Tällä ohjesivulla on kerrottu palkkojen maksamisesta Procountorissa. Tämä ohjesivu keskittyy palkanmaksuun maksamistoiminnon näkökulmasta ja tarkempaa tietoa palkkaprosessista yleisesti löytyy täältä.
Procountor-ympäristön valmistelu palkanmaksuun
- Valitse pankkitilit, joilta palkkoja voidaan maksaa, ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
- Valitse Pankkiyhteydet-näkymältä ne pankkitilit, joilta palkkoja halutaan maksaa ja laita kyseisille tileille valinnat sarakkeisiin Tilisiirto ja Palkanmaksu.
- Varmista pankista, että halutut maksupalvelut ovat käytössä kyseiselle pankkitilille ennen pankkiyhteyksien käyttämistä ja tietojen täyttämistä.
- Jotta käyttäjä pääsee maksamaan palkkoja, hänellä tulee olla määriteltynä käyttöoikeuksiin kaikki oikeudet maksamiseen ja palkanmaksuun, sekä vähintään katseluoikeudet palkanlaskentaan.
- Lisätietoa:
Palkkojen maksuunpano
- Palkat voidaan maksaa joko Palkanmaksu-maksutavalla tai tilisiirto-maksutapaa käyttäen.
- Palkanmaksu-maksutapaa käytettäessä laitetaan koko palkkalista kerralla maksuun ja palkat ovat saajien tileillä maksupäivää seuraavana pankkipäivänä riippumatta, missä pankissa saajan tili on, edellyttäen että saajalla on suomalainen pankkitili.
- Muillekin kuin suomalaisille, IBAN-muotoisille tileille voidaan maksaa palkkoja Palkanmaksu-maksutapaa käyttäen, mutta tällöin palkka ei ehdi saajan tilille maksupäivää seuraavaksi päiväksi, vaan käsittelyaikataulu on pidempi. Jos saajan tili ei ole IBAN-muotoinen, ei kyseistä palkkaa voida maksaa Palkanmaksuna, vaan maksu tulee tehdä Tilisiirto-maksutapaa käyttäen, josta on kerrottu tämän ohjeen lopussa.
- Palkanmaksu-näkymän kautta ei voida laittaa maksuun palkkaa SEPA-alueen ulkopuolelle, eli tiedossa tulee olla IBAN-tilinumero ja BIC-koodi sekä palkka on maksettava euromääräisenä.
- Maksupäivä on se päivä jolloin maksu veloitetaan maksajan tililtä ja palkkapäivä on se, jolloin palkka on palkansaajan tilillä.
Maksuunpano Palkanmaksu-maksutapaa käyttäen
1. Hae maksettava palkkalista ohjelman kohdasta Palkat > Palkkalistojen haku.
2. Valitse palkkalista, joka halutaan maksaa klikkaamalla palkkalistan nimeä.
3. Avautuvalla Palkkalista-näkymällä, valitse näkymän yläreunassa olevasta Maksaminen-valikosta vaihtoehto Palkanmaksu.
-
Avautuvalla Palkanmaksu-näkymällä näytetään maksettavien palkkalaskelmien tiedot.
-
Palkkalistan tulee olla Hyväksytty-tilassa, jotta se voidaan maksaa.
4. Tarkista ja tarvittaessa muokkaa maksutiedot, eli maksussa käytettävä pankkitili ja maksupäivä (maksajan tilin veloituspäivä).
-
Valittavissa olevat pankkitilit riippuvat yrityksen pankkitilien asetuksista.
-
Maksupäivänä on oletuksena palkkalistalle asetettu eräpäivä, mutta maksupäivä on tarvittaessa mahdollista muuttaa.
Huom! Palkanmaksajan on erityisesti huomioitava viikonloput ja kansalliset pyhäpäivät palkkojen maksamisessa. Jos palkkapäivä osuu viikonlopulle tai kansalliselle pyhäpäivälle, palkan on oltava saajan tilillä edellisenä pankkipäivänä. Tällöin maksupäivän on vastaavasti oltava tätä edeltävä pankkipäivä. Esimerkiksi, jos palkkapäivä 15.6. osuu lauantaille, tulee palkka olla saajan tilillä perjantaina 14.6., jolloin maksupäiväksi tulee asettaa torstai 13.6.
Suomalaiset pankit ovat sopineet, että palkat siirretään saajien tileille maksupäivää seuraavana pankkipäivänä riippumatta siitä, onko saajan tili samassa vai eri pankissa kuin maksajan tili.
5. Laita palkkalista maksuun Maksa palkkalista -painikkeella. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa näytetään maksun tiedot eli yhteissumma, maksutili sekä maksupäivä ja ohjelma vielä varmistaa, halutaanko palkkalista laittaa maksuun. Varmistus hyväksytään painamalla Kyllä.
Maksuunpanon jälkeen
- Maksuunpanon jälkeen palkkalistan tilaksi tulee Odottaa siirtoa pankkiin ja palkkalistan maksaminen on vielä mahdollista peruuttaa samalla Maksaminen-näkymällä Peruuta maksutapahtuma -painikkeella.
- Palkkalistan tilaksi tulee Siirretty pankkiin, kun palkka-aineisto on maksupäivänä lähetetty Procountorista pankkiin. Tässä vaiheessa palkka-aineiston maksamisen peruuttaminen ei enää ole mahdollista.
- Palkkalistan maksutietoja on jälkikäteenkin mahdollista katsella Palkanmaksu-näkymällä, jossa Maksutapahtumat-osioon tallentuvat palkkalistan maksupäivä ja maksettu yhteissumma sekä maksussa käytetty pankkitili.
Maksuaikataulut pankeissa
Palkanmaksujen käsittelyssä on pankkikohtaiset palveluajat, eli mihin asti maksuja käsitellään pankeissa. Pankit ovat määritelleet pankkipäiville viimeiset käsittelyajat eli ns. cut off -ajat, joihin mennessä palkanmaksu- ja pikamaksuaineistojen on saavuttava maksujen käsittelyyn. Cut off –ajan umpeutumisen jälkeen pankkiin päätyvät palkanmaksut hylätään pankissa.
- Jotta palkat ehtivät pankin käsittelyyn, tulisi ne laittaa Procountorista maksuun (eli käydä painamassa Maksa-painiketta) hyvissä ajoin ennen pankin määrittämän käsittelyajan umpeutumista.
- Pankit suosittelevat maksamaan palkat viimeistään tuntia ennen käsittelyajan päättymistä, jotta mahdolliset yhteyshäiriöt eivät vaikuttaisi palkkojen maksuun. Myös mahdollisiin maksuvirheisiin ehditään paremmin reagoida ja palkka-aineisto lähettää korjattuna uudelleen pankkiin, kun palkat on maksettu hyvissä ajoin ennen käsittelyn päättymistä.
Lue lisää maksuaikatauluista täältä.
Jos maksu hylkääntyy pankissa
- Jos palkkalistan maksu jostain syystä hylkääntyy pankissa ja Accountor Finago saa pankista tiedon hylkäykseen liittyen, ilmoitamme hylkäyksestä maksun tehneelle käyttäjälle sähköpostitse. Näissä tilanteissa palkkalistalta poistuu automaattisesti niin sanottu toistuvaissuoritusmerkintä ja käyttäjä pääsee poistamaan palkkalistalta maksutapahtuman Palkanmaksu-näkymän Poista maksutapahtuma –painikkeella.
- Jos käy ilmi, että palkkalistan maksu on hylkääntynyt pankissa, mutta tästä ei ole tullut ilmoitusta pankista Accountor Finagolle vaan asiakas on saanut tiedon muuta kautta, ei tällöin toistuvaissuoritusmerkintä poistu automaattisesti. Tässä tilanteessa Procountorin asiakaspalvelu voi pyydettäessä poistaa palkkalistalta toistuvaissuoritusmerkinnän, jonka jälkeen käyttäjä pääsee poistamaan palkkalistalta maksutapahtuman.
- Lue lisää maksuvirheistä ja niiden käsittelystä täältä.
Palkkojen maksaminen Tilisiirto-maksutapaa käyttäen
- Palkat, joita ei voida maksaa Palkanmaksu-toiminnolla, tulee maksaa Tilisiirto-maksuina. Tällöin maksut käsitellään pankissa samaan tapaan kuin muutkin tilisiirtomaksut, jolloin viive maksun käsittelyssä voi olla pidempi kuin maksettaessa palkat Palkanmaksu-toiminnolla. Lue lisää maksuaikatauluista täältä.
- Palkkoja päästään maksamaan tilisiirtona kahta eri reittiä, joko Palkkalistojen haun kautta tai suoraan Palkkalaskelmien haun kautta. Palkat voidaan laittaa maksuun yksitellen tai Usean laskun maksaminen -toiminnolla. Jos maksuun halutaan laittaa vain yksi palkkalaskelma, siirrytään maksamiseen tapaa 2 noudattaen.
Tapa 1: Palkkalistojen haun kautta (Usean laskun maksaminen -toiminnolla)
- Siirry päävalikon kohtaan Palkat > Palkkalistojen haku.
- Valitse hakutuloksista haluttu palkkalista klikkaamalla listan nimeä.
- Avautuvalla Palkkalista-näkymällä valitse yläreunan Maksaminen-valikosta vaihtoehto Tilisiirto.
- Avautuvalla Usean laskun maksaminen –näkymällä, tarkista ja tarvittaessa muokkaa maksutiedot (maksupäivä ja maksutili), minkä jälkeen paina Maksa-painiketta.
Tapa 2: Palkkalaskelmien haun kautta (yksitellen tai Usean laskun maksaminen –toiminnolla)
- Siirry päävalikon kohtaan Palkat > Palkkalaskelmien haku.
- Määritä hakuehdoissa Laskelman numero –kenttään sen palkkalaskelman numero, jonka haluat hakea ja paina Hae, tai paina suoraan Hae määrittämättä hakuehtoja.
- Valitse hakutuloksissa rastittamalla se palkkalaskelma tai palkkalaskelmat, jonka haluat maksaa ja paina hakutulosten yläpuolella olevaa Maksaminen-painiketta.
- Maksaminen-painike avaa yksittäisen palkan Maksaminen-näkymän tai Usean laskun maksaminen –näkymän riippuen, onko hakutuloksissa painiketta painettaessa ollut yksi vai useampi palkkalaskelma valittuna.
- Avautuvalla Maksaminen tai Usean laskun maksaminen -näkymällä, tarkista ja tarvittaessa muokkaa maksutiedot (maksupäivä ja maksutili), minkä jälkeen paina Maksa-painiketta.