Tässä artikkelissa kerrotaan dimensioiden ja nimikkeiden määrittämisestä sekä niiden asettamisesta kirjanpitoon ja laskuille. Dimensioista ja niiden hyödyistä voi lukea tarkemmin täältä.
Dimensiota ja niiden alaisia nimikkeitä päästään määrittämään ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot.
Jotta dimensioihin liittyvät painikkeet ja toiminnot tulevat näkyviin lasku- ja kirjanpitosivuille, tulee dimensioille käydä luomassa nimikkeitä.
Dimensioiden määrittäminen
Dimensiot-näkymällä olevien dimensioiden määrä riippuu yrityksillä käytössä olevasta tuoteversiosta. Maksimissaan dimensioita saadaan käyttöön kuusi kappaletta. Nimikkeitä sen sijaan voidaan perustaa rajaton määrä kunkin dimension alle.
Muokkaa dimensiota -painikkeen avulla päästään muokkaamaan sen dimension nimeä, jonka rivi on valittuna.
Muokkaa nimikkeitä -painikkeen avulla voidaan lisätä valitulle dimensiolle nimikkeitä sekä asettaa luodut nimikkeet joko aktiivisiksi tai passiivisiksi nimikkeiksi.
Valitse tiedosto -painikkeesta avautuu ikkuna, josta voi valita sisäänluettavan Dimensioaineiston siirtotiedoston.
Tulostettavassa muodossa -painikkeen avulla voidaan muodostaa lista kaikista luoduista dimensioista ja nimikkeistä seuraavissa muodoissa:
- Dimensioittain, myös passiiviset
- Dimensioittain, vain aktiiviset
- Aakkosjärjestyksessä, myös passiiviset
- Aakkosjärjestyksessä, vain aktiiviset
Käyttöasetusten dimensiointiin liittyvistä asetuksista on kerrottu täällä.
Tositteen dimensiot-näkymä
Dimensiointeja päästään asettamaan tositteen Dimensiot-näkymällä. Laskujen ja palkkalaskelmien Dimensiot-näkymälle päästään siirtymään Lasku- tai Palkkalaskelma-näkymän oikean yläkulman Siirry-alasvetovalikon takaa ja laskun tai palkkalaskelman Kirjanpito-näkymän yläreunan Dimensiot-painikkeen kautta. Muistiotositteiden Dimensiot-näkymälle siirrytään muistion yläreunan Dimensiot-painikkeesta.
Jos dimensiointeja ei ole tehty, on Dimensiot-näkymän yläosa tyhjänä. Vastaavasti jos dimensiointeja on jo tehty, näkyvät ne sivun yläosassa. Sivun alaosassa sen sijaan näkyvät tositteen kirjanpitoviennit.
Aseta tositteen dimensiot -painikkeen kautta päästään Tositteen dimensiot -näkymälle (tästä näkymästä tarkemmin ”tositteen dimensiot” -pääotsikon alla).
Esikatselu-painikkeesta avautuu tositteen esikatselu.
Liiteet-painikkeesta nähdään tositteelle lisätyt liitetiedostot.
Kirjanpito-painikkeesta siirrytään tositteen kirjanpitosivulle.
Keskustelu-painike avaa laskukohtaisen keskustelun.
Aseta viennin dimensiot -painikkeen kautta päästään Viennin dimensiot -näkymälle (tästä näkymästä tarkemmin ”viennin dimensiot” pääotsikon alla).
Tositteen dimensiot
Tällä näkymällä tositteelle asetetaan koko tositetta koskevat dimensiot ja niiden nimikkeet. Jos tositteelle halutaan asettaa esimerkiksi Projekti-dimensiota koskevat nimikkeet Kustannus 1 ja Kustannus 2, valitaan alasvetovalikosta niitä vastaavat nimikkeet. Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle. Käyttöasetuksissa määritetään, kuinka monen eri nimikkeen kesken dimensionti voidaan yhden dimension sisällä jakaa.
Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeen osuutta kuvastava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlasketun prosenttiarvon tulee olla 100 prosenttia.
Jos nimikkeitä on luotu paljon, voi niiden hakemista helpottaa suurennuslasipainikkeen hakutoiminnolla. Hakukenttään voi syöttää myös vain osan halutun nimikkeen nimestä, jolloin hakutuloksena esitetään kaikki hakua vastaavat nimikkeet.
Tositteen dimensiointien asettaminen poistaa mahdolliset aiemmin asetetut vientikohtaiset dimensioinnit, joista kerrotaan lisää seuraavan pääotsikon alla.
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tositteen dimensioinnit.
Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki tositteen dimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Viennin dimensiot
Viennin dimensioiden näkymä toimii samoin kuin edellä esitelty Tositteiden dimensioiden näkymä. Viennin dimensioiden avulla dimensioita voidaan asettaa tositteelle tarkemmin, jokaisen kirjanpitorivin kohdalle erikseen. Viennin dimensiointiin päästään joko Aseta viennin dimensiot -painikkeesta, tai suoraan vientirivin Kp-tili –saraketta klikkaamalla.
Jos Viennin dimensiot -näkymällä tehdään muutoksia yhdelle riville, ei muutos vaikuta muihin tositteen dimensiointeihin.
Tallenna -painikkeella tallennetaan asetetut viennin dimensioinnit.
Tasaa-arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki viennin dimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Dimensiot kirjanpitosivulla
Tositteen kirjanpitosivulla näytetään kirjanpitoriveittän, kuinka monelle dimensiolle ja niiden nimikkeelle tositteen rivejä on asetettu.
Ennen dimensiointien asettamista on kirjanpidon tiliöinnit tehtävä valmiiksi kirjanpitosivulla ja painettava Tallenna-painiketta. Jos kirjanpitosivun tietoja on tarve muuttaa, on muutokset tallennettava ennen dimensiointien lisäämistä.
Jos laskulle on jo tehty dimensiointeja tai laskulla on oletusdimensiointeja, ja sen jälkeen vaihtaa kirjanpitotilejä, vaihtuu myös dimensiointien kirjanpitotili. Jos viennille on asetettu dimensio ja viennin kp-arvoa käydään jälkikäteen muuttamassa, päivittyy myös dimensioinnille uusi arvo.
Jos kirjanpitosivulla painetaan Rivit vienneiksi -painiketta, poistuvat vientikohtaisesti asetetut dimensioinnit ja dimensiointi muodostetaan uudestaan oletusarvoilla.
Jos kirjanpitorivi poistetaan, poistuvat sille tehdyt dimensioinnit.
Jos Lasku-näkymällä muutetaan kirjanpitoon vaikuttavia tietoja, niin muutosten tallennuksen yhteydessä laskun kirjanpito ja dimensioinnit luodaan uudelleen oletusten mukaisesti. Tällöin myös laskulle käsin asetetut dimensioinnit poistuvat.
Hakeminen ja raportointi
Dimensioita ja nimikkeitä voidaan käyttää Tositteiden haussa tositteiden hakuehtoina. Tällöin hakutuloksissa näytetään ne tositteet, joilla on käytetty hakuehdoissa annettua nimikettä. Toisaalta voidaan hakea myös tositteita, joilla ei ole määritelty lainkaan dimensiointeja.
Kirjanpitoraportteja voidaan tarkastella dimensioittain ja nimikkeittäin. Esimerkiksi tuloslaskelmalla voidaan valita esitystavaksi Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä, sekä lisätä hakuehtoihin Dimensiot, minkä jälkeen voidaan valita tietyn dimension kaikki halutut nimikkeet raportille mukaan.
Dimensiointien seuraamisessa voidaan hyödyntää kirjanpitoraporttien lisäksi dimensioraportteja.
Kohdistettu osuus -toiminto kirjanpitoraporteilla
Dimensiolaskennan osalta kirjanpitoraporteilla on mahdollista käyttää hakuehtoina useamman eri dimension alaisia nimikkeitä siten, että raportin luvut kerrotaan valittujen nimikkeiden mukaisella prosenttiosuudella. Nämä hakuehdot löytyvät nimellä Kohdistettu osuus: Dimension nimi. Lisäksi on mahdollista valita yksi dimensio, jonka alta valittujen nimikkeiden luvut saadaan esitettyä omissa sarakkeissaan. Tämä hakuehto löytyy nimellä Dimensiot (Nimikkeet-kenttä tulee näkyville hakuehdon lisäämisen jälkeen). Osuuksien laskenta edellyttää siis Kohdistettu osuus: Dimension nimi -hakuehdon käyttämistä.
Laskennan toiminta-ajatus on, että jos kirjanpidon vienti on jaettu esimerkiksi kahdelle projektille 50/50 -suhteessa ja kahdelle kustannuspaikalle 50/50 -suhteessa, tästä tulee neljä yhdistelmää, joista kukin saa arvoksi 50 % x 50 % eli 25 %:n suuruisen osuuden. Vastaavasti 4 x 25 % on 100 %, eli kun kaikki yhdistelmät lasketaan yhteen, saadaan viennin koko arvo. Hakuehdot toimivat siten, että dimensioita voidaan valita hakuun mukaan 0-6 kpl ja näiden alta edelleen haluttu määrä nimikkeitä.
Kirjanpitoraporteille on mahdollista valita joustavasti eri sarakkeita. Täten on helppoa toteuttaa esimerkiksi saldojen erittely kuukausittain tai neljännesvuosittain sekä vertailu budjettiin tai edellisen vuoden lukuihin. Nämä hakuehdot ovat valittavissa nimillä Raportin sarakkeet ja Näytettävät vertailutiedot.
Esimerkkejä hakuehtojen käytöstä:
Tavoitteena on saada luvut vienneistä, joissa esiintyy sekä Kustannuspaikka A että Projekti B:
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Kustannuspaikka ja valitse listasta nimike A.
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Projekti ja valitse listasta nimike B.
Tavoitteena on eritellä tietyn kustannuspaikan luvut eri projektien suhteen:
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Kustannuspaikka ja valitse listasta nimike A.
- Lisää hakuehto Dimensiot (Nimikkeet-kenttä tulee näkyville hakuehdon lisäämisen jälkeen) ja valitse Dimensiot -alasvetovalikosta Projekti ja Nimikkeet-kentästä B, C, D ja muut halutut kohteet.
- Vastaavasti on mahdollista lisätä 3, 4, 5 tai 6 dimensiota (hakuehto Kohdistettu osuus: Dimension nimi) sekä valita eriteltäväksi dimensioksi (hakuehto Dimensiot ja sen mukana tuleva Nimikkeet-kenttä) jokin toinen kohde.
Huom! Kohdistettu osuus: Dimension nimi -hakuehdot ovat käytössä vain tuloslaskelman ja taseen kanssa: niitä ei voi valita päivä- tai pääkirjan hakuehdoiksi. Tästä syystä myöskään raportilta pääkirjalle porautuminen eli Hae viennit -toiminto ei ole käytössä, kun valittuna on Kohdistettu osuus: Dimension nimi -hakuehtoja.