Tässä ohjeessa on kerrottu, miten rakennusalan velvoitteiden urakkatiedot kerätään Procountorista ja miten päätoteuttajan työntekijätietoja kerätään ja raportoidaan verottajalle.
Procountorissa ei ole erillistä toiminnallisuutta urakkatietojen keräämiseksi ja edelleen prosessoimiseksi verottajan järjestelmään. Procountorista pystytään kuitenkin osana urakkaraportointivelvoitteen täyttämistä keräämään urakkakohtaisia laskutietoja, joita voidaan hyödyntää ilmoitusta toteutettaessa. Urakkakohtaiset tiedot kerätään Procountorista käyttäjän toimesta ja käyttäjä ilmoittaa ne eteenpäin valitun ilmoitustavan mukaisesti, joko suoraan verottajan järjestelmään tai muuhun urakkatietojen ilmoitusta tukevaan järjestelmään.
Laskutustiedot raportoitavista urakoista voidaan kerätä Procountorista dimensiointia eli sisäisen laskennan seurantakohteita hyödyntäen.
Urakkaraportointitietojen kerääminen dimensioille
Procountorissa dimensiolla tarkoitetaan sisäistä seurantakohdetta, esimerkiksi kustannuspaikkaa, jolle voidaan kohdistaa valittuja tietoja projektikohtaisesti. Yksi tosite tai vienti voidaan kohdistaa yhdelle tai useammalle dimensionimikkeelle yhden tai useamman eri dimension alla.
Dimensioita voidaan käyttää laskuilla ja muilla tositteilla. Procountoriin tallennetut tositteet voidaan kohdistaa kaikille niille dimensioille, jotka on otettu käyttöön ohjelmassa. Jos yrityksellä on käytössä esimerkiksi dimensio "Työmaa", voidaan lasku kohdistaa kyseisen dimension alle perustetuille nimikkeille, kuten esimerkiksi ”Työ 146, kohde x”. Tällä tavoin dimensioita voidaan hyödyntää urakkakohtaisella tasolla urakkaraportointitietojen keräämiseksi.
Dimensioita päästään muokkaamaan ja niiden alaisia nimikkeitä lisäämään ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot.
Ostolaskun dimensioiminen urakkaprojektille
Laskun Dimensiot-näkymälle siirrytään valitsemalla laskun Siirry-valikosta Dimensiot. Dimensiot-näkymällä dimensioidaan joko koko tosite Aseta tositteen dimensiot -painikkeen kautta, tai yksittäinen vienti tai viennit Aseta viennin dimensiot -painikkeella.
Tarkemmat ohjeet dimensiontien tekemiseksi löytyvät täältä.
Oletusdimensiot
Tuotteille ja liikekumppaneille voidaan Procountorissa määritellä oletusdimensiointeja, joiden avulla dimensiointia voidaan automatisoida.
Jotta tuotteiden oletusdimensioita voidaan käyttää, on tositteiden kirjanpito muodostuttava riveittäin, eli Käyttöasetuksissa tulee olla Ostolaskujen tiliöinti -asetus käytössä. Tällöin oletusarvoisesti laskua laadittaessa käytetään tuotteen oletusdimensiointia, jos sellainen on asetettuna tuoterekisteriin.
Jos tuotteella ei ole oletusdimensiointia, käytetään liikekumppanin oletusta, mikäli sellainen on asetettu liikekumppanirekisteriin. Jos kirjanpitoa ei tehdä riveittäin, käytetään liikekumppanin oletusdimensiointia, jos sellainen on asetettu.
Lisätietoa oletusdimensioinneista löytyy täältä.
Urakkaraportoinnin toteuttaminen dimensioita hyödyntäen
Urakkaraportointitietojen kerääminen Procountorista suositellaan toteutettavaksi siten, että dimensionimikkeille kirjattavat tiedot haetaan ohjelmasta kirjanpitoraportteja hyödyntäen. Kirjanpitoraportteja päästään hakemaan ohjelman kohdassa Kirjanpito > Kirjanpitoraportit.
Kun tiettyyn urakkaan kuuluvat laskut on kohdistettu Procountorissa oikeille dimensioille, saadaan näistä kaikista kätevästi raportti käyttäjän määrittämiin hakuehtoihin perustuen, jolloin pystytään toteuttamaan urakkaraportointivaatimuksien mukaista seurantaa dimensioiden kautta.
Kirjanpitoraportin muodostaminen urakan laskutetusta määrästä ilmoitusjakson aikana
Kirjanpitoraportti urakan laskutetusta määrästä ilmoitusjakson aikana saadaan ajettua määrittämällä seuraavia hakuehtoja raportille:
- Kirjanpitoraportin tyyppi: Pääkirja
- Kirjanpitotositteen pvm: rajataan aikaväli haluttuun ilmoitusjaksoon perustuen
- Pääkirjatilit: rajataan hakuun mukaan kaikki muut pääkirjatilit, paitsi ostovelkojen tili (oletuksena Procountorissa tili 2880 Maksuliikennetili)
- Dimensiot: valitaan hakuehdoksi haluttu dimensio
- Nimikkeet: valitaan dimension alaisista nimikkeistä se nimike, jonka taakse urakan laskut on kirjattu
- Tositteen tila: Liiketapahtumat (jos halutaan mukaan vain kirjanpidossa hyväksytyt, eli liiketapahtumiksi kirjatut tapahtumat). Jos mukaan halutaan myös hyväksymättömät tapahtumat, valitaan tilaksi Kaikki, jolloin myös ei-liiketapahtumat tulevat mukaan raportille.
Kun hakuehdot on määritetty, haetaan raportti Hae-painiketta painamalla.
Raportin hakutulokset otetaan talteen PDF- tai HTML-muodossa raportin yläosan painikkeita käyttäen, minkä jälkeen tiedot raportoidaan ohjelman ulkopuolelta edelleen Verottajalle valittua kanavaa pitkin.
Kirjanpitoraportin muodostaminen urakan maksetusta määrästä
Urakan maksettu määrä saadaan tietoon hakemalla pääkirja seuraavia hakuehtoja käyttäen:
- Kirjanpitoraportin tyyppi: Pääkirja
- Kirjanpitotositteen pvm: rajataan aikaväli, jolta laskutettua kokonaismäärää halutaan tarkastella
- Pääkirjatilit: valitaan rajaus koskemaan tuloslaskelman tilejä, jollei erikseen haluta ottaa mukaan taseeseen kirjattuja kyseistä urakkaa koskevia tositteita (esim. ennakkomaksut)
- Dimensiot: valitaan hakuehdoksi haluttu dimensio
- Nimikkeet: valitaan nimike, jonka taakse urakan laskut on kirjattu
- Tositteen tila: valitaan tilaksi Maksettu, jolloin raportti muodostuu vain maksetuista tositteista.
Kun hakuehdot on määritetty, haetaan raportti Hae-painiketta painamalla ja otetaan raportin hakutulokset talteen PDF- tai HTML-muodossa raportin yläosan painikkeita käyttäen.
Raportin hakutulosten alimmasta osiosta käy ilmi, paljonko urakasta on maksettu valittuihin hakuehtoihin perustuen Maksettu-tilassa olevia tositteita.
Maksettu muualla -tilaisten tapahtumien haku
Koska Procountorissa voi asettaa maksuja myös manuaalisesti Maksettu muualla –tilaan, tulee raportti ajaa uudelleen käyttäen muuten samoja hakuehtoja kuin edellä, mutta muuttamalla Tositteen tila -hakuehdossa tilaksi Maksettu muualla.
Lopputuloksena ajettuna on kaksi raporttia, joista toisessa on listattuna kaikki Maksettu–tilassa olevat tapahtumat ja toisessa kaikki Maksettu muualla –tilassa olevat tapahtumat. Jos molemmilla raporteilla on saldoa, tulee laskea yhteen, paljonko urakasta on maksettu yhteensä.
Tieto urakan maksetusta määrästä tulee raportoida ohjelman ulkopuolelta edelleen Verottajalle valittua kanavaa pitkin.
Kirjanpitoraportin muodostaminen urakkaa koskevista ennakkomaksuista
Urakkaa koskevien ennakkomaksujen määrä saadaan tietoon hakemalla pääkirja seuraavia hakuehtoja käyttäen:
- Kirjanpitoraportin tyyppi: Pääkirja
- Kirjanpitotositteen pvm: rajataan aikaväli, jolta maksettuja ennakkomaksuja halutaan tarkastella
- Pääkirjatilit: valitaan rajaus koskemaan ennakkomaksujen tiliä (tai tilejä, jos useampia)
- Dimensio: valitaan hakuehdoksi haluttu dimensio
- Nimikkeet: valitaan haluttu nimike, jonka taakse urakan laskut on kirjattu.
- Tositteen tila: Liiketapahtumat
Kun hakuehdot on määritetty, ajetaan raportti ja hakutulokset otetaan talteen PDF- tai HTML-muodossa raportin yläosan painikkeita käyttäen. Tiedot raportoidaan ohjelman ulkopuolelta edelleen Verottajalle valittua kanavaa pitkin.
Kirjanpitoraportin muodostaminen urakkasummasta kokonaisuudessaan
Kirjanpitoraportti urakan laskutetusta kokonaismäärästä saadaan ajettua määrittämällä seuraavat hakuehdot raportille:
- Kirjanpitoraportin tyyppi: Pääkirja
- Kirjanpitotositteen pvm: rajataan aikaväli haluttuun ilmoitusjaksoon perustuen
- Pääkirjatilit: valitaan rajaus koskemaan kaikkia tilejä, paitsi maksuliikennetiliä (ostovelkatiliä)
- Dimensio: valitaan hakuehdoksi haluttu dimensio
- Nimikkeet: valitaan haluttu nimike, jonka taakse urakan laskut on kirjattu
- Tositteen tila: Liiketapahtumat (jos halutaan mukaan vain kirjanpidossa hyväksytyt, eli liiketapahtumiksi kirjatut tapahtumat). Jos mukaan halutaan myös hyväksymättömät tapahtumat, valitaan tilaksi Kaikki, jolloin myös ei-liiketapahtumat tulevat mukaan raportille.
Kun hakuehdot on määritetty, ajetaan raportti ja hakutulokset otetaan talteen PDF- tai HTML-muodossa raportin yläosan painikkeita käyttäen. Tiedot raportoidaan ohjelman ulkopuolelta edelleen Verottajalle valittua kanavaa pitkin.
Urakkakohtaisten laskutietojen ilmoittaminen
Verottajan ohjeistuksesta löytyy ajantasaisen tieto siitä, mitä tietoja urakasta tulee ilmoittaa:
Päätoteuttajan työntekijätietojen kerääminen ja raportointi Verottajalle
Päätoteuttajalle ilmoitettavien tietojen kerääminen Procountorista
Procountoriin ei ole rakennettu erillistä toiminnallisuutta päätoteuttajan tai rakennuttajan työntekijätietojen hallinnoimiseksi ja edelleen prosessoimiseksi suoraan Verottajan järjestelmään Ilmoitin.fi –palvelun rajapintaa hyödyntäen. Kuitenkin alihankkijoiden tulee raportoida tiedot työmailla työskennelleistä työntekijöistä päätoteuttajalle, tai tämän puuttuessa rakennuttajalle, joka on edelleen velvollinen ilmoittamaan tiedot Verohallinnolle, mikäli ilmoitusvelvollisuus urakasta täyttyy muilta osin.
Työntekijäkohtaisia tietoja Procountoriin rekisteröidyistä työntekijöistä saa tietoja palkansaajarekisterin sekä henkilörekisterin kautta.
Esimerkiksi oheiset tiedot on saatavilla palkansaajarekisteristä. Pankkitilinumeron puolestaan löytyy henkilörekisteristä.
- Nimi
- HETU
- Tilinro
- Palkkakanava
- Palkkatyyppi
- Verokortin tyyppi
- Verokortin pvm
- Eläkevakuutus
- TyEL-sopimus
- TyEL-työsuhteen aloituspvm
- Ikäryhmät
- Työsuhdemuoto
- Työnsuhteen aloituspvm
- Työsuhteen lopetuspvm
- Tieto mahdollisesta osaomistajuudesta
- Tieto tapaturmavakuutuksen vastuuluokasta
- Tapaturmavakuutuksen prosentuaalinen määrä palkkasummasta
- Tieto mahdollisesta ammattiyhdistyksestä
Työntekijätietojen keräämisessä ja edelleen päätoteuttajalle luovutettavan työntekijäluettelon ylläpitämisessä on keskeistä tunnistaa, millä työmailla työntekijät ovat ilmoitusjakson aikana työskennelleet. Mikäli alihankkija tai muu työntekijätiedoista ilmoitusvelvollinen taho haluaa kerätä työntekijöiden tiedot urakkakohtaista seurantaa toteuttaen, voidaan palkkalaskelmat dimensioida Procountorissa. Dimensioiden rakenne ja toiminnallisuus tietojen keräämisessä on esitetty tarkemmin edellä urakkaraportointivelvoitteita koskevassa kappaleessa. Alla on kuitenkin kerrottu tarkemmin, miten palkanlaskennassa pystytään keräämään tietoja urakkakohtaisesti dimensioimalla palkkalaskelmat.
Palkkalaskelman dimensioiminen
Palkkalaskelmia päästään dimensioimaan Palkkalaskelmien haku –näkymän kautta, joka löytyy ohjelman kohdasta Palkat > Palkkalaskelmien haku. Palkkalaskelman dimensiointi tapahtuu näkymällä Siirry > Dimensiot.
Yksittäisen palkkalaskelman dimensioiminen voidaan toteuttaa koko tositteelle tai yksittäisille vienneille, jotka tositteelta halutaan dimensioida. Mikäli halutaan dimensioida koko palkanlaskennan tosite, voidaan tämä toteuttaa Aseta tositteen dimensiot -toiminnolla, mutta mikäli halutaan dimensioida esimerkiksi vain bruttopalkka joka työntekijälle on maksettu, voidaan dimensiointi toteuttaa Aseta viennin dimensiot –toiminnolla. Molemmista vaihtoehdoista on kerrottu tarkemmin täällä.
Kun dimensiointi on toteutettu, voidaan kirjanpitoraporttien kautta ajaa tiedot dimensionimikkeeseen perustuen halutusta urakasta, jolloin saadaan tieto siitä, onko työntekijöitä työskennellyt kyseisellä tarkasteltavalla työmaalla.
Tieto työntekijöistä työmaittain voidaan toimittaa edelleen päätoteuttajalle, mikäli alihankkija ilmoittaa tiedot työmaalla työskennelleistä henkilöistä päätoteuttajalle tai päätoteuttajan roolissa toimivalle rakennuttajalle. Vastaavasti tietoa voi hyödyntää myös päätoteuttaja ilmoittaessaan tietoa työmaalla työskennelleistä henkilöistä verohallinnolle.