Kirjanpitotilit ja viennit on täsmäytystyötä helpottamaan tehty raportti, jonka avulla päästään tarkastelemaan kirjanpidon tapahtumia tilikohtaisesti.
Raportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit.
- Kirjanpitoon tehdyt muutokset päivittyvät raportille automaattisesti Hae-painikkeen painamisen yhteydessä.
- Mikäli yrityksen Procountor-ympäristössä on laadittu palkkalaskelmia, tulee käyttäjällä olla vähintään katseluoikeudet palkanlaskentaan päästäkseen tarkastelemaan laskelmia.
- Mikäli Kirjanpitotilit ja viennit -raporttia hakevalla käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia palkanlaskentaan, raportti näyttää palkansaajan nimen sijaan palkkalistan nimen. Käyttäjä ei myöskään pysty siirtymään raportilta palkkalaskelmalle.
Videolla käytetään Kirjanpitotilit ja viennit -raportin vanhaa nimeä Kirjanpitotilien tarkistusraportti. Raportin toimintaperiaatteet ovat kuitenkin edelleen samat kuin videossa.
Raportin käyttäminen
1. Määritä päivämäärät, joiden välillä raporttia tarkastellaan.
- Raportilla näkyvät kaikki ne tilit, joissa on tapahtumia kyseisenä ajanjaksona. Samoin Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot –osiossa olevat luvut päivittyvät kyseisen ajankohdan tuloksen ja taseen saldojen mukaan.
2. Valitse minkä tilaiset tositteet tulevat raportille.
- Liiketapahtumat tarkoittavat niitä tositteita, jotka ovat ainakin Hyväksytty-tilassa.
- Ei liiketapahtumat tarkoittavat niitä tositteita, jotka eivät ole vielä Hyväksytty-tilassa.
3. Valitse säilytetäänkö taulukon järjestys vientien tai/ja tilien osalta samana kuin edellisessä haussa.
- Valinnan voi tehdä tileittäin tai/ja vienneittäin.
4. Paina Hae-painiketta.
Raportin tarkastelu
- Näkymän vasemmanpuoleiseen taulukkoon listautuvat ne kirjanpitotilit, joilla on tapahtumia annetulla aikavälillä ja oikeanpuoleiseen taulukkoon listautuvat vasemmanpuoleisesta taulukosta valitun kirjanpitotilin tapahtumat.
- Taulukoiden tietoja pääsee järjestämään halutun sarakkeen mukaan (esim Kp-tilin mukaan) klikkaamalla sarakkeen otsikkoa.
- Tapahtumien kirjanpitosivulle siirrytään painamalla oikean taulukon tositenumeroa.
- Sivun yläosassa näytetään taseen ja tuloksen tilien yhteissummat valitulla ajanjaksolla.
- Täsmäyttämisessä on hyvä tarkastella valitun aikavälin tuloksen ja taseen summaa, jotta saadaan tilien summa täsmäämään. Summan tulisi olla 0€, kun ajanjakson tilit täsmäävät.
- Yleinen tilien erotuksen syy on ALV tietojen muuttuminen ALV-laskelman luomisen jälkeen. Mikäli tilit erottavat, luo uusi ALV-laskelma. Mikäli summa erottaa edelleen, voit etsiä erotuksen syytä Tositteiden täsmäytyseroraportilta.
- Valittujen tilien ja vientien yhteissumma näkyy taulukon yläpuolella. Summa muuttuu valittujen tilien ja vientien mukaan.
Vinkkejä raportin käyttöön
- Täsmäyttämisen tukena on hyvä käyttää Kirjanpitotilit ja viennit -raporttia. Mikäli taseen ja tuloksen tileillä on erotusta Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytysero –kohdan summassa, tulisi tarkistaa seuraavat asiat:
- Onko ALV-laskelma vielä laadittu? Mikäli on, onko ALV-laskelman luomisen jälkeen tehty tositteita, jotka eivät ole tällä ALV-laskelmalla. Tee tarvittaessa uusi ALV-laskelma.
- Onko yksittäisellä tositteella erotusta? Apuna voidaan käyttää Tositteiden täsmäytyseroraporttia.
- Tarkemmat ohjeet täsmäyttämiseen löytyvät täältä.
- Täsmäytyksen apuna voidaan käyttää Tulostettavassa muodossa -painiketta. Painikkeen avulla voidaan hakea raportilla äkyviä tilejä Excel, PDF tai HTML muodossa.
- Vaihtoehtoina ovat koko tililista, valitut tilit, koko tapahtumalista, valitut tapahtumat ja valitut tilit kuukausittain.
- On suositeltavaa tarkistaa tilin 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset saldo säännöllisesti, sillä tilille nousee Procountorin oletustiliöinnin mukaan kaikki tiliotteelle tuleva rahavirta, jos tiliotteella oleva suoritus ei kohdistu myyntilaskuun automaattisesti.
- On suositeltavaa tarkistaa tilin 8450 Muut hallintokulut saldo säännöllisesti, sillä ostolaskutositteiden kulut kirjautuvat kirjanpidossa automaattisesti tälle tilille, jos omia oletustiliöintejä ei käytetä tai ostolasku ei ole kohdistunut oikeaan toimittajaan, jolla oma oletustiliöinti on käytössä.
- On suositeltavaa tarkistaa tilin 8890 Täsmäytyserot saldo säännöllisesti, sillä tilille kirjautuu automaattisesti tositteilla olevat senttierot.