Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus on Procountorin maksullinen lisäominaisuus, jonka avulla voidaan rajata käyttäjien käyttöoikeuksia vain tietyille dimensioille ja nimikkeille. Dimensiokohtaisen käyttöoikeusrajauksen avulla käyttäjiä voidaan siis rajoittaa esimerkiksi siten, että he voivat selailla ainoastaan heitä koskevien kustannuspaikkojen ja projektien tapahtumia tuloslaskelma-, tase-, pääkirja- ja päiväkirjatasolla.
Tarkempaa tietoa dimensiokohtaisesta käyttöoikeusrajauksen hinnoittelusta ja tilaamisesta on saatavilla täältä. Toiminnon voi tilata käyttöön myös ottamalla yhteyttä Procountorin Asiakaspalveluun yhteydenottolomakkeella.
Huom! Dimensiokohtaista käyttöoikeusrajausta ei voi ottaa käyttöön sellaisessa Procountor-ympäristössä, jossa Dokumentinhallinta-lisäpalvelu on käytössä.
Käyttöoikeusrajauksen asettaminen
Kun dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus on aktivoitu yritykselle käyttöön, voidaan käyttäjille asettaa rajauksia Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä (kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet). Käyttäjäkohtaisessa käyttöoikeuksien listassa on alimpana Rajoitukset käyttäjäoikeuksiin -osio:
Käyttöoikeuksien Rajoitukset käyttöoikeuksiin -osioon tulee näkyviin uusi kohta, Rajoitetut dimensiot, josta valitaan vaihtoehto Käytössä. Tämän jälkeen käyttäjäkohtaiset dimensiot voidaan asettaa näkymän vasemmassa laidassa, Käyttäjät-otsikon yläpuolella olevasta Dimensiot-painikkeesta:
Dimensiot-painikkeesta avautuu Käyttäjän oikeudet dimensioiden nimikkeisiin -näkymä, jolla haluttuja dimensioita koskevat nimikkeet voidaan valita:
Mitään nimikkeitä ei ole valittu oletuksena. Nimikkeitä voidaan valita yksitellen rastittamalla nimikkeen vasemmalla puolella oleva valintaruutu. Jos kaikki yhdelle dimensiolle kuuluvat nimikkeet halutaan valita, voidaan painaa Nimike-otsikon kohdalla olevaa, ylintä valintaruutua.
Valitut nimikkeet tallennetaan Tallenna-painikkeesta.
HTML-painikkeella voidaan avata näkymän tiedot HTML-muodossa.
Rajauksien vaikutukset tositteiden laatimiseen ja hakemiseen
Jos käyttäjällä on oikeus laatia esimerkiksi myyntilaskuja, voi hän laatia niitä normaalisti. Jos laskua ei kuitenkaan laadinnan yhteydessä dimensioida niille dimensionimikkeille, joihin käyttäjän oikeudet on rajattu, ei käyttäjä voi hakea laskua enää sen luomisen jälkeen.
Käyttäjä voi hakea ja tarkastella niitä tositteita, jotka ovat dimensioitu käyttäjäkohtaisesti valituille nimikkeille. Kun laskuja haetaan Tositteiden haussa, tulee hakutuloksiin mukaan ainoastaan ne tositteet, joilla on käytetty yhtä tai useampaa sellaista dimensionimikettä, joihin käyttäjän oikeudet on rajattu. Huomioitavaa on, että jos samalla tositteella on käytetty myös sellaisia nimikkeitä, joihin käyttäjällä ei ole oikeutta, pääsee käyttäjä kuitenkin näkemään tositteet, jos niillä on käytetty vähintään yhtä sellaista nimikettä, johon käyttäjällä on oikeus.
Muut käyttöoikeuksien valinnat määrittävät sen, onko henkilöllä mahdollisuus vain katsella tositteita vai myös muokata niitä.
Rajauksien vaikutukset laskujen asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen
Jos käyttäjä on merkitty asiatarkastajaksi sellaiselle laskulle, joka on dimensioitu muille kuin käyttäjäkohtaisesti määritetyille dimensioille ja nimikkeille, ei käyttäjä lähtökohtaisesti voi tarkastaa tällaista laskua. Sama tilanne on myös silloin, kun tarkastettavassa laskussa ei ole dimensioita lainkaan.
Poikkeus edelliseen kohtaan on kuitenkin mahdollinen, kun käyttöoikeuksien "Vain omien tarkastettavien haku" -rajoitus asetetaan päälle. Tällöin käyttäjä pääsee hakemaan sellaiset laskut, joita ei ole dimensioitu lainkaan tai jotka ovat dimensioitu muille kuin käyttäjäkohtaisesti määritetyille dimensioille ja nimikkeille, mutta joiden hyväksymiskierrossa käyttäjä on kuitenkin mukana, joko asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
Sen jälkeen, kun käyttäjä on asiatarkastanut tai hyväksynyt laskun, ei hän kuitenkaan voi enää hakea tai tarkastella tällaisia laskuja.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä ei voi asettaa Hyväksymiskierron sijaisuuksia, mikäli dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus on käytössä.
Rajauksien vaikutukset raportointiin
Kun dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus on päällä, eivät graafiset raportit, kuten esimerkiksi Ostojen ja Myynnin raportointi, Rekisteri-dimensio-raportointi ja Johdon raportointi, ole käyttäjän käytettävissä. Dimensiokohtaisen käyttöoikeusrajauksen asettaminen poistaa myös seuraavat etusivun widgetit näkyvistä: Kassan ja reskontran seuranta, Pankkitilien saldo, Tarkastettavat laskut, Tuloksen seuranta sekä Liikevaihdon ja tuloksen kehitys. Etusivun pikalinkit ovat näkyvillä, mutta niiden kautta päästään tarkastelemaan vain sellaisia laskuja, joihin käyttäjällä on oikeus.
Käyttäjällä tulee olla käyttöoikeuksissa määritelty oikeus tarkastella kirjanpitoraportteja, jotta hän voi tarkastella kirjanpitoraporttien avulla käyttäjäkohtaisille dimensioille kuuluvia tapahtumia. Käyttäjä näkee raportit siis vain niiden dimensioiden ja nimikkeiden osalta, joihin hänellä on oikeus. Kirjanpitoraporteissa on valittavissa seuraavat raportit:
Esimerkkejä ja huomioita kirjanpitoraporttien käytöstä
Kun käyttäjällä on dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus, on tuloslaskelman ja taseen hakuehdoissa oletuksena käytössä Kohdistettu osuus -hakuehto, johon on valittuna se dimensio ja ne nimikkeet, joihin käyttäjällä on oikeudet. Jos käyttäjällä on oikeudet useamman eri dimension alaisiin nimikkeisiin, tulee raportin hakuehtoihin oletuksena Kohdistettu osuus -hakuehto jokaisen eri dimension osalta.
Kohdistettu osuus -hakuehtoa käytettäessä raportit ovat laskennallisia raportteja, joilta ei päästä porautumaan vientien tasolle. Kyseisestä hakuehdosta ja sen toiminnasta on kerrottu tarkemmin täällä.
Uusi hakuehto -alasvetovalikon kautta raporteille voidaan lisätä käytettäväksi Kohdistettu osuus -hakuehdon sijasta myös Dimensiot-hakuehto, jolloin valittavissa on se dimensio tai dimensiot, joiden alaisiin nimikkeisiin käyttäjällä on oikeudet. Kohdistettu osuus -hakuehto voidaan poistaa hakuehdoista sen oikealla puolella olevasta X-painikkeesta.
Valittaessa Dimensiot-hakuehdon valikosta jokin dimensio, tulee sen alla olevaan Nimikkeet-ikkunaan valittavaksi vain ne nimikkeet, joihin käyttäjällä on oikeudet kyseisen dimension osalta.
Kun raportteja haetaan Dimensiot-hakuehtoa käyttäen tietyn nimikkeen tai nimikkeiden osalta, näytetään raportilla vain ne summat, jotka ovat kohdistuneet valituille nimikkeille. Raportilta päästään kuitenkin porautumaan tositteisiin, jolloin käyttäjä pääsee näkemään raportin kautta ne tositteet, joilla on käytetty vähintään yhtä sellaista nimikettä, johon hänellä on oikeudet (vaikka samalla tositteella olisi käytetty myös sellaisia nimikkeitä, joihin käyttäjällä ei ole oikeuksia).
Jos mitään valintoja Dimensiot-valikossa ja Nimikkeet-ikkunassa ei tehdä ja/tai Dimensiot-hakuehtoa ei lainkaan lisätä hakuehtoihin, eikä myöskään käytetä Kohdistettu osuus -hakuehtoa, haetaan raporteille tällöin oletuksena vientien kokonaisarvot niiden tositteiden osalta, joilla on käytetty vähintään yhtä nimikettä, johon käyttäjällä on oikeudet.
Muiden rajauksien vaikutukset raportointiin
Jos käyttäjälle on asetettu käyttöoikeuksissa dimensiorajauksen lisäksi tositelajeja koskevia "Vain omat …", -rajauksia (esimerkiksi ”Vain omat ostolaskut”), pääsee käyttäjä tällöin hakemaan vain sellaisia tositteita, joihin hänellä on molempien rajausten puitteissa oikeudet.
Esimerkiksi, jos käyttäjälle on asetettu dimensiorajauksen lisäksi ”Vain omat ostolaskut” -rajaus, pääsee hän hakemaan vain sellaisia ostolaskuja, joilla on käytetty sellaisia dimensionimikkeitä, joihin käyttäjällä on oikeudet ja jotka käyttäjä on itse laatinut. Sellaisia ostolaskuja, joilla vain toinen näistä ehdoista täytyy, ei käyttäjä pääse näkemään.
Kun käytössä on dimensiorajauksen lisäksi tositelajikohtainen ”Vain omat …” -rajaus, haetaan kirjanpitoraporteille viennit kuitenkin ainoastaan käyttäjäkohtaisten dimensiorajausten perusteella, eli hausta ei rajata pois sellaisia tositteita, jotka eivät ole käyttäjän omia. Käyttäjä ei kuitenkaan pääse porautumaan kirjanpitoraporteilta yksittäisiin ostolaskuihin, vaan näkee ainoastaan tositteiden kpl-määrän ja tositteiden yhteissumman.
Palvelun lopettaminen
- Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
- Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com