Perustiedot

Perustiedot-näkymälle siirrytään kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.  

 

 

Perustiedot

Yrityksen nimi ja osoitetiedot 

• Tiedot on aina täydennettävä.
• Ne näkyvät kokonaan tai osittain eri tulosteilla, kuten raporttien otsikoissa, sähköisesti lähettävissä aineistoissa ja laskujen alareunan yhteystiedoissa.
• Laskuilla osoitteena näytetään katuosoite, postilokero, postinumero ja -toimipaikka, mutta ei laskutusosoitetta.
  • Mikäli käytät Postilokero -kenttää, jätä Katuosoite -kenttä tyhjäksi.
• Mikäli yrityksen nimi muuttuu, tulee se ilmoittaa Procountorille sähköpostitse laskutus@finago.com
  • Perustietoihin muutettu yrityksen nimi ei muuta Procountorin laskutuksessa käytettävää nimeä.
• Muistathan tarkistaa myös Procountor laskutuskanava -kohdan osoitetiedot.

Tilitoimiston nimi 

• Kentässä näytetään yrityksen käyttämän tilitoimiston nimi, jos kyseinen tilitoimisto on Procountorin kumppanitilitoimisto.
• Tieto päivitetään Procountorin toimesta, eikä se ole käyttäjän itsensä muokattavissa. 

Kotisivu 

• Näkyy lähtevien laskujen alareunassa yhteystiedoissa.

Y-tunnus 

• Kohtaan syötetään yrityksen Y-tunnus tai yhdistystunnus. Ensin valitaan valikosta vaihtoehto FI, jos kyseessä on suomalainen yritys, YHD, jos kyseessä on yhdistys tai HETU, jos kyseessä on yksityishenkilö. Tyhjän vaihtoehdon voi valita, jos yritys ei ole vielä saanut Y-tunnusta.
  • Kun valitaan FI ja syötetään Y-tunnus, Procountor muodostaa tiedon perusteella ALV-tunnuksen, joka siirtyy automaattisesti myyntilaskuille.
  • Jos Procountorista halutaan lähettää ilmoituksia Tulorekisteriin, on valittuna oltava FI.
• Muistathan päivittää tiedon heti, kun olet Y-tunnuksen saanut. Valikon vieressä olevaan tyhjään kenttään kirjoitetaan varsinainen tunnusosa.
• Jos Y-tunnusta ei ole syötetty, osa Procountorin toiminnoista ei ole käytettävissä.  
• Esimerkiksi skannauspalvelua ja verkkolaskujen lähetystä ei voida käyttää, tai laskuja lähettää tulostuspalvelun kautta, jos y-tunnusta ei ole syötetty.
• Y-tunnuksesta muodostetaan laskujen alareunan tietoihin ALV-tunnus.
• Huom! On tärkeä varmistaa, että ympäristön Perustietoihin syötetty Y-tunnus on varmasti oikein. Ympäristön asetuksiin määritetty Y-tunnus on mukana ympäristöstä lähetetyillä veroilmoituksilla, jotka kohdistuvat Verohallinnon vastaanottavassa järjestelmässä (eli OmaVerossa) sille yritykselle, jonka Y-tunnus Procountorista lähetetyllä ilmoituksella on mukana. Verohallinnolla ei ole minkäänlaista validaatiota koskien sitä, kuuluuko tietyllä Y-tunnuksella teknistä rajapintaa pitkin lähetetty ilmoitus varmasti todellisuudessa kyseisen Y-tunnuksen omistavalle yritykselle.

Sopimustyyppi

• Kohdasta näkee, millainen sopimustyyppi yrityksellä on Procountorin käytöstä ja mikä tuoteversio on käytössä.
• Sopimustyypit voivat olla joko koekäyttö tai tuotantokäyttö.

Kirjanpidon toimiala 

• Tieto on yrityksillä tyhjä.
• Kiinteistöyhtiöllä ja yhdistyksillä näytetään tässä kyseinen toimialatieto.
• Toimialalle muokattu tilikartta ja tuloslaskelma valitaan jo Procountor-ympäristöä perustettaessa.

Alv-rek. merkintä 

• Vaikuttaa siihen, tuleeko myyntilaskuille Alv-rek.-teksti. Alv-rek.-teksti osoittaa, onko yritys alv-rekisterissä. Nykyisten suositusten mukaisesti oletus on, ettei kyseinen teksti tule myyntilaskulle. Jotkin tahot kuitenkin vaativat kyseisen merkinnän.

Jos yritys on työnantajarekisterissä, tulee se merkitä Työantajarekisterissä-valikkoon.

Valuuttakurssien hakutiheys 

• Valikossa määritetään, mitä kurssia valuuttamuunnoksissa käytetään:
  • Procountor-kurssi tarkoittaa, että yritys käyttää samaa valuuttakurssia koko vuoden. Procountor-kurssin käyttäminen yksinkertaistaa toimintaa, koska silloin ei tarvitse tehdä kurssivaihteluihin liittyviä oikaisuja.
  • Kuun viimeisen päivän kurssi tarkoittaa sitä, että Procountor käyttää seuraavan kuun tapahtumilla edellisen kuun lopussa haettua kurssia.
  • Päivän kurssi tarkoittaa sitä, että Procountor käyttää kuluvan päivän tapahtumilla kyseiselle päivälle haettua kurssia.
• Procountor hakee valuuttakurssit Nordeasta.  Procountorin ajastettu toiminto noutaa kursseja Nordeasta noin kuuden tunnin välein. Valuuttakurssit päivitetään Procountorissa kuitenkin vain kerran päivässä. Eli jos 6 tunnin välein tarkistetaan kurssi, päivitetään kurssi ohjelmaan kyseiseksi kurssiksi vain, jos päivän kurssia ei ole jo olemassa kyseiselle valuutalle ohjelmassa.
• Valuuttakursseja pääsee selailemaan kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Valuuttakurssien selailu. Procountorin käyttämä kurssi ei ole sama, mikä veloitetaan tililtä.
• Kun maksu menee pankkiin jossain muussa valuutassa kuin euroissa, veloittaa pankki tililtä maksun käsittelyhetken kurssin mukaisen summan.
• Lisätietoa siitä mitä valuuttakurssia käytetään milläkin tositelajilla, löytyy tästä artikkelista: Valuuttakurssien selailu.

Yrityksen kieli

• Kenttään voidaan valita joko suomi, ruotsi, englanti, norja tai tanska. Yrityksen kieli -valinnan mukaan määräytyy laskupohjan, matka- ja kululaskuilla käytettävien tuotteiden kieli sekä kirjanpitoraporttien oletuskieli. 
• Yrityksen kieli vaikuttaa yrityksen aineiston kieleen, kun taas ohjelman käyttökielen voi kukin käyttäjä valita itse Omat tiedot ja asetukset -näkymällä. Kun ympäristöön lisätään uusi käyttäjä, tulee käyttäjälle ohjelman käyttökieleksi oletuksena se kieli, mikä on valittu yrityksen kieleksi.

Laskupohjan kieleksi tulee oletuksena liikekumppanille rekisterissä asetettu oletuskieli. Jos liikekumppanille ei ole asetettu rekisterissä oletuskieltä, laskupohjan kieleksi tulee yrityksen kieli.

 

Procountor -sopimus ja laskukanava 

• Valikossa voidaan määritellä, millä laskukanavalla Accountor Finagon Procountor-ohjelmiston palveluveloitukset halutaan vastaanottaa. Tämä valikko on näkyvissä vain silloin, jos kyseessä on Taloushallinto-tuoteversio, joka vastaanottaa itse laskut. Laskukanava on muokattavissa, kun yrityksen Procountor-ympäristö on Tuotantokäytössä, eli kun Procountor-tilaus on allekirjoitettu ja Accountor Finago on käsitellyt tilauksen.
• Valittu laskukanava ja laskutusosoitetiedot sekä Perustiedot-näkymälle tallennettavat osoitetiedot päivittyvät automaattisesti Accountor Finagon asiakasrekisteriin. 
• Valittaessa laskukanavaksi Verkkolasku, tulee näkyviin Vastaanotto-osoite-valikko, jossa on valittavissa kaikki yrityksen Procountor-ympäristön Verkkolasku- ja skannausosoitteet-näkymälle tallennetut verkkolaskuosoitteet. Kun valikosta valitaan jokin osoite, täydentyvät valikon alla olevat Operaattori- ja Vastaanotto-osoite -kentät automaattisesti valitun osoitteen perusteella. Jos yrityksen ympäristöön ei ole tallennettu verkkolaskuosoitteita, tai jos laskut halutaan vastaanottaa johonkin muuhun kuin Procountoriin liitettyyn verkkolaskuosoitteeseen, jätetään Vastaanotto-osoite -valikko tyhjäksi ja valitaan sitten operaattori ja täytetään vastaanotto-osoite manuaalisesti alla oleviin kenttiin. 
• Valittaessa laskukanavaksi Posti, tulee Procountor-laskukanava -valikon alle näkyviin kentät Nimi ja Tarkenne, joista Nimi-kenttä on pakollinen täyttää. Nimi-kenttään tulisi syöttää se yrityksen nimi, jolla laskut halutaan vastaanottaa. Tarkenne-kenttää ei ole pakollista täyttää, mutta siihen voidaan syöttää halutessa esimerkiksi aputoiminimi tai muu tarkenne. Kun laskukanavaksi on valittu Posti, muuttuvat Procountor-laskukanava -valikon alla olevaan Laskutusosoite-osion Laskutusosoite-, Postinumero- ja Postitoimipaikka -kentät pakolliseksi täyttää, eli näihin kenttiin tulisi syöttää se osoite, johon laskut halutaan postitse vastaanottaa. 
  • Laskutusosoite-osioon tallennetaan laskutukseen sopivat osoitetiedot. Tallennettua osoitetta käytetään Accountor Finagon maksumuistutusten lähetykseen postitse. 
• Valittaessa laskukanavaksi Sähköposti, tulevat täydennettäviksi kentät Sähköpostiosoite ja Yhteyshenkilö.
  • Jos laskukanavasi on muu kuin Sähköposti, ei yhteyshenkilön tiedot päivity automaattisesti Finagon asiakasrekisteriin. Mikäli yrityksen yhteyshenkilöön tarvitsee tehdä muutoksia, ilmoitathan siitä meille sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com.
• Veloitamme 5 euron laskutuslisän lähettämistämme paperi- ja sähköpostilaskuista. 

 

Sopimus- ja tuotemuutokset

Sopimus- ja tuotemuutokset -lomakkeen kautta käyttäjät voivat tehdä muutospyynnön koskien Tilitoimiston muutosta, Tuotepaketin vaihtoa sekä Procountor Taloushallinto-sopimuksen irtisanomista. Lisäksi lomakkeella voidaan lähettää muu avoin pyyntö valitsemalla Muu tilausmuutos.

Kaikki kuluvalle kuulle tulevat muutospyynnöt tulee ilmoittaa kuun 15. päivään mennessä. Kuun 16. päivänä tai sen jälkeen ilmoitetut muutokset astuvat voimaan seuraavan kuun alusta.

Käsittelyaika koskee:

• Pakettikoon muutoksia
• Tilitoimiston muutoksia
• Tallennus-ympäristön pakettikoon muutoksia sekä Tallennuksen muuttamista Taloushallinto -versioihin (ei koske Taloushallinto-tilauksen tehneitä asiakkaita). 

Käsittelyaika ei koske:

• Irtisanomista, jossa on 1 kk irtisanomisaika.

Tuotepaketin vaihdon voi tehdä suoraan Procountorissa silloin, kun Taloushallinto -versiota halutaan muuttaa suurempaan tai pienempään.

Tallennus ympäristöjen muutosilmoitus tulee välittää asiakaspalveluumme yhteydenottopyyntölomakkeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com.

Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.

Yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilöt-osiossa täydennetään yrityksen toimitusjohtajan, hallituksen puheenjohtajan, kirjanpitäjän, palkanlaskijan sekä Procountor-pääkäyttäjän yhteystiedot. Näitä tietoja hyödynnetään muun muassa Procountorin tiedotuksessa ja oletustietoina.

Jos yrityksen yhteyshenkilöön Accountor Finagon suuntaan tarvitsee tehdä muutoksia, ilmoitathan siitä meille yhteydenottopyyntölomakeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com.

Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoitteen täyttäminen yrityksen perustietoihin on tärkeää, koska kyseinen osoite näytetään esimerkiksi lähtevien laskujen alareunassa. Kyseistä osoitetta käytetään myös sähköpostitse lähetettävien laskujen ja maksumuistutusten vastausosoitteena (Reply-To -osoite).

Laskutuksen yht.hlön puhelinnumero näytetään lähtevien laskujen alareunan yhteystiedoissa.

Palkanlaskennan yhteyshenkilön tiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) tulevat näkyviin palkkalaskelman alatunnisteeseen.

Yhteystietoihin on myös mahdollista tallentaa Yrityksen tietosuojavastaavan tiedot. Tietosuojavastaavan tiedot kannattaa täydentää ympäristöön nopean tiedonkulun mahdollistamiseksi tilanteen vaatiessa.