Jaksotustyökalun avulla voidaan laatia jaksotusmuistioita useammalle kuin yhdelle kuukaudelle kohdistuvien laskujen perusteella. Työkalu hakee sellaiset viennit, jotka on päivätty valitulle kuukaudelle, mutta joiden laskutuskausi ylittää kyseisen kauden rajat ja laatii näiden perusteella jaksotusmuistiot. Myyntien ja ostojen sekä tuloslaskelman jaksotustilejä on mahdollista muuttaa.
Jaksotustyökalu löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Jaksotustyökalu.
Yleistä
- Käyttäjällä pitää olla käyttöoikeuksissa vähintään katseluoikeus uuden myynti- ja ostolaskun laadintaan ja kaikki oikeudet uuden muistiotositteen laadintaan, jotta hän pääsee laatimaan jaksotustositteita.
- Jaksotustyökalun päänäkymän yläosassa ovat hakuehdot ja alaosassa hakutulokset.
- Hakutuloksiin tulevat näkyviin jaksotettavat kirjanpitoviennit (ei vastakirjauksia eikä täsmäytyseroja). Listaukseen tulevat mukaan kaikki sellaiset kirjanpitoviennit, joilla täyttyvät seuraavat ehdot:
- Vientiin liittyvä kirjanpitosivu on päivätty jaksotettavalle kaudelle.
- Vientitasolla on annettu tositteen kirjanpitosivulla palvelujakso, jonka alku- ja/tai loppupäivä on toisella kaudella kuin hakuehtona annettu jaksotettava kausi, tai vientitason palvelujakso on tyhjä ja kirjanpitosivun otsikkotasolla on annettu em. ehdon täyttävä palvelujakso.
- Mahdolliset muut hakuehdot, esimerkiksi jaksotettavat tositelajit, sekä haku aiemmin jaksotetuista tositteista täsmäävät.
Näkymän kentät
Jaksotettava kirjauskausi
- Hakuehdoissa on valinnat Jaksotettava kirjauskausi (vuosi-kuukausi, esim. 2019-05).
- Oletuksena näkymällä on vanhin avoin seurantajakso.
- Jos seurantajaksoja ei ole käytössä, näytetään edellinen kuukausi.
Jaksotettavat tositelajit
- Jaksotettavat tositelajit valinnalla valitaan, haetaanko tarkasteluun myynnit, ostot vai molemmat.
Jaksotetut tositteet
- Aiemmin jaksotettuja tositteita voidaan hakea valitsemalla vaihtoehto Jaksotetut tositteet.
Näkymän painikkeet
Hae jaksotettavat viennit
- Painikkeella käynnistetään haku määriteltyjen hakuehtojen mukaisesti.
Laadi jaksotusmuistiot
- Painikkeesta avautuu Jaksotusmuistioiden laadinta -ikkuna, jolla päästään laatimaan jaksotusmuistio.
Valitse kaikki
- Painikkeella valitaan kerralla kaikki hakutuloksessa olevat viennit.
Kirjanpito
- Painikkeella päästää hakutuloksesta aktiiviseksi valitun viennin kirjanpitosivulle.
Jaksotusmuistion laadinta
1. Aseta haluamasi hakuehdot.
2. Paina Hae jaksotettavat viennit -painiketta.
3. Valitse hakutuloksista viennit, jotka haluat jaksottaa.
4. Paina Laadi jaksotusmuistiot -painiketta.
5. Tee tarvittavat valinnat ja täytä tarvittavat tiedot avautuvalla Jaksotusmuistioiden laadinta-ikkunalla.
- Laskuryhmän nimi -kohtaan luodaan automaattisesti nimi, jossa lukee Jaksotukset pp.kk.vvv klo 00:00.
- Myyntien jaksotustili ja Ostojen jaksotustili -kohdassa näkyy Procountorissa oletuksena perustilikartan tilit, mutta tilin voi muuttaa suurennuslasi-painikkeen kautta avautuvasta valikosta.
- Jos Päiväperusteinen arvojen laskenta -kohta on valittu, lasketaan jaksotettavat arvot päivien lukumäärien perusteella eikä kuukausitasolla.
- Dimensiot-kohdassa voidaan määritellä, halutaanko dimensiotiedot kopioida.
- Jos Käytä alkuperäistä tiliä -kohta on valittuna, kirjataan jaksotukset laskurivien alkuperäisellä laskulla oleville tuloslaskelman tileille. Jos valinnan ottaa pois, ikkunaan ilmestyy uusi kohta, josta suurennuslasia klikkaamalla pääse valitsemaan tuloslaskelman tilin, jolle jaksotukset kirjataan. Tämä tili tulee kaikille valittujen laskujen ja rivien jaksotuksille.
6. Lopuksi paina Jatka-painiketta.
Laaditut jaksotusmuistiot
- Jaksotusmuistioiden laadinta toimii siten, että jaksotettavalle kaudelle sekä kullekin sellaiselle kuukaudelle, joka osuu jonkun hakutuloksessa valitun rivin palvelujaksolle, tehdään yksi muistio. Muodostuvalle muistiolle kasataan kaikki tähän jaksotusajoon liittyvät kyseisen kuukauden kirjanpitoon vaikuttavat jaksotusviennit ja valitut rivit käydään läpi yksi kerrallaan.
- Jaksotusmuistioiden laadinnassa käydään lisäksi kaikki kuukaudet palvelujakson alusta palvelujakson loppuun läpi ja lasketaan, kuinka suuri osa viennin arvosta kuuluu kullekin kuukaudelle (päivien tai kuukausien lukumäärän mukaan).
- Kirjanpitopäivän mukaiselle kaudelle jätetään arvosta vain se osuus, joka sinne laskennallisesti kuuluu.
- Arvoa siirretään jaksotettavalta kaudelta muille palvelujakson mukaisille kuukausille siten, että jaksotettavalla kaudella vähennetään kp-arvoa eli tehdään muistiolle vienti, joka on eri merkkinen ja samalla kp-tilillä kuin alkuperäinen vienti. Tämän vastakirjaus kohdistuu taseeseen siirtosaamiseksi tai siirtovelaksi. Palvelujaksoon kuuluvalla kaudella lisätään kp-arvoa eli tehdään edellisen kohdan kanssa erimerkkiset viennit alkuperäiselle kp-tilille ja siirtosaamiseksi/-velaksi.
- Kaikissa vientiselitteissä näkyy se, mitä tositetta kyseinen vienti jaksottaa ja miten laskentaperuste on ollut. Lopputuloksena kunkin jaksotettavan viennin osalta jaksotusten summa on nolla ja kunkin jaksotusmuistion vientien summaksi tulee yhteensä nolla.
- Jos jaksotusmuistiot luodaan vahingossa esim. väärälle ajanjaksolle, voidaan tositteet muuttaa kerralla Kesken-tilaan Usean laskun tarkastaminen -toiminnolla ja tämän jälkeen mitätöidä Usean laskun mitätöinti -toiminnolla.
Huomio koskien tase-erän tunnistetta Jaksotustyökalun kautta muodostetuilla muistioilla:
Kesällä 2021 toteutettiin muutos siihen, millä tavoin tase-erän tunnisteet muodostuvat automaattisesti muistioille, joita muodostetaan jaksotustyökalun avulla.
- Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on mahdollista tehdä valinta, käytetäänkö tase-erän tunnisteita vai ei. Valinta tase-erän tunnisteiden käytöstä tehdään asettamalla täppä kohtaan "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot".
- Aikaisemmin, vaikka yrityksen käyttöasetuksissa ei ollut tätä asetusta tase-erän tunnisteiden käytöstä määriteltynä, muodostui jaksotusmuistioille silti piiloon taustalle tase-erän tunniste, jossa mainitaan tositelaji sekä alkuperäinen laskunumero, mihin jaksotus tehtiin. Vaikka tase-erän tunniste ei näkynyt muistion rivitiedoissa, on ollut mahdollista tehdä tase-erittelyä käyttäen Hae avoimet tase-erät -toimintoa, sillä jaksotusmuistioilla on tämä tieto ollut kuitenkin olemassa.
- Nykyisin taas Procountor vaatii sen, että käyttöasetuksissa on sallittuna tase-erän tunnisteiden näkyminen, jotta jaksotusmuistioille muodostuu tase-erän tunniste automaattisesti. Tase-erän tunnistetta ei enää muodostu jaksotusmuistioille, jos käyttöasetuksissa ei ole täpättynä kohtaa "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot" muistioiden muodostushetkellä. Jos tase-erän tunnistetta ei ole tositteen tiedoissa, ei ole mahdollista eritellä tällaista tositetta tase-erittelyssä Hae avoimet tase-erät -toimintoa käyttäen. Muita vaihtoehtoja erittelyyn on edelleen mahdollista käyttää normaalisti, kuten Hae viennit -toimintoa.
Jaksotusten oletustiliöinnit
Ohjelmassa kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Yleiset oletustiliöinnit on mahdollista määrittää oletustili saatavalle sekä velkatilille. Jaksotustyökalussa näitä tilejä käytettäisiin sitten oletuksena Procountorin oletuksen sijaan.
Hakusanat: Jaksotus, jaksottaminen