Eurocard-liittymä on lisäominaisuus, jonka avulla voidaan siirtää Procountoriin sähköisesti tiedot yrityksen Eurocard-yrityskortti- ja Diners Club-matkatiliostoista. Tässä ohjeessa on kerrottu tapahtumien Eurocard-tapahtumien hausta ja käsittelystä.
Kyseessä on maksullinen lisäominaisuus, jonka hinnoittelusta on kerrottu tarkemmin täällä. Jos yritys on kiinnostunut ottamaan Eurocard-liittymän käyttöön, saa Procountorin asiakaspalvelusta yhteydenottolomakkeen kautta tarkemmat ohjeet käyttöönottoa varten.
Yleistä
Haettujen tapahtumien käsittely matkalaskujen laadinnan yhteydessä on helppoa ja automaattinen tietojen haku nopeuttaa tapahtumien käsittelyä sekä lisää tiedon luotettavuutta. Lisäksi kortti- ja matkatilitapahtumat sisältävät tietoa, jonka avulla tapahtumat on mahdollista kohdistaa oikeille kululajeille ja niiden automaattinen tiliöinti tarkentuu.
Liittymä voidaan ottaa käyttöön joko pelkkien yrityskortti- tai sekä yrityskortti- että matkatilitapahtumien siirtoon. Procountorissa molempien tapahtumatyyppien käsittely tapahtuu matkalaskujen kautta.
Viive Eurocard-korttiostoksesta tapahtuman näkymiseen Procountorissa voi vaihdella ostopaikoittain. Uudet tapahtumat luetaan Procountoriin automaattisesti päivittäin sitä mukaa, kun ne tulevat saataville. Tapahtumat siirtyvät Procountoriin Eurocard-liittymän kautta kuitenkin selvästi ennen niihin liittyvää Eurocard-laskua.
Tapahtumien haku ja käsittely
Eurocard-korttitapahtumat kohdistetaan henkilöille henkilönumeron avulla ja matkatilitapahtumat HR-numeron perusteella.
Eurocard-liittymän käyttöönoton yhteydessä tulee Procountorin henkilörekisteriin syöttää tarvittavat tiedot tapahtumien kohdistamiseksi oikeille henkilöille. Henkilönumero syötetään Procountorin henkilörekisterissä henkilön Perustiedot-näkymän Asiakasnumero-kenttään.
Tarvittavat käyttöoikeudet tapahtumien hakua varten
Tapahtumien haku on mahdollista joko suoraan Eurocard-tapahtumat -näkymän kautta, johon päästään ohjelman kohdasta Haku > Eurocard-tapahtumat, tai matkalaskun laadinnan yhteydessä. Eurocard-tapahtumia ei ole mahdollista hakea kululaskuille.
- Jotta tapahtumia päästään hakemaan suoraan Eurocard-tapahtumat -näkymällä, tulee käyttäjällä olla oikeudet kaikkien henkilöiden matka- ja kululaskujen käsittelyyn.
- Matkalaskun kautta käyttäjän omien tapahtumien hakemiseksi riittää, että käyttäjällä on Henkilökunta-roolin mukaiset oikeudet.
Haku Eurocard-tapahtumat -näkymällä
- Kaikkien käyttäjien tapahtumia pääsee selailemaan Procountorin päävalikon kohdasta Haku > Eurocard-tapahtumat.
- Hakunäkymällä näytetään oletuksena kaikki noudetut tapahtumat, joita ei ole vielä kohdistettu matkalaskulle tai erikseen piilotettu (esimerkiksi virheellisten tapahtumatietojen tapauksessa).
- Tapahtumien hakuehtoja voidaan muuttaa joustavasti.
- Tapahtumat, jotka eivät olen kohdistuneet millekään käyttäjälle esimerkiksi virheellisen henkilönumeron takia tunnistaa siitä, että listauksen Nimi-kenttä on korostettu kyseisten rivien osalta punaisella.
Haku laskun laadinnan yhteydessä
- Käyttäjä pääsee selailemaan omia kortti- ja matkatilitapahtumiaan matkalaskun Lasku-näkymän Lisää Eurocard-tapahtumia -painikkeella, joka löytyy Rivitiedot-osion yläreunasta.
- Painikkeesta avautuvalla näkymällä näytetään ne käyttäjälle kohdistuneet kortti- ja matkatilitapahtumat, jotka vastaavat laadittavan laskun matkan päivämääriä (mikäli ne on syötetty) ja joita ei ole vielä kohdistettu laskulle, tai erikseen piilotettu.
- Käyttäjä valitsee haluamansa tapahtumat listauksesta ja painaa sen jälkeen Vie laskulle -painiketta.
- Eurocard-tapahtumien lisäämisen yhteydessä matkalaskulle lisätään valittuja tapahtumia vastaavat laskurivit sekä Eurocard-ennakko -rivi, joka nollaa lisättyjen rivien summan. Näin Eurocard-tapahtumat eivät vaikuta matkalaskun maksettavaan summaan.
- Eurocard-tapahtumien lisäksi samalle matkalaskulle voidaan normaalisti lisätä muita (käyttäjälle maksettavia) tuoterivejä, kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja.
Kirjanpito ja täsmäyttäminen
Procountoriin noudettavat kortti- ja matkatilitapahtumat kohdistetaan matka- ja kululaskujen tuoterekisteriin automaattisesti tapahtuman yhteydessä olevan lajikoodin perusteella. Tämä mahdollistaa eri tapahtumatyyppien tiliöintioletusten joustavan asettamisen matka- ja kululaskujen oletustilien avulla.
Tapahtumien ALV-prosentit päätellään myös lajikoodin ja muiden tietojen avulla, mikä helpottaa kirjanpitoa edelleen. Yrityksen kirjanpitäjän on kuitenkin esimerkiksi matkalaskujen hyväksynnän tai maksamisen yhteydessä syytä tarkistaa, että kohdistukset tuoterekisteriin ja sitä kautta muodostettu kirjanpito ovat oikein.
Eurocard-liittymää käyttävä yritys saa normaalisti luottokorttilaskun sopimallaan tavalla postitse tai verkkolaskuna. Näiden ostolaskujen täsmäyttäminen Procountorissa kuitenkin yksinkertaistuu liittymän avulla, kun ne voidaan täsmäyttää matkalaskujen Eurocard-ennakko -tuotetietojen kanssa. Suositeltavaa on, että Eurocard-ennakko -tuotteen oletustili ja Eurocard-laskuja vastaavan toimittajan oletustili asetetaan keskenään samoiksi, jolloin tätä tiliä voidaan käyttää täsmäytyksessä.
Liittymän käyttöönotto
- Lähetä kirjallinen, vapaamuotoinen tilaus Procountorin asiakaspalveluun , yrityksen omalle myynnin yhteyshenkilölle, tai täytä tilauslomake täällä.
- Procountorin asiakaspalvelu kytkee liittymän käyttöön yritykselle Procountorin puolella.
- Ole tämän jälkeen yhteydessä Eurocardin yrityspalveluun (corporatesupport@eurocard.fi tai 09-69 399 415) ja pyydä heitä aktivoimaan Eurocard-yrityskorttitapahtumien ja/tai Diners Club -matkatilitapahtumien siirto Procountoriin (Procountorin tapahtumasiirtoihin ei tarvita eView-palvelua).
- Ilmoita tässä yhteydessä Eurocardille myös kortinomistajien henkilönumerot (samat, jotka on tallennettuna Procountorin henkilörekisterin Asiakasnumero-kenttään), jotta Procountoriin noudettavat Eurocard-tapahtumat kohdistuvat automaattisesti oikeille henkilöille.
- Eurocard aktivoi tämän jälkeen tapahtumasiirron saamiensa tietojen pohjalta ja ilmoittaa tästä Procountorin asiakaspalveluun, joka tekee tarvittavat toimenpiteet tapahtumasiirron käynnistämiseksi.
- Huom. Jotta tapahtumien haku Procountoriin onnistuu, tulee Procountorin kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot olla tallennettuna yrityksen y-tunnus.
Palvelun lopettaminen
- Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
- Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com