Kirjanpitoaineiston siirtotiedosto

Kirjanpitoaineiston siirtotiedoston avulla Procountoriin voidaan tuoda sisään kirjanpitoaineistoa muistiotositteiden muodossa. Sisäänluvussa käytetään Aineiston sisäänluku -toimintoa.

Muistiotositteita voidaan luoda myös laskuaineiston siirtotiedostolla (tositetyyppinä N) tai uuden tallennustyökalun avulla, jonka liitä vientejä -toiminto mahdollistaa tietojen tuonnin Excelistä tai muusta taulukkolaskentaohjelmasta.

Kirjanpitoaineisto

Yllä olevassa kuvassa on esimerkkitilanne Excel-taulukkoon syötetyistä kirjanpitoriveistä, jotka muodostavat sisäänluettavan aineiston. Yksi siirtotiedosto muodostaa yhden muistiotositteen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos tiettyjä kirjanpitotapahtumia on tarve erottaa omille muistiotositteilleen, tulee erillisille tositteille halutut kirjaukset lukea sisään erillisinä siirtotiedostoina.

Mikäli siirtotiedoston debet- ja kreditkirjausten summa erottaa, tasataan erotus tilille ”8450 Muut hallintokulut”. Siirtotiedoston yksittäinen rivi voidaan kohdistaa vain yhden dimension yhdelle nimikkeelle. Jos yksittäisiä kirjanpitorivejä halutaan dimensioida useammalle eri nimikkeelle, tulee myös viennit jakaa nimikkeiden mukaisiin pienempiin osiin. Tuotaessa muistioita kirjanpitoaineiston siirtotiedoston sijaan laskuaineiston siirtotiedostolla, voidaan kirjanpitorivi jakaa useammalle eri dimensionimikkeelle.

Aineiston sisäänluku CSV pohja

• Lataa CSV tiedostopohja tästä.

Siirtotiedosto tuodaan Procountoriin CSV-muodossa. Tiedostopohja sisältää otsikkorivin niistä tiedoista, joita siirtotiedostolla on mahdollista tuoda. Ennen tiedoston sisäänlukua tiedostopohjan otsikkorivi tulee kuitenkin poistaa, sillä sisäänluvussa taulukon jokainen rivi tulkitaan omaksi vientirivikseen. Lisäksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.

Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.

Kirjanpitotietue

Kirjanpitoaineiston siirtotiedostossa käytetään vain yhdenlaista tietuetta. Alla oleva tietuekuvaus sisältää seuraavat tiedot kenttäkohtaisesti:

• Nro: kentän järjestysnumero
• Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
• Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
• Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen
• Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
• Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
• Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä
• Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta

Lisäksi, kun kirjanpitoaineistoa luetaan sisään siirtotiedostoa käyttäen, luodaan aineisto seuraavat oletukset huomioiden:

• Tuotekoodi = Kirjanpitotili kentästä 1 (A)
• Määrä = 1
• Yksikkö = kpl
• Alennus = 0
• Rivikommentti = tyhjä