Tositteiden liitetiedostoja käsitellään tositelajista riippuen joko tositenäkymän Liitteet-painikkeesta avautuvassa Liitteet-ikkunassa tai tositenäkymän oikeassa reunassa olevalla Liitteet-välilehdellä.
Tositteille lisätyt liitteet näkyvät yrityksen Procountor-ympäristössä kaikille niille käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet kyseiseen tositteeseen. Liitteet voidaan välittää myös lähetettävän tositteen mukana vastaanottajalle, kun kyseessä on myyntilasku, tilaus tai tarjous.
Vinkki: Voit lisätä kuitteja tositteille myös Procountor Minillä! Lue sovelluksesta lisää täältä!
Ohjekirjan ohjeistukseen koskien kuittien lisäystä Procountor Minillä pääset täältä.
Liitteiden lisääminen Liitteet-välilehdellä
-
Tositteen oikeassa laidassa olevalla Liitteet-välilehdellä on mahdollista tarkastella tositteen liitetiedostoja sekä lisätä ja poistaa niitä. Kyseinen Liitteet-välilehti on käytössä seuraavilla tositelajeilla:
- Ostolaskut
- Myyntilaskut
- Matkalaskut
- Kululaskut
- Tiliotteet
- Viitemaksut
- Liitteet-välilehden ollessa piilotettuna, saadaan se avattua näkymälle oikean laidan paperiliitin-ikonin kautta. Vastaavasti välilehden saa halutessa piilotettua oikean ylälaidan << -painikkeesta.
- Liitteet-välilehdellä voidaan käsitellä tositteen liitetiedostoja ja tarkastella laskun esikatselua.
- Laskulle lisätään liitetiedostoja raahaamalla ne "Pudota tiedostot tähän" -ikkunaan.
- Vaihtoehtoisesti liitteitä voidaan lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta avautuvasta alasvetovalikosta valitsemalla Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista (valittavissa, jos Dokumentinhallinta -toiminto on käytössä) tai Lisää kuittihallinnasta (valittavissa, jos Procountor Mini -sovellus on käytössä).
- Laskulle lisätyn liitteen voi avata ja ladata omiin tiedostoihin valitsemalla liiterivin aktiiviseksi ja painamalla Avaa-painiketta. Poista-painikkeesta poistetaan valittu liite laskulta. Ohjelma pyytää vielä vahvistamaan poistamisen kysymällä Oletko varma, että haluat poistaa tämän liitteen? Liite poistetaan välittömästi eikä sitä voi palauttaa. Vahvista poisto.
- Ostotilauksilla on liitteen esikatseluikkunassa kuvan alla valinta: "Lähetä tositteen mukana". Liitetiedostot, jotka ovat muotoa gif, jpg, PDF tai txt, voidaan lähettää tilauksen mukana.
Lisättävät liitetiedostot
- Liitteeksi voidaan lisätä kuva- (png, jpg, gif), teksti- (txt), PDF-, XML-, Excel- ja Word-tiedostoja.
- Kuva- ja PDF-tiedostoja voidaan esikatsella Liitteet-välilehdellä.
- Liitteitä voidaan zoomata ja selata, jos liitteessä on useampia sivuja.
- Laskulle lisättävien liitteiden suurin sallittu koko on noin 10 megatavua liitettä kohden.
- Huom! Kun liitteitä lisätään, Liitteet-ikkunassa on automaattisesti valittuna kohta Lähetä tositteen mukana. Mikäli liitteitä ei haluta lähettää laskun mukana, valinta tulee ottaa pois.
- Lisätietoja liitetiedostojen kulkeutumisesta verkkolaskuaineiston ollessa kyseessä on kerrottu tämän linkin takana.
Rivikohtaiset liitteet
- Osto-, matka- ja kululaskuille on mahdollista lisätä laskukohtaisten liitteiden lisäksi laskurivikohtaisia liitteitä.
- Liitteitä päästään lisäämään laskurivin Liitteet-sarakkeen arvoa klikkaamalla, josta avautuu Liitteet-ikkuna.
- Liitteet-ikkunan kautta voidaan lisätä laskuriville liitteitä tai tarkastella jo lisättyjä liitteitä.
- Laskurivin Liitteet-sarakkeesta nähdään riville lisättyjen tiedostojen lukumäärä. Jos liitteitä ei ole lisätty, näytetään lukumääränä 0.
- Liitetiedostoja voidaan lisätä suoraan laskuriville myös raahaamalla liitetiedosto omista tiedostoista ja pudottamalla se laskuriville.
- Kaikki laskun laskuriveille lisätyt liitetiedostot ovat selattavissa myös laskun oikean laidan Liitteet-välilehdellä. Liitteet-välilehdellä olevia liitetiedostoja voi asettaa jälkikäteen myös laskuriveille aktivoimalla Rivitiedot-osiosta laskurivi ja Liitteet-välilehdeltä liite, minkä jälkeen painetaan Liitteet-välilehden Liitä riville -painiketta.
Liitteiden lisääminen Liitteet-painikkeella
-
Laskunäkymän yläosassa olevasta Liitteet-painikkeesta avautuu Liitteet-ikkuna seuraavilla tositelajeilla:
- Myyntilaskut (erikoistilanteet-näkymä)
- Palkkalaskelmat (kirjanpitosivu)
- Liitteet-ikkunalla voidaan tarkastella tositteelle lisättyjä liitteitä, sekä lisätä ja poistaa liitteitä.
- Lisättäviä liitteitä päästään hakemaan omista tiedostoista Lisää liitetiedostoja -painikkeen kautta.
- Suosittelemme välttämään liitteen nimessä skandeja, erikoismerkkejä yms., sillä ne voivat aiheuttaa ongelmia esimerkiksi liitteiden avautumisessa myöhemmin. Useamman liitteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja vaihto-näppäimiä.
- Laskulle liitettyjen tiedostojen nimet, liittämisajat sekä myyntilaskujen kohdalla tieto siitä, lähetetäänkö liitteet laskun mukana, näkyvät rivikohtaisesti.
- Laskun liitetiedostoja voi käsitellä, vaikka lasku muuten ei olisi enää muokattavissa.
Lähetettävät liitteet
- Ohjelmasta lähetettävien myyntilaskujen (laskukanava Posti, Sähköposti tai Verkkolasku) mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja.
- Lähetettävät liitteet tulee lisätä Lasku-näkymällä oikeassa yläkulmassa olevan << -painikkeen avulla. Liitä liite laskulle ja valitse, että liite lähetetään laskun mukana.
Liitteiden tarkastelu ja muokkaaminen Liitteet-ikkunalla
- Nimi-sarakkeesta liitetiedoston nimen päältä päästään esikatselemaan valittua tiedostoa. Liitteen tiedostotyypistä riippuen liitetiedosto aukeaa joko uuteen selainikkunaan, tai tiettyyn ohjelmaan, kuten Exceliin tai Wordiin.
- Useampi liitetiedosto voi olla auki samaan aikaan.
- Toimenpide-sarakkeen Poista-painikkeella päästään poistamaan laskulle liitettyjä tiedostoja. Suljetulle tilikaudelle tai seurantajaksolle kuuluvalta laskulta ei voi poistaa liitetiedostoa.
- Jatka-painikkeella suljetaan Liitteet-ikkuna.
- Klikkaamalla laskunäkymällä Liitteet -painikkeen oikeassa laidassa olevaa nuolta, avautuu alasvetovalikko, josta voi suoraan valita halutun liitteen esikatseluun.