Liitteet

Tositteiden liitetiedostoja käsitellään tositelajista riippuen joko tositenäkymän Liitteet-painikkeesta avautuvassa Liitteet-ikkunassa tai tositenäkymän oikeassa reunassa olevalla Liitteet-välilehdellä.  

Tositteille lisätyt liitteet näkyvät yrityksen Procountor-ympäristössä kaikille niille käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet kyseiseen tositteeseen. Liitteet voidaan välittää myös lähetettävän tositteen mukana vastaanottajalle, kun kyseessä on myyntilasku, tilaus tai tarjous. 

 Vinkki: Voit lisätä kuitteja tositteille myös Procountor Minillä! Lue sovelluksesta lisää täältä!

Ohjekirjan ohjeistukseen koskien kuittien lisäystä Procountor Minillä pääset täältä.

 

Liitteiden lisääminen Liitteet-välilehdellä 

• Tositteen oikeassa laidassa olevalla Liitteet-välilehdellä on mahdollista tarkastella tositteen liitetiedostoja sekä lisätä ja poistaa niitä. Kyseinen Liitteet-välilehti on käytössä seuraavilla tositelajeilla: 
  • Ostolaskut 
  • Myyntilaskut
  • Matkalaskut 
  • Kululaskut 
  • Tiliotteet 
  • Viitemaksut 
• Liitteet-välilehden ollessa piilotettuna, saadaan se avattua näkymälle oikean laidan paperiliitin-ikonin kautta. Vastaavasti välilehden saa halutessa piilotettua oikean ylälaidan << -painikkeesta. 

 

 

• Liitteet-välilehdellä voidaan käsitellä tositteen liitetiedostoja ja tarkastella laskun esikatselua. 

 

 

• Laskulle lisätään liitetiedostoja raahaamalla ne "Pudota tiedostot tähän" -ikkunaan.  
• Vaihtoehtoisesti liitteitä voidaan lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta avautuvasta alasvetovalikosta valitsemalla Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista (valittavissa, jos Dokumentinhallinta -toiminto on käytössä) tai Lisää kuittihallinnasta (valittavissa, jos Procountor Mini -sovellus on käytössä). 
• Laskulle lisätyn liitteen voi avata ja ladata omiin tiedostoihin valitsemalla liiterivin aktiiviseksi ja painamalla Avaa-painiketta. Poista-painikkeesta poistetaan valittu liite laskulta. Ohjelma pyytää vielä vahvistamaan poistamisen kysymällä Oletko varma, että haluat poistaa tämän liitteen? Liite poistetaan välittömästi eikä sitä voi palauttaa. Vahvista poisto. 
• Ostotilauksilla on liitteen esikatseluikkunassa kuvan alla valinta: "Lähetä tositteen mukana". Liitetiedostot, jotka ovat muotoa gif, jpg, PDF tai txt, voidaan lähettää tilauksen mukana. 

 

Lisättävät liitetiedostot

• Liitteeksi voidaan lisätä kuva- (png, jpg, gif), teksti- (txt), PDF-, XML-, Excel- ja Word-tiedostoja. 
• Kuva- ja PDF-tiedostoja voidaan esikatsella Liitteet-välilehdellä. 
• Liitteitä voidaan zoomata ja selata, jos liitteessä on useampia sivuja. 
• Laskulle lisättävien liitteiden suurin sallittu koko on noin 10 megatavua liitettä kohden. 
• Huom! Kun liitteitä lisätään, Liitteet-ikkunassa on automaattisesti valittuna kohta Lähetä tositteen mukana. Mikäli liitteitä ei haluta lähettää laskun mukana, valinta tulee ottaa pois.
• Lisätietoja liitetiedostojen kulkeutumisesta verkkolaskuaineiston ollessa kyseessä on kerrottu tämän linkin takana.

 

Rivikohtaiset liitteet

• Osto-, matka- ja kululaskuille on mahdollista lisätä laskukohtaisten liitteiden lisäksi laskurivikohtaisia liitteitä. 
• Liitteitä päästään lisäämään laskurivin Liitteet-sarakkeen arvoa klikkaamalla, josta avautuu Liitteet-ikkuna.  
• Liitteet-ikkunan kautta voidaan lisätä laskuriville liitteitä tai tarkastella jo lisättyjä liitteitä. 
• Laskurivin Liitteet-sarakkeesta nähdään riville lisättyjen tiedostojen lukumäärä. Jos liitteitä ei ole lisätty, näytetään lukumääränä 0. 

 

 

• Liitetiedostoja voidaan lisätä suoraan laskuriville myös raahaamalla liitetiedosto omista tiedostoista ja pudottamalla se laskuriville. 
• Kaikki laskun laskuriveille lisätyt liitetiedostot ovat selattavissa myös laskun oikean laidan Liitteet-välilehdellä. Liitteet-välilehdellä olevia liitetiedostoja voi asettaa jälkikäteen myös laskuriveille aktivoimalla Rivitiedot-osiosta laskurivi ja Liitteet-välilehdeltä liite, minkä jälkeen painetaan Liitteet-välilehden Liitä riville -painiketta.

 

 

Liitteiden lisääminen Liitteet-painikkeella

• Laskunäkymän yläosassa olevasta Liitteet-painikkeesta avautuu Liitteet-ikkuna seuraavilla tositelajeilla: 
  • Myyntilaskut (erikoistilanteet-näkymä)
  • Palkkalaskelmat (kirjanpitosivu) 

 

 

• Liitteet-ikkunalla voidaan tarkastella tositteelle lisättyjä liitteitä, sekä lisätä ja poistaa liitteitä.  
• Lisättäviä liitteitä päästään hakemaan omista tiedostoista Lisää liitetiedostoja -painikkeen kautta.  
• Suosittelemme välttämään liitteen nimessä skandeja, erikoismerkkejä yms., sillä ne voivat aiheuttaa ongelmia esimerkiksi liitteiden avautumisessa myöhemmin. Useamman liitteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja vaihto-näppäimiä. 
• Laskulle liitettyjen tiedostojen nimet, liittämisajat sekä myyntilaskujen kohdalla tieto siitä, lähetetäänkö liitteet laskun mukana, näkyvät rivikohtaisesti.  
• Laskun liitetiedostoja voi käsitellä, vaikka lasku muuten ei olisi enää muokattavissa. 

 

Lähetettävät liitteet

• Ohjelmasta lähetettävien myyntilaskujen (laskukanava Posti, Sähköposti tai Verkkolasku) mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. 
• Lähetettävät liitteet tulee lisätä Lasku-näkymällä oikeassa yläkulmassa olevan << -painikkeen avulla. Liitä liite laskulle ja valitse, että liite lähetetään laskun mukana. 

 

 

Liitteiden tarkastelu ja muokkaaminen Liitteet-ikkunalla

• Nimi-sarakkeesta liitetiedoston nimen päältä päästään esikatselemaan valittua tiedostoa. Liitteen tiedostotyypistä riippuen liitetiedosto aukeaa joko uuteen selainikkunaan, tai tiettyyn ohjelmaan, kuten Exceliin tai Wordiin. 
• Useampi liitetiedosto voi olla auki samaan aikaan. 
• Toimenpide-sarakkeen Poista-painikkeella päästään poistamaan laskulle liitettyjä tiedostoja. Suljetulle tilikaudelle tai seurantajaksolle kuuluvalta laskulta ei voi poistaa liitetiedostoa. 
• Jatka-painikkeella suljetaan Liitteet-ikkuna. 
• Klikkaamalla laskunäkymällä Liitteet -painikkeen oikeassa laidassa olevaa nuolta, avautuu alasvetovalikko, josta voi suoraan valita halutun liitteen esikatseluun.