Ennen kirjanpidon aloittamista perustetaan tilikaudet ohjelman kohtaan Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.
Tilikaudet tulee perustaa sekä edelliselle että kuluvalle tilikaudelle, vertailutietojen tarkastelua varten. Perusta tilikausille seurantajaksot kirjanpidon helpottamiseksi. Tarkemmat ohjeet seurantajaksoista löydät täältä.
- Jokaiselle vuodelle tulee perustaa oma tilikautensa. Esim useamman vuoden kattava tilikausi ei ole sallittu (1.1.2018-31.12.2020).
Tilikausien perustaminen
Tilikausi perustetaan painapalla Uusi tilikausi –painiketta. Määritä tilikauden pituus alku- ja loppupäivämäärä sarakkeisiin.
Tilikaudet eivät voi mennä päällekkäin. Tilikausien ei tarvitse olla yhtenäisiä eikä samanpituisia. Uudelle tilikaudelle voidaan kirjata tapahtumia, vaikka edellistä ei vielä olisi päätetty.
Huom! Tilinavaustositteen laatijaleimasta näkee, kuka kauden on sulkenut ja milloin.
Tilikauden muokkaaminen
Tilikauden poistaminen
Ennen tilikauden poistamista on poistettava tilikaudelle perustetut seurantajaksot. Tilikausien ja seurantajaksojen poistaminen ei poista niiden aikana tehtyä kirjanpitoa.
- Valitse poistettava tilikausi.
- Paina Muokkaa seurantajaksoja –painiketta.
- Paina Poista seurantajakso –painiketta ja poista kaikki seurantajaksot.
- Tallenna tekemäsi muutokset.
- Poistu seurantajaksonäkymältä painamalla X-painikkeesta.
- Valitse poistettava tilikausi Tilikaudet-näkymältä ja paina Poista tilikausi –painiketta.
Tilikauden pituuden muuttaminen
Ennen tilikauden muuttamista on poistettava tilikaudelle perustetut seurantajaksot.
- Valitse muokattava tilikausi.
- Paina Muokkaa seurantajaksoja –painiketta.
- Paina Poista seurantajakso –painiketta ja poista kaikki seurantajaksot.
- Tallenna tekemäsi muutokset.
- Poistu seurantajaksonäkymältä painamalla X-painikkeesta.
- Valitse muokattava tilikausi Tilikaudet-näkymältä ja paina tilikauden alku- ja loppupäivämäärä sarakkeita muuttaaksesi tilikausien pituutta.
- Tallenna muutokset ja perusta seurantajaksot uudemman kerran.
Tilikauden sulkeminen
Ennen tilikauden sulkemista on päivitettävä raportointitietokanta, jotta kirjanpitoraporttien tiedot ovat ajan tasalla. Tämän jälkeen tilikauden voi sulkea.
- Mene ohjelman kohtaan Kirjanpito > Kirjanpitoraportit ja paina Päivitä raportointitietokanta –painiketta.
- Siirry Tilikaudet-näkymälle Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.
- Valitse suljettava tilikausi.
- Tilikaudet on suljettava vanhimmasta avoimesta tilikaudesta alkaen.
- Paina Sulje tilikausi -painiketta.
- Ohjelma kertoo tilikaudella olevista keskeneräisistä tositteista ja listaa, mitkä tositteet ovat vielä kesken.
- Tilikauden sulkeminen muodostaa tilikauden avaustositteen seuraavalle tilikaudelle
- Arkistoon tallentuu päätetyn tilikauden tilikartta, tuloslaskelma, tase sekä päivä- ja pääkirja.
- Tilikauden sulkemisen jälkeen päivitä raportointitietokanta uudemman kerran ja tarkista, että uuden tilikauden avaustosite näkyy raporteilla.
Tilikauden avaaminen
Viimeisin suljettu tilikausi on mahdollista avata painamalla Avaa tilikausi –painiketta.
- Tilikaudet tulee avata aina viimeisimmästä suljetusta tilikaudesta alkaen.
- Suljetun tilikauden avaaminen poistaa seuraavan tilikauden avaustositteen.
- Mikäli kaudella on suljettuja seurantajaksoja, joille muutoksia halutaan tehdä, on nekin avattava.
- Mikäli seuraavalla tilikaudella on suljettuja seurantajaksoja, seurantajaksot on avattava ennen kuin edellisen tilikauden voi avata. Esimerkiksi tilikausi 2018 tulisi avata ja tilikaudella 2019 on suljettuja seurantajaksoja. Nämä seurantajaksot on avattava ensin, jotta vuoden 2018 tilikausi voidaan avata.
Muutosloki
Tilikausiin ja seurantajaksoihin tehtyjä muutoksia voi seurata Tilikaudet-näkymän alaosassa olevasta muutoslokista.
Muutoslokiin kootaan kaudelle tehdyt muutokset; kauden perustaminen, avaaminen, sulkeminen ja poistaminen. Lokitapahtumassa näytetään muutoksen tyyppi, aikaleima sekä tekijä. Taulukko näyttää aina kulloinkin valitun tilikauden tai seurantajakson muutoslokin.
Huom! Tilikausien muutoslokissa näytetään ainoastaan muutoslokin julkaisun eli 15.6.2019 jälkeen tehdyt muutokset.
Varoitusasetukset
Procountorin Käyttöasetuksiin on lisätty uusi asetus Varoitusasetukset, jonka avulla käyttäjä saa jatkossa tositteen tallennuksen yhteydessä varoituksen, jos tositetta ollaan tallentamassa sellaiselle päivämäärälle, joka ei kuulu millekään tilikaudelle tai seurantajaksolle.
Varoitusdialogissa tiedotetaan, ettei tallennettavalle tositteelle valittu tositepäivä kuulu millekään tilikaudelle tai seurantajaksolle ja käyttäjältä varmistetaan, haluaako tämä jatkaa vai peruuttaa.