Matka- ja kululaskujen raportoinnin avulla voidaan seurata matka- ja kululaskujen tietoja yleisellä tasolla sekä tuote- ja henkilötasolla.
Matka- ja kululaskujen raportointi päivittyy automaattisesti noin 2-3 kertaa päivässä. Viimeisin päivitysaika on näkyvillä raportin vasemmassa yläreunassa.
Matka- ja kululaskujen raportointi löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Matka- ja kululaskujen raportointi.
Hakuehdot
Useimmille hakuehtovalikoille yhteistä on niiden oikeassa yläkulmassa oleva pyyhekumi-ikoni (Tyhjennä valinnat), jota painamalla hakuehtoa koskevat valinnat tyhjennetään. Lisäksi kaikista alimmaisimpana painikkeena on Tyhjennä valinnat -painike, joka palauttaa kaikkien hakuehtojen valinnat oletukseen. Seuraavassa käydään läpi jokaisen hakuehtovalikon ominaispiirteet yksi kerrallaan:
Ajanjakso:
- Nykyinen tilikausi
- Edelliset 6kk
- Nykyinen vuosi
- Edelliset 12kk
- Alkaen- ja Päättyen-kentät: Vapaa päivämäärärajaus joko kenttiin syöttämällä tai kalenteripainiketta käyttämällä. Mikäli Alkaen- ja Päättyen-sanat muuttuvat punaisiksi päivämääriä asetettaessa, ei valitulle ajanjaksolle ole vielä perustettu tilikautta. Kun päivämäärärajaus on syötetty, painetaan kenttien alapuolella olevaa Valitse aikaväli -painiketta.
- Tiedot raportille haetaan matka- ja kululaskuilta laskun päivämäärän mukaan.
Luvut:
- EUR: summat euroissa ilman arvonlisäveroa (painikkeen nimi muuttuu käytössä olevan valuutan mukaan)
- EUR + Alv: summat euroissa sisältäen arvonlisäveron (painikkeen nimi muuttuu käytössä olevan valuutan mukaan)
- Määrä: matka- ja kululaskujen määrä
Tositteen tila:
- Liiketapahtumat: tällä valinnalla raportille tulevat mukaan liiketapahtumat eli sellaiset tositteet, joiden tilana on Lähettämätön, Hyväksytty, Lähetetty, Maksettu, Osittain maksettu, Maksettu muualla tai Laskutettu.
- Muut tapahtumat: tällä valinnalla raportille tulevat mukaan ne tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia.
Tositelajit:
- Matkalaskut: tällä valinnalla raportille valitaan mukaan matkalaskut.
- Kululaskut: tällä valinnalla raportille valitaan mukaan kululaskut.
Tuote ja Tuoteryhmä:
- Hae-kenttä: Tähän kenttään voi tuotteiden ja tuoteryhmien hakemiseksi syöttää nimen (tai osan nimestä). Kenttä toimii myös alasvetovalikkona, josta halutun tuotteen tai tuoteryhmän voi valita klikkaamalla sitä. Usean tuotteen tai tuoteryhmän valitseminen tapahtuu siten, että halutut nimet maalataan pitämällä hiiren vasemmanpuolista painiketta pohjassa.
- Tuotteiden ja Tuoteryhmien listaus: Raportille tulevat tuotteet ja tuoteryhmät voidaan valita myös Hae-kentän alapuolella olevasta listauksesta. Tuotteiden ja tuoteryhmien aktivoiminen ja valitseminen tapahtuu klikkaamalla niitä.
Henkilö ja Henkilöryhmä
- Hae-kenttä: Tähän kenttään voi henkilöiden ja henkilöryhmien hakemiseksi syöttää nimen (tai osan nimestä). Kenttä toimii myös alasvetovalikkona, josta halutun henkilön tai henkilöryhmän voi valita klikkaamalla sitä. Usean henkilön tai henkilöryhmän valitseminen tapahtuu siten, että halutut nimet maalataan pitämällä hiiren vasemmanpuolista painiketta pohjassa.
- Henkilöiden ja Henkilöryhmien listaus: Raportille tulevat henkilöt ja henkilöryhmät voidaan valita myös Hae-kentän alapuolella olevasta listauksesta. Henkilöiden ja henkilöryhmien aktivoiminen ja valitseminen tapahtuu klikkaamalla niitä.
Matka- ja kululaskujen kehitys
Matka- ja kululaskujen raportointi -näkymän ylempi kuvaaja esittää hakuehtojen mukaisen yleisen matka- ja kululaskujen kehityksen.
Kuvaajan oikeasta yläkulmasta voi valita erilaisia esitystapoja. Valittavana ovat seuraavat esitystavat niitä kuvastavien painikkeiden muodossa:
- Jaksollinen
- Matka- ja kululaskut henkilöittäin
- Matka- ja kululaskut tuotteittain
- Matka- ja kululaskujen vertailu edelliseen vuoteen
Laskuihin >> -painikkeesta siirrytään tarkastelemaan kuvaajan sisältöä laskurivien tasolla. Kuvaajanäkymään palataan << Takaisin -painikkeesta.
Pdf-painikkeesta siirrytään tarkastelemaan kuvaajia PDF-muodossa.
Excel-ikoni (Send to Excel) -painikkeesta kuvaajan tiedot siirretään Excel-tiedostoon.
Matka- ja kululaskut tuotteittain
Näkymän alemmassa osassa on taulukko, jossa matka- ja kululaskut eritellään tuotteiden perusteella. Kun klikataan taulukon otsikkorivillä olevaa Järjestä henkilöittäin -tekstiä, taulukko järjestetään puolestaan henkilöiden perusteella.
Pdf-painikkeesta taulukon tiedot siirretään PDF-muotoon.
Excel-ikoni (Send to Excel) -painikkeesta taulukon tiedot siirretään Excel-tiedostoon.