On tilanteita, joissa myyntilasku joudutaan hyvittämään ja rahat palauttamaan. Tässä ohjeessa kerrotaan tarkemmin myyntihyvitysten eri tilanteista.
Lasku on mitätöitävissä
Lasku on tilassa Kesken tai Lähettämätön (paitsi silloin, kun laskukanava on Ei lähetetä)
- Avaa kyseinen lasku ja mene sen Lasku-näkymälle (Siirry > Lasku).
- Paina Muokkaa > Mitätöi.
Laskun kirjanpitomerkinnät poistuvat, eikä sitä näytetä hakutuloksissa ja raporteilla, ellei sitä erikseen haeta.
Hyvityslaskun teko
Hyvityslaskuja tehdään tilanteessa, jossa myyntilaskua ei voi enää mitätöidä. Pääset tekemään hyvityslaskun suoraan alkuperäiseltä myyntilaskulta.
- Avaa alkuperäinen myyntilasku ja valitse Muokkaa> Laadi hyvityslasku.
- Toiminto tekee myyntilaskusta hyvityslaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin alkuperäinen lasku, mutta negatiivinen. Ohjelma muuttaa rivien määrän (mutta ei hintaa) negatiiviseksi. Tämä pitää huolen siitä, että raporteilla sekä tuotemäärät että summat ovat oikein.
- Laskun Lisätietoja-kentässä on tieto, mihin laskuun hyvityslasku liittyy.
- Hyvityslaskun tiliöinti muodostuu oletusarvojen mukaisesti.
- Hyvityslasku aukeaa näytölle Kesken-tilassa, jolloin sitä on mahdollista muokata.
- Tee hyvityslaskulle tarvittavat muutokset rivitietoihin (esimerkiksi, jos alkuperäistä laskua ei hyvitetä kokonaan).
- Paina Hyväksy-painiketta, jonka jälkeen ohjelma avaa ikkunan johon on mahdollista määrittää laskun maksupäivä, ostolaskun laadinta ja hyvityslaskun lähetys.
- Maksettu muualla -tilaan valitaan, kun halutaan alkuperäinen lasku sekä hyvityslasku asettaa Maksettu muualla - Maksutapahtuman summaksi tulee hyvityslaskulla merkitty summa.
- Ostolaskun laadinta –valinta laatii ostolaskun suorituksen palauttamista varten. Toiminto tekee ostolaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin hyvityslasku, mutta positiivinen. Lasku ei sisällä arvonlisäveroa. Laskun Lisätietoja-kentässä on tieto, mihin laskuun ja hyvityslaskuun ostolasku liittyy. Ostolaskun tiliöinniksi tulee per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili.
- Hyvityslaskun lähetys –valinta lähettää hyvityslaskun asiakkaalle samaa kanavaa pitkin kuin alkuperäisen myyntilaskun.
- Maksupäivä-kenttään valitaan haluttu maksupäivä.
- Maksutapa-alasvetovalikosta valitaan lisätieto maksutapahtumalla.
- Vientiselitteeksi oletuksena tallennetaan hyvityslaskun numero, teksti on muokattavissa.
- Paina Jatka, kun olet tehnyt yllä olevat määritykset.
Alla olevissa ohjeissa on kerrottu tarkemmin hyvityslaskun eri tilanteista.
Laskua ei voi mitätöidä ja sitä ei ole maksettu
Kun lasku on tilassa, jossa sitä ei voida enää mitätöidä, on laadittava hyvityslasku. Seuraa hyvityslaskun ohjeita kohtaan 2 asti. Kohdassa 3 valitse seuraavat vaihtoehdot:
- Maksettu muualla –tila, joka merkitsee sekä hyvityksen että alkuperäisen laskun hyvityslaskun suuruisella summalla Maksettu muualla –tilaan.
- Valitse Hyvityslaskun lähetys –valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.
Myyntilasku on oletusarvoisesti kirjautunut kirjanpidossa per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Hyvityslasku-toiminnosta muodostuvalle myyntilaskulle tulee oletusarvoisesti kirjaus per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset. Tämä kirjaus oikaisee alkuperäisen laskun myynnin arvonlisäveronkin, mikäli laskulla on arvonlisäveroa.
Lasku on maksettu, mutta rahoja ei palauteta
Mikäli asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään tai osahyvitetään ja asiakas vähentää ylimääräisen suorituksen seuraavassa maksussaan, toimi hyvityslaskuohjeen mukaisesti kohtaan 2 asti ja valitse kohdassa 3 seuraavat valinnat:
- Valitse Hyvityslaskun lähetys –valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.
Merkitse hyvityslasku Maksettu muualla –tilaan, kun hyvitys tapahtuu veloituslaskulta. Esimerkiksi, jos hyvitys tapahtuu seuraavalla laskulla merkitse hyvityslasku Maksettu muualla –tilaan samalla päiväyksellä, kuin seuraavalla laskulla oleva Maksettu muualla -merkintä.
- Maksettu muualla –merkinnän voi tehdä myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymällä (Siirry > Erikoistilanteet).
- Paina Lisää maksutapahtuma –painiketta ja määritä hyvityslaskun summa hyvitettävälle laskulle Maksetaan-kenttään.
- Mikäli myyntilaskulle jää saldoa sen tila muuttuu Osittain maksettu –tilaan ja se jää odottamaan seuraavaa maksusuoritusta.
- Laita hyvityslasku kokonaisuudessaan Maksettu muualla –tilaan Erikoistilanteet-näkymän kautta.
Lasku kirjautuu seuraavasti:
- Kirjanpidossa on ensimmäinen (virheellinen) myyntilasku kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.
- Kun ensimmäiseen myyntilaskuun on kohdistunut suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset.
- Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset.
- Kun asiakkaalle seuraavan kerran tehdään myyntilasku, josta ylimääräinen suoritus vähennetään, on tämä myyntilasku kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.
- Uuteen myyntilaskuun kohdistuu suoritus, joka on suuruudeltaan laskun summa vähennettynä hyvityslaskun summalla. Tämä kirjautuu tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset.
- Lopputuloksena on, että saldot tileillä 1910 Pankkitili ja 3000 Myynnit ovat kasvaneet uuden myyntilaskun verran.
Lasku on maksettu ja rahat palautetaan
Asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään ja rahat palautetaan asiakkaalle. Ensin laaditaan hyvityslasku seuraamalla hyvityslaskuohjetta kohtaan 2 asti. Kohdassa 3 valitse seuraavat valinnat:
- Maksettu muualla –tila, joka merkitsee sekä hyvityksen että alkuperäisen laskun hyvityslaskun suuruisella summalla Maksettu muualla –tilaan.
- Valitse Hyvityslaskun lähetys –valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.
- Ostolaskun laadinta –valinta laatii ostolaskun suorituksen palauttamista varten. Toiminto tekee ostolaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin hyvityslasku, mutta positiivinen. Lasku ei sisällä arvonlisäveroa.
Laadi ostolaskusta hyvityksen suuruinen lasku ja maksa se asiakkaalle. (Ohjetta voidaan käyttää myös osahyvityksessä)
Laskujen kirjausketju on seuraava:
- Ostolasku tiliöidään per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Huom! Tällaisia ostolaskuja varten kannattaa tehdä ostojen tuoterekisteriin tuote, jonka Oletustili on 1700 ja ALV 0 %. Sitä käytettäessä tiliöinti ja ALV menevät automaattisesti oikein ja raporteilla ko. tuote erottuu normaaleista ostoista.
- Laadittu ostolasku maksetaan asiakkaalle ja se kirjautuu tiliotteelta maksetuksi per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili.
- Kirjanpidossa alkuperäinen myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.
- Kun myyntilaskuun on kohdistunut (myöhemmin palautettava) suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset.
- Myyntilaskulle laadittu Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset.
- Näiden kirjausten seurauksena minkään tilin saldo ei ole muuttunut.
Lasku on maksettu kahdesti ja rahat palautetaan
Asiakas on maksanut saman laskun kahdesti ja asiakkaan kanssa on sovittu, että rahat palautetaan asiakkaalle.
- Laadi liikaa maksetun summan suuruinen ostolasku, jossa ei ole arvonlisäveroa.
- Maksa ostolasku asiakkaalle.
- Alkuperäinen veloituslasku jää tilaan Osittain maksettu.
- Siirry alkuperäiselle myyntilaskulle ja mene sen Erikoistilanteet-näkymälle.
- Paina Lisää maksutapahtuma –painiketta ja lisää laskulle liikasuorituksen määrä negatiivisena, jotta laskun loppusummasta tulee sama kuin laskun oikea loppusumma. (Ohjelma ehdottaa automaattisesti Maksetaan kenttään oikeaa summaa)
- Paina Jatka-painiketta.
- Alkuperäisen laskun tulisi olla Maksettu muualla tilassa maksutapahtuman lisäyksen jälkeen.
Laskujen kirjausketju on seuraava:
- Ostolasku kirjautuu per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili.
- Kirjanpidossa alkuperäinen myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.
- Kun siihen on kohdistunut suoritus, on syntynyt kirjaukset tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset.
- Uusi suoritus on synnyttänyt kirjaukset tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset.
- Ostolasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Maksu on kirjautunut per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili. Näiden kirjausten seurauksena tilien 1910 Pankkitili ja 3000 Myynnit saldot ovat kasvaneet myyntilaskun verran.