Procountorissa voidaan käyttää tilikausien lisäksi tilikausien sisäisiä seurantajaksoja. Seurantajaksojen käyttö on suositeltavaa, sillä se mahdollistaa kirjanpidon sulkemisen kuukausittain.
Seurantajaksoja päästään tarkastelemaan ja muokkaamaan ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.
Yleistä seurantajaksoista
- Tilikaudet-näkymän Muokkaa seurantajaksoja -painikkeen kautta päästään lisäämään, poistamaan, sulkemaan ja avaamaan tilikauden sisäisiä seurantajaksoja.
- Sisäisten seurantajaksojen käyttö ei ole pakollista, mutta suositeltavaa, koska:
- Seurantajaksojen käyttö estää jo täsmäytettyjen kuukausien tietojen muuttumisen.
- Kirjanpidon täsmäytys on helpompaa, kun tarvitsee seurata vain avoinna olevaa kautta, eikä kaikkia tositteita tilikauden alusta.
- Seurantajaksoja käyttämällä saadaan taseen kuukausittaiset alkusaldot näkyviin päivä- ja pääkirjalle.
Seurantajaksojen lisääminen ja poistaminen
Seurantajakson lisääminen
1. Valitse Tilikaudet-näkymällä haluttu tilikausi ja paina sen jälkeen Muokkaa seurantajaksoja -painiketta, joka avaa Seurantajaksojen muokkaus -näkymän.
- Seurantajaksoja päästään lisäämään vain avoimille tilikausille.
- Suljetun tilikauden seurantajaksoja päästään ainoastaan katsomaan, muttei muokkaamaan ja vain vanhimman avoimen tilikauden seurantajaksoja päästään sulkemaan tai avaamaan.
2. Lisää uusi seurantajakso painamalla Lisää seurantajakso -painiketta.
- Seurantajakson alku- ja loppupäivämääriä pääsee muuttamaan klikkaamalla päivämääräkenttää ja hakemalla avautuvasta kalenterista halutut alku- ja loppupäivämäärät.
- Oletuksena ensimmäisen tilikaudelle lisättävän seurantajakson päivämäärät ovat tilikauden ensimmäisen kuukauden alku- ja loppupäivä.
- Seurantajaksot voivat olla halutun mittaisia, kuten kuukausi tai vuosineljännes, kunhan ne eivät mene päällekkäin.
- Suosittelemme seurantajakson pituudeksi kuukautta.
- Perusta seurantajaksot -painikkeella voidaan kerralla perustaa seurantajaksot tilikauden jokaiselle kuukaudelle.
3. Perustettuasi haluamasi seurantajaksot, tallenna ne painamalla Tallenna-painiketta.
Seurantajakson poistaminen
1. Valitse Tilikaudet-näkymältä tilikausi, jonka seurantajaksot haluat poistaa ja paina Muokkaa seurantajaksoja -painiketta, joka avaa Seurantajaksojen muokkaus -näkymän.
2. Seurantajaksojen muokkaus -näkymällä, aktivoi poistettava seurantajakso klikkaamalla seurantajaksoa ja paina Poista seurantajakso -painiketta.
- Suljettua seurantajaksoa ei voi poistaa
3. Tallenna muutokset painamalla Tallenna.
Seurantajaksojen avaaminen ja sulkeminen
Seurantajaksojen avaaminen
1. Valitse Tilikaudet-näkymältä tilikausi, jonka seurantajaksot haluat avata ja paina Muokkaa seurantajaksoja -painiketta, joka avaa Seurantajaksojen muokkaus -näkymän.
2. Seurantajaksojen muokkaus -näkymällä, paina Vaihda tila -painiketta ja valitse Avoin, jolloin ohjelma avaa viimeisimmän suljetun seurantajakson.
- Suljetulla tilikaudella olevia seurantajaksoja ei voi avata.
3. Tallenna muutokset painamalla Tallenna.
Seurantajaksojen sulkeminen
1. Valitse Tilikaudet-näkymältä tilikausi, jolta haluat sulkea seurantajakson ja paina Muokkaa seurantajaksoja -painiketta, joka avaa Seurantajaksojen muokkaus -näkymän.
2. Seurantajaksojen muokkaus -näkymällä, paina Vaihda tila -painiketta ja valitse Päätetty, jolloin ohjelma sulkee vanhimman avoimen seurantajakson.
- Jos tilikaudella on keskeneräisiä tapahtumia, huomautetaan siitä ja kerrotaan, mitkä tositteet ovat keskeneräisiä.
3. Tallenna muutokset painamalla Tallenna.
Huomioitavaa seurantajaksojen sulkemisesta
- Kun seurantajakson kirjanpito on valmis ja ALV-laskelma kyseiseltä ajanjaksolta on tehty, voidaan jakso sulkea.
- Seurantajakson sulkeminen luo kauden viimeistä päivää seuraavalle päivälle avaustositteen aivan kuten tilikauden sulkeminen luo tilinavaustositteen. Luodun avaustositteen tiedot saa näkyviin päivä- ja pääkirjalle rastittamalla raporttien hakuehdoissa valinnan Näytä seurantajakson avaussaldot.
- Tositteet, jotka eivät ole liiketapahtumia, tulee joko käsitellä liiketapahtumiksi tai siirtää seuraavalle, avoimelle kaudelle ennen seurantajakson sulkemista.
- Ennen seurantajakson sulkemista tarkistaa, että tilikauden tulos ja tase täsmäävät suljettavan seurantajakson päättymispäivään saakka. Jos tulos ja tase eivät täsmää, on ero selvitettävä ennen seurantajakson sulkemista. Tämä menettely vähentää täsmäytystyötä tilikauden päättyessä.
- Kun seurantajakso on suljettu, ei sille voida enää tallentaa uusia tositteita, eikä kaudelle kuuluville tositteille voida tehdä muutoksia, ellei seurantajaksoa erikseen avata.
- Ennen sulkemista on muistettava päivittää raportointitietokanta, jotta kirjanpitoraporteille tulee ajantasaiset saldot. Päivitys tapahtuu Päivitä raportointitietokanta -painikkeella. Toiminto ei päivitä graafisten raporttien käyttämään tietokantaa, vaan kyseiset raportit päivittyvät automaattisesti ja viimeisin päivitysajankohta on nähtävissä raportin hakuehdoissa.
Hakusanat: kuukausitäsmäytys, kuukausitäsmäytykset