Tervetuloa käyttämään Procountoria! Tälle sivulle on koottu listaus käytön aloittamisen toimenpiteistä. Tämä ohje on suunnattu käyttäjälle jolla on laajat käyttäjäoikeudet kyseiseen Procountor-ympäristöön (esimerkiksi Pääkäyttäjä-rooli).
- Yrityksen Procountor-ympäristö on aluksi Koekäyttö-tilassa, jos sopimusta ei ole vielä tehty ympäristön perustamishetkellä ja se siirtyy Tuotantokäyttöön sopimuksessa ilmoitetulla päivämäärällä. Tarvittaessa löydät tarkemmat ohjeet sopimuksen allekirjoittamiseksi täältä.
- Procountorin käytön ohjevideot löytyvät ohjekirjan ohjevideot osiosta ja käytön aloittamisesta löytyy oma videokokonaisuutensa täältä. Tervertuloa tutustumaan!
Alla olevan infograafin polkua seuraamalla, saat perusasetukset ohjelmassa kuntoon. Avaa ohje PDF -tiedostona tästä! Tiedostoon on upotettu ohjelinkit polun jokaiseen vaiheeseen ja pääset kätevästi ohjekirjan ohjeisiin linkkiä klikkaamalla.
Kirjautuminen Procountoriin
Procountoriin pääset kirjautumaan Procountorin kotisivujen oikean ylänurkan Kirjaudu-valikon tai suoraan linkin secure.procountor.com kautta. Procountoriin kirjautuminen on kaksivaiheinen: kirjautumiseen tarvitset
- käyttäjätunnuksen ja henkilökohtaisen salasanan
- kertakäyttösalasanan tai Procountor Avain -sovelluksen (ei tarvita vielä ensimmäisellä kirjatumiskerralla)
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla et vielä tarvitse kertakäyttösalasanaa, vaan ainoastaan käyttäjätunnuksen ja henkilökohtaisen salasanan. Kertakäyttösalasanojen lista muodostetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä ja se voidaan halutessa vaihtaa Procountor Avain –sovellukseen, jolloin kirjautuminen vahvistetaan jatkossa kertakäyttösalasanojen sijasta matkapuhelimeen ladatulla sovelluksella.
Kirjautumiseen liittyviin kysymyksiin, kuten ensimmäisen kirjautumisen prosessiin tai kadonneiden tunnusten palauttamiseen löydät ohjeita ohjekirjastamme.
Omat tiedot ja asetukset
Kirjauduttuasi Procountoriin, pääset täydentämään omia tietojasi, sekä esimerkiksi vaihtamaan henkilökohtaisen salasanan ja uusimaan kertakäyttösalasanojen listan Omat tiedot ja asetukset-näkymällä, joka löytyy ohjelman oikean ylänurkan hahmoikonin alta.
Ohjattu käyttöönotto
Kirjautuessasi ensimmäisen kerran pääkäyttäjänä Procountoriin, avautuu sinulle Ohjatun käyttöönoton tehtävälista (poikkeuksena Procountorin Tallennus tuoteversio). Tehtävälistan otsikoita klikkaamalla pääset Procountorissa suoraan sille näkymälle, joka sinun pääkäyttäjänä tulisi käydä läpi ja/tai täydentää.
Kun Ohjatun käyttöönoton tietty kohta on käyty läpi, tulee kyseisen kohdan riville tästä merkintä. Samalla tehtävälistan yläpuolella olevan Ympäristön perusasetusten tilan edistymispalkki täyttyy.
Ohjattu käyttöönotto –ikkunan saat siirrettyä ikkunan oikean ylänurkan viiva-painikkeesta näytön yläosaan, jolloin lista ei häiritse näkymien täyttämistä. Listan saa takaisin näkyviin ikkunan muodossa, kun painetaan ohjelman vasemmasta ylänurkasta Avaa listana –painiketta.
Saat suljettua Ohjatun käyttöönoton tehtävälistan ikkunan alaosan Ohita ohjattu käyttöönotto -painikkeesta. Jos haluat avata kertaalleen suljetun Ohjatun käyttöönoton listan, saat listan avattua uudelleen valitsemalla ohjelman oikean ylänurkan Perustiedot-valikosta Avaa ohjattu käyttöönotto.
- Käytön aloittamisen videokokonaisuus löytyy täältä.
Toimenpiteet käytön aloittamiseksi
Ohjattu käyttöönotto sisältää seuraavat toimenpiteet. Listan linkeistä pääset siirtymään kunkin toimenpiteen osalta tarkempiin ohjeisiin.
- Yrityksen perustietojen täyttäminen: Täydennä yrityksen perustietoihin y-tunnus, osoitetiedot sekä yhteyshenkilöt.
- Pankkiyhteyksien avaaminen: Automaattisen maksuliikenteen mahdollistamiseksi täytä pankkiyhteysvaltuutus jokaisesta yrityksen pankkitilistä.
- Pankkitilin lisääminen: Lisää yrityksen pankkitilitiedot. Valitse pankkitileille samat palvelut, jotka olet valinnut pankkiin toimitetulle pankkiyhteysvaltuutukselle.
- Ympäristön käyttöasetusten määritys: Varmista, että käyttöasetukset ovat yritykselle sopivat. Palaa määrittämään hyväksymiskierron asetukset sen jälkeen, kun olet lisännyt ympäristöön käyttäjät vaiheessa Käyttäjien ja käyttöoikeuksien määritys.
- Tilikausien lisääminen: Lisää yrityksen tilikausi sekä luo kuluvalle tilikaudelle seurantajaksot. Tallenna myös edellinen tilikausi vertailutietojen vientiä varten.
- Verotilitietojen täyttäminen: Täytä yrityksen verotilitietoihin ilmoitusjakso, OmaVero-viite, verohallinnon pankkitili ja Katso-tunnukset, jotta voit lähettää ilmoituksia verottajalle.
- ALV-oletusten tarkastaminen: Käy läpi yrityksen käyttämät ALV-prosentit sekä ALV-statukset.
- Palkkojen perustiedot: Tarkista yrityksen palkanmaksutiedot, jos palkanlaskenta on käytössä Procountorissa. Tutustu myöskin palkanlaskennan käyttöönoton prosessiin täällä. (Vaiheen voi ohittaa, jos palkkoja ei lasketa Procountorissa)
- Palkkakaudet: Palkkakaudet-näkymällä pääset lisäämään yrityksen palkkakaudet, joita käytetään palkkalaskelmien laadinnassa. (Vaiheen voi ohittaa, jos palkkoja ei lasketa Procountorissa)
- Käyttäjien ja käyttöoikeuksien määritys: Lisää yrityksen käyttäjät ja määritä heidän käyttöoikeutensa. Käyttäjien lisäämisen jälkeen voit palata Käyttöasetuksiin määrittämään hyväksymiskierron asetukset. Jos palkanmaksu hoidetaan Procountorissa, täytä myös henkilöiden pankkitilit Henkilörekisteriin.
- Asiakasrekisterin perustaminen: Asiakkaat tallentuvat rekisteriin, kun laadit heille ensimmäisen myyntilaskun. Voit tuoda asiakastiedot myös manuaalisesti tai aineiston sisäänluvun kautta CSV-tiedostona.
- Myyntien tuoterekisterin perustaminen: Luo tuoterekisteri manuaalisesti tai siirrä tuotetiedot CSV-tiedostona aineiston sisäänluvun kautta.
- Muuta huomioitavaa
- Toimittajailmoituksen luonti ja lähetys: Verkkolaskujen vastaanottamiseksi ilmoita yrityksen toimittajille verkkolasku- ja skannausosoitteet. Saat esitäytetyn toimittajailmoituksen Luo toimittajailmoitus -painikkeesta.
- Yrityksen logon lisääminen laskupohjaan: Lisää yrityksen logo laskupohjalle. Logo näkyy myös palkkalaskelmilla ja tilauksilla.
- Tilikartan tarkastaminen: Tarkista tilikartta ja lisää tarvittaessa uusia alatilejä.
- Tiliöintioletusten tarkastaminen: Oletustiliöintien avulla jokainen tosite (ml. matka-/kululasku, palkka, tiliote) ohjautuu halutulle kirjanpidon tilille.
- Sisäisen laskennan dimensiot ja nimikkeet: Luo dimensiot eli sisäisen laskennan seurantakohteet tai kustannuspaikat. Määritä myös dimension nimikkeet eli alaseurantakohteet.
- Kirjanpidon aloittaminen: Tallenna edellisen tilikauden saldot. Tuo myös kuluvan tilikauden saldot ja aloitushetken reskontrat joko manuaalisesti tai Liitä vientejä -toiminnolla.
Muuta huomioitavaa käytön aloittamisessa
- Verkkolasku- ja skannausosoitteiden tallentaminen
- Ohjatussa käyttöönotossa listattujen toimenpiteiden lisäksi tulisi täydentää mahdolliset pankista avatut verkkolaskuosoitteet ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet.
- Jos yritykselle on tilattu Apix Messaging Oy:n verkkolasku- ja skannausosoitteet, tallennetaan osoitteet Procountoriin Finagon toimesta sitten, kun ne on aktivoitu käyttöön, eli tällöin yritys ei itse täydennä osoitteita.
- Henkilö- ja toimittajarekisterien perustaminen
- Jos Procountorissa on tarkoitus laatia palkkoja ja/tai matka- ja kululaskuja, perusta henkilöt henkilörekisteriin. Palkansaajien tietojen määrittelystä on kerrottu tarkemmin täällä.
- Toimittajat saadaan automaattisesti tallentumaan toimittajarekisteriin ensimmäisen laskun vastaanottamisen tai luomisen yhteydessä, mutta rekisteritiedot voidaan tallentaa myös etukäteen esimerkiksi Aineiston sisäänlukua hyödyntämällä.
Hakusanat: pääkäyttäjäohje, aloitusohje pääkäyttäjälle, Procountorin aloitusohje