Ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet määritetään mitä oikeuksia käyttäjällä on kyseiseen Procountor-ympäristöön ja mitä hän näkee omilla käyttäjätunnuksillaan. Näkymällä voidaan lisäksi lisätä Procountor-ympäristöön uusia käyttäjiä ja poistaa käyttäjiä ympäristöstä. Käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet Yrityksen käyttäjähallintaan, pääsee hallinnoimaan Procountor-ympäristön muita käyttäjiä.
Käyttäjän oikeuksien muuttaminen
Käyttäjän oikeuksia muutetaan kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Valitse käyttäjä näkymän vasennasta sarakkeesta, jonka oikeuksia haluat muuttaa. Oikeaan sarakkeeseen avautuu käyttäjän oikeudet
Voit muuttaa käyttäjän oikeuksia suoraan roolivalinnalla tai yksitellen oikeus kerrallaan valitsemalla alasvetovalikosta Kaikki oikeudet, Katseluoikeus tai Ei oikeutta. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen tietyssä Procountor-ympäristössä ei vaikuta hänen toimintaansa muissa ympäristöissä, joihin hänellä on käyttöoikeudet.
Tallenna tehdyt muutokset painamalla Tallenna -painiketta.
Näytä käyttöoikeusmuutokset
Käyttöoikeudet -osion painikkeesta Näytä käyttöoikeusmuutokset pääset tarkastelemaan käyttäjille tehtyjä käyttöoikeusmuutoksia. Valitse tarkasteltava käyttäjä vasemmasta sarakkeesta Käyttäjät –listalta. Näytä käyttöoikeudet –painike avaa lokitiedon oikeuksien muokkausajankohdasta, muokkaajasta sekä kunkin käyttöoikeuden vanhasta ja uudesta oikeudesta. Tiedot saa siirrettyä HTML, Excel tai PDF -muotoon.
Käyttöoikeuksien muutosloki on käytettävissä niillä käyttäjillä, joilla on kaikki oikeudet yrityksen käyttäjähallintaan.
Käyttäjän oikeuksien kopiointi
Tietyn käyttäjän oikeudet on myös mahdollista kopioida yhdelle tai useammalle muulle käyttäjälle. Valitse Käyttäjät -sarakkeesta kaikki ne näyttäjät, joille kopioidaan oikeudet henkilöltä X ja myöskin henkilö X, jonka oikeudet kopioidaan.
Oikealle Käyttöoikeudet -sarakkeeseen avautuvat kaikki ne käyttäjät, jotka valittiin vasemmalta Käyttäjät -sarakkeesta. Valittujen käyttäjien oikeudet näkyvät Käyttöokeudet -sarakkeessa.
Valitse henkilö X oikeasta sarakkeesta rastittamalla nimen edessä oleva laatikkio. Paina Kopioi oikeudet -painiketta, jolloin henkilön X oikeudet kopioituvat muistiin.
Valitse nyt oikeasta sarakkeesta kaikki ne käyttäjät, joille henkilön X oikeudet kopioidaan ja paina Liitä oikeudet –painiketta.
Käyttäjän tietojen tulostaminen
Käyttöoikeuksien tiedot on mahdollista ottaa tulostettavassa muodossa painamalla Käyttöoikeudet-osiossa Avaa ja valitsemalla sen alta joko Avaa Excel, Avaa HTML tai Avaa PDF.
Tiedosto sisältää kaikkien valittujen käyttäjien tiedot huolimatta siitä, ovatko hakutulokset jakaantuneet useammalle sivulle.
Käyttäjäroolit
Käyttäjien oikeuksien määrittelemistä varten on Procountorissa (Taloushallinto- ja Tallennus-tuoteversioissa) olemassa seuraavat valmiit roolit:
- Henkilökunta
- Johto / Tarkastaja
- Kirjanpitäjä / Tilitoimisto
- Maksuliikenne
- Myynti
- Oppilas
- Ostot
- Pääkäyttäjä
- Palkanlaskija
- Yrittäjä
Käyttäjäroolin valitseminen muodostaa käyttäjälle automaattisesti tietyt käyttörajaukset. Roolin asettamisen jälkeen käyttäjäoikeuksia voi vielä muuttaa haluamallaan tavalla manuaalisesti ja tarkentaa käyttöoikeutta käyttäjäkohtaisesti. Poikkeuksena Henkilökunta-rooli, joka on tarkoitettu ainoastaan matka- ja kululaskujen laatimiseen ja omien palkkojen tarkastelemiseen.
Käyttäjälle ei ole pakko määritellä roolia, vaan sen voi jättää roolille Muokattu. Kyseinen rooli muuttaa automaattisesti kaikki oikeudet tilaan "ei oikeutta" ja tämän jälkeen oikeuksia voi muuttaa manuaalisesti halutulla tavalla yksitellen.
Procountorin ohjelmavalikossa näkyvät kullekin käyttäjälle ne toiminnot, joihin hänellä on oikeudet ja loput toiminnot ovat piilotettuina.
Yrityksen käyttäjänhallintaan ei pidä antaa kaikkia oikeuksia kuin pääkäyttäjälle ja hänen varahenkilölleen. Vain pääkäyttäjällä on valmiiksi oikeudet laskujen maksamiseen.
Pääkäyttäjä -rooli
Ympäristön pääkäyttäjällä on oletuksena oikeudet kaikkiin ympäristön toimintoihin. Pääkäyttäjä pääsee esimerkiksi muokkaamaan yrityksen tietoja, lisäämään uusia käyttäjiä ja muokkaamaan käyttäjärooleja. Pääkäyttäjä näkee myös yrityksen palkanlaskennan tiedot, kuten palkansaajien palkkalaskelmat.
Pääkäyttäjäroolia voi myös muokata ja käyttöoikeuksia eri toimintoihin voi rajoittaa.
Henkilökunta -rooli
Henkilökunta-rooli oikeuttaa henkilön ainoastaan täyttämään ja katselemaan omia matka- ja kululaskujaan sekä katselemaan omia palkkalaskelmiaan eli tutkia graafista raporttia palkoistaan sekä hakea ja katsella yksittäisiä lähetettyjä tai maksettuja palkkalaskelmia (tilat: Lähetetty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu ja Maksettu muualla). Hänellä ei ole Procountorin muihin osioihin pääsyoikeuksia. Henkilökunta-roolin oletusasetuksia ei voi muuttaa manuaalisesti.
Jos käyttäjä saa virheilmoituksen yrittäessään laatia matka- tai kululaskua, tulee hänen varmistaa, että henkilötunnus on täydennetty Omiin tietoihin ja asetuksiin. Mikäli matka- tai kululaskun laadinta ei vieläkään onnistu, puuttuvat henkilötiedot Henkilörekisteristä. Henkilörekisterin tietojen täydentämistä varten henkilön tulee olla yhteydessä yrityksen Procountor-pääkäyttäjään.
Käyttäjäroolien oletukset
| Pääkäyttäjä | Myynti | Ostot | Palkanlaskija | Maksu-liikenne | Yrittäjä | Kirjanpitäjä | Johto / Tarkastaja | Henkilökunta | Oppilas | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hallinta | ||||||||||
| Yrityksen perustiedot | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Kirjanpidon perustiedot | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Omien tietojen muuttaminen | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki |
| Yrityksen käyttäjähallinta | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Ei | Ei |
| Yrityksen perustaminen | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Ei | Ei |
| Tilikartta ja oletusraportit | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Myynnit | ||||||||||
| Uusi myyntilasku/ Joukkolasku | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Myyntilaskujen haku | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Asiakasrekisteri | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Tuoterekisteri | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu |
Ei |
Kaikki |
| Joukkokirje | Kaikki | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki |
| Ostot | ||||||||||
| Uusi ostolasku | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu (Ei Tallennuksessa) | Ei | Kaikki |
| Uusi matka- ja kululasku | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Kaikki (Ei Tallennuksessa) | Kaikki |
| Uusi muistiotosite | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Hae laskut | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu (Ei Tallennuksessa) | Kaikki |
| Asiatarkastaminen | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Ei | Ei | Katselu (Ei Tallennuksessa) | Ei | Kaikki |
| Toimittajarekisteri | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu (Ei Tallennuksessa) | Ei | Kaikki |
| Tuoterekisteri | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu (Ei Tallennuksessa) | Ei | Kaikki |
| Palkat | ||||||||||
| Palkanlaskenta (kaikki palkkatoiminnot) | Kaikki | Ei | Ei | Kaikki | Ei | Katselu | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki |
| Henkilörekisteri | Kaikki | Ei | Ei | Kaikki | Ei | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Maksuliikenne | ||||||||||
| Maksaminen | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Ei | Ei | Kaikki |
| Hyväksyminen | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Maksujen kohdistus | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Tiliotteet ja viitemaksut | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Maksettu muualla | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Palkanmaksu | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Ei |
| Suora tilisiirto | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Ei | Katselu | Ei | Ei | Katselu |
| Talouden ohjaus | ||||||||||
| Tilinpäätöstyökalut | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Ilmoitukset | Kaikki | Katselu | Katselu | Kaikki | Kaikki | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Kirjanpitoraportit | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Kaikki | Katselu | Ei | Kaikki |
| Arkisto | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Katselu | Kaikki | Katselu | Ei | Ei |
| Aineiston sisäänluku | Kaikki | Ei | Ei | Ei | Ei | Kaikki | Kaikki | Ei | Ei | Kaikki |
Solo-tuoteversion käyttäjäroolit
Solo-tuoteversion käyttäjäroolit eroavat Procountorin Taloushallinto- ja Tallennus-tuoteversioista seuraavalla tavalla:
- Solo-ympäristöä perustava kirjanpitäjä tai palkanlaskija on aina myös samalla ympäristön pääkäyttäjä: vaikka Solo-ympäristössä ei voi valita varsinaista Pääkäyttäjä-roolia, kuuluu Solo-ympäristöä perustavan kirjanpitäjän tai palkanlaskijan Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-rooliin oletuksena Kaikki oikeudet kohtaan Yrityksen käyttäjähallinta. Jos Solo-ympäristöä perustava käyttäjä kuitenkin lisää ympäristöön myöhemmin muita käyttäjiä esimerkiksi Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-roolilla, vastaavat näiden käyttäjien käyttöoikeusvalinnat edellä esitettyä taulukkoa.
Tarkempaa tietoa Solo-tuoteversion käyttäjärooleista on saatavilla tästä artikkelista.
Tallennus -tuoteversion käyttäjäroolit
Laskutamme Tallennus ympäristöistä käyttäjien mukaan. Tallennus -ympäristön maksuttomat käyttäjäroolit ovat Johto/Tarkastaja- ja Henkilökunta Tallennus-rooli. Muista käyttäjärooleista veloitamme hinnastomme mukaisesti. Lisätietoa Accountor Finagon laskutuksesta voit lukea täältä.
Rajoitukset käyttäjäoikeuksiin
Käyttöoikeuksien monipuolisen määrityksen mahdollistamiseksi käyttöoikeuksissa on oikeusryhmä Rajoitukset käyttäjäoikeuksiin. Nämä valinnat ovat oletusasetuksena pois päältä, mutta niiden avulla voidaan antaa käyttäjälle asetettua roolia laajemmat, mutta silti normaaleja oikeuksia suppeammat oikeudet tiettyihin toimintoihin.
Esimerkiksi henkilölle voidaan antaa oikeudet tehdä ja muokata omia matka- ja kululaskuja valitsemalla kohta Vain omat matka- ja kululaskut, sekä antamalla kaikki oikeudet kohtiin Uusi matka- ja kululasku sekä Hae laskut.
- Vain omat myyntilaskut-valinta rajaa käyttäjän tarkastelemaan vain niitä myyntilaskuja, jotka hän on itse laatinut. Jotta käyttäjä pääsee laatimaan omia myyntilaskujaan, tulee hänellä olla Kaikki oikeudet Uusi myyntilasku ja Myyntilaskujen haku
- Vain omat ostolaskut-valinta rajaa käyttäjän tarkastelemaan vain niitä ostolaskuja, jotka hän on itse luonut. Jotta käyttäjä pääsee laatimaan omia ostolaskujaan, tulee hänellä olla oikeudet Uusi ostolasku ja Ostolaskujen haku
- Vain omat matka- ja kululaskut-valinta rajaa käyttäjän tarkastelemaan vain itse laatimiaan ja muiden hänen tiedoillaan laatimia matka- ja kululaskuja. Tämä edellyttää, että henkilörekisterissä on käyttäjän henkilötunnusta vastaava henkilö. Jotta käyttäjä pääsee laatimaan omia matka- ja kululaskujaan, tulee hänellä olla oikeudet Uusi matka- ja kululasku ja Hae laskut Päästäkseen käsittelemään omia matka- ja kululaskuja, henkilö ei tarvitse lainkaan oikeuksia henkilörekisteriin. Toiminnallisuus vastaa henkilökuntaroolin matka- ja kululaskutoimintoja.
- Vain omat muistiotositteet-valinta rajaa käyttäjän tarkastelemaan vain itse laatimiaan ja muistiotositteita. Jotta käyttäjä pääsee laatimaan muistiotositteita, tulee hänellä olla oikeudet Uusi muistiotosite ja Hae laskut
- Vain omat palkat-valinta rajaa käyttäjän tarkastelemaan vain omia palkkatietojaan eli tutkia graafista raporttia palkoistaan sekä hakea ja katsella yksittäisiä lähetettyjä tai maksettuja palkkalaskelmia. Tämä edellyttää, että henkilörekisterissä on käyttäjän henkilötunnusta vastaava henkilö. Päästäkseen katselemaan omia palkkojaan, henkilö tarvitsee vähintään katseluoikeudet Palkanlaskentaan. Toiminnallisuus vastaa henkilökuntaroolin palkkaoikeuksia.
- Vain katseluoikeus kirjanpitoon-valinnan ollessa päällä käyttäjä ei pääse muokkaamaan kirjanpitosivuja. Kirjanpitosivujen aukeaminen ja näkyminen määräytyvät tästä valinnasta riippumatta samoin kuin aikaisemmin lasku/tositetyyppikohtaisten käyttöoikeuksien mukaan. Käyttäjä pääse asettamaan dimensiotietoja vaikka tämä valinta olisi päällä.
- Oikeudet ainoastaan kirjanpitoon-valinnan ollessa päällä käyttäjä pääsee muokkaamaan tositteiden kirjanpitosivuja mutta ei laskusivuja, eikä hän voi tehdä uusia laskuja. Käyttäjä voi katsella laskusivuja ja muokata myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymän tietoja, mikäli hänellä on muuten niihin oikeudet.
- Vain omien tarkastettavien haku-valinnan ollessa päällä käyttäjä voi hakea Tositteiden haun Tarkastettavien haussa ainoastaan sellaisia ostolaskuja sekä matka- ja kululaskuja, joissa hän on asiatarkastajana tai hyväksyjänä. Tämän valinnan ollessa päällä näkyy Tervetuloa -sivun Yhteenvetotiedoissa ensin omien tarkastettavien laskujen lukumäärä ja kauttaviivan jälkeen kaikkien laskujen lukumäärä. Lukuja voi olla 3 kappaletta, järjestyksessä Omat laskut, Omat tarkastettavat ja Kaikki laskut.
- Salli vain M2M-kirjautuminen APIin-valinnan ollessa päällä käyttäjä voi kirjautua Procountoriin ainoastaan käyttäen API:a ja M2M-autentikointimenetelmää. Suosittelemme tämän rajoitteen asettamista teknisille käyttäjätunnuksille, jotka on luotu API-taustaintegraatioita varten.
Käyttäjähallinnan erikoistilanteet
- Procountor-ympäristössä on oltava vähintään yksi henkilö, joka pääsee hallinnoimaan ympäristön käyttöoikeuksia (Yrityksen käyttäjähallinta: Kaikki oikeudet). Yrityksen sisällä on sovittava kuka hallinnoi käyttäjiä ja kuinka varaudutaan esimerkiksi lomakauteen, jolloin lomittajille on lisättävä tunnukset kyseiseen Procountor-ympäristöön. On tärkeää, että Procountor-ympäristössä on aina joku töissä oleva henkilö, joka voi tarpeen tullen muokata muiden käyttöoikeuksia.
- Erikoistilanteessa olethan yhteydessä asiakaspalveluumme toimintaohjeiden saamiseksi.
- Käyttöoikeuksia voidaan muuttaa asiakaspalvelun kautta ainoastaan yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön toimesta tehdyllä valtakirjalla.
- Kyseinen toimenpide on aina maksullinen ylläpitotyö ja siitä veloitetaan 150€+ALV per alkava tunti.
Valtakirjan täyttöohje
Tietoturvasyistä voimme muuttaa Procountor-käyttäjän käyttöoikeuksia vain yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön toimittaman valtakirjan avulla. Valtakirjan pohja löytyy alempaa.
Valtakirjapohjassa on oletuksena maininta, että lisättävä käyttäjä lisätään ympäristöön Pääkäyttäjä-roolilla. Jos käyttäjäroolin tulisi olla jokin muu, voi valtakirjapohjaan merkitä sen käyttäjäroolin, jonka mukaisilla oikeuksilla uusi käyttäjä halutaan lisätä. Roolien oikeuksista näet tarkemmat tiedot täältä.
Täytä valtakirja huolellisesti ja tarkasti. Muista myös allekirjoittaa valtakirja. Lopuksi, skannaa viimeistelty valtakirja tai ota siitä kuva ja lähetä se liitetiedostona yhteydenottolomakkeen kautta asiakaspalvelumme käsiteltäväksi.
- Lataa valtakirjapohja tästä (Word-tiedosto).