Päiväkirja

Kirjanpitoraportteihin kuuluva päiväkirja järjestää kirjanpidon tapahtumat tositepäivän perusteella, joko tositelajeittain ryhmiteltynä tai ilman tositelajikohtaista ryhmittelyä. Raportin hakuehtojen avulla päiväkirjaa voidaan muokata monin tavoin erilaisiin tarpeisiin.

Päiväkirja löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Kirjanpitoraportit (tai vaihtoehtoisesti kohdasta Kirjanpito > Kirjanpitoraportit), kun hakuehdoissa Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta valitaan Päiväkirja.

Kaikille raporttityypeille yhteisistä, Kirjanpitoraportit-näkymän yläosan painikkeista ja niiden toiminnoista saa lisätietoa kirjanpitoraporttien yleisohjeesta.

Hakuehdot

• Kirjanpitoraportin tyyppi-valikosta valitaan Päiväkirja.
• Tositepvm-kenttiin syötetään haettavan päiväkirjan aikaväli.
• Esitystapavaihtoehdot-osiossa on seuraavat vaihtoehdot:
  • Näytä laskun päivämäärä -sarake raportissa -valinnalla raportilla näytetään kirjanpitopäivämäärän lisäksi myös laskun päivämäärä.
  • Näytä seurantajakson avaussaldot-valinnalla raportille muodostetaan sarake, jossa näytetään seurantajaksojen avaussaldot.
  • Piilota laatija tulostetiedostoissa - piilottaa raportin laatijan tulostetiedostoissa.
  • Piilota Y-tunnus tulostetiedostoissa - piilottaa y-tunnuksen tulostetiedostoissa.
  • Piilota hakuehdot tulostetiedostoissa - piilottaa raportin hakuehdot tulostetiedostoissa.
  • Näytä tositepvm tulostetiedostoissa – valinnalla voidaan lisätä aikajakso tulostetiedostoihin. Valinnan voi tehdä vain, jos valitaan ensin Piilota hakuehdot tulostetiedostoissa.
• Esitystapa-valinnan avulla määritetään, miten päiväkirjan tapahtumarivit esitetään. 
• • • Vienneittäin-valinta tuo päiväkirjan tapahtumariveiksi kirjanpitotositteiden kirjanpitoviennit. Tämä tarkastelutapa näyttää myös kirjanpitoviennin ALV-tiedot. 
    • Tositteittain-valinta tuo päiväkirjan tapahtumariveiksi tositteen kirjanpitoarvon. Tämä tarkastelutapa on hyödyllinen silloin, kun halutaan nähdä luettelo kirjanpitotositteista päiväjärjestyksessä.
    • Vienneittäin, dimensiot näkyvillä-esitystapa avaa päiväkirjalle näkyviin kirjanpitoviennin tiedot ja dimensiosarakkeet. Jokaista dimensiota kohden on erillinen sarake joka on nimetty dimension nimen mukaan ja sarakkeissa näytetään, mille nimikkeille kirjanpitovienti on kyseisen dimension osalta kohdistettu. Hakuehdon avulla voidaan tarkastella vientien dimensiointeja vierekkäin.
• Tositteen tila-alasvetovalikosta valitaan, millaisissa tiloissa olevia tositteita päiväkirjalle haetaan.
• Lajittelujärjestys - alasvetovalikossa on valittavissa kolme eri lajittelutapaa: Tositelaji-tositenumero (joka oletuksena valittuna), Pvm-Tositelaji-tositenumero ja Pvm-Tositenumero-Tositelaji.

Lisävaihtoehdot-valikosta voidaan tarvittaessa lisätä päiväkirjaa varten uusia hakuehtoja. Päiväkirjan osalta valittavissa ovat seuraavat hakuehdot:

• Tositelaji
  • Tällä hakuehdolla määritetään päiväkirjalle sisällytettävät(t) tositelaji(t).
• Tositteen valuutta
  • Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain tietyssä valuutassa olevat tositteet.
• Tositteen Nimi
  • Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain sellaiset tositteet, joiden nimessä esiintyy Nimi-kenttään annettu sisältö. Nimi voidaan antaa kokonaan tai osittain.
• Asiakkaan Y-tunnus
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tietyn Y-tunnuksen perusteella. Y-tunnus voidaan antaa kokonaan tai osittain, maatunnuksen ja väliviivojen kanssa tai ilman niitä.
• Kirjauskausi (vvvv-kk)
  • Tällä hakuehdolla päiväkirja voidaan rajata tositteiden kirjauskauden (eli kuukauden) mukaan. Jos sekä päivämäärä että kirjauskausi on annettu, tuodaan tositteet pienimmän yhdistelmän mukaisesti: esimerkiksi jos Kirjanpitotositteen pvm-hakuehtoon on asetettu aikaväliksi 01.10.2019 – 30.11.2019 ja Kirjauskausi-hakuehtoon 2019-11 – 2019-12, tuodaan päiväkirjalle tositteet ajalta 01.11.2019 – 30.11.2019.
• Tapahtuman arvo
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tapahtumien kirjanpitoarvon mukaan. Haku tapahtuu päiväkirjan Kp-arvo -sarakkeesta. Rajauksessa voidaan käyttää myös < ja > -merkkejä.
• Pääkirjatilit
  • Tämän hakuehdon avulla voidaan valita päiväkirjalle haettavat tilit. Tilit voi valita Pääkirjatilit-kentästä (useiden tilien valitseminen tapahtuu esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa tilien valitsemisen yhteydessä). Koska valittavia tilejä on paljon, ne voidaan valita myös suurennuslasipainikkeen kautta avautuvassa erillisessä ikkunassa.
• Pääkirjatilin numerot
  • Tämän hakuehdon avulla päiväkirja voidaan hakea esimerkiksi vain yhden tietyn tilin osalta. Jos useita tilejä halutaan valita, onnistuu se käyttämällä pilkkua tilinumeroiden erottimena (esim. 1700, 1800, 1910).
• Tositenumerot
  • Tällä hakuehdolla päiväkirjalle tulevia tositteita voidaan rajata tiettyjen tositenumeroiden perusteella. Useamman kuin yhden tositenumeron hakeminen tapahtuu siten, että numerot erotetaan toisistaan pilkulla (esim. 100, 101, 102).
• Vientiselite
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tietyn vientiselitteen perusteella. Haku kohdistuu kirjanpitotositteen Vientiselite-kenttään.
• Esitysmuoto
  • Raportin kieli
    • Tällä hakuehdolla määritellään millä kielellä raportti esitetään.
  • Raportin valuutta
    • Tällä hakuehdolla määritetään, missä valuutassa raportin luvut esitetään.
• Dimensiot
  • Tämän hakuehdon avulla päiväkirjalle haetaan vain sellaisia kirjanpitovientejä, jotka on kohdistettu tietyn dimension nimikkeelle tai nimikkeille.
  • Hakuehdon lisääminen tuo hakuehtoihin Dimensiot-valikon ja sen alle Nimikkeet-valintaikkunan.
  • Dimensiot-valikosta valitaan tarkasteltava dimensio. Valikosta voidaan valita raportille tarkasteltavaksi yksi dimensio, eli samalle raportille ei ole mahdollista valita useampaa dimensiota.
  • Nimikkeet-kentässä on valittavissa Dimensiot-valikosta valitun dimension alaiset nimikkeet, joista valitaan yksi tai useampi, joita halutaan tarkastella raportilla. Usean nimikkeen valitseminen tapahtuu esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa nimikkeiden valitsemisen yhteydessä. Jos nimikkeitä on paljon, ne voidaan valita myös suurennuslasipainikkeen kautta avautuvassa erillisessä ikkunassa.
  • Päiväkirjan saraketietona ei eritellä sitä, mille nimikkeelle yksittäinen päiväkirjan rivi kuuluu, jos useita nimikkeitä on valittu. Nimikekohtaista tietoa voidaan saada päiväkirjalle siis siten, että nimikkeeksi valitaan kerrallaan aina vain yksi nimike.

Hakutulosten painikkeet

Päiväkirjan hakutuloksia voidaan järjestää halutun sarakkeen mukaan painamalla sarakeotsikoita.

• Lasku-painikkeesta siirrytään aktiiviseksi valittuun riviin liittyvän tositteen Lasku-näkymälle. Jos kyseessä on muistiotosite tai muu sellainen tosite, jolla ei ole Lasku-näkymää, avautuu painikkeesta tositteen Kirjanpito-näkymä.
• Kirjanpito-painikkeesta siirrytään aktiiviseksi valittuun riviin liittyvän tositteen Kirjanpito-näkymälle. Kirjanpito-näkymälle päästään porautumaan myös suoraan hakutuloksista klikkaamalla tarkasteltavan rivin nimeä Nimi-sarakkeessa.
• Liitteet-painike avaa erillisen ikkunan, jossa voidaan tarkastella mahdollisia riviin liittyvää tositetta koskevia liitetiedostoja.
• Excel-, HTML- ja PDF-painikkeista päiväkirjan tiedot voidaan siirtää erilaisiin tiedostomuotoihin.
• Kappalemäärät-painike avaa erillisen ikkunan, jossa näytetään yhteenveto päiväkirjalla olevien tositelajien ja niitä koskevien vientien kappalemääristä.