohjaluvut edelliseltä vuodelta -valinta määrittää, käytetäänkö budjettipohjan taustalla edellisen vuoden lukuja. Jos tilikausi ei ole kalenterivuosi, muodostuu pohjalle kaksi vuosiriviä. Näillä riveillä on niiden kuukausien pohjaluvut, jotka vastaavat budjetoitavaa tilikautta.

Pohjaluvuiksi haetaan liiketapahtumiksi tulkittavat tapahtumat ja pohjan käyttämä tietokanta päivitetään automaattisesti öisin. Jos saman päivän aikana on tehty muutoksia tilikaudelle, jolta pohjaluvut haetaan ja muutokset halutaan mukaan pohjalukuihin, tulee raportointikanta päivittää manuaalisesti Päivitä raportointikanta -painikkeella, joka löytyy esimerkiksi kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.

 

Budjettiaineisto

 

Yllä olevassa kuvassa on esimerkki sisäänluettavasta budjettiaineistosta, joka on luotu Budjettipohja-toiminnon avulla. Budjettiaineiston sisäänlukupohja haetaan Procountor-ympäristön kohdasta Raportointi > Budjettiraportit > Budjettipohja.

Ohessa on listattu huomioitavia asioita budjettiaineiston sisäänlukuun liittyen:

• Jos budjetti halutaan tehdä dimensio- ja nimiketarkkuudella, on aineistossa määriteltävä dimensiot ja nimikkeet. Samassa aineistossa voidaan tuoda eri dimensioiden nimikkeiden tietoja. Procountorista ladattavaan budjettipohjaan saadaan kuitenkin kerralla valittua vain yhden dimension tiedot, eli useamman dimension tietoja samalla aineistolla tuotaessa tiedot tulee yhdistää manuaalisesti samaan sisäänlukutiedostoon.
• Samalle ajanjaksolle voidaan tehdä useita eri versioita samasta budjetista. Versio kerrotaan siirtotiedoston sarakkeessa 2 (B) ja version voi nimetä vapaasti. Jos uusi aineisto tuodaan jo olemassa olevan version nimellä, korvaa uusi aineisto aiemmin sisäänluetun budjetin tiedot. Samassa aineistossa voidaan lukea sisään eri budjettiversioiden tietoja, mutta selkeintä on kuitenkin lukea sisään aina yksi budjettiversio kerrallaan omana tiedostonaan.
• Jos budjetoitava kausi ei ole kalenterivuosi, voidaan tiedot tuoda useampana vuosirivinä esimerkiksi niin, että tiedostossa on ensin rivi vuodelle 1 (jossa arvot heinäkuu - joulukuu) ja sen jälkeen rivi vuodelle 2 (jossa arvot tammikuu - kesäkuu).
• Budjettiaineiston sisäänluvussa budjetin tiedot tarkistetaan rivitasolla – budjettia ei siis tarkastella kokonaisuutena. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että uusi budjetti ei siis tule kokonaisuudessaan vanhan päälle, vaan muuttuneet tiedot korvataan rivitasolla. Jos uudessa aineistossa on rivi, jossa on jo olemassa olevaa budjettia vastaava päivämäärä ja kp-tili, summa päivitetään uuden budjetin mukaiseksi. Jos taas uudessa aineistossa on rivi, jota ei aiemmassa budjetissa ole, lisätään tämä rivi budjettiin sisäänluvun yhteydessä.
• Kun budjetin lukuja muokataan CSV-tiedoston soluissa, on hyvä huomioida seuraavat seikat:
  • Jos budjetoitavaa saldoa ei ole tietyllä tilillä jotakin kuukautta koskien, tulee tällaisten solujen arvoksi jättää 0 – toisin sanoen, oletuksena budjettipohjassa olevian nollia ei tule poistaa, vaan ainoastaan tarvittaessa korvata muilla budjetoitavilla lukuarvoilla.
  • Ennen CSV-tiedoston tallentamista sisäänlukua Procountoriin on syytä varmistaa, ettei taulukkolaskelmaohjelma ole tallentamassa taulukkoa tuhaterottimen kanssa. Jos sisäänluettavan tiedoston soluissa on tuhaterotin päällä, ei sisäänluku onnistu oikealla tavalla.

 

Aineiston sisäänluku 

Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.

 

Budjettiaineiston rivitietue

Alla olevissa tietuekuvauksissa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot: 

• Nro: kentän järjestysnumero 
• Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa 
• Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse 
• Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen 
• Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto 
• Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus 
• Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä 
• Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta

 

Budjettiaineiston siirtotiedostossa käytetään vain yhdenlaista tietuetta, joka on käytössä sekä perusbudjetilla että dimensiobudjetilla.