Kalenterinäkymä
Procountor Arvon kalenteria käytetään asiakastapaamisten ja sisäisten palaverien suunnitteluun. Myös aikaavievemmistä tehtävistä voi luoda kalenteritapahtuman raahaamalla tehtävän halutun päivän kohdalla. Näin kalenteria voi käyttää kätevästi töiden suunnitteluun viikkotasolla. Jäljempänä opastetaan, miten kalenteritapahtuman kautta voi kirjata kätevästi esimerkiksi asiakaspalaverissa sovitut asiat niin, että ne tallentuvat asiakkaan tietoihin Yhteenveto-sivulle.
Kalenterissa näytetään oletuksena käyttäjän omat kalenteritapahtumat sekä varsinaisen kalenterin yläpuolella myös käyttäjän tehtävät takarajan mukaisen päivän kohdalla.
Kalenterinäkymässä voidaan vaihtaa ajanjaksoa tai henkilöä seuraavasti:
Vaihda kalenterin viikkoa:
Siirry viikkonäkymän yläpuolella olevista nuolista edelliseen tai seuraavaan viikkoon. Voit myös valita päivän tai kuukauden suoraan viikkonäkymän vasemmalla puolella olevasta kuukausinäkymästä
Selaa kalenterikuukausia:
Kuukausinäkymässä pääset vaihtamaan kuukautta ja vuotta, kun klikkaat kuukauden nimeä kuukausinäkymän yläpuolella. Voit myös siirtyä nuolien avulla edelliseen tai seuraavaan kuukauteen.
Katso toisen henkilön tai henkilöryhmän kalenteria:
Valitse alasvetovalikoista henkilö, henkilöt tai henkilöryhmä (tiimi), joiden kalenteria haluat katsoa. Samalla saat näkyviin myös valittujen henkilöiden tehtävät, mikä on kätevää, jos joudut sijaistamaan toista henkilöä.
Kalenteritapahtuman lisääminen
Uuden tapahtuman lisääminen tapahtuu klikkaamalla kalenterista haluttua aloitusajankohtaa haluttuna päivänä tai klikkaamalla Uusi tapahtuma -valintaa kuukausinäkymässä. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.
Kalenteritapahtumalle syötettävät tiedot on jaettu välilehtiin:
Perustiedot
Tapahtuman otsikko: Anna tapahtumalle otsikko.
Tapahtumalaji: Valitse alasvetovalikosta sopiva tapahtumalaji, esim. "asiakaspalaveri".
Tapahtuman ajankohta: Tarkista tapahtuman päivämäärä, alkamiskellonaika ja päättymiskellonaika.
Kesto: Voit muuttaa kestoa (minuuttia tai tuntia), tapahtuman päättymiskellonaika päivittyy keston mukaisesti.
Tapahtuman omistaja: Tapahtuman omistajana on oletuksena henkilö, joka luo tapahtuman. Omistajaa voi muuttaa valitsemalla alasvetovalikosta henkilön.
Lisätiedot
Paikka: Voit kirjoittaa paikan, esimerkiksi osoite tai neuvotteluhuone.
Tapahtuman kuvaus:
Voit kirjoittaa tapahtuman kuvauksen. Kirjoita tähän palaverin jälkeen olennaiset palaverissa käsitellyt ja sovitut asiat, niin ne tallentuvat asiakkaan tietoihin Yhteenveto-sivulle.
Muistutus tekstiviestillä: Voit tilata tapahtumasta tekstiviestimuistutuksen ennen tapahtuman ajankohtaa.
Kuitattava muistutus pääsivulle:
Voit valita, luodaanko tapahtumasta kuitattava muistutus pääsivulle. Valinta on oletuksena tapahtumalajin asetusten mukainen. Kuitattava muistutus näkyy tapahtuman omistajan ja tapahtuman henkilöiden pääsivulla kunnes muistutus kuitataan. Kuitattava muistus on kätevä esimerkiksi myyntipuheluissa, joiden ajankohta on ohjeellinen. Näin ne muistuttavat itsestään pääsivulla, kunnes asia on hoidettu.
Yksityinen tapahtuma:
Jos yksityinen tapahtuma -valinta on tehty, tapahtuman otsikko ja kuvaus näkyvät vain käyttäjälle itselleen. Muille käyttäjille näkyvät tapahtuman ajankohta sekä yksityinen tapahtuma -merkintä.
Henkilöt
Liitä henkilöitä:
Liitä muita henkilöitä tai henkilöryhmiä tapahtumaan. Tapahtuma näkyy tällöin lisättyjen henkilöiden tai henkilöryhmien kalenterissa. Niiden henkilöiden nimet, joilla on varaus kyseisenä ajankohtana, näytetään punaisella.
Ilmoitus sähköpostilla:
Tapahtumasta lähetetään ilmoitus sähköpostilla tapahtuman henkilöille. Huom. tapahtumaa luovalle henkilölle itselleen sähköpostia ei lähetetä.
Ilmoitus tekstiviestillä: Tapahtumasta lähetetään ilmoitus tekstiviestillä tapahtuman henkilöille.
Liitokset
Lisää liitokset kalenteritapahtumaan. Liitä kalenteritapahtumaan esimerkiksi asiakkaan henkilö eli kontakti. Tällöin kalenteritapahtuma tallentuu kontaktin ja asiakkaan yhteenvetosivulle.
Klikkaa lopuksi Tallenna- tai Tallenna ja sulje -painiketta.
Viemällä kursorin tapahtuman kohdalle näet luomasi tapahtuman tiedot.
Tapahtuman luominen tehtävän perusteella
Tehtävistä voi luoda kalenteritapahtuman raahaamalla tehtävän kalenteriin halutun päivän kohdalle. Kalenteritapahtuman kesto tulee oletuksena tehtävän työmääräarvion perusteella. Tapahtuman luominen ei vaikuta tehtävän deadlineen, vaan deadline jää ennalleen.
