Procountor-ympäristöön on mahdollista lisätä käyttäjiä ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Voit luoda joko aivan uuden käyttäjätunnuksen henkilölle tai käyttää jo olemassa olevaa käyttäjätunnusta. Suosittelemme, että käyttäjä lisätään jo olemassa olevan käyttäjätunnuksen avulla, mikäli henkilöllä on jo Procountoriin tunnukset. Näin kirjautuminen on mutkattomampaa ja käyttäjätunnuksia ei ole useampia per käyttäjä.
Lisää olemassa oleva käyttäjä
1. Liitä käyttäjän olemassa oleva käyttäjätunnus painamalla Lisää olemassa oleva käyttäjä –painiketta. Ohjelma avaa näkymän, johon määritetään käyttäjän käyttäjätunnus. Virhetilanteiden välttämiseksi, tarkistathan käyttäjältä käyttäjätunnuksen oikean muodon, jotta lisäät varmasti oikean henkilön ympäristöön.
Huomioithan, että mikäli käyttäjän olemassa oleva käyttäjätunnus on Procountor Solo -ympäristöön, samaa tunnusta ei voi lisätä Procountor Taloushallinto-ympäristöön. Procountor Solo ja Procountor Taloushallinto -ympäristöissä on käytössä omat tunnukset.
2. Olemme lisänneet sähköpostitarkisteen olemassa olevan käyttäjän lisäämiseksi ympäristöön. Nyt käyttäjää lisättäessä tulee antaa sekä käyttäjän käyttäjätunnus että sähköpostiosoite. Annettujen tietojen täytyy täsmätä käyttäjän tietoihin tallennettuihin.
3. Käyttäjätunnuksen ha sähköpostin syöttämisen jälkeen paina OK, minkä jälkeen ohjelma kysyy varmistuskysymyksen, jossa näkyy kyseisellä käyttäjätunnuksella olevan henkilön suku- ja etunimi. Tarkista, että ohjelma ehdottaa oikeaa henkilöä. Käyttäjätunnus liitetään yrityksen käyttäjiin, kun lisättävän käyttäjän nimi on tarkastettu.
4. Tämän jälkeen käyttäjälle tulee vielä antaa halutut käyttöoikeudet. Valitse oikea käyttäjärooli tai jätä oletusrooli Muokattu. Käyttäjän roolia ja käyttöoikeuksia voidaan vielä muuttaa Käyttäjät ja käyttöoikeudet –näkymällä. Kun käyttäjäoikeudet on määritelty, paina lopuksi Tallenna-painiketta.
Lisää uusi käyttäjä
Täysin uuden käyttäjätunnuksen luonti tapahtuu Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymän Lisää uusi käyttäjä -painikkeella. Tällöin avautuu uusi näkymä, jolla annetaan käyttäjän henkilö- ja käyttäjätiedot.
1. Täytä pakolliset tietokentät (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja matkapuhelinnumero). Matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa on pakollinen tieto, jotta käyttäjälle voidaan lähettää henkilökohtainen salasana tai käyttäjä voi tarvittaessa tilata numeroonsa itse seuraavan kertakäyttösalasanan.
- Suosittelemme, että sähköpostiosoite ja puhelinnumero ovat käyttäjän henkilökohtaiset yhteystiedot. Tietoja käytetään esimerkiksi tunnusten palauttamiseen.
2. Käyttäjätunnus generoituu automaattisesti omaan kenttäänsä näkymälle syötetyn etunimen ja sukunimen perusteella muotoon etunimi.sukunimi. Käyttäjätunnuksen tulee olla yksilöllinen, joten jos käyttäjätunnus on jo olemassa, ohjelma antaa tästä ilmoituksen Käyttäjätunnus-kentän alapuolella ja käyttäjätunnusta tulee tällöin muuttaa käsin. Huomioitavaa on, että käyttäjätunnuksen ei tulisi sisältää skandinaavisia merkkejä.
3. Henkilökohtainen salasana generoidaan automaattisesti uudelle käyttäjälle tunnuksen lisäämisen yhteydessä. Valitse toimitatko käyttäjätunnuksen ja salasanan itse uudelle käyttäjälle vai lähetetäänkö se automaattisesti antamaasi sähköpostiosoitteeseen ja puhelinnumeroon.
4. Valitse käyttäjälle sopiva käyttäjärooli tai muokkaa käyttöoikeuksia lisäämisen jälkeen.
5. Lisää uusi käyttäjä Henkilörekisteriin, valitsemalla Lisää käyttäjä henkilörekisteriin. Toimenpide on tarpeellinen, jos hänen tietonsa eivät ole jo ympäristön henkilörekisterissä ja hän laatii itse matka ja kululaskuja tai hän tarkastelee omia palkkojaan ja hänellä on erittäin rajoitetut käyttöoikeudet.
- Vaihtoehtoisesti uusi käyttäjä voidaan yhdistää Henkilörekisteristä jo löytyvään henkilöön valinnalla Yhdistä käyttäjä henkilörekisterissä olevaan henkilöön. Tällöin näkymälle avautuu listaus, josta päästään valitsemaan käyttäjä rekisterin tietojen perusteella.
- Mikäli uutta käyttäjää ei haluta lisätä rekisteriin valitaan Älä yhdistä käyttäjää henkilörekisteriin valinta ja tällöin henkilölle luodaan ainoastaan uusi käyttäjätunnus Procountoriin.
6. Syötä Henkilötiedot-osioon käyttäjän henkilötunnus, osoitetiedot sekä muut yhteystiedot. Käyttäjä voi myös itse jälkikäteen käydä lisäämässä nämä tiedot Procountorin Omat tiedot ja asetukset -näkymällä.
- Jos käyttäjän on tarkoitus laatia Procountorissa itselleen matkalaskuja, asiatarkastaa laskuja tai katsella omia palkkatietojaan, niin käyttäjän tietoihin on syötettävä henkilötunnus loppuosan kanssa. Käyttäjä on myöskin lisättävä yrityksen henkilörekisteriin samalla henkilötunnuksella. Loppuosan kanssa syötettyä henkilötunnusta ei enää itse pääse muokkaamaan tai poistamaan. Ota yhteyttä asiakaspalveluumme, mikäli henkilötunnuksen kanssa ilmenee ongelmia.
7. Paina Valmis-painiketta, kun tiedot on tarkastettu. Tämän jälkeen ohjelma lähettää käyttäjälle kirjautumistunnukset tai näyttää käyttäjän tiedot ikkunassa, riippuen siitä millä tavalla käyttäjän tunnukset on valittu toimitettavaksi.
- Käyttäjän tulisi saada henkilökohtainen salasana matkapuhelimeensa viimeistään noin minuutin kuluttua, jos käyttäjää luotaessa on valittu, että ohjelma lähettää käyttäjälle salasanan tekstiviestinä.
- Huomioitavaa on, että jos uuden käyttäjän lisäämisen yhteydessä on valittu Käyttäjätunnus ja salasana -kohdassa valinta Toimitan käyttäjälle henkilökohtaisesti, avautuu Valmis-painikkeen painamisen jälkeen ikkuna, josta tiedot tulee kopioida talteen ja toimittaa uudelle käyttäjälle.
8. Tarkista henkilön käyttäjärooli ja käyttöoikeudet. Lisää oikeuksien määrittämisestä ja roolien oikeuksista löytyy täältä.
Käyttäjät ja henkilörekisteri
Procountor-käyttäjätunnus ja henkilörekisteriin lisättävä henkilö ovat kaksi erillistä asiaa. Käyttäjällä voi olla käyttäjätunnus Procountoriin ilman, että hänen tietonsa löytyvät kyseisen ympäristön henkilörekisteristä. Toisaalta uusia henkilöitä voi lisätä henkilörekisteriin ilman, että perustetaan henkilölle Procountor-tunnuksia.
Samalla henkilöllä on oltava sekä käyttäjätunnus että henkilökortti henkilörekisterissä silloin, kun henkilön on tarkoitus tehdä jotain seuraavista:
- omien palkkojen tarkastelu Procountorista tai Procountor Ministä
- matka- ja kululaskujen luominen
- kuittien kuvaaminen Procountor-sovelluksilla
Jotta yllä mainitut toiminnot ovat saatavilla henkilölle, on käyttäjätunnus ja henkilötiedot linkitettävä toisiinsa. Tämä edellyttää ensinnäkin sitä, että sekä käyttäjätunnukseen että henkilötietoihin on määritelty sama henkilötunnus. Lisäksi tunnus ja henkilötiedot on yhdistettävä toisiinsa joko uutta tunnusta perustettaessa (jossa vaihtoehtona on mm. luoda automaattisesti uusi henkilö rekisteriin käyttäjätietojen pohjalta) tai jälkikäteen manuaalisesti henkilörekisterissä.
Usean käyttäjän lisääminen kerralla
Useamman käyttäjän luominen on mahdollista henkilörekisteristä. Käyttäjien perustaminen aloitetaan valitsemalla henkilörekisterissä ne henkilöt, joille käyttäjätunnukset luodaan. Käyttäjän voi luoda vain sellaisille henkilöille, joita ei ole yhdistetty olemassaolevaan käyttäjään.
Luo käyttäjät -painikkeella (hakutulosten yläpuolella) siirrytään tarkistamaan ja/tai täyttämään uusien käyttäjien tiedot. Käyttäjien tiedoissa on oltava etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus (oletuksena etunimi.sukunimi), sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero ja rooli. Jos käyttöoikeuksiin on tarve tehdä muutoksia, voidaan ne tehdä jälkikäteen Käyttäjät ja käyttöoikeudet -toiminnossa.
Kun käyttäjien tiedot ovat valmiit, painetaan Valmis. Käyttäjille lähetetään automaattisesti kirjautumistiedot sähköpostitse ja tekstiviestillä.
Käyttäjän ensimmäinen kirjautuminen
Ilmoita uudelle käyttäjälle hänen tunnuksensa, mikäli olet valinnut, että toimitat ne hänelle henkilökohtaisesti. Jos olet valinnut, että Procountor toimittaa kirjautumistunnukset käyttäjälle, ohjelma lähettää ne henkilötietoihin määritettyihin sähköpostiosoitteeseen ja matkapuhelinnumeroon.
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjä ei tarvitse salasanalistaa. Lista luodaan ensimmäisen kirjautumisen aikana tai vaihtoehtoisesti käyttäjä voi valita ottaa käyttöön salasanalistan sijaan Procountor Avain-sovelluksen.
Käyttäjää tulee myös pyytää tietoturvasyistä vaihtamaan henkilökohtainen salasanansa ensimmäisellä kirjautumisella.
Tarkemmat ohjeet ensimmäisestä kirjautumisesta löytyvät täältä.
Mikäli liitit jo olemassa olevan käyttäjän Procountor ympäristöön, on hyvä ilmoittaa käyttäjälle, että kyseisellä käyttäjällä on oikeudet toimia ympäristössä. Hän pääsee kirjautumaan ympäristöön samoilla kirjautumistunnuksilla, kuin ennenkin. Kirjautumisen jälkeen ympäristöä voi vaihtaa ohjelman ympäristövalikosta ylhäällä oikealla.
Käyttäjän poistaminen
Käyttäjän voi poistaa ohjelman kohdassa Käyttäjät ja käyttöoikeudet (Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet).
- Rastita käyttäjän nimen kohdalla oleva laatikko.
- Paina Poista–painiketta.
Kun käyttäjä poistetaan yhdestä Procountor-ympäristöstä, on huomioitava, että käyttäjän poistaminen tietystä yrityksestä ei vaikuta hänen toimintaansa muissa yrityksissä, joihin hänellä on käyttöoikeudet. Yrityksen viimeistä käyttäjää, jolla on kaikki oikeudet Yrityksen käyttäjähallintaan, ei voi poistaa.
Jos henkilön tiedot on täytetty Henkilörekisteriin, ei käyttäjätunnuksen poistaminen vaikuta rekisterin tietoihin. Jos henkilö on palkansaajana, ei käyttäjätunnuksen poistaminen vaikuta palkkatietoihin, raportteihin eikä ilmoituksiin. Jos ostolaskujen asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi yrityksen perustietoihin, toimittajan oletuksiin tai asiatarkastajalistalle määritelty käyttäjä poistetaan yrityksestä, poistuu hän myös kyseisistä kohdista, mutta ei olemassa olevilta laskuilta.