Yleisen Yritystunnuksen avulla kaikki yritykset kaikissa palveluissa tunnistetaan samalla tavalla, riippumatta siitä onko kyseessä yksityinen tai julkinen palvelu, vaikka yhteisön nimikin muuttuisi. Samalla täyttyy osakeyhtiölain vaatimus siitä, että kaupparekisterinumero on julkistettava osakeyhtiön laskuissa ja lomakkeissa.
Y-tunnuksen käyttö Procountorissa
Y-tunnus eli Yritystunnus (lyhyemmin vain Tunnus) on Procountorissa käytettävä yksilöintitieto, jolla eri juridiset henkilöt ja yhteisöt voidaan luotettavasti yksilöidä ja erottaa toisistaan. Myös asiakasnumeroa voi käyttää yksilöintitietona.
Y-tunnuksen (eli yritys- ja yhteisötunnuksen) yhteisölle antaa viranomainen. Kaikki viranomaiset (patentti- ja rekisterihallitus, verohallinto ja tilastokeskus) käyttävät yhteisöstä samaa tunnusta. Tunnukset löydetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä -sivuilta (http://www.ytj.fi).
Muiden pohjoismaiden osalta tulisi käyttää myös y-tunnusta, mutta muiden EU:n alueella toimivien yritysten tunnuksena käytetään ko. sijaintimaan antamaa VAT-numeroa. VAT-numeron voimassaolon voi tarkistaa EU:n VAT-numeron tarkistus -sivulta. EU-maiden ALV-tunnisteiden muodot löydät täältä.
Mikäli Y-tunnusta ei ole, sen sijasta käytetään yhdistysrekisterinumeroa tai muuta tunnistetta.
Yksityisen henkilön tunnistamiseen käytetään henkilötunnusta, jos henkilö on yrityksessä palkansaajana.
Jos yhteisöllä/henkilöllä ei ole julkista tunnusta, voidaan tieto jättää tyhjäksi. Tällöin yritys erotetaan toisista asiakasnumeron ja nimitietojen avulla.
Tunnukselle tehtävät tarkistukset
Suomalaisten Y-tunnuksen tarkistenumero tarkistetaan liikekumppanin perustietojen merkinnän yhteydessä. Y-tunnuksen voi syöttää joko ilman väliviiva tai väliviivan kanssa. Virallinen muoto on väliviivan kanssa. Suositeltavaa on käyttää samaa merkitsemistapaa kaikissa tilanteissa.
Myös muiden pohjoismaiden y-tunnuksille tehdään tarkistus. Esimerkiksi Ruotsissa ALV tunniste muodostetaan lisäämällä 01 tarkenne y-tunnukseen. Liikekumppanirekisteriin syötetään tunnus y-tunnus muodossa, ohjelma muodostaa laskulle alv tunnisteen lisäämällä y-tunnukseen 01 tarkenteen.
Henkilötunnuksen tarkistemerkki on oltava oikea käytettäessä HETU-tunnusta.
Käytettäessä vapaamuotoista tunnusta on tunnuslajina tyhjä. Itse tieto voi olla tyhjä tai mikä tahansa kirjain- tai tietoyhdistelmä (max 40 merkkiä).
EU-maiden VAT-numeroita tai muuta tunnistetta ei tarkisteta rekistereissä. Laskulla ALV-tunnus -kentän sisältö tarkistetaan siten että 2 ensimmäistä merkkiä on oltava kirjaimia ja niiden perässä täytyy olla 5-12 merkkiä.