Seuraavat toimenpiteet takaavat sujuvan laskutusprosessin:
- Asiakkaan hinnastot ovat kunnossa
- Tunnit ja suoritteet kirjataan ajallaan
Näin toimien laskutus hoituu helposti tilanteissa, jossa:
- johto laskuttaa työt sovitulla syklillä tai
- kun asiakkaan kuukausikirjanpidon tehtävät on tehty tai
- kukin kirjanpitäjä laskuttaa omat asiakkaansa.
Laskun teko
Laskutettavien töiden valinta
Laskutus tapahtuu aina Laskutus > Laskun teko -toiminnolla. Laskuttaja voi käyttöoikeuksiensa ja sovitun toimintamallin perusteella laskuttaa joko kaikki asiakkaat tai omat asiakkaansa.
Rastimalla Jätä aloituspäivä huomiotta -kohta, laskutettavaksi tulevat kaikki laskuttamattomat työt riippumatta niiden ajankohdasta. Tämä auttaa varmistamaan, että töitä ei jää laskuttamatta.
Kun käyttäjä klikkaa Tee raportti -painiketta, Procountor Arvo tuottaa laskutuslistan, jonka perusteella laskut tehdään.
Laskutuslista
Laskutuslistalla kerrotaan, paljonko kullakin asiakkaalla on laskutettavia tunteja sekä suoritteita tai kiinteitä veloituksia.
Klikkaamalla oikeassa laidassa olevaa kuvaketta päästään tekemään laskua.
Laskutapahtumien tarkistus
Laskutapahtumien tarkistus -lomakkeella laskuttaja näkee tuntikirjausten selitteet.
- Laskutusvaiheessa selitteitä voidaan vielä korjailla.
- Laskutettavien tuntien kappalemäärää voidaan muuttaa ilman, että muutos vaikuttaa kirjanpitäjien työaikasaldoon.
- Laskutettavien tuntien ja suoritteiden hintaa voidaan muuttaa.
- Haluttaessa osa tapahtumista voidaan jättää myös odottamaan seuraavaa laskutusta ottamalla ruksi pois.
- Jos jotakin tuntia ei haluta lainkaan laskuttaa, se kuitataan pois laittamalla hinnaksi nolla euroa. Tunti ei tule mukaan laskulle, mutta kuittaantuu laskutetuksi.
Lomakkeen alaosassa voi valita:
- Miten tuntikirjaukset yhdistellään (näistä paras valinta säädetään oletukseksi)
- Kohdassa myyntien erittelytarkkuus valitaan, yhdistelläänkö saman tuotekoodin tuotteet samalle laskuriville (jos näin tehdään, suoritteille tuntilapulla kirjattuja selitteitä ei näytetä laskulla)
Klikkaamalla lomakkeen alaosassa Tallenna ja siirry laskulomakkeelle -painiketta, päästään laskun teon viimeiseen vaiheeseen laskulomakkeelle.
Laskulomake
Laskulomake jakaantuu kolmeen osaan: asiakkaan tietoihin, laskun perustietoihin ja laskuriveihin.
Laskun asiakastiedot
Laskutusosoitteeseen haetaan ensisijaisesti asiakkaan Laskutustiedot-välilehdellä oleva laskutusosoite. Jos asiakkaan tiedoissa ei ole erikseen annettu laskutusosoitetta, käytetään asiakkaan postitusosoitetta. Mikäli myöskään postitusosoitetta ei ole annettu, käytetään asiakkaan käyntiosoitetta. Procountor Arvoon ei siis tarvitse syöttää samoja osoitetietoja moneen kertaan, jos esimerkiksi käyntiosoite on asiakkaan ainoa osoitetieto.
Huom! Laskulomakkeella asiakkaan nimeen tai osoitteeseen tehdyt muutokset eivät päivitä asiakasrekisterin tietoja.
Laskun perustiedot
Laskun perustiedot muodostuvat seuraavasti:
- Laskun numerosarja: valitse tarvittaessa oikea numerosarja
- Laskun nimi: oletuksena laskun nimeksi tulee toimeksiannon nimi
- Tilaaja: Toimeksiannon perustiedot -välilehdellä valittu asiakkaan yhteyshenkilö
- Viitteenne: Toimeksiannon laskutustiedot -välilehdellä määritelty asiakkaan laskuviite
- Sopimusnumero: Toimeksiannon laskutustiedot -välilehdellä määritelty sopimusnumero
- Toimitusaika: Oletuksena laskuttamattomien tapahtumien haussa käytetty päivämäärä
- Myyjä: Oletuksena toimeksiannon vastuuhenkilö
- Kieli: Asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä määritelty laskutuskieli
- Lisäteksti: Tähän kenttään toimeksiannon Laskutustiedot-välilehdeltä Lisätiedot
- Päivämäärä: Laskun päiväys (oletuksena kuluva päivä)
- Eräpäivä: Asiakkaan maksuehdon mukaan laskettu laskun eräpäivä
- Arvopäivä: laskun eräpäivän laskentaa varten käytettävä apukenttä. Hyödynnetään erityisesti, kun lasku päivätään kuluvaa päivää aikaisemmalle päivälle
- Viivästyskorko: Yhtiön tiedoissa määritelty viivästyskorko
- Maksuehto: Asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä annettu maksuehto
- Asiakkaan Y-tunnus: Asiakkaan perustiedot -välilehden Y-tunnus
Laskun rivitiedot
Käy seuraavaksi läpi laskurivien tiedot. Voit vaihtaa laskurivien järjestystä muuttamalla laskulomakkeen kenttää Järjestys.
Huom! Laskurivien määrän tai hinnan muokkaaminen tai poistaminen tässä vaiheessa laskutusta ei ole suositeltavaa. Mahdolliset muutokset tulisi tehdä laskutapahtumien tarkistusvaiheessa. Mikäli kuitenkin muutat esimerkiksi tuntimääriä tai hintoja, huomioi että nämä muutokset eivät vaikuta alkuperäisten tuntikirjausten tuntimääriin tai tuntihintaan. Laskurivin poistaminen tarkoittaa käytännössä samaa kuin tapahtuman hinnan nollaus. Alkuperäinen tapahtuma merkitään tällöin laskutetuksi, eikä se enää nouse uudelleen laskuttamattomien tapahtumien listalle.
Lasku on valmiiksi tiliöity järjestelmään määritettyjen tiliöintisääntöjen perusteella. Myös tuotekoodi määrittyy työlajin ja tuotteen tuotekoodin perusteella.
Klikkaa lopuksi Tee lasku -painiketta. Procountor Arvo muodostaa pdf-muotoisen laskun, joka voidaan tulostaa tarvittaessa. Yleensä laskut kuitenkin lähetetään verkkolaskuina Procountor Arvon laskuluettelolta tai siirretään tilitoimiston talousohjausjärjestelmään laskutusta varten.
Laskuluettelo
Procountor Arvon laskuluettelosta löydät tilitoimistonne laskut. Laskuluettelolle voidaan hakea kaikki tietyn aikavälin laskut tai rajata haku esimerkiksi vastuuhenkilön tai asiakkaan perusteella.
Laskuluettelolta laskut siirretään verkkolaskutukseen ja/tai taloushallintojärjestelmään.
- L-sarakkeella ruksitaan mukaan verkkolaskutukseen tai laskutussiirtoon menevät laskut
- R-sarakkeella poimitaan mukaan reskontrasiirtoon menevät laskut.
Procountor Arvo muistaa, mitkä laskut on jo siirretty ja vain siirtämättömät ovat oletuksena ruksittuina.