Arvo: Uudistettu laskun luonti

Laskun luontia Procountor Arvossa on uudistettu. Tässä ohjeessa käymme läpi uudistetun laskun luonnin eri vaiheet.

­­­Laskun luonti

Laskuttaminen jakaantuu kolmeen vaiheeseen:

• laskuttamattomien tapahtumien hakuun,
• laskutapahtumien tarkastukseen ja
• laskulomakkeeseen.

Aloita laskuttaminen valitsemalla Laskutus > Laskun teko.

Laskuttamattomat tapahtumat

Laskuttamisen ensimmäisessä vaiheessa aja raportti laskuttamattomista tapahtumista. Hakuehtojen avulla voit esimerkiksi hakea yhden yrityksen tai yhden asiakasvastaavan kaikki laskuttamattomat tapahtumat tietyltä aikaväliltä. 

• Aikaväli Yrityksen pääkäyttäjä voi määrittää yleisissä asetuksissa näytetäänkö oletusaikavälinä:
• Edellinen kuukausi
• Kuluva kuukausi
• Edellisen kuukauden ensimmäinen päivä – kuluva päivä
•  Jätä aloituspäivä huomioimatta -valinta on oletuksena valittu, jotta aiemmille kuukausille ei vahingossa jää laskuttamattomia tapahtumia.  
• Yhtiö Yhtiövalinnalla voit rajata laskuttamattomien tapahtumien listan koskemaan tietyn yhtiön toimeksiantoja. 
• Vastuuhenkilö Valitse vastuuhenkilö, kun haluat rajata laskuttamattomien tapahtumien haun koskemaan tietyn toimeksiannon tai palvelun vastuuhenkilöä.

Lisävalintojen alta voidaan lisäksi valita:

• Kustannuspaikka Laskuttamattomat toimeksiannot voidaan hakea vastuuhenkilön kustannuspaikan perusteella.
• Rooli Tätä rajausta käytetään yhdessä vastuuhenkilövalinnan kanssa. Rooli-valinnalla voit valita, missä roolissa vastuuhenkilö on haettavilla toimeksiannoilla ja palveluilla. Vaihtoehtoina ovat vastuuhenkilö, varavastuuhenkilö tai eli valintaa, jolloin haetaan molemmilla rooleilla.
• Kohdistuu Tätä rajausta käytetään yhdessä vastuuhenkilö- ja roolivalinnan kanssa. Voit valita, kohdistuuko haku vastuuhenkilön toimeksiannoille, palveluille vai molemmille.
• Palvelun status Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua palvelun statuksen perusteella. 
• Osaprojektin laskutustyyppi Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua palvelun laskutustyypin perusteella, esimerkiksi hakea tuntilaskutus ja/tai kiinteähintaiset -palvelut erikseen.
• Myyntien aikarajaus Procountor Arvossa myynneille, (tyypillisesti jatkuvaislaskutteisille myynneille) määritellään laskutuspäivä. Rajauksella valitaan raportille vain valitulle aikajaksolle kuuluvat myynnit (Myyntitapahtuman laskutuspäivän mukaan) vai kaikki laskuttamattomat myynnit raportin aikavälistä riippumatta.
• Myyntien status Myyntirivien osalta voidaan myyntien statuksen perusteella valita, haetaanko kaikkia laskuttamattomia, keskeneräisiä vai ainoastaan laskutusvalmiita myyntejä.
• Erittelytarkkuus. Valinta vaikuttaa siihen millä tarkkuudella laskuttamattomat tapahtumat näytetään raportilla. 

Raportilla näet (erittelytarkkuudesta riippuen) asiakas-, toimeksianto- ja palvelukohtaisesti laskuttamattomat tunnit, tuntien hinnat ja myynnit. Voit laatia laskuja joko asiakas-, toimeksianto-, tai palvelutasolta. Asiakkaan, toimeksiannon ja/tai palvelun nimen perässä näytetään info-kuvake, mikäli sille on annettu erillinen laskutusohje. Laskutusohjeen saa näkyviin viemällä hiiren kuvakkeen päälle.

Tämän lisäksi vihjelaatikoita saa näkyviin myös asiakkaan, toimeksiannon ja palvelun nimestä, tunnusluvuista sekä laskun teko -kuvakkeista.

Siirry laskutuksen seuraavaan vaiheeseen eli laskutapahtumien tarkastusnäkymään klikkaamalla raportin oikeassa reunassa näkyvää kuvaketta.

Tapahtumien tarkastaminen -näkymä

Asiakkaan tiedot

Laskutapahtumien tarkistuksessa ensimmäisenä näytetään asiakkaan tiedot, jolle laskua ollaan luomassa. Asiakastiedoissa näytetään:

• Asiakkaan nimi
• Asiakkaan osoitetiedot: asiakkaan laskutus-, postitus- tai käyntiosoite sen mukaan, miten tiedot on annettu. Jos toimeksiannolle on annettu erikseen laskutusosoite, haetaan tieto toimeksiannolta.
• Verkkolaskuosoitetiedot: verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus, jos nämä on annettu. Mikäli toimeksiannolle on annettu erikseen verkkolaskuosoite, haetaan tieto toimeksiannolta.

Osoitetietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla osoitetta. Järjestelmä ohjaa käyttäjän automaattisesti lomakkeelle, jolta osoite on haettu (esim. asiakkaan laskutustietoihin).

Laskun tiedot

Laskun tiedot -ikkuna näyttää koosteen laskun sisällöstä. Tietoissa näkyvät yhteenvetona laskulle valittujen tapahtumien summat.

• Tuntihintaisten palveluiden tuntikirjausten laskutushinta yhteensä
• Tuntikirjauksilla annettujen tuotteiden laskutushinta yhteensä

• Laskulle valittujen myyntirivien laskutushinta yhteensä

Alihankintalaskutus yhteensä: hinta laskettuna niistä myyntiriveistä, joille on annettu ostohinta

Palvelun valinta

Laskun teko -näkymällä voidaan hakea yhden tai useamman palvelun tapahtumat. Valintalistalla näytetään kaikki palvelut, joilta löytyy laskuttamattomia tapahtumia. Valintalistalta voit valita halutut palvelut ja klikata Hae tapahtumat. Tämän jälkeen laskun tekoon päivitetään vain valittujen palveluiden laskuttamattomat tapahtumat, laskun muut hakuehdot säilyvät ennallaan.

 

Sivun alkuun

Tapahtumien tarkistaminen ja muokkaus

Laskutettavat tapahtumat listataan aina toimeksiannoittain. Näin ollen jokainen palvelu on selkeä oma kokonaisuus:

• Ensimmäisenä listataan palvelun tuntikirjaukset, mikäli palvelu on tuntilaskutettava. Tunnit näytetään henkilöittäin ja työlajeittain aikajärjestyksessä.
• Palvelun lopussa näytetään myynnit, alihankinnat sekä tuntikirjausten yhteydessä kirjatut tuotteet.

Laskutettavien tuntikirjausten muokkaus:

• Voit muuttaa tuntilaskutteisten tuntikirjausrivien selitteitä, määriä ja hintoja. Tuntikirjauksen määrän muuttaminen ei vaikuta alkuperäisen tuntikirjauksen työaikaan, vaan muutos koskee ainoastaan laskutettavaa tuntimäärää.
• Työlaji voidaan muuttaa alasvetovalikosta. Tämä muutos muuttaa myös tuntikirjauksen työlajin.
• Päivämäärää klikkaamalla pääsee siirtymään tuntikirjauksen tietoihin.

Laskutettavien myyntien ja tuotteiden muokkaus:

• Myyntien ja tuotteiden tuotekoodia, nimikettä ja hintaa voi muokata vapaasti.
• Myynneillä ja tuotteilla voi myös muuttaa kappalemäärää.
• Klikkaamalla päivämäärää saa avattua alkuperäisen tuntikirjauslomakkeen auki ja kirjauksiin voidaan tehdä muutoksia.

Muut toiminnot:

• Mikäli jotakin riviä ei voida nyt eikä myöhemmin laskuttaa asiakkaalta ja se halutaan poistaa laskutuksesta, klikataan roskakori-kuvaketta. Huom! Alkuperäinen tuntikirjaus säilyy ja kirjaus poistetaan vain laskutuksesta. Kirjauksen siirtäminen roskakoriin muuttaa laskutettavan kirjauksen määrän nollaksi, jolloin se ei näy laskulla eikä laskunliitteellä. Kirjaus kuittautuu laskutetuksi nollahintaisena.
• Voit jättää laskurivejä pois laskulta Mukaan laskulle -valinnalla. Kyseiset rivit jäävät tällöin laskuttamattomiksi odottamaan seuraavaa laskutuskertaa.
• Voit lisätä uusia myyntejä osaprojektin yhteenvedon linkistä Lisää uusi myynti

Lopuksi näytetään vielä yhteenvetorivit tuntikirjauksista työlajeittain, myynneistä, alihankinnoista sekä tuotteista. Yhteenvetoriveillä näytetään laskulle valittujen rivien hinta yhteensä, sekä kaikkien rivien hinta yhteensä. Näin nähdään selkeästi laskulle tuleva hinta sekä, mitä jää myöhempään laskutettavaksi.

Kiinteähintaiset tapahtumat laskun teossa

Laskun teossa näytetään infotietona myös kiinteähintaisille osaprojektille kirjatut tuntikirjaukset. Tunnit haetaan laskuttamattomien tapahtumien haussa valitulta aikaväliltä. Näin laskun teossa on helpompaa jatkossa tarkistaa kiinteähintaisille osaprojekteille kirjatut tunnit sekä varmistaa, että onhan oikeat myyntirivit lisätty. Jos palvelun laskutustyyppi on kiinteähintainen, ei palvella voida laskuttaa tuntikirjauksia lainkaan vaan ne tulee laskuttaa omalla tuntihintaisella palvelulla.

Laskulomake - Laskurivin ryhmittelyn valinta

Ennen varsinaiselle laskulomakkeelle siirtymistä valitse, miten haluat laskurivit ryhmiteltäväksi.

Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely

Valitse haluatko ryhmitellä laskurivit tuntityönä laskutettavien töiden osalta:

• henkilöittäin
• palveluittain
• palveluittain ja henkilöittäin
• palveluittain ja työlajeittain
• henkilöittäin ja työlajeittain
• työlajeittain
• palveluittain, henkilöittäin ja työlajeittain
• tehtävittäin
• tehtävittäin ja henkilöittäin

Näiden lisäksi tuntikirjaukset on mahdollista tuoda laskulle yhdistelemättöminä. Tällöin jokaisesta tuntikirjauksesta tuodaan oma laskurivi, jonka nimeämiseen vaikuttaa valittuna ollut muotoilu.

Alla olevassa esimerkissä on valittu henkilöittäin, jolloin laskurivin nimeksi tulee henkilön nimi + tuntikirjauksen selite + päiväys, esim: Kirvo Armi, palkanlaskenta, 22.8.2016. Mikäli muotoiluun otetaan palvelu ja/tai työlaji mukaan, näytetään nämä myös laskurivillä. 

Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely tehtävittäin

Tuntikirjaukset on mahdollista ryhmitellä myös tehtävittäin tai tehtävittäin ja henkilöittäin. Tällöin kaikki tehtävälle kirjatut tunnit näytetään yhdellä laskurivillä.

Laskurivillä näytetään tuntikirjaukselle liitetyn tehtävän otsikko. Lisäksi rivillä näytetään myös henkilö, mikäli ryhmittelyksi on valittu Tehtävittäin ja henkilöittäin. Mikäli laskulle tulee mukaan myös tuntikirjauksia joita ei ole liitetty tehtävään, näytetään nämä aina viimeisenä työvaiheittain ryhmiteltynä.

Sivun alkuun

Laskulomake

Laskun asiakastiedot

Laskutusosoite haetaan palvelun, toimeksiannon tai asiakkaan laskutustiedoista mainitussa järjestyksessä (ensisijaisesti laskulle haetaan palvelun laskutusosoite, jos se on annettu, sitten toimeksiannon, ja viimeisenä asiakkaan). Jos asiakkaan tiedoissa ei ole erikseen annettu laskutusosoitetta, käytetään asiakkaan postitusosoitetta. Mikäli myöskään postitusosoitetta ei ole annettu, käytetään asiakkaan käyntiosoitetta. Procountor Arvoon ei siis tarvitse syöttää samoja osoitetietoja moneen kertaan, jos esimerkiksi käyntiosoite on asiakkaan ainoa osoitetieto.

Edellä kuvatun mukaisesti myöskään toimeksiannolle tai palvelulle ei tarvitse syöttää laskutusosoitteita niiden ollessa samat kuin asiakkaan tiedoissa. Huom! Laskulomakkeella asiakkaan nimeen tai osoitteeseen tehdyt muutokset eivät päivitä asiakasrekisterin tietoja.

Laskulle on myös mahdollista vaihtaa asiakas:

• Klikkaa Vaihda asiakas laskulle
• Kirjoita tämän jälkeen uuden asiakkaan hakusana
• Valitse asiakas laskulle. Tämän jälkeen uuden asiakkaan tiedot päivitetään laskulomakkeelle

Joissakin tapauksissa laskulla on mahdollista antaa myös erillinen maksajan osoite, mikäli laskun vastaanottaja ja maksaja eivät ole samoja asiakkaita. Tämä ominaisuus on erikseen kytkettävissä päälle, eikä sitä voi käyttää kaikkien taloushallintointegraatioiden kanssa.

Laskun perustiedot

Tarkista ja muuta seuraavaksi tarvittaessa laskun perustietoja. Laskun perustiedot muodostuvat seuraavasti: 

• Laskun numerosarja: valitse tarvittaessa oikea numerosarja
• Tilaaja: Toimeksiannon perustiedot-välilehdellä valittu asiakkaan yhteyshenkilö
• Viitteenne: Toimeksiannon tai palvelun laskutustiedot-välilehdellä määritelty asiakkaan laskuviite
• Sopimusnumero: Toimeksiannon tai palvelun laskutustiedot-välilehdellä määritelty sopimusnumero
• Tiliöintiviite: Asiakkaan edellyttämä tiliöintiviite, jota käytetään asiakkaan taloushallinnossa
• Toimitusaika: Oletuksena laskuttamattomien tapahtumien haussa käytetty päivämäärä
• Myyjä: Oletuksena tyypillisesti toimeksiannon asiakasvastaava
• Kieli: Asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä määritelty laskutuskieli
• Päivämäärä: Laskun päiväys (oletuksena kuluva päivä)
• Eräpäivä: Asiakkaan maksuehdon mukaan laskettu laskun eräpäivä 
• Arvopäivä: laskun eräpäivän laskentaa varten käytettävä apukenttä. Arvopäivä siirtyy Procountorissa laskun kirjanpidon tosipäiväksi.
• Viivästyskorko: Yhtiön tiedoissa määritelty viivästyskorko
• Maksuehto: Asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä annettu maksuehto 
• Asiakkaan Y-tunnus: Asiakkaan perustiedot-välilehden Y-tunnus
• Laskun nimi: Oletuksena laskun nimeksi tulee toimeksiannon tai palvelun nimi

Lisäteksti: Tähän kenttään haetaan toimeksiannon tai palvelun laskutustiedot-välilehdeltä Lisätiedot 

Laskun rivitiedot

Laskurivin tiedot on jaettu kahdelle riville. Ylimmällä rivillä näytetään laskurivin tuotekoodi, kirjanpitotili, laskentakohteet, alv, määrä ja hintatiedot.

Alempi rivi on varattu kokonaan nimikkeelle. Laskurivien järjestystä voi vaihtaa helposti ylös- tai alaspäin nuolia klikkaamalla.

Lomakkeen lopussa on mahdollisuus lisätä uusi laskurivi. Riville tulee täyttää vähintään määrä, hinta sekä nimike.

­Klikkaa Esikatsele–painiketta, jos haluat tarkastaa laskun PDF-muotoisena ennen lopullista laskun muodostamista. Kun olet valmis, tee varsinainen lasku klikkaamalla painiketta Tee lasku. Tämän jälkeen voit joko tulostaa laskun ja tarvittaessa sen liitteen tai jatkaa laskujen tekemistä, mikäli haluat tulostaa useamman laskun kerrallaan.

Sivun alkuun