Ostojen raportoinnin avulla voidaan seurata ostoja yleisellä tasolla tai tarkemmin tuotteiden ja toimittajien näkökulmasta.
Ostojen raportointi päivittyy automaattisesti noin 2-3 kertaa päivässä. Viimeisin päivitysaika on näkyvillä raportin vasemmassa yläreunassa.
Ostojen raportointi löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi.
Hakuehdot
Useimmille hakuehtovalikoille yhteistä on niiden oikeassa yläkulmassa oleva pyyhekumi-ikoni (Tyhjennä valinnat), jota painamalla hakuehtoa koskevat valinnat tyhjennetään. Lisäksi kaikista alimmaisimpana painikkeena on Tyhjennä valinnat -painike, joka palauttaa kaikkien hakuehtojen valinnat oletukseen. Seuraavassa käydään läpi jokaisen hakuehtovalikon ominaispiirteet yksi kerrallaan:
Ajanjakso:
- Nykyinen tilikausi
- Edelliset 6kk
- Nykyinen vuosi
- Edelliset 12kk
- Alkaen- ja Päättyen-kentät: Vapaa päivämäärärajaus joko kenttiin syöttämällä tai kalenteripainiketta käyttämällä. Mikäli Alkaen- ja Päättyen-sanat muuttuvat punaisiksi päivämääriä asetettaessa, ei valitulle ajanjaksolle ole vielä perustettu tilikautta. Kun päivämäärärajaus on syötetty, painetaan kenttien alapuolella olevaa Valitse aikaväli -painiketta.
- Tiedot raportille haetaan ostolaskuilta laskun päivämäärän mukaan.
Luvut:
- EUR: ostot euroissa ilman arvonlisäveroa (painikkeen nimi muuttuu käytössä olevan valuutan mukaan)
- EUR + Alv: ostot euroissa sisältäen arvonlisäveron (painikkeen nimi muuttuu käytössä olevan valuutan mukaan)
- Määrä: ostolaskujen määrä
- Laskun pvm: ostolaskun laskupäivämäärä
- Tositepvm: ostolaskun tositepäivämäärä
Laskun tila:
- Liiketapahtumat: tällä valinnalla raportille tulevat mukaan liiketapahtumat eli sellaiset tositteet, joiden tilana on Lähettämätön, Hyväksytty, Lähetetty, Maksettu, Osittain maksettu, Maksettu muualla tai Laskutettu.
- Muut tapahtumat: tällä valinnalla raportille tulevat mukaan ne tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia.
Tuote ja Tuoteryhmä:
- Hae-kenttä: Tähän kenttään voi tuotteiden ja tuoteryhmien hakemiseksi syöttää nimen (tai osan nimestä). Kenttä toimii myös alasvetovalikkona, josta halutun tuotteen tai tuoteryhmän voi valita klikkaamalla sitä. Usean tuotteen tai tuoteryhmän valitseminen tapahtuu siten, että halutut nimet maalataan pitämällä hiiren vasemmanpuolista painiketta pohjassa.
- Tuotteiden ja Tuoteryhmien listaus: Raportille tulevat tuotteet ja tuoteryhmät voidaan valita myös Hae-kentän alapuolella olevasta listauksesta. Tuotteiden ja tuoteryhmien aktivoiminen ja valitseminen tapahtuu klikkaamalla niitä.
Toimittaja ja Toimittajaryhmä:
- Hae-kenttä: Tähän kenttään voi toimittajien ja toimittajaryhmien hakemiseksi syöttää nimen (tai osan nimestä). Kenttä toimii myös alasvetovalikkona, josta halutun toimittajan tai toimittajaryhmän voi valita klikkaamalla sitä. Usean toimittajan tai toimittajaryhmän valitseminen tapahtuu siten, että halutut nimet maalataan pitämällä hiiren vasemmanpuolista painiketta pohjassa.
- Toimittajien ja Toimittajaryhmien listaus: Raportille tulevat toimittajat ja toimittajaryhmät voidaan valita myös Hae-kentän alapuolella olevasta listauksesta. Toimittajien ja toimittajaryhmien aktivoiminen ja valitseminen tapahtuu klikkaamalla niitä.
Ostojen kehitys
Ostojen raportointi -näkymän ylin kuvaaja esittää hakuehtojen mukaisen yleisen ostojen kehityksen.
Kuvaajan oikeasta yläkulmasta voi valita erilaisia esitystapoja. Valittavana ovat seuraavat esitystavat niitä kuvastavien painikkeiden muodossa:
- Jaksollinen
- Ostojen kumulatiivinen kehitys
- Ostojen vertailu edelliseen vuoteen
- Kumulatiivisten ostojen vertailu edelliseen vuoteen
- Ostojen muutos % edelliseen vuoteen
Laskuihin >> -painikkeesta siirrytään tarkastelemaan kuvaajien sisältöä ostolaskurivien tasolla. Kuvaajanäkymään palataan << Takaisin -painikkeesta.
Pdf-painikkeesta siirrytään tarkastelemaan kuvaajia PDF-muodossa.
Excel-ikoni (Send to Excel) -painikkeesta kuvaajan tiedot siirretään Excel-tiedostoon.
Ostot tuotteittain ja toimittajittain
Raportilla voidaan tarkastella ostoja tuotteittain sekä toimittajittain.
Näkymän keskimmäisessä kuvaajassa ostoja tarkastellaan tuotetasolla. Kuvaajan otsikkorivillä olevaa Tuoteryhmittäin-tekstiä painamalla kuvaaja muuttuu tuoteryhmittäiseen muotoon.
Näkymän alimmaisessa kuvaajassa ostoja tarkastellaan toimittajittain. Kuvaajan otsikkorivillä olevaa Toimittajaryhmittäin-tekstiä painamalla kuvaaja muuttuu toimittajaryhmittäiseen muotoon.
Excel-ikoni (Send to Excel) -painikkeesta kuvaajan tiedot siirretään Excel-tiedostoon.
HUOMIOITAVAA:
- Jotta ostolaskulla oleva osto näkyisi jonkun toimittajan/tuotteen alla, tulee laskun olla kohdistunut rekisterissä olevaan toimittajaan ja laskurivin olla kohdistuneena ostojen tuoterekisterin tuotteeseen.
- Jos ostolasku ei ole kohdistunut toimittajarekisterin toimittajaan, näkyy ostolaskun tiedot toimittajan "N/A" luvuissa.
- Jos ostolaskun laskurivi ei ole kohdistunut ostojen tuoterekisterin tuotteeseen, näkyy laskurivin tiedot tuotteen "N/A" luvuissa.
- Väärälle toimittajarekisterin toimittajalle kohdistuneen tai kokonaan kohdistumattoman ostolaskun voi kohdistaa halutulle toimittajalle Kohdista liikekumppanille -toiminnolla.