Tässä ohjeessa käydään läpi, miten Procountorissa voidaan toteuttaa tilintarkastus ja sisäisen valvonnan toimenpiteet ohjelman eri ominaisuuksia hyödyntäen.
Tilintarkastus Procountorissa
- Procountor mahdollistaa sähköisen, ajasta ja paikasta riippumattoman, tilintarkastuksen.
- Henkilölle, joka suorittaa ympäristön tilintarkastuksen, on annettava siihen soveltuvat käyttöoikeudet.
- Jos tilintarkastajalla on olemassa oleva Procountor-käyttäjätunnus, tulisi hänet liittää ympäristöön olemassa olevana käyttäjänä sen sijaan, että perustettaisiin uusi tunnus. Näin tilintarkastaja pääsee kirjautumaan kaikkiin tarkastettaviin yrityksiin samoilla tunnuksilla.
Tilintarkastajan käyttöoikeudet
- Tilintarkastajalle määritetään käyttöoikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä, jolle päästään ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
-
Procountoriin on määritelty valmiiksi käyttäjärooli Johto / Tarkastaja, joka sisältää tilintarkastukseen tarvittavat käyttöoikeudet.
- Rooli antaa oikeudet tietojen katseluun. Johto / Tarkastaja -roolin käyttöoikeuksilla tilintarkastaja voi muuttaa vain omia henkilökohtaisia tietojaan.
- Jokainen yritys antaa käyttöoikeudet tilintarkastajalleen itse, yrityksen pääkäyttäjän toimesta.
- Jokaiselle tilintarkastustyöryhmän jäsenelle (jonka tulee päästä yrityksen Procountor-ympäristöön) perustetaan oma henkilökohtainen käyttäjätunnus (tai lisätään jokaisen olemassa oleva käyttäjätunnus yrityksen Procountor-ympäristöön).
- Yrityksen pääkäyttäjä voi poistaa tilintarkastusta varten lisätyt henkilöt yrityksen käyttäjistä sen jälkeen, kun tarkastustyö on loppuun suoritettu.
Tositteiden hakeminen Procountorista
- Tositteiden haku -näkymällä tositteita voidaan hakea erilaisilla hakuehdoilla ja niiden yhdistelmillä.
-
Näkymälle päästään ohjelman kohdasta Haku > Tositteiden haku.
- Mahdollisia hakutyyppejä ovat Laskut, Avoimet laskut, Tarkastettavat laskut ja Maksettavat laskut.
- Tilintarkastuksen kannalta merkittävät hakutyypit ovat Laskut ja Avoimet laskut.
Laskut
- Laskujen haulla voidaan tarkastella tehtyjä myynti-, osto-, matka- ja kululaskuja, palkkoja sekä muistioita.
- Haun suorittamisen jälkeen päästään tarkastelemaan tositteita, niiden liitetiedostoja (esimerkiksi saapuneilla verkkolaskuilla laskujen kuva) sekä kirjanpitoa.
- Tositteita voidaan hakea esimerkiksi laskupäivien, kirjauskausien ja tositelajien mukaan.
- Tositteen aikaleimoista näkyy, kuka tositteen on luonut ja kuka sitä on viimeksi muokannut.
- Osto-, matka- ja kululaskujen Tarkastaminen-näkymällä on nähtävissä, kuka tositteen on asiatarkastanut ja hyväksynyt sekä toimenpiteiden ajankohdat.
- Tositteen Kirjanpito-näkymän alareunan muokkausleimasta on nähtävissä, kuka kirjanpitoa on viimeksi muokannut.
Avoimet laskut
- Avointen haulla voidaan täsmäyttää avoimet tositteet.
-
Esimerkiksi myyntisaamisia vuoden vaihteeseen täsmäytettäessä hakuehdot ovat seuraavat:
- Tositelaji: Myyntilasku
- Maksutapahtumat saakka: 31.12.20xx.
- Kp-kausi välillä -hakuehdon toiseen kenttään laitetaan tilikauden päättymiskuukausi 20xx-12. Tämä siksi, että esimerkiksi vakuutuslaskut ovat saattaneet tulla verkkolaskuina ja päivätty päättyvälle tilikaudelle, mutta ne on kuitenkin kirjanpidossa siirretty seuraavalle vuodelle.
- Ostovelkoja tarkasteltaessa valitaan mukaan tositelajit osto-, matka- ja kululaskut.
-
Avoimia myyntisaamisia on mahdollista myös hakea kirjanpitoraportelita ohjelman kohdasta Kirjanpito >Täsmäytystyökalut > Avoimien laskujen täsmäytysraportti > Myyntisaamiset >Hae. Tilikauden viimeisen pvm kohdalta Hae avoimet laskut
- Raportilla on mahdollista hakea avoimia myyntisaamisia listattuna per tilikauden viimeinen päivä.
- Lue lisää avoimien laskujen täsmäytysraportista.
- Avoimia ostovelkoja on mahdollista myös hakea kirjanpitoraportelita ohjelman kohdasta Kirjanpito >Täsmäytystyökalut > Avoimien laskujen täsmäytysraportti > Maksuliikennetili > Hae. Tilikauden viimeisen pvm kohdalta Hae avoimet laskut
- Laskuja on mahdollista hakea ikäjakauman mukaan kohdasta Raportointi >Maksuraportit > Laskujen ikäjakauma.
- Hakuehtoina valittavissa Myyntilasku tai Ostolasku, Maksutapahtumat saakka, Erääntyneet ja Erääntyvät
Palkkojen tarkastelu
- Palkkalistoja haetaan Palkkalistojen haku -näkymälle, jolle päästään ohjelman kohdasta Palkat > Palkkalistojen haku. Näkymällä päästään hakemaan palkkalistoja ja tarkastelemaan niiden kautta yksittäisiä palkkalaskelmia.
- Palkkojen raportointia voidaan seurata Palkkojen raportointi -näkymällä, jolle päästään ohjelman kohdasta Raportointi > Palkkojen raportointi.
Maksujen tarkastelu
- Tiliotteita ja viitemaksuaineistoja päästään hakemaan ja tarkastelemaan pankkitileittäin Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä, jolle päästään ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.
- Tilintarkastaja voi Procountorissa varmistaa pankkitilin saldon kirjanpitoon, koska pankin muodostaman tiliotteen sisältöä ei voida Procountorissa muuttaa.
- Ohjelman kohdasta Raportointi > Maksuraportit löytyy useita maksamiseen liittyviä raportteja.
Kirjanpitoraporttien ja ilmoitusten tarkastelu
- Ohjelman kohdasta Ilmoitukset voidaan valita tarkasteltaviksi mm. Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksia, Tuloveroilmoituksia ja Palkkojen ilmoituksia.
-
Kirjanpitoraportit-näkymällä (Raportointi > Kirjanpitoraportit) voidaan valita haluttu Kirjanpitoraportin tyyppi (mm. tuloslaskelma, tase, päivä- ja pääkirja).
- Kaikki kirjanpitoraportit voidaan tulostaa HTML-, PDF- tai Excel-muotoon.
- Raporteilta pääsee porautumaan yksittäisille tositteille, jolloin päästään tarkastelemaan myös itse tositteita, niiden kirjanpitosivuja ja mahdollisia liitteitä.
- Pää- ja päiväkirjahaussa voidaan rajata tarkasteltavien tapahtumien määrää esimerkiksi hakuehdolla Pääkirjatilin numerot, jolloin voidaan valita pelkästään taseen tilit (1000-2999) tai tuloslaskelman tilit (3000-9999).
- Tuloslaskelmalla ja taseella saadaan yksityiskohtaisemmat raportit valitsemalla Raportin pituus -alasvetovalikosta vaihtoehto Kaikki tilit.
-
Kirjanpitotilit ja viennit raportilta päästään tarkastelemaan kirjanpitotilien saldoja ja tapahtumia, tositteille ja tiliotteille päästään porautumaan ja voidaan tulostaa esim. tositteen kirjanpitosivu.
- Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit
- Liikekumppanien tarkistusraportti, helpottaa asiakkaiden, toimittajien ja henkilöiden tilien, summien ja arvonlisäveroprosenttien tarkistamista
- Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Liikekumppanien tarkistusraportti.
-
Liikekumppanien reskontraraportti – todentaa todelliset velat ja saamiset. Tulostettavassa muodossa -painikkeesta listan saa tulostettua PDF, HTML tai Excel -muotoon. Hae liikekumppani -painikkeesta voidaan hakea tietyn liikekumppanin tietoja.
- Raportointi > Maksuraportit > Liikekumppanien reskontraraportti
- Dimensioraportit esim. Tekes tarkastus ja sisäisen laskennan raportit Kirjanpito > Kirjanpitoraportit (>Uusi hakuehto) > Dimensiot. Valitaan Dimensio ja Nimikkeet. Valitaan Raportin esitystapa: Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä tai Kausi kuukausittain ja yhteensä.
Tiedon tallentaminen tiedostoiksi
- Raportteja voidaan ajaa HTML-, PDF- tai Excel -muodossa ja tallentaa tiedostoiksi jatkokäsittelyä tai arkistointia varten.
-
Tositteita saa HTML tai PDF-muotoon käyttäen Esikatselu-painiketta.
- Tositteet saadaan tarvittaessa myös tulostettua paperisena esikatselun kautta.
- Tositteiden haussa (Haku > Tositteiden haku) Tulostettava listaus -painikkeen (aktivoituu, kun haku on suoritettu) alasvetovalikosta löytyvillä Suppea export-tuloste ja Laaja export-tuloste -valinnoilla saa haettujen laskujen tiedot Excel-taulukkoon. Hakutulos ja ALV-erittely -valinnalla saa haetuista laskuista ja niiden arvonlisäverosta tietoja HTML tai PDF -muodossa.
Sisäinen valvonta Procountorissa
Käyttöoikeudet
- Käyttöoikeudet ovat Procountorin sisäisen valvonnan perusta.
- Pääkäyttäjän muille käyttäjille antamien oikeuksien perusteella voidaan estää käyttäjiä näkemästä tietoja, joita he eivät omaa työtään varten tarvitse.
- Käyttäjälle voi määritellä valmiin käyttäjäroolin, tai muokata käyttäjälle halutut oikeudet asettamalla sopivan käyttöoikeusluokan kuhunkin ohjelman osioon.
-
Käyttöoikeusluokkia on kolme: ei oikeuksia lainkaan, katseluoikeudet ja kaikki oikeudet.
- Lisätietoa käyttöoikeuksista löytyy täältä.
Tietoturva
- Palvelussa käytetään erillistä vaihtuvaa salasanaa SSL-salauksen lisäksi, jotta käyttäjän on yhtä turvallista käyttää Procountoria kuin esimerkiksi tehdä verkkopankissa maksuja omalta pankkitililtään. Lue lisää Procountorin tietoturvasta täältä.
Asiatarkastus ja hyväksyminen
- Yrityksen toiminnan laajuudesta riippuen voidaan maksettaville tositteille määritellä yksi- tai kaksiportainen hyväksymisjärjestelmä.
- Pienissä organisaatioissa hyväksyminen ja maksaminen ovat riittävät oikeudet, joilla maksuliikennettä voidaan hoitaa.
- Suuremmissa organisaatioissa saattaa olla perusteltua ottaa käyttöön myös asiatarkastus, jonka avulla asiasta vastaava henkilö kertoo hyväksyjälle ostolaskun olevan hänen mielestään sisällöllisesti kunnossa ja että lasku voidaan laittaa maksuun.
- Procountorissa on myös mahdollista ottaa käyttöön ostolaskujen hyväksymiskierto, jolloin laskuille voidaan määritellä haluttu määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä.
Käyttäjäleimat
- Procountorissa jokaisen tapahtuman laatija rekisteröidään, eli tapahtumasta jää ohjelmaan aikaleima.
- Rekisteröintitietona on käyttäjälle merkitty käyttäjätunnus.
- Lisäksi rekisteröidään tapahtuman luontiaika tietokoneen kellon mukaan.
- Aikaleimojen avulla on ohjelmassa jälkikäteen nähtävissä, kuka ja milloin tapahtuman on luonut tai kuka tietoa on muuttanut.
Täsmäytykset
-
Pankkitilitäsmäytysten avulla voidaan valvoa kirjanpidon oikeellisuutta luotettavasti.
- Koska tiliotteella on erilliset kirjanpitoon kirjattavat summaviennit myyntireskontran suorituksia (viitemaksut) ja ostoreskontran maksuja (laskujen maksupalvelu) varten, voidaan pankkitilitäsmäytyksen jälkeen varmistua siitä, että myyntisaamiset ja ostovelat on käsitelty oikein.
-
Kirjanpidon sisäisten täsmäytysten avulla ei kuitenkaan voida varmistua siitä, onko kaikki myynnit ja ostot merkitty kirjanpitoon.
- Mikäli myynnistä ei koskaan tehdä myyntitositetta tai käteismyyntiä ei tilitetä päivän myyntinä, se saattaa paljastua varastoinventaareilla ja myyntikatelaskelmien avulla.
- Verkkolaskuna tai skannauspalvelusta Procountoriin saapuneet ostolaskut tallentuvat ohjelmaan automaattisesti (Vastaanotettu-tilassa), jonka jälkeen ne tulee jatkokäsitellä ja maksaa käyttäjän toimesta. Paperitse vastaanotetut ostolaskut tulee tallentaa ohjelmaan käyttäjän toimesta.
- Ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut löytyy erilaisia täsmäytystä helpottavia raportteja.
Muita mahdollisia tilintarkastajaa varten tarvittavia materiaaleja
- Pankkien saldovahvistukset pankkitileittäin, pyydetään pankeista (liitteeksi)
- Kassan täsmäytyssaldo (liitteeksi)
- Henkilökunnan keskimääräinen lukumäärä tilikaudella (liitteeksi)
- Hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjat (liitteeksi)
- Edellisen vuoden verotuspäätös (liitteeksi)
- Mahdolliset muut tositteet esim. kiinnitykset, takaukset ja annetut pantit sekä muut vastuut, osakaslainat ja vakuudet, leasingsopimukset, rasitustodistukset esim. tilinpäätöksessä erittelyinä (tai liitteeksi)
Materiaalit voidaan kerätä tilintarkastusta varaten valmiiksi erilliseen yrityksen omaan asiakaskansioon tai muistitikulle tai vaikkapa liittää materiaalit Procountoriin muistiotositteen liitteeksi. Tallenna uusi muistiotosite nimettynä esim. "Tilintarkastusmuistio", pvm tilikauden viimeinen pvm. Liitteet -painikkeesta voidaan tallentaa halutut dokumentit.
Tilintarkastusmuistion haku Procountorista: Kirjanpito > Muistiotositteiden haku > Nimi -kenttään kirjoitetaan "Tilintarkastusmuistio".
Dokumentinhallinta
Mikäli yritys on ottanut Dokumentinhallinnan käyttöön, löytyy se ohjelman kohdasta Haku > Dokumentit. Dokumentit-näkymällä voidaan hakea ympäristön eri sijainteihin liitettyjä dokumentteja.
Dokumentinhallintaan voidaan arkistoida yhtiökokouspöytäkirjoja ja muita yritystä koskevia dokumentteja.