Tietojen ottaminen talteen Procountorista

Tällä sivulla kerrotaan, miten Procountorista saadaan otettua tietoja talteen esimerkiksi tilanteessa, jossa tietoja tulee toimittaa eteenpäin, tai kun ohjelmiston käyttö lopetetaan.

 

Yleistä

Kaikki Procountoriin tallennetut tiedot säilytetään tietokannassa ja varmuuskopioidaan päivittäin. Palvelintemme ylläpidosta ja varmuuskopioinnista vastaa Advania Finland Oy.

Kaikki Procountorin tietokannat ja tiedostot varmuuskopioidaan päivittäin erilliseen palotilaan, minkä lisäksi muuttuvia tietoja replikoidaan jatkuvasti varapalvelimelle. Näin ollen käyttäjällä ei normaalisti ole tarvetta kopioida itselleen tietoja talteen Procountorista.

Joskus kuitenkin saattaa tulla tilanne, jolloin Procountorista tulee saada otettua tietoja talteen, esimerkiksi kun tietoja tulee toimittaa eteenpäin ohjelman ulkopuolella, tai kun ohjelmiston käyttö lopetetaan.

Lopettaessa Procountorin käyttö, voidaan tiedot ottaa talteen käyttäjän toimesta tämän ohjesivun mukaisesti.

Procountorista saadaan tositteista ja tapahtumista tietoja eri muodoissa ja ne voidaan tallentaa omalle koneelle tai muuhun haluttuun kohteeseen. HTML-muotoiset tulosteet voidaan siirtää esimerkiksi Exceliin tai Wordiin selaimen kopioi / liitä (copy / paste) -toiminnolla. 

Huom! Jos Procountor Taloushallinto -tuoteversio on muutettu Tallennus -tuoteversioksi ja tarvitset Taloushallinto -versiossa näkyneet osto- ja myyntilaskut talteen, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme. Tallennus -versio voidaan vaihtaa Tallennus Plus -versioon väliaikaisesti, jolloin osto- ja myyntilaskut tulevat näkyville.

 

Aineistokopio

Procountor Taloushallinto asiakkaana voit tilata meiltä aineistokopion hintaan 500€ +alv. Procountor Solo tuoteversion aineistosta emme voi toimittaa aineistokopiota.

Aineistokopio sisältää ohjelmaan tallennetut tositteet ja niiden liitteet, tiliotteet ja viitemaksuraportin, kirjanpitoraportit, arkistoon tallennetut raportit sekä palkkakortit, palkkailmoitukset, kausivero- ja eläkevakuutusilmoitukset (ennen vuotta 2019 ladattavista aineistoista). Aineistokopioon ladataan ne tiedostot, jotka ovat tallennettuna Procountor ympäristöön lataushetkellä. Jotta aineisto voidaan ladata, tulee tilikaudet olla luotuna ympäristössä.

Aineistokopion siirto asiakkaalle tapahtuu suojatun palvelimen kautta. Aineisto ladataan palvelimelle ZIP-tiedostona, jonka asiakas lataa palvelimelta omalle tietokoneelleen. Asiakas saa sähköpostitse linkin ZIP-tiedoston lataamiseen. Palvelimelle pääsy vaatii myös salasanan, joka toimitetaan vastaanottajalle tekstiviestillä. Aineisto on ladattavissa palvelimelta yhden (1) viikon ajan kertalatauksena, jotta voimme taata tietoturvan säilymisen.

Tiedostot on tallennettu kansioittain, tilikausittain aikajärjestyksessä (kuva 1.). Näiden kansioiden alla on alikansioita, joissa tiedostot ovat aiheittain (kuva 2). Esimerkiksi vuoden 2021 materiaali on omassa kansiossa, ja sen sisällä on alikansioita, kuten Arkisto, Ilmoitukset ja Kirjanpitosivut. Kirjanpitosivut -kansion alta löytyy esimerkiksi Ostolaskut -kansio (kuva 3), jossa ostolaskut ovat numerojärjestyksessä PDF-muodossa (kuva 4.) ja listan lopussa vielä excel-koontina.

Tiedostomuodot:
Aineistoa on mm. seuraavissa tiedostomuodoissa:

• PDF
• CSV = excel-tiedosto
• JPEG (esim. tiliotteella liitteenä oleva kuva kuitista)
• html (esim. eläkevakuutusilmoitukset) 

 

Tilaaminen

Aineistokopion voit tilata tilauslomakkeella valitsemalla aiheeksi Tietojen talteenottaminen tai sähköpostitse osoitteesta hallinto@procountor.com. Tilauksen voi tehdä Procountor ympäristön pääkäyttäjä tai yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö.

Ilmoitathan tilausviestissäsi seuraavat tiedot:

• Aineistokopion linkki sekä salasanan vastaanottajan sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
• Laskutustiedot palvelun laskutusta varten. Palvelusta voidaan halutessasi laskuttaa myös normaalin Procountor kuukausilaskun yhteydessä.
• Aineistokopioon ladataan ne tiedostot, jotka ovat Procountor ympäristössä lataushetkellä. Ilmoitathan tilauksellasi päivämäärän, jonka jälkeen aineistokopio luodaan.  

 

Laskut (mukaan lukien tilaukset ja muistiot)

Laskujen (sekä tilausten ja muistioiden) tietoja saa talteen laskujen hakunäkymien kautta, kuten ohjelman kohdasta Haku > Tositteiden haku.

Ensin haetaan halutut laskut hakuehtoja käyttämällä.

• Jos tarkoitus on hakea kaikki mahdolliset laskut, tilaukset ja muistiot, kannattaa hyödyntää Tositteiden haku –näkymää, jossa voidaan hakea kaikkia näitä tositetyyppejä.
• Jos hakua ei haluta rajata tiettyyn aikaväliin, voidaan Laskut välillä -hakuehdon päiväykset jättää kokonaan tyhjäksi.

Kun laskut on haettu, on hakutulosten yläpuolella näkyvissä Tulostettava listaus -valikko, jossa on valittavissa seuraavat tulostusvaihtoehdot:

• Hakutulos ja ALV-erittely (HTML): Avaa hakutulokset ja niistä lasketun ALV-erittelyn HTML-muodossa.
• Hakutulos ja ALV-erittely (PDF): Avaa hakutulokset ja niistä lasketun ALV-erittelyn PDF-muodossa.
• Tulostettava ZIP-paketti: Avaa laskut ja niiden liitetiedostot PDF-muodossa ja muodostaa tiedoistoista ZIP-paketin.
• Tulostettava PDF-paketti: Avaa laskut PDF-tiedostoon siten, että kaikki laskut ovat keskenään samassa tiedostossa.
• Tulostettava PDF-paketti, myös liitteet: Avaa laskut ja niiden PDF-muotoiset liitteet PDF-tiedostoon siten, että kaikki laskut ja liitteet ovat keskenään samassa tiedostossa. Vain PDF-muotoiset liitteet tulevat mukaan tiedostoon.
• Tulostettava PDF-paketti, vain liitteet: Avaa pelkät laskuille lisätyt, PDF-muotoiset liitteet PDF-tiedostoon siten, että kaikki liitteet ovat keskenään samassa tiedostossa.
• Suppea export –tuloste: Avaa laskujen tiedot Excel-tiedostoon.
• Laaja export –tuloste: Avaa laskujen tiedot Excel-tiedostoon samalla tavalla kuin edellisessä, mutta sisällyttäen tiedostoon hieman enemmän sarakkeita.

 

Raportit

• Kirjanpitoraportit voidaan tulostaa Excel- HTML- tai PDF-muodoissa raportin hakutulosten yläpuolella olevien Excel-, HTML- ja PDF-painikkeiden kautta. Kirjanpitoraportit löytyvät ohjelman kohdasta Raportointi > Kirjanpitoraportit.
• Arkistoitujen tilinpäätöstietojen dokumentit saa otettua ulos PDF-muodossa valitsemalla halutun raportin ja painamalla Esikatselu-painiketta. Arkistoidut tilinpäätöstiedot löytyvät ohjelman kohdasta Kirjanpito > Arkistoidut tilinpäätöstiedot.
• Liikekumppaniraportin kautta saadaan liikekumppanien tiedot ulos HTML- tai Excel-muodoissa valitsemalla haluttu muoto raportin hakutulosten HTML- tai Excel-painikkeista. Raportille sisällytettävät rekisteritiedot voidaan määritellä hakuehtojen Rekisterin tiedot -osiossa. Liikekumppaniraportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti.
• Tuoterekisteriraportin kautta saadaan tuotteiden tiedot ulos HTML- tai Excel-muodoissa valitsemalla haluttu muoto raportin hakutulosten HTML- tai Excel-painikkeista. Raportille sisällytettävät rekisteritiedot voidaan määritellä hakuehtojen Valitse kentät, jotka haluat raportille -osiossa. Tuoterekisteriraportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit > Tuoterekisteriraportti.

 

Tiliotteet ja viitemaksut

Tiliotteet ja viitemaksut saa otettua talteen Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän kautta, joka löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.

• Näkymän yläreunassa olevan Tulostettava ZIP-paketti -valikon kautta saadaan muodostettua hakutuloksissa olevista tilioteaineistoista ZIP-paketti, jossa kukin tilioteaineisto on mukana erillisenä PDF-tiedostona. Valittavissa ovat Tulostettava ZIP-paketti sekä Tulostettava ZIP-paketti, myös liitteet, johon tulee mukaan tiliotteiden kirjanpitosivuille lisätyt, PDF- ja JPG -muotoiset liitteet.
  • Samaan ZIP-pakettiin voidaan sisällyttää yhden pankkitilin tiliotteet, eli jos tilejä on useampia, tulee jokaisesta muodostaa erillinen ZIP-paketti. 
• Viitemaksuaineistot saadaan otettua Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla viitemaksujen hakutulosten päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto. Lisäksi hakutulosten yläpuolella olevan Esikatselu-valikon kautta voidaan avata hakutulokset PDF- tai HTML-muodossa.
  • Procountor Solon kautta toimitetut myyntilaskut saat talteen Dokumentit -näkymän kautta (Haku > Dokumentit). Avautuvalla näkymällä voit hakea tositetyypeillä Viitemaksu ja Viitetapahtuma halutun laskuaineiston näkyviin ja tallentaa tiedot joko zip tai pdf -muodossa. 

Huom!

Jos olet lopettamassa Procountorin käytön, poistathan ympäristöön tallennetut pankkitilit ennen kuin ympäristö suljetaan. Pankkitilit pääset poistamaan ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet, jossa aktivoidaan poistettava pankkitili ja painetaan Poista-painiketta. Mikäli pankkitilejä ei poisteta ja haluat myöhemmin palata käyttämään Procountoria, ei pankkitilin lisäys onnistu. Samaa tiliä ei voi olla kahdessa ympäristössä samanaikaisesti.

 

Palkat

Palkkalistat, joiden laskelmat ovat Hyväksytty-tilassa, saa otettua talteen Palkkalista-näkymän kautta, johon päästään ohjelman kohdasta Palkat > Palkkalistojen haku.

• Palkkalistojen haku -näkymältä siirrytään halutulle listalle listan nimeä klikkaamalla ja valitaan näkymän yläreunan Vie tiedot -valikosta haluttu tulostusmuoto.

Valittavissa ovat:

• • Palkkalaskelma PDF:t, jossa kaikki palkkalaskelmat avautuvat keskenään samaan PDF-tiedostoon
  • Palkkalaskelma ZIP, jossa kukin palkkalaskelma avautuu omaan PDF-tiedostoonsa, joista muodostetaan ZIP-paketti
  • Maksuraportit, joka avaa PDF-muotoisen raportin uuteen selainikkunaan. Raportti sisältää tarvittavat tiedot palkkojen maksamiseksi ohjelman ulkopuolelta
  • Palkkalistan yhteenveto, johon tulostuu näkymän tietojen lisäksi mm. kirjanpito- ja palkkakausipäivämäärät.
• Palkkalista-näkymän Palkkalaskelmat-osion listaus voidaan avata Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla osion päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto.

Palkkalaskelmien haun kautta saadaan otettua valituista, Hyväksytty-tilaisista palkkalaskelmista tulostettava PDF-paketti tai ZIP-paketti, myös sellaisista palkoista, jotka eivät ole keskenään samalla palkkalistalla. 

• Aluksi haetaan palkkalaskelmat sopivia hakuehtoja käyttäen, minkä jälkeen valitaan hakutuloksista halutut palkkalaskelmat rastittamalla, tai kerralla kaikki Nimi-otsikkosarakkeen vasemmanpuolesta valintaruutua klikkaamalla. Tämän jälkeen valitaan hakutulosten yläpuolella olevasta Tulostettava listaus -valikosta joko Tulostettava PDF-paketti tai Tulostettava ZIP-paketti.
• Hakutulokset voidaan avata Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla hakutulosten päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto.

Palkkalaskelmien haun kautta saatava vakuutusmaksuraportti voidaan avata Excel-, PDF- tai HTML-muodossa hiiren oikeanpuoleisen painikkeen valikon kautta samaan tapaan kuin hakutulokset.

• Vakuutusmaksuraportti saadaan avattua painamalla palkkalaskelmien haussa hakutulosten yläpuolella olevaa Vakuutusmaksuraportti-painiketta.

Palkkakortit voi tallentaa PDF-muodossa Palkat > Raportointi > Palkkakortti -näkymältä.

Lomapalkkavelkaraportin tallennus onnistuu Excel- sekä HTML-muodossa, Palkat > Raportointi > Lomaraportit.

 

Tulorekisteri-ilmoitukset

• Palkkatietoilmoitus-näkymän Ilmoitukset-osion tiedot saa avattua Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla osion päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto. Palkkatietoilmoitukset-näkymä löytyy ohjelman kohdasta Ilmoitukset > Tulorekisteri > Palkkatietoilmoitus.
• Työnantajan erillisilmoitus -näkymän ilmoituslistan avattua avattua Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla listan päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto. Työnantajan erillisilmoitus -näkymä löytyy ohjelman kohdasta Ilmoitukset > Tulorekisteri > Työnantajan erillisilmoitus.

 

OAV-ilmoitukset, ALV-yhteenvetoilmoitukset ja tuloveroilmoitukset

• Oma-aloitteisten verojen veroilmoitukset saadaan otettua yksitellen talteen PDF- tai HTML-muodossa ilmoituksen Esikatselu-valikon kautta. Ilmoitukset löytyvät ohjelman kohdasta Ilmoitukset > Oma-aloitteisen verojen veroilmotus.
• ALV-yhteenvetoilmoitukset saadaan avattua HTML-muodossa ilmoituksen Esikatselu-painikkeen kautta. Ilmoituksen rivitiedot voidaan avata Excel-, PDF- tai HTML-muodossa painamalla rivitietojen päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta haluttu tulostusmuoto. Ilmoitukset löytyvät ohjelman kohdasta Ilmoitukset > ALV-yhteenvetoilmoitus.
• Tuloveroilmoitukset saadaan otettua yksitellen talteen PDF-muodossa ilmoituksen Esikatselu-painikkeen kautta. Ilmoitukset löytyvät ohjelman kohdasta Ilmoitukset > Tuloveroilmoitus.

 

Graafiset raportit

Tositekohtaiset graafiset raportit (Myynnin raportointi, Ostojen raportointi, Matka- ja kululaskujen raportointi ja Palkkojen raportointi) saadaan avattua PDF- tai Excel-muodossa raportin hakutulosten kunkin osion oikeasta ylänurkasta löytyvien painikkeiden kautta.

 

Vanhan palkkaosion tositteet, raportit ja ilmoitukset

Procountorissa on aiemmin ollut käytössä sellaisia palkkoihin liittyviä näkymiä, joita ei käytetä ja raportteja sekä ilmoituksia, joita ei enää laadita tulorekisterin voimaantulon myötä. Jos palkkoja on kuitenkin laadittu Procountorissa ajalle ennen tulorekisterin voimaantuloa, päästään kyseiset tiedot hakemaan ohjelmasta ja ottamaan ne talteen.

 

Palkkalaskelmat ja -listat

Palkkalistat, joiden laskelmat ovat Hyväksytty-tilassa, saa otettua talteen vanhan palkkaosion Palkkalistojen haku -näkymän kautta, johon päästään ohjelman kohdasta Palkat > Palkat (vanha) > Palkkalistojen haku.

• Palkkalistojen haku -näkymältä siirrytään halutulle listalle listan nimeä klikkaamalla ja valitaan näkymän yläreunan Tulostettava listaus -valikosta haluttu tulostusmuoto.
• Valittavissa ovat Tulostettava PDF-paketti, jossa kaikki palkkalaskelmat avautuvat keskenään samaan PDF-tiedostoon, tai Tulostettava ZIP-paketti, jossa kukin palkkalaskelma avautuu omaan PDF-tiedostoonsa, joista muodostetaan ZIP-paketti.
• Lisäksi Tulostettava listaus -valikossa on valittavissa vaihtoehto Palkkalista, joka avaa HTML-muotoisen raportin uuteen selainikkunaan. Raportti sisältää tarvittavat tiedot palkkojen maksamiseksi ohjelman ulkopuolelta.

Palkkalaskelmien haun kautta saadaan otettua halutuista palkkalaskelmista esimerkiksi tulostettava PDF-paketti tai ZIP-paketti, myös sellaisista palkoista, jotka eivät ole keskenään samalla palkkalistalla. 

• Aluksi haetaan palkkalaskelmat sopivia hakuehtoja käyttäen, minkä jälkeen valitaan hakutulosten yläpuolella olevasta Tulostettava listaus -valikosta haluttu tulostuvaihtoehto, esimerkiksi Tulostettava PDF-paketti tai Tulostettava ZIP-paketti. Valittavissa ovat samat vaihtoehdot kuin Tositteiden haussa ja niistä on kerrottu tarkemmin aiemmin tässä ohjeessa.

 

Palkkaraportit

• Vanhan palkkapuolen palkkaraportteja päästään hakemaan ohjelman kohdassa Palkat > Palkat (vanha) > Raportointi.
• Vanhan palkanlaskennan graafinen Palkkojen raportointi löytyy ohjelman päävalikon kohdasta Raportointi > Palkkojen raportointi ja raportin tiedot voidaan avata joko PDF- tai Excel-muodossa hakutulosten osioiden oikean ylänurkan painikkeilla, samaan tapaan kuin muutkin graafiset raportit.

 

Ilmoitukset

• Ennen tulorekisterin voimaantuloa koskevalle ajalle laadittuja TyEL-ilmoituksia päästään selaamaan ja ottamaan talteen ohjelman kohdassa Ilmoitukset > Eläkevakuutusilmoitukset > TyEL-ilmoitus.
  • Ilmoitukset saadaan otettua yksitellen talteen ilmoituksen Esikatselu-valikon kautta, josta voidaan valita ilmoitus avattavaksi joko PDF- tai HMTL-muodossa.
• Palkansaajakohtaiset erittelyt löytyvät ohjelman kohdasta Ilmoitukset > Palkkojen vuosi-ilmoitukset > Palkansaajakohtainen erittely, josta ne saadaan otettua PDF-muodossa ZIP-pakettiin näkymän Tulostettava ZIP-paketti -painikkeella.